Le processus Order-to-Cash occupe une place stratégique pour la santé financière des entreprises. La qualité de la relation client, la fiabilité des encaissements, l’efficacité des relances ou encore la réduction du DSO sont des étapes essentielles du cycle de vie du processus commercial également appelé Order-to-Cash. Si ces étapes ne sont pas optimisées, elles peuvent générer des retards de paiement, alourdir la charge administrative des équipes, faire stagner le taux d’impayés et dans les cas les plus critiques, entraîner une dégradation de la trésorerie.
C’est pourquoi il est indispensable de structurer, de digitaliser et de sécuriser chaque étape du processus afin de garantir un recouvrement efficace et durable. Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) peut devenir un atout majeur dans votre stratégie de recouvrement.
Sommaire :
Le processus Order-to-Cash peut être défini comme un cycle stratégique qui débute au moment de la commande jusqu’à l’encaissement. Ce cycle englobe toutes les interactions financières et opérationnelles entre une entreprise et ses clients :
Par conséquent, l’O2C nécessite l’intervention de nombreuses fonctions commerciales. On peut par exemple, citer la gestion des stocks, le service commercial, la logistique, la facturation, le service client, la comptabilité, la production ou encore l’équipe en charge du recouvrement.
L’O2C s’appuie sur une série d’étapes essentielles pour sécuriser la trésorerie et garantir la pérennité de l’entreprise. Voici les 6 principales :
Tout commence par la prise et la validation de commande. On entend par là également la vérification des informations fournies par le client, les conditions tarifaires, la disponibilité des produits ou encore la capacité du prestataire à réaliser la prestation.
Dès que la commande est validée, l’entreprise peut alors engager toutes les actions qui sont nécessaires pour la livraison des produits ou la réalisation de la prestation. Là encore, plusieurs services seront sollicités, tels que la production, les achats ou la logistique. La qualité de l’exécution est essentielle dans cette situation afin de préserver la satisfaction client et la suite du cycle.
La livraison des produits ou la réalisation du service doit être conforme aux engagements pris en ce qui concerne la qualité, les délais ou encore la quantité. Cette étape permet d’émettre la facture, garantir le paiement et éviter les contestations.
Une fois la livraison effectuée, il est temps d’émettre la facture avec les mentions obligatoires (montant, coordonnées, conditions de paiement, références de la commande, etc.). Ce processus est à réaliser avec précision et précaution car une erreur pourrait générer des retards de paiement.
Cette étape englobe différentes sous-étapes : le suivi des échéances, les relances, la gestion des retards de paiement et si nécessaire, la mise en place d’actions de recouvrement. Ici, la performance du process de recouvrement, qu’il soit automatisé ou non, va jouer un rôle central dans la réduction du DSO. Avec un processus optimisé, il devient possible de réduire le taux d’impayés, accélérer les encaissements et améliorer la trésorerie de l’entreprise. Si vous ne recevez pas le paiement à la date d’échéance, vous êtes en droit d’envoyer une lettre de relance.
Une fois la facture réglée, le paiement doit être enregistré dans les systèmes comptables et financiers. L’enregistrement du paiement permet d’avoir une vision en temps réel de la trésorerie, des créances et de la performance du cycle O2C. Plus vite les impayés sont identifiés et plus vite, l’entreprise pourra engager des actions de recouvrement.
Le processus Order-to-Cash ne va pas seulement impacter la gestion administrative, mais aussi la satisfaction client, la fluidité des opérations internes ou encore les délais de paiement. Ce cycle aura donc un impact direct sur la santé financière de l’entreprise.
Dans ce contexte, les entreprises ont tout intérêt à instaurer un cycle O2C performant afin d’éviter les erreurs de facturation, les contestations, les retards de livraison, les oublis de relance ou toute autre action susceptible de dégrader la relation client ou de ralentir les encaissements.
En utilisant le cycle O2C comme un levier de performance globale, les entreprises peuvent améliorer leur trésorerie, optimiser les processus internes et renforcer la relation client.
Le recouvrement à l’amiable est une étape clé du processus Order-to-Cash. Cependant, les méthodes traditionnelles peuvent limiter l’efficacité des processus de recouvrement et entraîner un allongement des délais de paiement. En voici quelques-unes :
Suivre l’encaissement des paiements et les relances de façon manuelle affecte considérablement votre DSO et augmente le taux d’impayés. De plus, la perte de temps est conséquente, tout comme les erreurs humaines.
Envoyer des courriers de relances et de mises en demeure par recommandé papier engendre des coûts d’impression et d’affranchissement conséquents, des délais d’acheminement plus longs ou encore des risques de pertes ou une non-distribution.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises font le choix de dématérialiser leurs courriers avec l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24.
Les outils traditionnels ne permettent pas toujours de suivre en temps réel l’historique des échanges avec le client, les dates exactes d’envoi des relances et de mises en demeure, ou encore le statut en temps réel des courriers. Il existe des solutions comme AR24 qui permettent de suivre et de gérer ses recommandés électroniques accessibles partout et à tout moment en quelques clics seulement. AR24 permet également d’optimiser la gestion des preuves d’envoi et de réception ainsi que la conservation des courriers envoyés. Ils restent accessibles n’importe où et n’importe quand et sont hébergés sur des serveurs français.
L’ERE constitut l’alternative numérique idéale aux relances et mises en demeure papier. Il permet d’envoyer tout type de courriers et de pièces jointes à un destinataire particulier ou professionnel de façon instantanée.
En raison de sa fiabilité juridique, l’ERE s’impose comme une solution indispensable, adaptée aux enjeux du recouvrement.
Adopter l’Envoi Recommandé Électronique dans votre stratégie de recouvrement permet de profiter de nombreux atouts :
Contrairement au recommandé papier, l’ERE est acheminé de façon instantanée. De ce fait, le destinataire prend immédiatement connaissance de son recommandé électronique. Par ailleurs, le gain de temps se fait également ressentir au niveau de la préparation du courrier, car il n’est plus nécessaire d’imprimer, plier ou affranchir les lettres.
Même dans un contexte de recouvrement, l’ERE préserve la relation commerciale en offrant une communication plus transparente et plus professionnelle. Le destinataire peut recevoir immédiatement son courrier, l’ouvrir d’un simple clic et prendre connaissance de la relance ou de la mise en demeure.
L’ERE AR24 est une solution nettement plus économique que le recommandé papier. En supprimant les coûts d’impression et de préparation, l’ERE réduit significativement les dépenses liées au recouvrement. En plus de permettre aux entreprises de maîtriser leurs coûts, AR24 propose des tarifs transparents et fixes peu importe la destination et le volume du courrier jusqu’à 256 Mo par envoi. Si vous traitez des volumes d’envoi important, vous pouvez bénéficier de tarifs dégressifs et transparents.
Comme de nombreuses entreprises, accélérez votre recouvrement en adoptant dès à présent l’Envoi Recommandé Électronique. Pour en savoir plus sur l’Envoi Recommandé Electronique, n’hésitez pas à nous contacter. Un expert dans votre secteur d’activité vous répondra ou il suffit de créer votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics seulement.
Un retard de paiement est souvent un incident isolé, mais lorsque les créances s’accumulent, elles deviennent un véritable frein pour les entreprises. En effet, la trésorerie peut se voir fragilisée et l’organisation interne perturbée. Les équipes perdent alors un temps considérable dans la gestion des relances. Chaque relance de facture impayée représente du temps, de l’énergie et des ressources, cela au détriment du développement de l’activité.
C’est pourquoi il est indispensable pour les entreprises de mettre en place un processus de relance et de recouvrement amiable efficace tout en préservant la relation client. L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 intervient à chaque étape clé du recouvrement amiable : rappel, relance et mise en demeure. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur cette procédure, mais aussi comment l’ERE simplifie les démarches des créanciers.
À première vue, un retard peut sembler anodin, mais quand les factures impayées deviennent récurrentes ou lorsque les délais de remboursement se rallongent, les créances s’accumulent, perturbant ainsi l’ensemble du processus financier.
Concrètement, les règlements arrivent en retard alors que l’entreprise doit assumer différentes charges : salaires, achat de fournitures, investissements, remboursement de crédit, cotisations sociales, frais de déplacement, formation professionnelle, etc. Il peut rapidement se créer un décalage entre les sorties d’argent et les entrées fragilisant ainsi la trésorerie de l’entreprise.
L’entreprise n’a alors pas d’autre choix que de relancer rapidement les débiteurs. Et si les relances restent sans réponse, elle devra alors rapidement engager d’autres démarches comme l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Outre l’aspect financier, un impayé peut fragiliser la relation client. Il est donc important pour le créancier de gérer le recouvrement des créances avec une stratégie efficace tout en respectant le formalisme de la procédure.
Le recouvrement amiable regroupe l’ensemble des démarches qu’un créancier peut mettre en œuvre pour recouvrer une créance et obtenir le paiement d’une dette. Contrairement au recouvrement judiciaire, il ne nécessite pas l’intervention d’un juge ni le passage devant un tribunal.
Cette phase repose sur le dialogue entre le créancier et le débiteur dans le but de trouver une solution amiable.
Pourquoi le recouvrement amiable est-il la première étape ?
Le recouvrement amiable est l’étape qui précède le recouvrement judiciaire, qui est souvent une procédure longue et coûteuse. Cette phase amiable permet au créancier d’agir rapidement et de rappeler au débiteur ses obligations légales. Ce type de démarche vise à conserver une approche respectueuse et professionnelle.
Bien qu’elle soit moins formelle qu’un recours judiciaire, le recouvrement amiable offre la possibilité au créancier d’obtenir un règlement rapide sans avoir à passer devant le juge.
Le recouvrement amiable repose sur un processus progressif qui comporte différentes étapes. Après la prise de contact et la relance du débiteur, le créancier peut envisager de négocier un accord avec ce dernier, notamment s’il rencontre des difficultés financières.
Les négociations peuvent porter sur la mise en place :
Si le débiteur ne respecte pas cet accord, le créancier devra envoyer une lettre de mise en demeure ou engager une procédure judiciaire.
Pour recouvrer une créance de façon amiable, le créancier doit suivre chaque phase du processus et respecter un formalisme particulier.
Voici les pratiques courantes du recouvrement amiable :
La relance téléphonique permet de prendre contact avec le débiteur. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est recommandée pour rappeler au débiteur l’existence de la dette.
Souvent, il s’agit d’un simple oubli de la part du débiteur. Cet appel permet bien souvent d’aboutir au règlement de la dette.
Si la relance téléphonique n’a pas abouti, le créancier doit formaliser sa demande par écrit. Cette relance est plus formelle qu’une simple relance téléphonique et permet de conserver une trace écrite. Il est d’usage d’utiliser l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24 pour des raisons de simplicité, de rapidité et de fiabilité.
La lettre de relance doit rappeler :
En l’absence de réponse aux différentes relances ou si aucun accord n’est trouvé entre les parties, le créancier doit envisager de mettre en demeure le débiteur. Cette lettre de mise en demeure doit rappeler les conséquences de détenir une dette. En effet, le débiteur s’expose à des poursuites judiciaires. Il peut s’agir d’une injonction de payer ou d’une saisine du tribunal.
Il est impératif de conserver une trace de la mise en demeure qui devra être conservée dans un dossier dédié au recouvrement. Dans cette situation, il est préconisé d’utiliser l’ERE AR24. Cette solution génère des preuves de dépôts, d’envoi et de réception permettant d’attester que vous avez bien tenté de résoudre le litige à l’amiable. Ces preuves fournies par AR24 pourront être portées devant le juge.
Si, malgré toutes les relances et la mise en demeure, le débiteur ne règle pas sa créance, le créancier doit envisager le recouvrement contentieux. Cette étape intervient lorsque le recouvrement amiable n’a pas permis d’obtenir le paiement et qu’il devient nécessaire de faire valoir ses droits devant la justice.
Le recouvrement à l’amiable est le moyen le plus simple, le plus rapide et le moins coûteux. Il permet d’éviter les frais de justice, les délais d’attente du tribunal ou encore les coûts liés aux exécutions forcées. Pour une entreprise, le recouvrement amiable des créances est un gain de temps non négligeable.
Saisir la justice peut grandement affecter la relation client. La procédure amiable a pour but de maintenir une relation commerciale saine, de prendre en compte les difficultés passagères des sociétés clientes et les imprévus qu’elles peuvent rencontrer en leur proposant des conditions de règlement adaptées.
En résumé, cette approche à l’amiable vise à résoudre les conflits plus rapidement.
Avec l’envoi de la lettre de mise en demeure par ERE AR24, vous pouvez constituer un dossier juridique solide grâce aux preuves d’envoi, de dépôt et de réception qui disposent d’un horodatage qualifié. Les preuves ainsi que le contenu de vos courriers sont conservées pendant 10 ans et peuvent établir que vous avez relancé votre client et tenté de négocier avec lui.
Vous pouvez également prouver que la créance est certaine, liquide et exigible, autrement dit, que la facture est arrivée à échéance et que le délai de paiement est dépassé.
Le créancier est tenu à certaines obligations et doit respecter la procédure prévue par le Code de commerce et droit de la consommation.
Le créancier doit être en mesure de justifier l’existence de la créance sans quoi la demande de règlement pourra être contestée.
L’entreprise doit prendre en compte les difficultés financières passagères des sociétés clientes et leur proposer des solutions temporaires sans exercer de pression abusive ni répétée. En effet, les démarches doivent être réalisées de façon respectueuse.
Cette lettre est obligatoire et doit répondre à un certain formalisme. Elle doit notamment contenir des mentions obligatoires :
À noter que l’entreprise doit accorder un délai de 8 jours à ses clients pour le règlement des dettes.
Il est indispensable de conserver des preuves pour constituer un dossier solide en cas de procédure judiciaire.
Vous devez donc garder :
L’entreprise a tout intérêt à agir rapidement. Idéalement, la première relance pourra intervenir dès l’échéance dépassée. En effet, plus vous intervenez rapidement et plus vous avez des chances d’obtenir un règlement rapide de la facture impayée.
Il est préconisé de mettre en place un processus de relance bien défini au sein de votre entreprise. Cela permet non seulement d’assurer un suivi rigoureux, de gagner du temps, mais aussi d’optimiser l’efficacité du recouvrement des créances.
En cas de difficultés de paiement de vos clients, il pourrait être intéressant de proposer un calendrier clair avec des sommes raisonnables à régulariser à une date déterminée sans que cela n’affecte votre trésorerie. Vous pourrez ainsi éviter une procédure judiciaire.
L’ERE AR24 est une solution idéale pour sécuriser vos relances, mais aussi pour gagner un temps précieux. Nous allons voir dans la dernière partie de cet article, le cadre légal de ce courrier dématérialisé ainsi que les avantages pour les entreprises dans ce type de procédure.
Mettre en place un logiciel de recouvrement peut vous permettre d’automatiser l’envoi des relances et des mises en demeure, de suivre les créances et paiements en temps réel, d’éviter les erreurs humaines et de centraliser tous les échanges du dossier.
À noter que l’ERE AR24 est déjà intégré à certains logiciels de recouvrement. Vous pourrez ainsi améliorer la gestion des retards de paiement.
Par ailleurs, il pourrait être judicieux de faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement des créances. Le rôle de ces sociétés est de prendre en charge toute une partie du processus : relances, négociations, mises en demeure, préparation des dossiers pour saisir la justice, etc.
L’ERE est un recommandé dématérialisé permettant d’obtenir des preuves de l’envoi à la réception du courrier. Chaque preuve dispose d’un horodatage qualifié et d’une présomption de fiabilité. Ainsi, les échanges concernant une facture impayée seront sécurisés et tracés de façon fiable.
L’ERE AR24 offre de nombreux avantages pour optimiser la gestion d’une créance et fluidifier les échanges avec les clients dont la facture n’a pas été réglée.
Avec l’ERE, les communications sont envoyées instantanément. Le destinataire peut alors prendre immédiatement connaissance du courrier recommandé et procéder au remboursement de sa dette.
Les sociétés de recouvrement ou celles qui détiennent la créance et qui utilisent AR24 peuvent gagner un temps précieux. L’envoi et la gestion des courriers se font en quelques clics depuis une plateforme intuitive qui ne demande aucune installation. Il suffit de créer son espace personnel pour commencer à utiliser les services d’AR24.
La solution AR24 est une solution parfaitement adaptée à vos enjeux. Elle permet l’envoi simultané de courriers à des dizaines de destinataires. Par ailleurs, il vous est possible d’ajouter un lien de paiement à vos courriers afin de faciliter le règlement des factures. Enfin, l’expéditeur pourra enregistrer des modèles de courriers afin de gagner du temps sur les prochains envois.
Entreprises, sociétés de recouvrement, vous êtes à la recherche d’une solution digitale fiable, optimale et économique ? C’est le moment de créer un compte AR24 et de découvrir tous les services et fonctionnalités d’AR24 !
Des questions ? Contactez-nous ! Un expert de votre secteur peut vous accompagner lors de vos premiers envois.
Maintenir une gestion saine des créances impayées peut être un vrai défi, surtout lorsque l’on voit les délais de paiement se rallonger, les défaillances augmenter ou les impayés se multiplier. Et lorsqu’un client ou un partenaire ne règle pas sa facture, l’entreprise n’a pas d’autre choix que d’engager une procédure plus formelle : le recouvrement contentieux. Elle exerce alors une pression plus forte sur son client afin d’obtenir le paiement d’une dette. Pour cela, il est essentiel de connaître et de maîtriser les différentes étapes d’une procédure de recouvrement afin de minimiser l’impact des retards de paiement et des impayés qui peuvent fragiliser la trésorerie de l’entreprise, voire menacer la pérennité de celle-ci.
Dans cet article, nous verrons la différence entre recouvrement amiable et recouvrement contentieux. Nous verrons comment l’ERE d’AR24 (Envoi Recommandé Électronique) peut être un levier efficace pour sécuriser les démarches de recouvrement contentieux et enfin, nous aborderons les différents recours dans le cadre du recouvrement contentieux.
Également appelé recouvrement judiciaire, le recouvrement contentieux désigne l’ensemble des actions judiciaires mises en œuvre par une entreprise lorsque les clients ne se sont pas acquittés du règlement de leurs factures. Le recouvrement contentieux intervient donc après un recouvrement amiable qui n’a pas pu aboutir à un accord.
À noter que vous êtes tenu de dialoguer avec votre client pour tenter de recouvrer la créance à l’amiable. Cependant, si le contentieux persiste, vous pourrez contraindre les clients à payer leurs dettes en faisant appel à la justice ou à un professionnel habilité, tel qu’un avocat ou un commissaire de justice.
L e recouvrement contentieux repose sur un cadre légal strict visant à protéger les parties. Afin de pouvoir entamer une procédure judiciaire, il est impératif de prouver qu’on a bien tenté de trouver un accord et de recouvrer la créance à l’amiable. C’est là qu’intervient l’ERE, une solution dotée d’une présomption de fiabilité et permettant de notifier un destinataire en quelques clics seulement.
Les différences entre le recouvrement amiable et le recouvrement contentieux se manifestent à différents niveaux. Vous avez tout intérêt à privilégier le recouvrement amiable, qui permet de maintenir une bonne entente avec les clients, d’éviter les frais de justice et de réduire la durée des procédures.
Le recouvrement à l’amiable repose sur la négociation, tandis que le recouvrement contentieux implique des procédures légales ainsi que l’intervention de la justice. Dans un premier temps, vous pouvez effectuer des relances par téléphone ou envoyer des courriers de rappel. La première lettre de relance vise simplement à rappeler au débiteur ses obligations contractuelles. Dans le second cas, le recouvrement contentieux implique des moyens d’action plus contraignants permettant d’obtenir un titre exécutoire. Ce titre exécutoire permet de forcer les clients à régler leur dette. Dans ce cadre, les recours sont variés : l’injonction de payer, le référé-provision, l’assignation au fond, la saisie conservatoire, l’exécution forcée.
En plus de préserver l’entente commerciale, d’éviter les coûts et les délais liés à un recouvrement contentieux, le recouvrement amiable est une étape obligatoire qui précède la saisie de la voie judiciaire. Elle ne doit donc pas être menée à la légère. D’autant plus qu’elle permet d’aboutir, dans la majorité des cas, à la résolution du litige entre le créancier et le débiteur. En effet, les simples retards de paiement de factures et les oublis peuvent être fréquents.
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, qu’elle soit amiable ou contentieuse, la preuve des échanges entre le créancier et le débiteur joue un rôle essentiel. Il est en effet indispensable de pouvoir attester de l’envoi, de la réception et du contenu des courriers adressés au débiteur, notamment lors d’une mise en demeure.
C’est là qu’intervient l’ERE AR24, un recommandé 100% dématérialisé et disposant d’une fiabilité de présomption devant un juge.
Chaque transmission réalisée avec l’ERE génère des preuves horodatées retraçant les différentes étapes : dépôt, envoi, réception et contenu. Ces éléments sont certifiés par un horodatage qualifié et conservés pendant 10 ans dans un espace sécurisé et sur des serveurs situés en France. Le créancier dispose donc de preuves juridiquement opposables en cas de litige.
L’ERE permet d’envoyer un courrier de relance, de mise en demeure ou toute autre notification en quelques clics et de façon instantanée, supprimant ainsi les délais d’acheminement classiques.
De son côté, le destinataire est notifié instantanément, ce qui accélère le traitement des dossiers et peut limiter les retards de paiement.
Par ailleurs, l’expéditeur peut ajouter dans le corps de son courrier de relance ou de mise en demeure un lien de paiement, ce qui facilite les encaissements
Cette rapidité est un atout majeur dans les procédures de recouvrement où le facteur temps est souvent déterminant.
L’ERE élimine les coûts d’impression, de l’acheminement jusqu’à la conservation des courriers et des preuves. En optant pour l’ERE AR24, les professionnels peuvent bénéficier d’une solution optimale à un coût unique et fixe, quel que soit le nombre de pièces jointes envoyées (jusqu’à 256 Mo) ou le pays de destination. Les utilisateurs réalisent ainsi des économies conséquentes.
Le passage au contentieux ne doit pas intervenir trop tôt. Lorsque le créancier voit que ses relances et ses tentatives de résolution à l’amiable sont inefficaces et restent ignorées, il peut alors envisager d’entamer une procédure judiciaire. Il devra montrer qu’il a épuisé toutes les démarches amiables et que celles-ci n’ont pas abouti.
Il est important de rappeler que la mise en demeure constitue une condition préalable obligatoire pour engager un recouvrement contentieux. Le créancier devra donc s’assurer qu’il dispose bien de la preuve de dépôt de la mise en demeure. Dans le cas où le débiteur refuse ou ignore le courrier de mise en demeure, cela n’empêche pas le créancier d’engager une procédure judiciaire. En effet, la preuve de dépôt vaut preuve de l’envoi et suffit à prouver qu’il a bien tenté de résoudre le litige à l’amiable.
Par ailleurs, si le débiteur conteste la validité ou le montant de la créance, la résolution du litige à l’amiable devient difficile et dans ce cas, le passage au recouvrement contentieux est alors inévitable et c’est alors au juge de trancher le litige.
À noter que si le délai de prescription approche (2 ans pour un particulier et 5 ans pour un professionnel), il est impératif pour le créancier d’engager une procédure judiciaire afin d’interrompre la prescription et de préserver ses droits.
Enfin, si l’entreprise s’aperçoit que la situation financière du débiteur se dégrade, par exemple, si les retards sont répétés, si les ou si des informations confirment ces difficultés, il doit agir rapidement et engager une procédure de recouvrement contentieux pour préserver ses droits avant que le débiteur ne devienne insolvable.
Cette étape permet de contraindre le débiteur à régler ses dettes. Plusieurs procédures existent selon la nature de la créance, le montant de la dette et la situation du client.
Voici les principales actions judiciaires possibles pour assurer la gestion efficace des impayés et sécuriser les paiements.
L’injonction de payer est la procédure la plus courante dans un recouvrement contentieux. Pour qu’elle soit exigible, l’entreprise doit détenir une créance certaine, liquide et exigible. Cette dernière dépose alors une requête auprès du tribunal compétent. Si la demande est jugée fondée, le juge rend une ordonnance portant injonction de payer, qui devient un titre exécutoire après signification au débiteur.
Il s’agit d’une action judiciaire qui permet d’obtenir rapidement le paiement d’une créance non sérieusement contestée. L’entreprise doit saisir le tribunal afin que le juge ordonne une provision, autrement dit le versement immédiat de la somme, en attendant la décision au fond. Cette procédure est utilisée en cas d’urgence lorsque les délais de paiement s’allongent ou que la situation a pour effet de mettre en péril la trésorerie de l’entreprise.
L’assignation au fond est la procédure contentieuse la plus formelle. Elle vise à assigner le débiteur pour trancher le litige de manière complète. Le créancier pourra faire appel à ce type de procédure en cas de contestation de la créance par le débiteur ou en cas de dégradation de l’entente avec le client. Cette procédure est plus longue et plus coûteuse, mais elle permet de résoudre le litige de façon définitive. Après le jugement, il n’y a plus d’incertitude juridique.
La saisie conservatoire est une mesure préventive qui consiste à geler les biens, comptes bancaires ou créances du débiteur. Ainsi, ce dernier ne pourra dissimuler ou transférer des fonds avant le jugement. Cette procédure intervient donc avant l’obtention du titre exécutoire et à condition que l’entreprise bénéficie de suffisamment d’éléments pour prouver un risque de non-paiement. La récupération des sommes pourra être possible lorsque la saisie conservatoire se transforme en saisie exécutoire, une fois le titre exécutoire obtenu.
Une fois le titre exécutoire obtenu, l’entreprise fait appel à un commissaire de justice (anciennement huissier). Ce dernier procède à la saisie des biens, des salaires ou des comptes débiteurs. Cette phase marque la conclusion de la procédure de recouvrement judiciaire et permet d’obtenir le règlement intégral des sommes dues. Il est important de noter que cette action d’exécution doit respecter un cadre légal strict afin de garantir la protection des droits des parties.
En résumé, chaque recours constitue une phase clé dans la gestion des impayés et la sécurisation des paiements.
En s’appuyant sur des solutions modernes comme l’ERE AR24, les professionnels peuvent simplifier leurs démarches, renforcer la fiabilité juridique de leurs actions et optimiser la récupération de leurs créances tout en préservant autant que possible la relation client. Adoptez dès aujourd’hui une solution 100% dématérialisée et gagnez du temps avec l’ERE AR24. Contactez nos experts afin de vous guider !
Les factures impayées constituent l’un des principaux défis financiers des entreprises françaises. Chaque année, des milliers de professionnels subissent des retards de paiement qui fragilisent leur trésorerie et compromettent leur développement. Selon l’enquête Coface d’octobre 2025, 86 % des entreprises françaises déclarent avoir subi des retards de paiement au cours des 12 derniers mois. Comment réagir face à une facture impayée ? Quelles sont les étapes légales à respecter ? Dans cet article, vous découvrirez comment anticiper et traiter efficacement les factures impayées, comprendre leurs impacts sur votre activité et utiliser l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) pour renforcer vos procédures de recouvrement.
Une facture impayée désigne une créance non réglée à sa date d’échéance, qu’elle concerne une transaction entre professionnels ou une vente à un particulier. Dès le lendemain de cette échéance, le document devient juridiquement exigible et ouvre droit à des actions de recouvrement. Le cadre légal diffère toutefois selon la nature du débiteur : le Code de commerce encadre strictement les relations entre professionnels avec application automatique de pénalités, tandis que les transactions impliquant des particuliers relèvent du droit de la consommation avec des règles plus souples.
Il protège ainsi les entreprises confrontées à des retards répétés, qu’ils proviennent de clients professionnels ou de consommateurs particuliers, et incite fortement l’ensemble des débiteurs à honorer leurs engagements financiers dans les délais convenus.
Les conséquences financières des factures impayées sont souvent sous-estimées. Au-delà du montant non perçu, ces retards génèrent un effet domino dangereux : tension de trésorerie, difficultés à payer vos propres fournisseurs, dégradation de votre réputation et risque de pénalités.
L’augmentation du besoin en fonds de roulement mobilise des ressources qui auraient pu financer votre développement. Projets d’investissement gelés, recrutements reportés, opportunités de croissance manquées : l’impact est considérable. Sans compter le temps précieux que vos équipes consacrent aux relances, au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée.
Comprendre l’origine d’un impayé est essentiel pour adapter la démarche de relance et éviter qu’un incident se reproduise.
Avant d’engager toute procédure de recouvrement, il est essentiel de vérifier systématiquement la conformité de votre facturation. De nombreux impayés résultent en réalité d’anomalies internes bloquant le traitement par le client et pouvant retarder le paiement sans mauvaise volonté de celui-ci :
La cohérence entre la facture émise et la livraison effectuée doit être irréprochable. Vérifiez également que l’adresse de facturation correspond bien au service comptable du client et que vos coordonnées bancaires sont exactes. Ces vérifications préalables vous évitent d’entamer des démarches de relance inutiles pour un simple problème administratif facilement résolvable.
Certaines factures impayées résultent d’un désaccord légitime : retard de livraison, prestation non conforme ou problème de qualité. Dans ces situations, résolvez d’abord le litige commercial avant toute action de recouvrement, au risque d’envenimer la relation et de retarder davantage le règlement.
L’analyse des conditions contractuelles permet souvent d’identifier la source du désaccord. Une communication transparente et la recherche d’un compromis s’avèrent plus efficaces qu’une approche contentieuse, particulièrement avec un partenaire stratégique de longue date.
Enfin, certains impayés révèlent une réelle fragilité économique de votre client. Les problèmes de trésorerie temporaires peuvent toucher n’importe quelle entreprise, même les plus sérieuses. Une accumulation de dettes multiples, une procédure collective en cours ou simplement une mauvaise gestion financière expliquent parfois l’incapacité de votre débiteur à honorer ses engagements.
L’historique de votre relation commerciale et le comportement passé du client fournissent des indices précieux pour évaluer le niveau de risque et adapter votre stratégie de recouvrement. Un client habituellement ponctuel qui rencontre une difficulté passagère mérite une approche différente d’un mauvais payeur récidiviste ou d’une entreprise en situation de défaillance avérée.
Dès qu’une facture impayée est constatée, la réactivité constitue votre meilleur atout. La première relance doit intervenir rapidement, idéalement dans les 7 à 10 jours suivant l’échéance. Un simple appel téléphonique ou un email de rappel permet souvent de débloquer la situation lorsque le retard résulte d’un oubli ou d’un problème administratif mineur. Cette approche humaine facilite la régularisation rapide du paiement sans détériorer le climat de confiance.
Lorsque la première relance reste sans effet, il convient de formaliser votre demande avec une deuxième relance plus ferme. La lettre de relance doit rappeler :
Pour les transactions entre professionnels, mentionnez également l’indemnité forfaitaire de 40 euros applicable automatiquement. Cette relance informe clairement le débiteur qu’en l’absence de règlement sous le nouveau délai imparti, une procédure plus contraignante sera engagée.
La mise en demeure constitue l’ultime avertissement avant d’engager une action judiciaire et représente dans la plupart des cas une étape juridiquement obligatoire. Ce document formel exige le paiement immédiat de la créance et fixe un dernier délai généralement compris entre 7 et 15 jours pour régulariser la situation.
Pour garantir sa valeur juridique, la mise en demeure doit impérativement être envoyée par un moyen permettant de prouver sa réception effective par le débiteur. Elle doit contenir l’identification complète des parties, la description détaillée de la créance, le rappel des relances précédentes et le montant total réclamé incluant les pénalités de retard. Le document informe également le débiteur des conséquences juridiques en cas de non-paiement, notamment l’engagement d’une procédure judiciaire à ses frais.
L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 est une solution moderne pour gérer vos relances et mises en demeure. En combinant conformité juridique, réactivité et simplicité d’usage, cette approche digitale renforce votre crédibilité auprès des débiteurs tout en optimisant vos processus internes.
L’ERE AR24 permet d’envoyer un courrier recommandé dès la date d’échéance, sans impression ni déplacement. La traçabilité totale constitue l’atout majeur de l’ERE dans le cadre du recouvrement de créances. Chaque étape (dépôt, envoi, accusé de réception) est horodatée garantissant une preuve opposable en justice. Conforme au règlement européen eIDAS, cette solution assure la reconnaissance pleine et entière de vos envois par les juridictions françaises.
Un recommandé électronique parvient à son destinataire en quelques minutes contre 2 à 3 jours ouvrés pour un courrier postal classique. Cette réactivité encourage une meilleure discipline de paiement et améliore votre DSO, indicateur clé de votre performance financière.
Pour faciliter davantage les règlements, vous pouvez insérer un lien de paiement directement dans vos courriers de relance et de mise en demeure. Vos clients règlent ainsi leurs factures en quelques clics, ce qui améliore leur expérience tout en accélérant les encaissements.
L’ERE AR24 centralise et conserve automatiquement tous vos envois pendant 10 ans sur des serveurs hébergés en France. L’interface intuitive vous permet d’envoyer une relance en quelques clics depuis votre ordinateur ou smartphone. Vous pouvez personnaliser vos modèles de lettres puis les réutiliser pour gagner du temps.
Cette professionnalisation de votre démarche renforce votre crédibilité face aux débiteurs et facilite grandement la constitution de votre dossier en cas de procédure judiciaire ultérieure.
Les pénalités de retard et leurs modalités font partie des mentions devant obligatoirement figurer sur une facture et dans les conditions générales de vente.
Pour les transactions entre professionnels, les pénalités de retard s’appliquent automatiquement dès le lendemain de la date d’échéance, sans besoin de mise en demeure préalable.
Vous êtes libre de fixer le taux de pénalités à condition qu’il ne soit pas inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit un minimum de 8,28% en 2025. Le Code de commerce recommande d’utiliser le taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 10 points. Ce taux est évalué à 2,15% pour le 2e semestre 2025 soit au total 12,15% (2,15 + 10).
Le calcul est simple : Intérêt de retard = montant impayé en TTC X taux d’intérêt X nombre de jours de retard / 365. Par exemple, pour une facture de 5 000€ impayée depuis 30 jours avec un taux de 12,15%, les pénalités s’élèvent à environ 50 euros (5 000 × 12,15% × 30 ÷ 365).
À ces pénalités s’ajoute automatiquement une indemnité forfaitaire de 40 euros pour compenser vos frais administratifs de recouvrement, sans justificatif à fournir. Si vos frais réels sont supérieurs, vous pouvez réclamer un complément avec justificatifs.
Lorsque votre client est un particulier, les règles diffèrent et les pénalités de retard ne peuvent pas être appliquées. La loi protège le consommateur : un professionnel n’a donc pas le droit de facturer des intérêts de retard, ni d’exiger l’indemnité forfaitaire de 40€ prévue pour le recouvrement des créances commerciales. En cas de retard de paiement, l’entreprise peut relancer le client, mettre en demeure ou engager une procédure judiciaire si nécessaire, mais aucun frais supplémentaire automatique ne peut être ajouté à la facture. Cela distingue nettement la facturation aux particuliers de celle entre entreprises, où des pénalités sont obligatoires et strictement encadrées.
Lorsque toutes les démarches amiables échouent malgré vos relances et votre mise en demeure, le recours à la justice devient nécessaire pour récupérer vos créances. Plusieurs procédures judiciaires existent selon la nature et la complexité de votre situation :
Chaque procédure présente ses avantages spécifiques et son niveau de formalisme. Le recours à un avocat peut s’avérer nécessaire selon le montant en jeu et la complexité du dossier.
Une fois la décision de justice obtenue, si le débiteur ne s’exécute toujours pas volontairement, l’intervention d’un commissaire de justice permet d’engager des mesures d’exécution forcée comme les saisies bancaires ou mobilières.
Les factures impayées constituent une menace sérieuse pour la santé financière de votre entreprise, qu’elles proviennent de clients professionnels ou particuliers. La clé d’un recouvrement réussi réside dans trois principes essentiels : agir rapidement dès le premier jour de retard, structurer méthodiquement vos relances en escaladant progressivement le niveau de formalisme, et documenter rigoureusement chaque étape de votre démarche.
L’Envoi Recommandé Électronique AR24 transforme radicalement l’efficacité de votre processus de recouvrement. En combinant valeur juridique, rapidité d’exécution et traçabilité complète, il vous permet de professionnaliser vos processus tout en réduisant vos coûts administratifs.
Vous avez des questions sur l’Envoi Recommandé Électronique AR24 ? Contactez-nous, un expert vous accompagnera dans la dématérialisation de vos courriers.
Une facture est impayée dès lors qu’elle n’a pas été réglée à la date d’échéance prévue dans le contrat ou sur la facture.
Oui, dans la grande majorité des cas, la mise en demeure constitue une étape obligatoire avant toute action judiciaire.
Elles s’appliquent automatiquement pour les paiements entre professionnels, même si elles n’ont pas été explicitement rappelées dans la relance.
Un délai de 7 à 15 jours est courant, mais il peut varier selon la nature de la relation commerciale.
Face à la hausse des impayés, de nombreuses entreprises sont confrontées à une situation délicate : comment obtenir le paiement d’une facture ou d’une dette ? Ce désaccord peut fragiliser la relation avec un client et impacter la santé financière de l’entreprise. Pour maintenir des relations commerciales saines, il est important de mettre en place un process de recouvrement amiable : rappels, relances, mises en demeure, etc. Cependant, il arrive que le litige ne puisse être résolu à l’amiable. Dans ce cas, les entreprises n’ont pas d’autre choix que d’engager une procédure de recouvrement judiciaire qui regroupe plusieurs actions légales permettant à un créancier d’obtenir, par la justice, le règlement d’une créance, matérialisé par un titre exécutoire.
Ces procédures complexes peuvent être aujourd’hui simplifiées grâce à la dématérialisation et plus particulièrement grâce à l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24. Cette solution innovante, dotée d’une présomption de fiabilité devant la justice, permet de transmettre un courrier officiel en quelques clics seulement, tout en obtenant une preuve juridique solide. Dans cet article, nous verrons les différentes étapes du recouvrement judiciaire, quand y recourir et surtout comment l’ERE AR24 accélère ce type de procédure tout en fluidifiant les échanges entre le créancier et le débiteur.
Le recouvrement judiciaire est prévu aux articles L111-1 à L111-11 du Code des procédures civiles d’exécution. Cette procédure judiciaire commence lorsque toutes les tentatives de la procédure amiable ont échoué (relances, mise en demeure, etc.). Le recouvrement judiciaire englobe toutes les voies de recours permettant d’obtenir un titre exécutoire, autrement dit, une ordonnance ou un jugement.
Ce titre exécutoire permet de contraindre, avec l’appui d’un juge, le débiteur à procéder au paiement de sa dette. Ladite dette est alors reconnue en justice et peut concerner divers cas : factures impayées, contrats non honorés, retards de paiement répétés, difficultés financières du débiteur, etc.
La voie judiciaire, bien qu’étant souvent coûteuse et longue, permet au créancier de faire reconnaître ses droits et de préserver la trésorerie et la pérennité de l’entreprise.
Plusieurs acteurs peuvent intervenir dans une procédure de recouvrement judiciaire :
Il est nécessaire de vérifier si toutes les conditions sont réunies avant d’engager une procédure de recouvrement judiciaire. Il appartient au créancier de vérifier ces points. Il peut, s’il le souhaite, se faire assister par un avocat pour sécuriser la procédure, que ce soit durant la phase amiable ou devant le tribunal, si la voie judiciaire est inévitable en cas de non-résolution du litige à l’amiable.
L’entreprise ou le créancier doit s’assurer que la créance est certaine, liquide et exigible. Ce dernier pourra vérifier ce point avec l’aide de son avocat.
Une dette est dite certaine lorsqu’elle repose sur un contrat, une facture, une lettre de commande ou tout autre document contractuel prouvant que le débiteur doit une certaine somme d’argent au créancier. En cas de litige ou de contestation, il est impératif d’apporter la preuve de la créance devant le tribunal.
Une dette est dite liquide lorsqu’elle fait référence à une somme d’argent et dont le montant est précisément déterminé et vérifiable. En d’autres termes, l’entreprise créancière doit être en mesure d’apporter la preuve qu’elle est en droit de réclamer une somme au débiteur. Elle pourra présenter la facture, le contrat ou un relevé de comptabilité au tribunal.
Enfin, la créance doit être exigible. Autrement dit, le délai de paiement doit être arrivé à échéance. Si la date limite de paiement n’a pas été dépassée, l’entreprise créancière ne peut procéder à une assignation ou à une injonction de payer.
Avant de saisir le tribunal, le créancier doit mettre en demeure son client de payer la dette. Il s’agit d’une étape indispensable pour engager une procédure judiciaire. Cette lettre officielle est adressée au débiteur par recommandé électronique ou papier avec accusé de réception. Cette lettre vise à rappeler au débiteur ses obligations contractuelles, le montant de la dette et le délai de paiement qui lui est accordé.
Hormis ces critères, l’entreprise créancière doit :
Ces documents sont indispensables pour donner du poids à sa requête et permettre au juge de rendre sa décision.
La première chose à faire avant d’engager une procédure de recouvrement judiciaire est de se renseigner sur les délais de prescription applicables à la créance. En effet, ces délais déterminent la période durant laquelle le créancier est en droit d’engager une action en justice pour obtenir le paiement d’une dette.
Si le délai est écoulé, on dit que la créance est prescrite et le juge ne sera pas en mesure de donner suite à la requête initiée par le créancier. Ne pas se renseigner sur les délais de prescription peut donc être une grave erreur et mettre le créancier dans une situation préjudiciable. Il ne peut faire valoir ses droits, même si la dette est certaine, liquide et exigible.
Il est donc indispensable d’envoyer une lettre de mise en demeure en cas d’impayés ou de retards de paiement. Si la phase amiable est un échec, il convient de procéder rapidement à une procédure judiciaire selon votre situation (par injonction, référé-provision ou assignation au fond).
Dans le cas où le débiteur est un particulier, le délai de prescription est de deux ans à compter de la date d’échéance de la facture. Le dépôt de la requête en injonction de payer ou toute autre procédure judiciaire devra alors être effectué dans le respect de ce délai.
Dans le cas où le débiteur est un professionnel, le délai de prescription est fixé à cinq ans.
Quelle que soit la nature du contrat, le point de départ du délai de prescription est la date d’échéance de la facture, autrement dit la date à laquelle le client aurait dû effectuer le paiement. C’est donc à partir de cette date que le délai légal commence à courir.
Cette procédure concerne uniquement les créances ne dépassant pas 4000 euros, intérêts de retard compris. Elle permet d’obtenir rapidement un titre exécutoire tout en évitant une audience devant le tribunal. Concrètement, le créancier adresse une requête à un commissaire de justice, chargé d’entrer en contact avec le débiteur et de proposer un accord amiable de paiement. Si aucun accord n’est conclu, il sera nécessaire d’engager une autre procédure judiciaire.
L’injonction de payer est la procédure la plus courante. Une requête est déposée par le créancier au tribunal ayant compétence. Le dossier est ensuite examiné par un juge sans avoir à convoquer les parties. Si la créance est justifiée, ce dernier rend une ordonnance portant injonction de payer et il la notifie au débiteur.
En l’absence d’opposition dans le délai imparti par le débiteur, le créancier peut procéder à l’exécution forcée (saisie de bien, des comptes ou des revenus).
Il s’agit d’une procédure d’urgence permettant d’obtenir rapidement le versement d’une somme d’argent. La créance doit alors être non sérieusement contestable. Elle nécessite la saisie du juge des référés du tribunal ayant compétence par le biais d’une assignation. Une ordonnance est alors rendue par le juge qui accorde une provision au créancier, autrement dit un paiement partiel de la dette.
Enfin, l’assignation de paiement est la procédure la plus complète. Le créancier peut y avoir recours en cas de contestation de la créance, si le montant est élevé ou si la situation est complexe. L’avocat du créancier dépose une assignation devant le tribunal ayant compétence. Les preuves (contrats, factures) sont ensuite examinées par le juge qui rend une décision définitive. Celle-ci vaut jugement. Enfin, le commissaire de justice peut procéder à l’exécution forcée si c’est nécessaire. À noter qu’il s’agit de la procédure la plus longue et la plus complexe, mais elle permet de trancher définitivement le litige.
La preuve des échanges dans le cadre d’un recouvrement à l’amiable est indispensable pour montrer votre bonne foi et prouver que vous avez tenté de trouver un accord avec votre client.
C’est là qu’entre en jeu l’Envoi Recommandé Électronique AR24, l’allié incontournable des entreprises et des professionnels du droit. L’ERE sera utilisé pour tous les échanges dans le cadre de vos procédures de recouvrement : relances, mises en demeure ou tout autre échange avec vos clients.
La dématérialisation transforme la manière dont les entreprises gèrent un impayé. Elle permet de procéder plus rapidement à l’envoi des relances et mises en demeure tout en sécurisant les échanges avec les différents interlocuteurs. Son envoi instantané permet de limiter les retards de paiement et de favoriser un règlement plus rapide des factures, avec l’ajout d’un lien de paiement dans le corps de la relance ou de la mise en demeure.
Une preuve horodatée est générée à chaque envoi de relance ou de mise en demeure. Vous pouvez ainsi retracer les différentes étapes de la procédure : dépôt, envoi et réception. Ces éléments possèdent une présomption de fiabilité et pourront être produits devant la justice. Vous serez donc protégé en cas d’opposition ou de contestation du débiteur.
Adoptez dès aujourd’hui une solution 100% dématérialisée et gagnez du temps tout en sécurisant vos process avec l’ERE AR24. Contactez-nous, un expert vous accompagnera dans la dématérialisation des envois recommandés.
Au cours de leur activité, les entreprises peuvent être confrontées à des impayés. En tant que créancier, vous pouvez gérer vous-même l’envoi de vos relances et mises en demeure ou alors confier le recouvrement de vos factures à un cabinet de recouvrement. Découvrez dans ce guide, les bonnes pratiques pour accélérer les règlements de vos factures et réduire votre DSO. Retrouvez également en fin d’article un modèle de courrier à envoyer par Envoi Recommandé Electronique (ERE).
La mise en demeure consiste à obliger le débiteur à faire face à ses obligations qu’il n’a pas exécuté dans les délais impartis. Cette lettre officielle est un moyen de recouvrer une dette à l’amiable en forçant un débiteur à respecter ses obligations dans un délai déterminé. C’est donc un moyen d’éviter les recours judiciaires qui peuvent entraîner des procédures coûteuses et longues.
La mise en demeure ne concerne pas uniquement des sommes d’argent, elle peut aussi porter sur d’autres obligations contractuelles non respectées, comme un prestataire qui n’a pas livré un bien ou n’a pas réalisé la prestation de service.
À noter qu’une mise en demeure peut être adressée à une personne morale ou à une personne physique, par exemple, un locataire qui n’a pas payé son loyer ou un propriétaire qui n’a pas effectué des travaux.
Par ailleurs, la mise en demeure pourra être produite comme preuve devant les tribunaux attestant que vous, le créancier, avez tout tenté pour régler le litige à l’amiable.
La loi n’impose aucun délai pour envoyer une mise en demeure. En revanche, elle est généralement envoyée 30 jours après la relance restée sans réponse, ce qui est un délai raisonnable. Après l’envoi de la mise en demeure, le débiteur doit s’acquitter de ses dettes dans un délai de 30 jours.
Ce délai peut être ramené à 8 jours en cas de procédure progressive, autrement dit si vous avez effectué plusieurs relances au préalable.
Pour être conforme, le courrier de mise en demeure doit comporter quelques mentions obligatoires, telles que :
Dans le cas où l’entreprise (le créancier) fait appel à un cabinet de recouvrement, ses coordonnées devront figurer dans le courrier de mise en demeure ainsi que les alinéas 3 et 4 de l’article 32 de la loi du 9 juillet 1991 :
« Sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi, les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier. Toute stipulation contraire est réputée non écrite. Cependant, le créancier qui justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer sa créance peut demander au juge de l’exécution de laisser tout ou partie des frais ainsi exposés à la charge du débiteur de mauvaise foi. ».
De plus en plus utilisé pour les procédures de recouvrement, l’ERE est un procédé 100% dématérialisé permettant de notifier un destinataire (personne physique ou personne morale). Ce courrier est régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS.
Oui, l’ERE, grâce à ses preuves qui disposent un horodatage qualifié, peut être utilisé pour l’envoi des lettres de relances et de mises en demeure.
En effet, l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 stipule que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
De ce fait, l’ERE peut constituer un moyen rapide et sécurisé d’envoyer une mise en demeure et les preuves d’envoi et de réception pourront être portées comme preuve devant le juge en cas de recours judiciaire. Ces preuves attesteront que vous avez tenté de recouvrer les créances à l’amiable.
Grâce à son instantanéité d’envoi, l’ERE permet de supprimer les délais d’acheminement. Le débiteur est donc instantanément notifié et peut prendre connaissance de sa lettre de mise en demeure.
Bien souvent, cet acte juridique est suffisant pour que la personne morale ou physique se rappelle ses obligations et régularise sa situation dans les délais prévus par la mise en demeure.
Si, malgré vos relances et votre mise en demeure, le recouvrement des créances à l’amiable n’aboutit pas, il serait alors judicieux de lancer une procédure d’injonction de payer. Le créancier ou son avocat déposera alors une requête auprès du tribunal judiciaire ou de commerce selon les cas. L’ordonnance d’injonction de payer est ensuite signifiée par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Si le destinataire de la mise en demeure envoyée par ERE refuse d’accuser réception de son courrier, ne vous inquiétez pas. Vous n’êtes en aucun cas tenu de lui adresser un nouveau courrier par ERE ou de lui envoyer une lettre recommandée papier.
En effet, la preuve de dépôt et d’envoi générée automatiquement lors de l’envoi d’un ERE, grâce à son horodatage qualifié, peut constituer un élément de preuve susceptible d’être présenté devant le juge en cas de procédure de recouvrement judiciaire.
Par conséquent, un refus d’ERE n’a pas pour conséquence d’interrompre ou de suspendre la procédure de recouvrement. La prochaine étape sera donc naturellement de déposer une demande d’injonction de payer auprès du juge afin d’obtenir le règlement de la dette. Nous vous recommandons de vous faire assister par un avocat pour effectuer cette démarche juridique.
[Raison sociale du débiteur]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]
[N°SIRET]
[Raison sociale du créancier]
[Nom et prénom du créancier]
Fait à [Ville], le [../../….]
Objet : Mise en demeure envoyée par ERE
Madame, Monsieur,
Malgré nos nombreuses relances restées à ce jour sans réponse, nous vous rappelons par la présente que nous sommes toujours dans l’attente du règlement de la facture n°[numéro de la facture] pour la prestation réalisée le [../../….].
Conformément à nos engagements contractuels, la facture est arrivée à échéance depuis le [../../….]. En conséquence, nous vous mettons en demeure de procéder au règlement de l’intégralité de la créance dont le montant s’élève à [montant de la créance] dans un délai de 8 jours calendaires, soit avant le [../../….].
Le règlement pourra être fait par carte bancaire en vous rendant sur le lien suivant [lien de règlement] ou par virement bancaire : [coordonnées bancaires].
En l’absence de règlement dans les délais impartis, nous nous verrons contraints d’engager une procédure judiciaire.
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Nom et prénom et signature]
Vous avez des questions sur l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24? Contactez-nous ! Un expert dédié à votre secteur d’activité vous accompagnera dans la dématérialisation de vos flux recommandés.
Vous aussi créez votre compte AR24 et envoyez votre premier ERE en quelques clics seulement.
En France, les retards de paiement moyens constatés en fin d’année 2024 étaient de 13,6 jours, soit en hausse d’un jour par rapport à l’année précédente*. Peu visibles de prime abord, les retards de paiement qui s’accumulent pèsent sur la trésorerie des entreprises jusqu’à devenir un risque pour leur pérennité. En plus de mettre en péril la santé financière de votre entreprise et d’impacter votre trésorerie, la gestion des créances vous fait perdre un temps considérable puisque les chefs d’entreprise passeraient 77 jours par an à relancer leurs clients et recouvrer les créances selon la Chambre nationale des commissaires de justice. Trouver la meilleure stratégie pour optimiser et accélérer ses procédures de recouvrement n’est donc pas une option. AR24 vous aide à limiter les frais engendrés par ce type de procédures et à recouvrer rapidement vos créances en France et à l’étranger, tout en assurant votre protection juridique. Retrouvez la marche à suivre dans ce guide.
Dans le cadre de votre activité, qu’elle consiste à vendre des biens ou à proposer des prestations de services, vous émettez, à destination de vos clients, des factures qui contiennent des mentions obligatoires telles que le montant à régler. À partir de ce moment, vous détenez une créance, c’est-à-dire un droit de recevoir une somme d’argent. Votre client est alors désigné comme étant le débiteur et vous le créancier.
En cas d’oubli ou de difficultés financières du débiteur, il arrive que ce dernier détienne une dette suite au non-paiement de ses factures. Pour éviter un incident sur votre trésorerie, vous devez mettre en œuvre une stratégie efficace pour obtenir le paiement de la dette de la part du débiteur. On parle alors de recouvrement de créances. On distingue deux types de procédure :
La première chose à faire en cas d’impayé est de relancer votre client et de lui rappeler ses obligations contractuelles. Bien que les relances ne soient pas obligatoires, elles sont fortement recommandées car bien souvent, elles aboutissent au règlement de la facture. De plus, elles permettent également de préserver la relation commerciale et d’éviter un litige. Ces démarches administratives visent à obtenir le règlement de la dette de la part du débiteur de manière volontaire et éviter ainsi une procédure contentieuse qui est à la fois longue et coûteuse. Toutefois, il est important d’informer le débiteur sur votre capacité à saisir les voies judiciaires en cas de non-respect de ses obligations.
Concrètement, le recouvrement amiable consiste à relancer par téléphone et par écrit le débiteur et lui adresser une lettre de mise en demeure. La voie judiciaire quant à elle permet d’obtenir une ordonnance exécutoire émise par un juge et contraignant le débiteur à régler ses dettes.
Selon la taille et les moyens de l’entreprise, différentes personnes peuvent être à l’initiative de la procédure. Les démarches peuvent être effectuées par le créancier lui-même, le service contentieux de l’entreprise ou par un tiers en mandatant une société de recouvrement, un avocat ou un commissaire de justice.
D’un point de vue juridique, la mise en demeure n’engendre pas véritablement de conséquences pour le débiteur. Ce dernier est libre de régler volontairement sa dette ou bien de l’ignorer. Cependant, l’envoi de ce courrier officiel est indispensable pour entamer une procédure judiciaire et prouver que vous avez mis en œuvre tous les moyens en votre possession pour recouvrer la créance.
Il est impératif que certaines conditions soient réunies afin d’entamer ce type de procédure. Tout d’abord, la créance doit être certaine. Autrement dit, vous devez être en mesure de prouver son existence par le biais d’un document commercial (devis signé, bon de commande ou de livraison, facture).
Par ailleurs, le montant doit être clairement chiffré de façon précise avec une méthode de calcul claire et ceci en amont de la livraison du bien ou de la réalisation du service.
Autre point essentiel, la créance doit être exigible, c’est-à-dire que le délai de paiement accordé au client doit être arrivé à expiration. Ce délai est généralement fixé à 30 jours. À l’expiration de ce délai, la facture est considérée comme impayée.
Enfin, la créance doit être non prescrite. En effet, aucune action en justice ne peut être engagée après le délai de prescription. Ce délai est fixé à deux ans si le client est un particulier et 5 ans pour un client professionnel.
Si vos tentatives de relances téléphoniques et écrites restent sans réponse de la part de votre client, il est temps de le mettre en demeure. À noter qu’il est courant d’envoyer 1 à 3 lettres de relance.
Contrairement à la relance, la mise en demeure est obligatoire pour calculer les intérêts de retard et les pénalités. Pour être conforme, cette dernière doit contenir certaines mentions obligatoires :
En cas d’ignorance ou de refus de payer, l’injonction de payer est généralement le premier recours qu’offre la voie judiciaire. Le dossier doit être déposé au greffe du tribunal compétent. Le juge pourra alors, après étude du dossier, émettre une injonction de payer dans le cadre d’une procédure dite non-contradictoire. L’ordonnance devra alors être signifiée au débiteur par l’intermédiaire d’un commissaire de justice dans les 6 mois suivant la décision du juge.
À noter qu’il existe des alternatives à la procédure d’injonction de payer, telles que la procédure simplifiée de recouvrement de créance, le référé-provision ou encore l’assignation en paiement. Pour protéger vos intérêts et résoudre rapidement le litige, nous préconisons aux entreprises de se faire accompagner par un avocat.
L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 est un courrier 100% dématérialisé encadré par l’article 43.1 du Règlement eIDAS.
De l’envoi à la réception, ce procédé génère des preuves bénéficiant d’une présomption de fiabilité et un horodatage qualifié, ce qui permet de protéger l’expéditeur en cas de litige.
De ce fait, il est tout à fait possible d’utiliser l’ERE pour la transmission des courriers de relances et de mises en demeure (article 43.1 du Règlement eIDAS).
L’ERE est particulièrement intéressant pour optimiser vos procédures de recouvrement. Ce procédé permet d’accélérer le recouvrement des créances, de réduire votre DSO et de sécuriser votre trésorerie. En effet, l’envoi instantané permet de supprimer les délais d’acheminement, le débiteur peut alors prendre connaissance immédiatement de son courrier, ce qui augmente significativement vos chances de recouvrement rapide.
Pour simplifier les modes de règlement, vous avez la possibilité d’insérer un lien de paiement dans le corps des courriers de relance et de mise en demeure. Vos clients pourront ainsi régler leurs factures en quelques clics seulement, ce qui améliore leur expérience tout en accélérant les paiements.
Les entreprises et les sociétés de recouvrement, ayant recours à cette solution, constatent dès les premiers envois une baisse significative des coûts d’envoi liés à l’envoi des courriers dans le cadre des procédures de recouvrement.
Que vous soyez en France ou à l’étranger, les relances et mises en demeure sont envoyées en quelques clics seulement avec l’ERE AR24. La création d’un compte est nécessaire afin de pouvoir utiliser les services de recommandés électroniques AR24.
Une fois votre compte créé, vous pouvez réaliser sans délai vos premiers envois :
De son côté, le destinataire peut accuser réception de son courrier n’importe où et n’importe quand, à condition de bénéficier d’une connexion internet. En effet, même si votre client se trouve à l’étranger, il sera toujours en mesure de consulter son courrier.
Entreprises, sociétés de recouvrement, vous êtes à la recherche d’une solution digitale fiable, optimale et économique ? Qu’attendez-vous pour dématérialiser vos envois ? C’est le moment de créer un compte AR24 et de découvrir tous les services et fonctionnalités d’AR24 !
*Rapport de l’Observatoire des délais de paiement 2024
Majoritairement effectué par voie routière sur le territoire français, le transport de marchandises a connu des jours meilleurs. Aujourd’hui soumis à de fortes pressions tarifaires, le secteur se remet à peine de la crise de la Covid-19. Pour les entreprises du transport routier, les créances impayées sont un réel risque financier continuant de fragiliser encore plus le secteur. Pour ces professionnels du transport, la procédure de recouvrement des créances et le process de paiement présentent des particularités propres au secteur. Avec une chaîne de sous-traitance longue et complexe, le processus de paiement n’est pas toujours fluide et savoir contre qui engager une action de recouvrement de créance n’est pas toujours évident. Dans le but de protéger les acteurs du transport routier et logistique, la loi Gayssot a été adoptée en 1998. Que dit la loi ? Comment facilite-t-elle la procédure de recouvrement ? Quelles sont ses limites ? On fait le point.
« La lettre de voiture forme un contrat entre l’expéditeur, le voiturier et le destinataire ou entre l’expéditeur, le destinataire, le commissionnaire et le voiturier. Le voiturier a ainsi une action directe en paiement de ses prestations à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire, lesquels sont garants du paiement du prix du transport. Toute clause contraire est réputée non écrite. » (Article L.132-8 du Code de commerce)
En d’autres termes, la lettre de voiture lie les différentes parties : l’expéditeur, le voiturier qu’on appelle également le transporteur et le destinataire. Par ailleurs, la loi accorde au voiturier un droit d’engager une action directe pour réclamer le paiement de ses services de transport, à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire. En effet, ces derniers sont solidairement garants du paiement.
Il s’agit ici du cas le plus simple avec seulement 3 intervenants dans l’opération.
Bon à savoir : Toute clause contraire à ce texte de loi, figurant dans un contrat routier ou logistique, est considérée comme nulle.
En résumé, la loi Gayssot protège les sociétés du transport et de la logistique en facilitant les procédures de recouvrement et permet de récupérer rapidement une créance.
En principe, le délai de règlement d’une facture est de 30 jours, sauf si un autre délai a été convenu entre les parties. Dans le secteur du transport, ce délai ne peut dépasser 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.
En cas de non-paiement de la facture, le transporteur peut engager une action directe à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire. Il dispose d’un délai d’un an à compter de la date de livraison de la marchandise au destinataire pour agir. Une fois passé ce délai, il n’est plus possible de réclamer le recouvrement de la créance ; l’action est prescrite.
Depuis 1998, la loi Gayssot prévoit une action directe du transporteur contre l’expéditeur et le destinataire et simplifie la procédure. La première étape consiste pour le transporteur à mettre en demeure de payer la partie défaillante.
En l’absence de règlement dans les délais impartis, le transporteur notifie la suspension immédiate des effets de la lettre de voiture ou de la facture impayée.
Le destinataire ne peut alors récupérer la marchandise, tandis que le transporteur se voit interdire l’encaissement du fret.
Une fois la créance recouvrée, le transporteur pourra notifier aux parties la reprise des effets du contrat et assurer la livraison.
Il s’agit d’un moyen de pression efficace qui permet bien souvent de recouvrer les créances.
La jurisprudence est venue renforcer les droits du transporteur mis en place par l’article L.132-8 du Code de commerce en matière de recouvrement des créances.
La Cour de cassation a précisé dans un arrêt du 4 juillet 2018 que le transporteur est en position de réclamer directement le paiement des factures auprès du destinataire et de l’expéditeur qui sont garants solidaires sans devoir au préalable apporter la preuve que le donneur d’ordre n’a pas procédé au paiement.
Dans une autre affaire, le tribunal de Commerce de Nanterre précise que le voiturier peut saisir le juge des référés et obtenir l’application des dispositions de l’article L.132-8 du Code de commerce.
Par ailleurs, l’expéditeur et le destinataire ne peuvent s’affranchir de leurs obligations et ce, même en invoquant d’éventuelles difficultés financières du donneur d’ordre, comme l’a rajouté la Cour de cassation. De plus, le destinataire en tant qu’intermédiaire ou non est tenu de s’acquitter du paiement de la facture.
Il est possible que cette action directe conduise à un double paiement de la prestation de transport par l’expéditeur et le destinataire. Toutefois, ils peuvent se retourner contre le commissionnaire et récupérer les sommes versées.
Bon à savoir : Dans le cas où l’expéditeur a ajouté une clause dans la lettre de voiture interdisant la sous-traitance, le sous-traitant n’est pas en mesure de réclamer le paiement de la créance à l’expéditeur. Le sous-traitant pourra engager une action contre le transporteur principal pour obtenir son paiement.
Cette procédure simplifiée ne peut pas être appliquée dans tous les cas. La loi Gayssot concerne les créances de transport routier de marchandises en relation B2B c’est-à-dire entre professionnels. S’agissant des particuliers, d’autres règles s’appliqueront pour résoudre le litige.
Par ailleurs, l’existence de la lettre de voiture ou d’une facture de transport est nécessaire pour faire appliquer la loi Gayssot.
Enfin, hors de l’Union européenne, la loi Gayssot perd en efficacité.
Bien que très efficace en France, la loi Gayssot est difficilement applicable hors de l’Union européenne. En effet, cette loi n’a pas d’équivalent dans la Convention de Genève de 1956 régissant le transport routier international. Il est possible d’établir un lien avec la juridiction française en intentant une action en justice contre le destinataire ou l’expéditeur.
Effectivement, il est possible de combiner avec cette loi d’autres méthodes de recouvrement des créances. On peut citer les vérifications de crédits, la souscription à une assurance-crédit ou encore l’utilisation de services de recouvrement. Ces mesures associées à la loi Gayssot peuvent prémunir les risques financiers liés à l’activité du transport.
Il faudra prendre en compte que ce type de procédure entraîne souvent des coûts et des complications lors du recouvrement des créances.
Sur le sol européen, la loi dite « Rome I » détermine si la réglementation française, prévoyant des garanties supplémentaires pour les transporteurs, s’applique ou non.
Nous l’avons vu, pour faire appliquer la loi Gayssot, il est essentiel de mettre en demeure l’expéditeur et/ou le destinataire. Cette mise en demeure est envoyée par le voiturier lui-même ou par un prestataire spécialisé dans le recouvrement.
Cette externalisation permet de préserver les relations commerciales, de gagner du temps mais aussi de bénéficier d’une meilleure application des procédures judiciaires.
En effet, cette procédure peut paraître parfois longue et complexe. Dans ce cadre, l’Envoi Recommandé Electronique permet d’optimiser vos procédures de recouvrement. Ce courrier entièrement dématérialisé possède plusieurs avantages.
D’une part, il apporte à son expéditeur toute la sécurité juridique dont il a besoin dans une procédure de recouvrement en délivrant des preuves horodatées et juridiquement opposables devant un tribunal. D’autre part, il permet d’accélérer la procédure grâce à l’acheminement et l’envoi instantané, participant ainsi à réduire le DSO et à améliorer la trésorerie du transporteur. Enfin, il facilite l’envoi et la gestion des courriers recommandés ; tout est plus simple et beaucoup plus rapide.
Vous aussi créez votre compte AR24 et envoyez votre premier ERE.
Il suffit de créer votre compte et votre recommandé électronique est envoyé en quelques clics seulement.
De l’émission de la facture jusqu’à l’enregistrement du paiement dans le système comptable, le cycle de facturation peut très vite se transformer en cauchemar si vous avez de gros volumes de transaction. En effet, il ne s’agit pas simplement d’émettre des factures, la gestion des comptes clients suppose la mise en place d’une relation de confiance et d’une communication efficace sur les sujets sensibles. Parler d’argent reste un sujet tabou, pourtant c’est indispensable pour qu’un business fonctionne. Si certains clients règlent leurs factures dans les délais, d’autres volontairement ou non, oublieront de le faire. Une situation qui peut très vite impacter la trésorerie des entreprises. Heureusement, des solutions existent pour créer un cash collection performant. Découvrez dans cet article comment simplifier et accélérer vos process de recouvrement.
Le cash collection désigne la procédure visant à collecter des règlements auprès des clients que ce soit pour une prestation de services ou un produit vendu. Si le recouvrement peut sembler inconfortable, souvent associé à une approche conflictuelle et aux injonctions de payer, il reste un axe essentiel dans la gestion de la trésorerie et la pérennité des entreprises, quel que soit leur secteur.
Aujourd’hui, la tendance est au recouvrement éthique et responsable. Le cash collection intelligent repose sur 4 piliers :
Ce “smart recouvrement” en plus de préserver la relation commerciale et d’améliorer le taux de recouvrement, est moins coûteux et souvent plus rapide que les voies juridiques.
La relance par e-mail ou téléphone est souvent la première étape pour établir le dialogue avec le créancier. Les oublis et les erreurs de traitement sont fréquents, alors bien souvent, cette action permet de régulariser la situation. Il arrive malheureusement que cette action n’aboutisse pas. Les acteurs du recouvrement se tournent alors vers l’ERE pour relancer de manière plus formelle les débiteurs tout en restant à l’écoute et en privilégiant l’échange.
Plus sécurisé et plus fiable juridiquement qu’un email, cet envoi recommandé électronique est instantané et participe à la réduction de votre DSO (Day Sales Outstanding) puisque l’envoi se fait en quelques clics et les délais d’acheminement sont supprimés. Une bonne pratique est d’insérer dans le contenu du courrier de relance dématérialisé un lien de paiement, permettant de fluidifier et de simplifier le recouvrement des créances.
Malgré ces relances, il arrive que le désaccord persiste. Vient ensuite la lettre officielle de mise en demeure qui pourra être une fois encore envoyée par Envoi Recommandé Electronique. En effet, l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. » Vous recevez une preuve de dépôt et d’envoi et une preuve de réception, garantissant une traçabilité fiable et une protection en cas de procédure judiciaire.
La démarche éthique et responsable doit également transparaître dans cette lettre de mise en demeure qui doit rester bienveillante et courtoise tout en indiquant un délai maximum de paiement.
Le recouvrement judiciaire n’intervient alors qu’en dernier recours mais bien souvent, le “smart recouvrement” est efficace et permet d’éviter de saisir les tribunaux.
Aussi rapide que l’envoi d’un email, l’ERE est une solution 100% dématérialisée qui s’inscrit dans une démarche de recouvrement éthique et responsable. Les clients recherchent la simplicité et le gain de temps et c’est ce que leur offre l’ERE : plus de déplacements, une consultation du courrier disponible 24h/24, 7j/7 et un règlement facilité grâce à l’intégration d’un lien de paiement sécurisé.
Par ailleurs, en utilisant l’ERE, le débiteur instaure un dialogue où la confiance prévaut sur l’injonction et le litige. En effet, ce mode de communication peut sembler plus souple et plus conciliant qu’un courrier recommandé papier traditionnel souvent associé à un processus conflictuel.
Devenu incontournable, l’ERE AR24 s’impose depuis quelques années dans les procédures de recouvrement. Son efficacité repose non seulement sur sa simplicité, sa rapidité et sa fiabilité juridique, mais aussi sur la préservation des relations entre les entreprises.
Cette approche digitalisée et éthique séduit de nombreux acteurs du recouvrement ayant intégré AR24 à leur solution. Leurs utilisateurs profitent donc d’une solution clé en main et complète depuis laquelle ils peuvent envoyer leurs recommandés électroniques sans même avoir à basculer entre différents outils.
Concrètement, avec cette intégration, les utilisateurs bénéficient des avantages des deux solutions. Par exemple, certains logiciels de recouvrement offrent un suivi efficace des impayés via un tableau de bord, la possibilité d’automatiser des tâches et de prévenir des risques d’impayés en s’appuyant sur des données financières.
Cela se traduit par une réduction du DSO, une meilleure gestion de la trésorerie et donc une meilleure santé financière. Les tensions financières et les risques contentieux sont ainsi évités avec ce mode de recouvrement plus “smart” qui vous permet à la fois de recouvrer vos créances et de garder vos clients en portefeuille.
Prêt à optimiser votre recouvrement et à suivre la révolution en marche dans le paiement B2B ? Adoptez l’ERE et faites le choix d’un recouvrement intelligent tout en conciliant efficacité et confiance dans la relation client. Pour en savoir plus sur l’intégration d’AR24 en API, contactez nous dès aujourd’hui.
Pour voir les vidéos Youtube, vous devez accepter les cookies associés. Vous pouvez modifier vos préférences en termes de cookies en cliquant ici.
