Etape préalable avant la suspension des garanties d’assurance, la mise en demeure est envoyée par Lettre Recommandée Electronique (LRE) ou papier en cas de non-paiement de la prime dans les 10 jours suivant la date d’échéance (article L113-3 du Code des assurances). Cette mise en demeure et plus concrètement la preuve de dépôt et d’envoi dans le cadre d’un envoi électronique, ou l’avis de passage lors d’un acheminement par voie postale, fait courir un délai de 30 jours. Si à l’issue de ce délai, l’assuré n’a pas régularisé sa situation, le contrat est suspendu pour une période de 10 jours. Si aucun règlement n’est perçu par l’assurance, soit le contrat est automatiquement rompu (si la résiliation a été mentionnée dans la mise en demeure), soit l’assurance fait parvenir à l’assuré par courrier recommandé électronique une lettre de résiliation.
Que se passe-t-il en cas de refus ou de négligence de la mise en demeure envoyée par LRE ? Quelles sont les conséquences juridiques ? Et comment augmenter le taux d’accusé de réception ? On fait le point.
Sommaire :
Dès lors que la lettre recommandée électronique est acheminée par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, la LRE est considérée comme l’exact équivalent juridique de la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Elle pourra donc être utilisée dans toutes les situations où vous avez habituellement recours à un courrier recommandé avec avis de réception : lettre de mise en demeure, lettre de résiliation pour non-paiement des cotisations, résiliation infra-annuelle des contrats de complémentaire santé, etc. Dans le cadre d’un acheminement par voie électronique, vous bénéficiez de 4 types de preuves qui vous garantissent toute la protection juridique dont vous avez besoin :
Par ailleurs, l’ensemble de ces preuves sont conservées avec le courrier et les pièces jointes sur nos serveurs 100% sécurisés et accessibles à tout moment.
Deux semaines après l’envoi de la notification, il ne sera plus possible pour le destinataire d’accuser réception ou de refuser la lettre recommandée électronique. De même, lorsque ce dernier a refusé la LRE, il n’est plus possible de l’accepter et inversement. Le fait d’ignorer une LRE ou de la refuser engendre les mêmes conséquences juridiques. Même s’il n’existe pas d’obligation d’accepter un courrier recommandé, il est déconseillé pour un destinataire de refuser ou d’ignorer une LRE ou une LRAR, puisqu’il ne pourra obtenir gain de cause en en cas de contentieux. Dans certains cas, un courrier refusé ou ignoré sera considéré sur le plan juridique comme étant accepté par le destinataire. Par ailleurs, un refus ou une ignorance n’a aucun incident sur la procédure de recouvrement en cours et ne pourra ni suspendre ni annuler une résiliation pour non-paiement des cotisations puisque la preuve de dépôt fait foi au même titre que l’avis de passage. En définitive, il n’est donc pas nécessaire de doubler votre envoi électronique avec un envoi papier ou de renvoyer une LRE.
Cette étape est cruciale et obligatoire à l’envoi d’une LRE à un destinataire particulier ou à une administration et permet de vérifier l’adresse email du destinataire, si ce dernier la consulte et s’il est en capacité de le faire. Le recueil de consentement doit se faire à une date exacte, par écrit ou sur tout support prouvable. Valable pour tous les futurs envois, ce consentement est valable sans limite de temps. Dans une optique de simplifier et d’accélérer cette étape, AR24 propose aux professionnels de l’assurance plusieurs solutions pour recueillir le consentement de vos destinataires :
Comme vous l’aurez fait lors d’un envoi papier, vous devez vous assurer que les coordonnées du destinataire (nom, prénom, adresse email) soient exactes afin qu’il puisse recevoir son courrier recommandé et en accuser réception.
Etant donné qu’il est possible que l’assuré ait oublié avoir donné auparavant son consentement à être notifié par voie électronique, il est conseillé de le prévenir qu’une LRE sera prochainement délivrée sur sa boite email. Cette fonctionnalité est gratuite et permet d’augmenter votre taux d’accusé de réception. Il vous suffit pour cela de sélectionner la case « Envoyer un mail de pré-notification pour préparer votre destinataire à l’ouverture d’une LRE et ainsi avoir une meilleure expérience » directement sur votre espace AR24 ou depuis votre logiciel métier si vous avez demandé au préalable l’intégration d’AR24 en API auprès de notre service technique.
Cependant, cette pré-notification ne peut être substituée à un recueil de consentement puisqu’elle est uniquement envoyée à titre informatif. Par ailleurs, cet e-mail contient des informations pour le destinataire concernant la marche à suivre pour accuser réception de la LRE mais aussi, sur les moyens de vérification d’identité à distance mis à sa disposition.
Certains assurés peuvent être un peu réticents face à la dématérialisation des courriers de son assurance. C’est pourquoi il est important de les rassurer et de lui expliquer les avantages à recevoir des courriers recommandés directement sur leur adresse e-mail :
Deux à cinq fois moins onéreuse qu’un recommandé papier classique, la LRE possède une valeur probante et permet de notifier instantanément vos assurés tout en optimisant vos coûts d’envoi. En effet, la lettre recommandée électronique AR24 est disponible à un prix unique sans surcoût quel que soit le volume de pièces jointes (256 Mo par LRE – tous les formats sont acceptés : PDF, image, audio, vidéo, etc.) et la destination dans laquelle se trouve votre assuré destinataire. N’attendez-plus, réduisez dès à présent les coûts liés à vos procédures de recouvrement, envoyez vos premières mises en demeure par courrier recommandé électronique.
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