La loi « anti-squat » promulguée le 27 juillet 2023, aussi dite Kasbarian, vise à mieux protéger les propriétaires contre les occupations illicites de leurs logements. Ce texte durcit les sanctions à l’encontre des squatteurs et des locataires défaillants et accélère les procédures de recouvrement C’est là que la Lettre Recommandée Electronique (LRE) entre en jeu.

Comment peut-elle vous aider dans vos procédures de recouvrement ? On fait le point.

Sommaire

1. Les nouvelles sanctions infligées aux squatteurs
2. Les nouvelles mesures qui protègent les bailleurs en cas d’impayés
3. Les avantages de la LRE pour vos procédures de recouvrement

1. Loi anti-squat : les nouvelles sanctions infligées aux squatteurs

La loi anti-squat durcit les sanctions à l’encontre des squatteurs. En effet, les squatteurs encourent dorénavant jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende contre seulement 1 an et 15 000€ auparavant.

Création d’un nouveau délit

Cette loi crée un nouveau délit : l’occupation frauduleuse d’un local à usage d’habitation ou à usage commercial, agricole ou professionnel, passible de 2 ans de prison et de 30 000€ d’amende. L’ajout de cet article permet de protéger l’ensemble des propriétaires. En effet, auparavant, seuls les propriétaires de locaux à usage d’habitation étaient protégés par la loi.

Les mesures complémentaires contre l’occupation licite

D’autres amendements ont aussi été adoptés pour lutter contre l’occupation illicite :

• Les juges ne peuvent plus accorder de délai supplémentaire aux squatteurs dont l’expulsion a été judiciairement ordonnée
• Les promoteurs de squat qui se font passer pour des propriétaires de logements sont désormais sanctionnés de 3 ans de prison et de 45 000€ d’amende
• La propagande ou la publicité qui incite au squat est punie de 3750€ d’amende
• La loi « Elan » de 2018 qui permet aux propriétaires de confier temporairement leurs locaux à des organismes privés ou publics à des fins sociales en attendant leur réhabilitation ou leur vente est modifiée. Si les biens vacants sont confiés à des entreprises privées, l’État devra veiller à ce que celles-ci mettent leurs pratiques en conformité avec la loi Kasbarian.

Loi anti-squat : comment la LRE aide à protéger les bailleurs

Pour protéger les bailleurs en cas de loyer impayé, la loi introduit une nouvelle infraction : l’occupation frauduleuse par des locataires défaillants après une décision d’expulsion. Les contrevenants, restés dans le logement à l’issue d’un jugement d’expulsion, encourent 7 500 € d’amende.

Bon à savoir : cette sanction n’est pas applicable en cas de trêve hivernale ou pour les locataires bénéficiant d’une décision de sursis à expulsion ou d’un logement social.

Clause de résiliation automatique

Afin de renforcer la sécurité juridique des bailleurs, la loi Kasbarian ajoute par ailleurs une clause de résiliation automatique en cas d’impayés dans les contrats de location de locaux. L’application de cette clause peut toutefois se voir suspendue :

D’office par le juge. Le magistrat peut accorder jusqu’à 3 ans de délai de remboursement et suspendre la procédure d’expulsion si le locataire a repris le paiement (entier) du loyer courant avant l’audience et se trouve en capacité de rembourser sa dette.

• A la demande du bailleur ou du preneur si ce dernier a réglé sa dette locative avant la date de l’audience.

Les effets de la clause reprendront automatiquement en cas de nouveaux impayés ou de retard de paiement de la dette locative fixé par le juge.

Pour appliquer ces nouvelles procédures, nous recommandons une solution numérique simple, rapide et accessible : la LRE.

Les avantages de la LRE pour vos procédures de recouvrement

Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la Lettre Recommandée Electronique (LRE) est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé, notamment dans le domaine de l’immobilier. L’accélération des procédures de recouvrement fait de la LRE un outil tout indiqué aux mains des bailleurs.

Plus économique, plus rapide et plus simple d’utilisation que son équivalent papier, la LRE accélère vos procédures en toute la sécurité juridique.

Après l’envoi d’une LRE, vous recevez en effet une preuve de dépôt et d’envoi qui atteste que votre courrier a bien été déposé dans la boîte email de votre destinataire. Vous obtenez une preuve de réception, de négligence ou de refus selon l’action de votre destinataire.

Bon à savoir : toutes ces preuves sont conservées sur nos serveurs sécurisés et situés en France, accessibles 24h/24 et 7j/7 votre espace AR24.

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Si vous souhaitez en savoir plus sur la LRE et ses avantages, contactez-nous Un expert de votre secteur d’activité vous répondra.

*tarif en vigueur en novembre 2024

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Dans un monde où la rapidité et l’efficacité sont des impératifs pour toute entreprise, la gestion des procédures de recouvrement représente un défi majeur. Face à ce besoin croissant d’optimisation, les solutions numériques se révèlent être des alliées précieuses. Parmi celles-ci, l’ERE (Envoi Recommandé Électronique) proposée par AR24 se révèle être un outil indispensable pour réduire son DSO et renforcer sa trésorerie. Dans ce focus, nous explorerons en détail comment l’ERE AR24 offre une solution efficace et sécurisée pour les entreprises désireuses d’optimiser leurs procédures de recouvrement, tout en garantissant la conformité juridique et la traçabilité des échanges.

Sommaire :

1. Qu’est-ce que l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) ?
2. Les avantages de l’ERE AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement ?
3. ERE AR24 : comment ça marche ?

1. Qu’est-ce que l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) ?

L’Envoi Recommandé Electronique (ERE) est une notification à valeur légale, conformément à l’article 43, paragraphe 1 du règlement eIDAS. Cette méthode, entièrement numérique, assure un suivi de l’envoi jusqu’à sa réception, fournissant ainsi des preuves horodatées. Il est crucial de noter que bien qu’un ERE ne possède pas la même valeur juridique qu’une Lettre Recommandée Électronique (LRE) ou une Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR), il peut néanmoins être pleinement utilisé dans le cadre d’une procédure de recouvrement, conformément à l’article 1344 du Code civil, modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, article 3.

2. Les avantages de l’ERE AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement ?

Les avantages de l’ERE AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement sont varié. Cette dématérialisation contribue à simplifier et accélérer ce processus crucial pour les entreprises. Tout d’abord, l’envoi instantané permet une réactivité accrue, tandis que la disponibilité 24h/24, 7j/7 de la solution offre une flexibilité optimale. Le destinataire réceptionne son courrier en un clic et peut donc régulariser au plus vite sa situation.

De plus, les preuves dématérialisées fournissent une trace numérique fiable des échanges, ce qui permet une meilleure gestion des preuves étant donné qu’il n’y a plus de risque de perte de documents. Ces preuves disposent d’un horodatage qualifié, attestant de l’heure et de la date d’envoi et de réception.

Par ailleurs, l’intégration API facilite le processus en rendant la plateforme compatible avec les systèmes existants dans l’entreprise. L’expéditeur dispose désormais d’un seul et même outil pour réaliser les tâches les plus courantes dans son métier mais également suivre et envoyer ses courriers recommandés électroniques.

Enfin, une astuce supplémentaire consiste à intégrer un lien de paiement directement dans le contenu de la lettre, simplifiant ainsi le règlement des créances pour les débiteurs.

3. ERE AR24 : comment ça marche ?

L’utilisation de l’ERE AR24 est simple et efficace. Voici les étapes pour envoyer une lettre recommandée électronique :

• Création gratuite d’un compte AR24 : Tout d’abord, l’expéditeur doit créer un compte gratuitement sur le site AR24.
• Connexion au compte : Une fois le compte créé, l’expéditeur se connecte à son espace personnel sur le site AR24.
• Préparation du courrier : L’expéditeur renseigne les coordonnées du destinataire (nom, prénom et adresse email), rédige le message et ajoute les pièces jointes nécessaires, telles que la ou les facture(s) impayée(s).
• Validation de l’envoi : Une fois le courrier prêt, l’expéditeur valide l’envoi. Le destinataire est instantanément notifié et peut alors prendre connaissance de son courrier.
• Accès à la preuve de dépôt et d’envoi : Immédiatement après l’envoi, la preuve de dépôt et d’envoi est disponible sur l’espace AR24 de l’expéditeur, assurant ainsi la traçabilité de l’envoi.

En résumé, grâce à l’ERE AR24, vous pouvez en tant qu’expéditeur préparer, envoyer et suivre, en quelques clics, vos lettres de relance et de mises en demeure. Cette notification à valeur probante vous apporte toute la protection juridique dont vous avez besoin grâce aux preuves dématérialisées et à l’horodatage qualifié.

Vous l’aurez compris, l’ERE AR24 offre une solution efficace pour accélérer et simplifier les procédures de recouvrement. Grâce à sa simplicité d’utilisation, sa rapidité d’envoi et sa traçabilité, elle permet aux entreprises de gérer plus efficacement leurs créances tout en garantissant une conformité juridique. En intégrant l’ERE AR24 dans leurs processus de recouvrement, les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure gestion de leur trésorerie, d’une réduction des délais de paiement et d’une amélioration de leur relation client. En somme, l’ERE AR24 représente un outil indispensable pour optimiser la gestion financière des entreprises et assurer leur pérennité dans un environnement économique compétitif.

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Dans le domaine de l’assurance, la gestion des ressources humaines, le recouvrement et la résiliation représentent des processus essentiels pour les compagnies d’assurance. Dans ces situations où la rapidité, la sécurité et l’efficacité sont primordiales, l’utilisation du courrier recommandé électronique se révèle être un outil indispensable. Dans cet article, nous verrons les 3 utilisations pour lesquelles le courrier électronique s’avère crucial : la convocation à l’entretien préalable et la lettre de licenciement dématérialisées dans le domaine des ressources humaines, la lettre de relance et la mise en demeure dématérialisées pour le recouvrement, ainsi que la notification de résiliation dématérialisée.

Chacune de ces procédures présente des défis spécifiques que le courrier recommandé électronique contribue à résoudre, offrant ainsi aux compagnies d’assurance une solution moderne et efficace pour leurs communications réglementées.

Sommaire :

1. RH : la convocation à l’entretien préalable et la lettre de licenciement au format dématérialisé
2. Recouvrement : la lettre de relance et la mise en demeure au format dématérialisé
3. Résiliation : la notification au format dématérialisé

1. RH : la convocation à l’entretien préalable et la lettre de licenciement au format dématérialisé

Dans le domaine des ressources humaines, les procédures relatives aux interactions et à l’évolution des collaborateurs exigent une communication formelle et sécurisée. Traditionnellement, ces processus impliquent bien souvent l’envoi de lettres recommandées par voie postale, ce qui peut être chronophage et peu économique. Cependant, grâce à la démocratisation du courrier recommandé électronique, les compagnies d’assurance peuvent désormais accélérer leurs procédures en les dématérialisant tout en optimisant leurs coûts d’envoi grâce à un tarif unique et sans surcoût.

a. Quel recommandé dématérialisé utiliser ?

Concrètement, lorsque le Code du travail impose l’usage d’un recommandé avec accusé de réception comme c’est le cas en matière de procédures de licenciement, on utilisera de préférence une lettre recommandée électronique (LRE) qui dispose de la même valeur juridique qu’une LRAR papier.

Si au contraire, l’usage de ce type de courrier n’est pas une obligation légale, on préconisera d’utiliser un Envoi Recommandé Electronique (ERE) qui permet également d’obtenir des preuves à l’envoi et à la réception mais qui ne dispose pas tout à fait de la même équivalence juridique au recommandé papier traditionnel.

b. Comment se passe la dématérialisation des flux recommandés lors d’une procédure de licenciement ?

En ce qui concerne la procédure de licenciement, la convocation à l’entretien préalable constitue souvent le premier pas dans un processus de licenciement. Vient ensuite la notification de licenciement si la décision de licenciement est maintenue. Dans ce contexte, l’utilisation de la LRE offre plusieurs avantages significatifs. Tout d’abord, elle garantit une traçabilité et des preuves horodatées, des éléments essentiels pour s’assurer que le salarié a bien été informé de sa convocation à l’entretien. De plus, cela permet de supprimer les délais d’acheminement puisque le courrier recommandé dématérialisé est délivré instantanément, accélérant ainsi les procédures liées aux ressources humaines.

2. Recouvrement : la lettre de relance et la mise en demeure au format dématérialisé

Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, l’utilisation de l’Envoi Recommandé Electronique AR24 (ERE) s’impose comme une solution fiable et efficace. Bien que l’ERE ne bénéficie pas exactement de la même reconnaissance juridique qu’une Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) ou qu’une Lettre Recommandée Electronique (LRE), il demeure tout à fait valide dans ce contexte, conformément à l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3. Celui-ci précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »

L’utilisation du courrier recommandé électronique offre ainsi une alternative pratique et efficace pour envoyer des lettres de relance et des mises en demeure dans le cadre de procédures de recouvrement. De plus, un autre avantage de cette méthode réside dans la possibilité d’insérer un lien de paiement directement dans le contenu de la lettre. Cette fonctionnalité permet au destinataire de régler les sommes dues en quelques clics, simplifiant et accélérant ainsi le règlement des créances en offrant une solution de paiement rapide, accessible et sécurisé.

Non seulement, l’ERE AR24 facilite la gestion des impayés, mais il renforce également la traçabilité des échanges et optimise la gestion des flux financiers. Ainsi, le recours à ce type de courrier constitue un atout majeur dans les stratégies de recouvrement des compagnies d’assurance, leur permettant d’améliorer leur efficacité opérationnelle tout en améliorant leur trésorerie.

3. Résiliation : la notification au format dématérialisé

La résiliation d’un contrat d’assurance représente un acte significatif, mûrement réfléchi par la compagnie d’assurance. Ce processus peut découler de diverses circonstances telles que le non-paiement des primes malgré les relances et la décision de suspension provisoire du contrat par l’assureur, de fausses déclarations ou des omissions volontaires de la part de l’assuré, une aggravation du risque ou un taux élevé de sinistres. Quelle que soit la raison qui motive l’assureur à mettre un terme au contrat souscrit avec son assuré, le choix de dématérialiser cette procédure au moyen d’une Lettre Recommandée Électronique (LRE) s’avère être une option judicieuse.

La dématérialisation de la notification de résiliation présente plusieurs avantages tant pour l’assureur que pour l’assuré. Tout d’abord, elle offre une traçabilité accrue des échanges, garantissant ainsi que la notification a bien été envoyée et reçue dans les délais requis. Les délais d’acheminement étant supprimés, le délai de préavis peut courir plus rapidement En outre, la LRE permet une communication rapide et efficace, réduisant ainsi les délais de traitement et offrant à l’assuré une notification claire et précise de la résiliation de son contrat. Il peut donc se retourner et chercher une autre compagnie d’assurance.

Par ailleurs, la dématérialisation de la procédure de résiliation contribue à minimiser les risques d’erreurs ou de pertes de documents, assurant ainsi une gestion plus sécurisée et fiable de ce processus délicat. De plus, les solutions de recommandés électroniques AR24 s’inscrivent dans une démarche de modernisation des pratiques administratives, en réduisant l’utilisation de papier et les coûts associés à l’envoi postal traditionnel.

En résumé, le recours à la Lettre Recommandée Électronique pour la notification de résiliation représente une évolution significative dans la gestion des contrats d’assurance. Cette approche offre non seulement une communication rapide et sécurisée, mais elle contribue également à améliorer l’efficacité opérationnelle des compagnies d’assurance tout en offrant à leurs assurés un service transparent et de qualité.

Vous l’aurez compris, le courrier recommandé électronique s’impose comme un outil indispensable dans le domaine de l’assurance, notamment pour les procédures liées aux ressources humaines, au recouvrement et à la résiliation. Son utilisation permet d’accélérer les processus, d’assurer la sécurité des échanges et de réduire les coûts associés à l’acheminement grâce au tarif unique d’AR24. En adoptant cette approche, les compagnies d’assurance peuvent offrir un service clientèle plus efficace, réactif et transparent.

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Altares, expert de l’information sur les entreprises, vous accompagne dans la collecte, l’analyse, l’exploitation et la valorisation des données au service de votre activité. Quant à AR24, il s’agit du leader du recommandé électronique, offrant une solution digitale à valeur probante pour simplifier et accélérer vos communications réglementées. Ensemble, Altares et l’Envoi Recommandé Electronique AR24 forment une combinaison complémentaire et indispensable pour optimiser vos procédures de recouvrement. Découvrez comment le nouveau partenariat entre Altares et AR24 améliore la santé financière de votre entreprise.

Sommaire

1. Altares, l’expert de l’information sur les entreprises 
2. Comment Altares et l’ERE AR24 permettent d’optimiser vos procédures de recouvrement ? 
3. Comment utiliser l’Envoi Recommandé Electronique AR24 ? 

1. Altares, l’expert de l’information sur les entreprises

La data joue un rôle essentiel dans la croissance des entreprises et leur fiabilité est un élément crucial pour réussir sa transformation digitale. Ce constat, Altares l’a bien compris. Expert de l’information sur les entreprises, Altares collecte, analyse et exploite les données BtoB afin de les rendre pertinentes et exploitables pour la prise de décision stratégique des entreprises.

En tant que partenaire exclusif de Dun & Bradstreet en France, au Benelux et au Maghreb, Altares bénéficie d’un accès privilégié à des bases de données couvrant 550 millions d’entreprises dans 220 pays, ce qui en fait un partenaire de référence pour les grands comptes, les ETI, les PME et les organisations publiques.

2. Comment Altares et l’ERE AR24 permettent d’optimiser vos procédures de recouvrement ?

Altares joue un rôle essentiel dans l’optimisation du recouvrement en fournissant des données précieuses qui permettent d’identifier les montants à recouvrir en priorité, en fonction de la santé financière des entreprises clientes. Grâce à son expertise dans l’analyse des données BtoB, Altares aide à cibler efficacement les débiteurs et à élaborer des stratégies de recouvrement ciblées.

D’autre part, l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) d’AR24 vient compléter cette démarche en simplifiant et en accélérant les procédures de recouvrement tout en apportant à l’expéditeur toute la protection juridique nécessaire en cas de litige (preuves à l’envoi et à la réception). Cette solution permet d’envoyer en toute sécurité des courriers de relance et de mise en demeure de manière instantanée, avec une préparation rapide et en quelques clics. Grâce à l’ERE AR24, les entreprises peuvent gérer leurs relances de manière efficace et réactive, ce qui contribue à réduire les délais de paiement et à améliorer leur trésorerie.

De plus, il est possible avec AR24 d’insérer un lien de paiement dans le contenu du courrier de relance ou de mise en demeure envoyé par ERE. Cette option permet de simplifier les moyens de paiement.  AR24 permet également d’envoyer des courriers par lot, c’est-à-dire d’envoyer des courriers à des dizaines de destinataires de manière simultanée, optimisant ainsi les tâches à faible valeur ajoutée.

Enfin, en combinant les données fournies par Altares et les fonctionnalités de l’Envoi Recommandé Electronique AR24, les entreprises disposent d’un ensemble d’outils puissants pour optimiser leurs procédures de recouvrement. Cette approche permet de réduire le DSO (Days Sales Outstanding), d’améliorer la santé financière de son entreprise ou encore de renforcer sa compétitivité sur le marché.

3. Comment utiliser l’Envoi Recommandé Electronique AR24 ?

Vous souhaitez utiliser AR24 dans le cadre de vos procédures de recouvrement ? Rien de plus simple !

Deux options s’offrent à vous :

• Vous pouvez utiliser AR24 depuis le site ar24.fr ;
• Vous pouvez utiliser AR24 depuis votre logiciel métier, ce dernier point nécessite une intégration API.

Pour la première option, il faudra créer un compte AR24. Cette création de compte est gratuite et se fait en quelques clics. Choisissez ensuite votre mode d’envoi : ERE. Puis, munissez-vous de l’adresse email de votre destinataire, rédigez votre message et insérez vos pièces jointes. Enfin, indiquez éventuellement des références internes et validez votre envoi. Vous pouvez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format.

Pour la deuxième option, nous vous invitons à nous contacter pour en savoir plus sur l’intégration API.

Plus de 23 00 entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, utilisent AR24. Et vous, où en êtes-vous dans votre transformation digitale ? Pour envoyer dès maintenant votre première mise en demeure par ERE AR24, créez votre compte gratuitement et en quelques clics ou contactez-nous pour en savoir plus sur l’intégration API.

CashOnTime, solution de recouvrement de créances du groupe français DIMO Software, a récemment intégré AR24, le leader du recommandé électronique. l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24 est accessible depuis CashOnTime. Cette collaboration permet d’offrir aux utilisateurs une solution complète pour simplifier, accélérer et sécuriser leurs procédures de recouvrement. Dans quelles situations et comment utiliser l’ERE? Comment l’intégration d’AR24 profite-t-elle aux utilisateurs de CashOnTime ? Réponses

Sommaire :

1. CashOnTime, le Logiciel de recouvrement qui aide les entreprises à rationaliser et à améliorer leur trésorerie
2. Comment utiliser l’Envoi Recommandé Electronique AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement ?
3. Quels sont les avantages de l’intégration de produit à la solution CashOnTime ?

1. CashOnTime, le Logiciel de recouvrement qui aide les entreprises à rationaliser et à améliorer leur trésorerie

CashOnTime est le logiciel de référence spécialisé dans le recouvrement. Avec une approche innovante du recouvrement de créances, CashOnTime offre une solution clé en main pour aider les entreprises à gérer leurs comptes débiteurs de manière proactive.

Grâce à des fonctionnalités avancées et une interface optimisée, CashOnTime permet aux entreprises de suivre, de gérer et de collecter leurs créances de manière plus efficace, ce qui se traduit par une meilleure trésorerie et une croissance accrue.

2. Comment utiliser l’Envoi Recommandé AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement ?

L’ERE est une solution 100% dématérialisée à valeur légale (Art. 43.1 du règlement eIDAS), avec un suivi de l’envoi à la réception (Preuve de réception). Cette notification à valeur probante permet d’envoyer en toute simplicité des lettres de relances et de mises en demeure.

Pour envoyer un ERE, il suffit de créer un compte AR24 depuis le logiciel CashOnTime. Ensuite, il sera demandé d’ajouter les adresses e-mail des destinataires, que ce soit pour un envoi individuel ou groupé. Il est possible d’inclure un message personnalisé, qui peut même contenir un lien de paiement pour faciliter les modes de règlements. Enfin, il faudra ajouter les pièces jointes nécessaires, telles que les factures impayées.

Une fois que tout est prêt, il suffit de valider l’envoi, et l’ERE d’AR24 se charge du reste.

3. Quels sont les avantages de l’intégration de l’ERE à la solution CashOnTime ?

CashOnTime, grâce à son expertise dans le recouvrement, et AR24, en tant que pionnier du recommandé digital, réunissent leurs solutions pour transformer la manière dont les entreprises gèrent leurs créances et leurs communications réglementées.

CashOnTime rationalise et optimise le processus de recouvrement. Tandis que l’ERE AR24 en plus d’être un moyen efficace, rapide et sécurisé de notifier des destinataires, offre une valeur légale grâce à un suivi complet de l’envoi à la réception, accompagné de preuves horodatées.

En combinant ainsi les avantages des deux solutions, AR24 et CashOnTime permettent aux entreprises de réduire leur DSO (Days Sales Outstanding) et d’optimiser ainsi leurs procédures de recouvrement. En réduisant le DSO, les entreprises peuvent accélérer la récupération de leurs fonds, améliorer leur liquidité et réduire les risques de créances irrécouvrables.

Enfin, avec cette intégration, les utilisateurs de CashOnTime n’auront plus à basculer entre différents logiciels et pourront bénéficier d’une solution complète permettant de simplifier, d’accélérer et de sécuriser les procédures de recouvrement de créances.

Comme DIMO Software, CashOnTime et plus de 75 autres solutions, vous souhaitez intégrer AR24 à votre logiciel ? N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur l’intégration API.

Le non-paiement de la prime d’assurance peut avoir de lourdes conséquences aussi bien pour l’assuré qui risque de voir ses garanties suspendues ou même voir son contrat résilié, que pour l’assureur, qui pourrait être amené à prendre la décision de rompre le contrat souscrit avec son assuré et mettre ainsi un terme à la relation.

Pour éviter d’en arriver à ce stade, un mécanisme de relance et de mise en demeure est prévu par le Code des assurances afin de protéger les assureurs des conséquences d’un impayé.

A suivre 3 étapes pour accélérer vos procédures de recouvrement à l’amiable

Sommaire :

1. Relance, mise en demeure et résiliation dématérialisées : 3 étapes 100% digitales
2. Pourquoi utiliser les solutions de recommandés 100% électroniques d’AR24 ?

1. Relance, mise en demeure et résiliation dématérialisées : 3 étapes 100% digitales

De la relance jusqu’à la résiliation, AR24 pionnier du recommandé digital, accompagne les professionnels de l’assurance dans la dématérialisation de leur procédure de recouvrement à l’amiable.

Comme vous le savez, l’assuré dispose de 10 jours à compter de la date d’échéance pour régler la prime d’assurance. Durant cet intervalle, nous préconisons aux professionnels de l’assurance de relancer leurs assurés par ERE simple (Envoi Recommandé Electronique Simple).

Ce mode d’envoi, généralement utilisé lorsque le Code des assurances n’impose pas l’usage d’un recommandé avec accusé de réception, permet de suivre le courrier et de bénéficier d’un accusé de réception.

Pratique et simple d’utilisation, l’ERE simple permet de relancer vos assurés en quelques clics seulement. En revanche, ce mode d’envoi n’est en aucun cas l’équivalent juridique du courrier recommandé avec accusé de réception et ne pourra par conséquent être utilisé pour la suite de la procédure.

Dès le 11^ème jour qui suit l’échéance, l’assurance pourra mettre en demeure son assuré. Cette fois-ci, elle devra utiliser une lettre recommandée électronique (LRE) qui est le strict équivalent juridique du recommandé papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).

Cette mise en demeure, qu’elle soit dématérialisée ou non fait courir un délai de 30 jours à l’issue duquel l’assuré est tenu de s’acquitter du règlement des primes impayées.

En l’absence de régularisation dans les 30 jours, le contrat et les garanties sont suspendus pour une période de 10 jours, autrement dit l’assuré n’est plus couvert si un sinistre survient.

En cas de règlement des primes impayées durant la période de suspension, le contrat est remis en vigueur le lendemain midi du jour du règlement. Dans le cas contraire, le contrat est automatiquement résilié à la condition que la résiliation ait bien été mentionnée dans la lettre de mise en demeure. Si tel n’est pas le cas, l’assureur devra adresser à l’assuré une lettre de résiliation qui devra être envoyée, cette fois-ci encore, par LRE.

2. Pourquoi utiliser les solutions de recommandés 100% électroniques d’AR24 ?

De nombreux professionnels de l’assurance font confiance à AR24, premier prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, pour la dématérialisation de leurs flux recommandés et tout particulièrement dans le cadre de leur procédure de recouvrement à l’amiable.

Tout d’abord, les preuves délivrées par AR24 sont 100% dématérialisées et disposent d’un horodatage qualifié. Vous bénéficiez donc d’une présomption de fiabilité devant un juge.

D’un point de vue pratique, vous pouvez effectuer tous vos envois en quelques clics seulement depuis votre logiciel métier puisqu’AR24 peut s’intégrer à ce dernier. Vous pouvez également utiliser AR24 depuis notre plateforme en ligne. Quelle que soit la solution utilisée (LRE, ERE simple, etc.), l’envoi est simple et rapide et votre destinataire sera notifié instantanément sur sa boîte email.

Enfin, toutes les solutions d’AR24 sont accessibles à un tarif unique qui comprend l’ajout de 256 Mo de pièces jointes, sans surcout ; de quoi réaliser des économies significatives.

Vous souhaitez dématérialiser l’envoi de vos lettres de relance ou de mises en demeure ? Créez votre compte gratuitement et envoyez votre première LRE.

Du crédit à la consommation au prêt immobilier en passant par le rachat de crédit, la souscription à un prêt bancaire pour financer un projet est un véritable engagement et doit faire l’objet d’un encadrement par un contrat. L’organisme de crédit s’engage à mettre à disposition les fonds empruntés ; quant à l’emprunteur, il s’engage à réaliser des paiements échelonnés afin de rembourser son crédit.

Quelle est la procédure à suivre en cas de difficultés financières de l’emprunteur ? Qu’est-ce que le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire ? Quels sont les avantages de la mise en demeure dématérialisée par rapport à sa version papier ? Réponses.

Sommaire

1. Le recouvrement et la négociation amiable
2. Mise en demeure électronique VS mise en demeure papier
3. Le recouvrement judiciaire et les conséquences d’un jugement

1. Le recouvrement et la négociation amiable

En cas de difficultés financières, l’emprunteur doit prévenir l’établissement de crédit qui pourra alors proposer un accord amiable afin d’éviter à son client les lourdes conséquences d’un incident de paiement.

Trouver un accord amiable permettra ainsi d’éviter la transmission du dossier de l’emprunteur au service contentieux qui lancera une procédure de recouvrement ; celle-ci ayant souvent pour effet d’enfermer les emprunteurs dans un engrenage juridique.

Il arrive que dans certains cas aucun n’accord ne soit trouvé, l’établissement de crédit entame alors une procédure de recouvrement amiable afin d’obtenir le paiement des créances. L’établissement en question se réfèrera alors à ses propres procédures.

Néanmoins, tout organisme financier a l’obligation de déclarer à la Banque de France et en l’absence d’accord amiable :

• Les retards de paiement de 2 mensualités consécutives ou de plus de 60 jours en cas d’échéance non mensuelle ;
• L’utilisation de manière abusive d’un découvert autorisé : situation non régularisée depuis 60 jours dont le montant est au moins égal à 500€.

Le débiteur fera alors l’objet d’une inscription au Fichier des Incidents de remboursement des Crédits aux Particuliers (FICP).

Toutefois, avant de procéder à l’inscription du débiteur, l’organisme prêteur devra mettre en demeure son client de procéder au paiement des créances. Ce courrier, envoyé par lettre recommandée électronique ou papier, a également pour but d’informer le débiteur :

• qu’il dispose d’un délai de 30 jours calendaires pour régulariser sa situation ;
• des conséquences d’un fichage bancaire.

Une fois le délai passé et en l’absence de régularisation, l’établissement prêteur devra adresser au débiteur une nouvelle lettre recommandée électronique ou papier afin de l’informer de son inscription effective.

2. Mise en demeure électronique VS mise en demeure papier

D’un point de vue pratique et économique, la lettre recommandée électronique se différencie de son homologue papier et vous apporte de nombreux avantages.

Cependant la valeur juridique de la lettre recommandée électronique est équivalente à celle d’un recommandé papier.

a. La valeur juridique

« L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE ». (Article L.100 du Code des postes et des communications électroniques)

De ce fait, la lettre recommandée électronique, également connue sous le nom de LRE, pourra être utilisée dans toutes les situations où vous avez l’habitude d’utiliser un courrier recommandé avec accusé de réception.

Toutefois, pour bénéficier de cette parfaite équivalence, il sera nécessaire de choisir un prestataire de confiance qualifié pour l’acheminement de vos LRE. De nombreux professionnels de la banque et de la finance ont donc fait le choix de faire confiance à AR24, premier prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Cette qualification atteste qu’AR24 achemine des LRE répondant aux exigences du règlement eIDAS en vigueur sur le sol européen.

Ainsi, les preuves électroniques générées par AR24 seront équivalentes à celles de la LRAR papier et seront donc admissibles en cas de recouvrement judiciaire. Ces preuves 100% dématérialisées bénéficient d’un horodatage qualifié, ce qui permettra également de prouver le contenu de votre envoi ; une réelle valeur ajoutée par rapport à un envoi papier puisque la LRE est le seul recommandé pouvant vous apporter une telle garantie.

b. Les délais d’acheminement

Lors d’un envoi papier, les délais d’acheminement peuvent varier entre 2 à 3 jours. Ces délais peuvent avoir pour conséquence de prolonger les délais légaux puisque ces derniers commencent généralement à courir à compter de la date figurant sur l’avis de passage.

Avec l’envoi recommandé électronique, les délais d’acheminement sont supprimés puisque l’envoi est instantané. Vous recevez alors immédiatement la preuve de dépôt et d’envoi qui est équivalente à l’avis de passage et qui produit par conséquent les mêmes effets. Cette preuve est également accessible depuis votre espace AR24 sur lequel sont conservés les autres preuves du courrier (preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence), mais aussi vos courriers et pièces jointes envoyés.

Une fois le courrier envoyé de manière instantanée sur la boite mail de votre destinataire, celui-ci pourra en prendre connaissance en quelques clics depuis un appareil connecté à internet après avoir effectué un parcours de vérification d’identité à distance.

c. Le processus d’envoi

Le processus d’envoi d’une LRE est plus simple et plus rapide que celui d’un envoi papier classique. Votre courrier est prêt en quelques clics et pourra être envoyé depuis la plateforme AR24 ou depuis votre logiciel métier. Si AR24 n’a pas encore été intégré à votre logiciel métier, vous pouvez contacter notre expert du secteur bancaire et financier et en faire la demande.

Une fois l’intégration réalisée ou après avoir créé votre compte depuis ar24.fr, il vous suffira de vous identifier au moyen d’un identifiant LRE que vous aurez au préalable commandé auprès d’AR24. Cet identifiant est conforme au règlement eIDAS et permet ainsi de sécuriser l’envoi et la réception des lettres recommandées électroniques. A savoir que l’identification sera demandée à chaque nouvel envoi.

Une fois cette étape effectuée, vous n’avez plus qu’à rédiger votre courrier et vous munir de l’adresse email de votre destinataire.

A noter que si celui-ci est un particulier, il sera nécessaire de recueillir préalablement à l’envoi, son consentement.

Pour ce faire vous avez plusieurs possibilités :

• Insérer une clause de consentement dans une convention d’ouverture de compte, un contrat d’assurance, un avenant ou tout autre document contractuel ;
• Utiliser le gestionnaire de consentements d’AR24 permettant d’obtenir l’accord de vos destinataires en quelques clics seulement et de générer une preuve de consentement.

A noter qu’il est indispensable de recueillir les consentements par écrit et à une date exacte.

d. L’aspect économique

Enfin, la lettre recommandée électronique permet d’optimiser vos coûts d’envoi. Son tarif unique, incluant l’acheminement partout dans le monde et l’ajout de 256 Mo de pièces jointes, permet de réaliser des économies conséquentes et cela dès les premiers envois. Elle est en générale deux à cinq fois moins chère que sa version papier dont le coût peut varier en fonction de la destination ou du poids des documents, contrairement à la LRE dont le prix reste fixe, quel que soit le pays de destination ou le volume de pièces jointes.

Par ailleurs, au niveau de vos frais d’impression et de stockage des documents, ils pourront également être optimisés puisque votre service courrier n’aura plus à imprimer les documents relatifs à l’envoi ni à en conserver un exemplaire papier puisque la lettre recommandée est 100% dématérialisée de l’envoi à la réception.

3. Le recouvrement judiciaire et les conséquences d’un jugement

La procédure judiciaire intervient en dernier lieu et se déroule en 3 étapes :

• L’assignation : l’huissier informe le débiteur qu’une procédure a été intentée à son encontre. Il est alors amené à comparaitre lors d’une audience dont la date et l’heure figurent dans l’assignation.
• L’instruction : Le juge étudie alors le dossier et fixe une date de procès.
• Le jugement : Très souvent le cautionnement ou l’hypothèque est alors attaché à un jugement de condamnation. Dans le cadre d’une hypothèque judiciaire, le logement est vendu aux enchères. Cette vente servira à rembourser l’établissement financier.

Vous n’avez pas encore obtenu le consentement de votre destinataire ? Vous souhaitez dématérialiser vos envois recommandés de manière progressive ? La lettre recommandée optimale offre une expérience personnalisée à vos destinataires en leur laissant le choix sur le mode de réception : électronique ou papier. C’est également un moyen très rapide pour obtenir leur consentement. Pour commencer à utiliser dès maintenant les solutions de recommandés électroniques d’AR24, créez votre compte gratuitement ou contactez-nous.

La lettre recommandée électronique ou LRE peut être utilisée dans toutes les situations où vous avez recours à un recommandé papier. Disposant de la même valeur juridique (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la LRE a une valeur ajoutée par rapport à son équivalent papier : elle apporte la preuve du contenu. Autrement dit, le contenu même du courrier pourra être produit devant un juge en cas de litige.

La dématérialisation des flux recommandés concerne différents pôles au sein des banques (recouvrement, crédit, agences bancaires, RH, juridique, etc.) et ses avantages sont nombreux. Décryptage de 3 cas d’usage de la LRE dans le domaine bancaire.

Sommaire :

1. Recouvrement : lettre d’information préalable et au moment de l’inscription au FICP
2. Crédit : refus de substitution assurance emprunteur
3. RH : convoquer un salarié à un entretien préalable

1. Recouvrement : lettre d’information préalable et au moment de l’inscription au FICP

Avant d’octroyer un crédit, les établissements financiers consultent le Fichier National des Incidents de remboursements des Crédits aux Particuliers (FICP) afin de vérifier la solvabilité de leurs clients (article L.333-4 du Code de la consommation). Ce fichier recense tous les incidents de paiements dans le remboursement des crédits aux particuliers. Il n’interdit pas la délivrance d’un crédit mais peut rendre son obtention plus complexe. Vous êtes dans l’obligation d’inscrire votre client au FICP si l’un de ces cas se présentent :

• Un retard de deux échéances mensuelles impayées ou de 60 jours pour une échéance non mensuelle impayée ;
• Un découvert non régularisé dans les 60 jours malgré l’envoi d’une mise en demeure et dont le montant est au moins égal à 500 euros ;
• Un non-remboursement des sommes dues lorsqu’une procédure judicaire est lancée.

Vous pouvez avertir votre client par lettre recommandée électronique que vous êtes dans l’obligation de déclarer au FICP tout impayé ayant dépassé 90 jours. À compter de la date d’envoi, votre client dispose de 30 jours calendaires pour régulariser sa situation. Passé ce délai, vous pouvez notifier à votre client par LRE, son inscription effective. Une fois les sommes intégralement remboursées, vous devez lever le fichage de votre client à la Banque de France.

Avec le recommandé 100% électronique votre client pourra réceptionner son courrier n’importe où, 7j/7 et 24h/24. Plus économique qu’un recommandé papier, la lettre recommandée électronique permet également d’optimiser les coûts d’envoi. En tant que professionnel de la banque, vous bénéficiez d’un tarif unique sans engagement et sans frais supplémentaires.

Modèle de lettres d’information préalable et au moment de l’inscription au FICP

2. Crédit : refus de substitution assurance emprunteur

Depuis l’apparition de plusieurs textes de loi visant à garantir une grande liberté aux emprunteurs, vos clients ont la possibilité de refuser votre contrat de groupe relatif à une offre de prêt d’un bien immobilier et même d’en changer en cours de parcours.

Avec la loi Lagarde du 1^er septembre 2010, l’emprunteur a donc la possibilité de choisir sa propre assurance emprunteur, on parle de « délégation d’assurance ». D’autres textes sont venus renforcer cette loi :

• La loi Hamon du 17 mars 2014 : l’emprunteur a la possibilité de changer d’assurance emprunteur sans surcoût pendant les 12 premiers mois suivant la souscription du prêt immobilier ;
• La loi Sapin II du 9 décembre 2016 et l’amendement Bourquin : l’emprunteur peut à sa convenance résilier le contrat d’assurance chaque année deux mois avant la date d’échéance.
• La loi Lemoine adoptée le 17 février 2022 : dès le 1er juin 2022, tous les emprunteurs souscrivant un nouveau contrat pourront en changer à tout moment. Pour les contrats en cours, il faudra attendre le 1er septembre 2022.

Vous avez la possibilité de refuser la substitution d’assurance emprunteur sous certaines conditions :

• Le nouveau contrat ne respecte pas les critères d’équivalence de garanties : vous pouvez imposer jusqu’à 11 critères maximum parmi la liste des critères publiée par le Comité consultatif du secteur financier (CCSF). Ces critères doivent apparaître dans votre Fiche Standardisée d’Information (FSI) que vous devez remettre à l’emprunteur ;
• L’emprunteur n’a pas respecté les délais légaux afin de vous avertir de sa volonté de changer d’assurance emprunteur. Pour les changements d’assurance survenant la 1^ère année de la signature du prêt immobilier, votre client doit vous avertir au plus tard 15 jours avant la date d’échéance du contrat et deux mois avant pour les résiliations après la première année du prêt. À noter que cette condition ne sera bientôt plus applicable dans le cadre de la réforme sur l’assurance emprunteur.

Vous pouvez contester la demande de votre emprunteur par lettre recommandée électronique en motivant votre demande dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la date de demande de votre emprunteur. Si vous vous opposez à cette substitution pour des motifs illégitimes, vous vous exposez à une amende pénale d’un montant maximal de 3 000€ ainsi qu’à une amende administrative d’un montant maximal de 7 500€. La LRE permet de faire courir les délais légaux plus rapidement qu’un recommandé classique. L’envoi de votre courrier est instantané et vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi immédiatement, celle-ci est classée et conservée gratuitement, dans votre espace AR24.

3. RH : convoquer un salarié à un entretien préalable

Vous envisagez de licencier l’un de vos collaborateurs pour motif personnel ? Ce type de licenciement qui se base sur une raison liée à la personne du salarié (faute simple, grave ou lourde, inefficacité ou manque de sérieux du salarié) doit être fondé sur une cause réelle et sérieuse. Pour que le licenciement soit valable, vous devez respecter une procédure stricte encadrée et prévue par le Code du travail (articles L1232-1 à L1232-14).

Parmi ces étapes, il y a la convocation du salarié à l’entretien préalable. Elle peut être effectuée par lettre recommandée électronique et devra comporter obligatoirement les éléments suivants :

• L’objet : vous devez mentionner qu’il s’agit d’une convocation à un entretien préalable en prévision d’un licenciement ;
• Des informations précises sur l’entretien : date, lieu et heure ;
• Une information sur l’assistance du salarié : vous devez lui rappeler son droit de se faire assister par une personne appartenant à l’effectif du personnel ou par un conseiller figurant sur la liste officielle mise à disposition par la mairie (l’adresse devra également être indiquée sur le courrier).

La convocation devra parvenir au salarié au minimum 5 jours ouvrables avant la date de l’entretien. L’employeur doit prévoir un délai plus long lorsqu’il recourt au recommandé papier, puisque la date de première présentation de la lettre dépend des délais postaux. Par ailleurs, les problèmes d’acheminement ne sont pas à exclure ; ce qui pourrait prolonger les délais. L’usage de la LRE permet de supprimer les délais d’acheminements et par conséquent, d’accélérer la procédure de licenciement.

Modèle lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement pour motif personnel

Rapide, économique et sécurisée, la LRE s’adapte à tous les besoins et cas d’usage des professionnels de la banque. Alors n’attendez plus, créez votre compte gratuitement et commencez à envoyer vos premières lettres recommandées électronique avec AR24, premier prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI pour l’acheminement de LRE.

60 jours ou 45 jours fin de mois à compter de la date de réception de la facture, c’est la durée maximale autorisée par la loi pour les paiements inter-entreprises (article L. 443-1 du code de commerce). Mais les retards de paiement restent nombreux et mettent souvent en difficulté la trésorerie des entreprises qui sont alors susceptibles d’être elles-mêmes en retard de paiement ou pire… Ces impacts sur leur trésorerie, leur compétitivité, voire, pour les plus fragiles d’entre elles, sur leur existence, peuvent être prévenus de manière efficace et à moindre coût si un processus est mis en place et optimisé par l’automatisation et la dématérialisation. Faisons le point.

Sommaire :

1. Rédigez avec soin vos CGV sur vos contrats, devis et factures
2. Vérifiez la satisfaction de vos clients pour prévenir tout blocage
3. Mettez en place une première relance téléphonique amiable
4. Récapitulatif de l’échange par mail
5. Dématérialisez et optimisez vos mises en demeure grâce à la lettre recommandée électronique

1. Rédigez avec soin vos CGV sur vos contrats, devis et factures

Mieux vaut prévenir que guérir. Une gestion efficace des impayés commence dès l’établissement de la relation commerciale avec votre client, lors de la rédaction de vos conditions générales de vente. Elles doivent faciliter juridiquement les paiements et dissuader les mauvais payeurs. Soyez particulièrement attentif aux points suivants :

• Le délai de règlement : faites-le figurer explicitement sur tous vos documents comptables. La durée légale pour être payé est 30 jours à date de réception de la facture. En tout état de cause, la durée de paiement ne pourra pas excéder 60 jours ou 45 jours fin de mois.
• Les pénalités de retard : le taux minimum légal est fixé par rapport au taux d’emprunt de la BCE, qui est actuellement de 0% ! Remplacez-le par un taux davantage dissuasif pour les retardataires, par exemple 10% du montant de la facture par mois de retard. Mentionnez également l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue par la loi.
• La compétence juridictionnelle : indiquez qu’en cas de contentieux le tribunal de commerce compétent pour juger le litige sera celui de votre siège social. Si le mauvais payeur réside loin, cela vous évitera de fastidieux déplacements tout en contraignant l’indélicat à se déplacer.
• L’acompte : demander un acompte vous permettra d’obtenir les coordonnées bancaires de votre client, qui seront utiles dans une procédure contentieuse impliquant une saisie sur son compte bancaire.

2. Vérifiez la satisfaction de vos clients pour prévenir tout blocage

Les retards sont souvent dus à une frustration, assurez-vous de la satisfaction de vos clients et soyez à l’écoute de leurs éventuelles plaintes. Si vous n’avez pas donné la possibilité à votre client de faire part de son insatisfaction, il sera davantage susceptible de ne pas payer qu’un client satisfait. Entre le moment où vous avez fourni votre service ou votre produit et celui où vous envoyez votre facture, contactez votre client pour vous assurer qu’il est content de votre prestation.

Cette enquête de satisfaction peut être effectuée via un formulaire en ligne envoyé par e-mail ou lors d’un appel téléphonique d’un chargé de clientèle ou du commercial responsable du contrat. Si votre client est mécontent, interrogez-le sur les motifs de son insatisfaction. S’il se sent écouté, il se concentrera davantage sur les aspects positifs. Si son insatisfaction est forte et justifiée, vous pouvez éventuellement faire un petit geste commercial, par le biais d’une petite remise ou d’un avoir. En plus d’améliorer votre qualité de service, vous préserverez la relation commerciale et sécuriserez par la même occasion le paiement de votre facture !

3. Mettez en place une première relance téléphonique amiable

Votre facture a été envoyée, l’échéance de paiement est passée et vous n’avez pas été payé ? Ce retard peut résulter d’un acte délibéré, mais aussi d’un oubli involontaire ou de difficultés financières momentanées de votre client… Comment s’en assurer ?

Par une relance téléphonique le dernier jour de l’échéance. Celle-ci a plusieurs objectifs : rappeler au client l’existence de votre facture, lui montrer votre vigilance quant aux impayés… et obtenir un engagement sur une date de paiement.

4. Récapitulatif de l’échange par mail

Suite à cet échange téléphonique, pensez à envoyer un e-mail rappelant la teneur de votre conversation et les engagements qu’il vient de prendre. Cette communication sera bien sûr accompagnée de votre facture. Cet email vous permettra d’avoir une trace écrite et commune des suites de votre échange téléphonique et des engagements pris. Autre avantage par rapport à une relance par courrier postal ? La transmission au destinataire est instantanée, économique et vous gagnez ainsi en moyenne 5 jours d’acheminement !

Insistez sur le fait qu’il s’agit de votre dernière démarche amiable avant la transmission de son dossier à votre service juridique et le passage à une voie contentieuse.

5. Dématérialisez et optimisez vos mises en demeure grâce à la lettre recommandée électronique

Sans nouvelle de votre client au bout d’une semaine, adressez lui une mise en demeure, étape indispensable avant un recours contentieux. Cette mise en demeure sera encore accompagnée de votre facture. Elle doit impérativement être adressée en lettre recommandée avec accusé de réception dans l’hypothèse que le dossier soit présenté devant un tribunal.

2 possibilités s’offrent à vous :

• La lettre recommandée avec accusé de réception au format papier, acheminée par la Poste dont le coût se situe à 5€ environ. Les délais d’acheminements varient entre 4 et 7 jours. Pour un envoi à l’international, prévoyez que les délais et tarifs puissent doubler.
• La lettre recommandée 100% électronique eIDAS qualifiée, acheminée par un prestataire reconnu par la France et les autres Etats membres (qualifié eIDAS) dont les délais d’acheminements sont nuls quelque soit le pays de destination et le poids des pièces jointes (jusqu’à 256mo). Elle permet de réduire les délais légaux de 5 jours en moyenne tout en gardant le même niveau de sécurité.

Cet envoi recommandé électronique possède la même valeur légale qu’une lettre recommandée en version papier et possède d’autres avantages :

• Il est horodaté : le mauvais payeur ne peut pas contester sa date de réception.
• Il est dématérialisé : vous pourrez l’intégrer dans votre logiciel de facturation et le conserver dans votre GED.
• Il peut être automatisé : les LRE peuvent être programmées.

Pour conclure, voici deux précautions à prendre pour effectuer en toute sérénité vos mises en demeure de manière dématérialisée (avec des lettres recommandées électroniques) :

• Si votre client est un particulier, incluez dans votre contrat une clause vous permettant de communiquer par lettre recommandée électronique. Si c’est un professionnel, son consentement préalable n’est pas nécessaire.
• Choisissez bien le prestataire qui vous permet d’envoyer des lettres recommandées électroniques. La loi Numérique d’Octobre 2016 exige que ce fournisseur soit qualifié eIDAS afin que vos recommandés soient légaux et que votre preuve de dépôt par voie électronique soit recevable. Vous pouvez vérifier qu’un service est qualifié sur le site de la Commission Européenne ; la mention ‘Qualified electronic Registered Delivery Service’ doit impérativement apparaître.