La mise en place de la lettre recommandée électronique chez les syndics de copropriété a été marquée par des réticences liées à une interprétation floue de la loi en ses débuts.

Suite à son évolution, notamment pour les syndics de copropriété, il convient de respecter certaines règles de mise en place de la dématérialisation.

L’évolution de la loi vers la dématérialisation des convocations

La loi Lemaire vient sécuriser le cadre juridique pour l’utilisation de la LRE entre syndics et copropriétaires.

Auparavant, certains juristes en contestaient l’utilisation à cause de deux interprétations très contestables de la loi :

  1. Le cadre contractuel ne serait pas applicable aux syndics et aux copropriétaires, puisque ces derniers ont un contrat avec leur copropriété et non avec le syndic directement
  2. Les délais de notification pourraient être rallongés si l’on considère que le destinataire peut « refuser sa LRE » et donc refuser le moyen de notification par courrier électronique puis  demander la notification par LRAR papier

Ces deux arguments étaient purement infondés :

  1. La loi ne stipulait pas que le cadre contractuel de la LRE doive nécessairement être entre les deux co-contractants ; la LRE pouvait être acheminée « pour compte »… Pour mettre fin à tout débat possible, le décret n° 2015-1325 du 21 octobre 2015 est même venu imposer que la LRE pouvait être utilisée entre syndics et copropriétaires.
  2. Etant donné que l’accord du copropriétaire est nécessaire pour le notifier par LRE, et puisque celui-ci s’est ainsi contractuellement engagé à accepter la réception d’une LRE 100% électronique, il est impossible qu’il puisse revenir sur son engagement une fois qu’il a été notifié pour demander sa notification par LRAR papier.

La loi Lemaire, votée le 8 Octobre 2016, a donc mis un point final à ces inquiétudes infondées.

Il est désormais inscrit dans la loi que

Conseils de mise en place

La mise en place de la LRE dans les relations entre les syndics et les copropriétaires nécessite deux préalables côté syndic.

C

Concernant le destinataire

Comme l’exige la loi, il convient que votre destinataire (le copropriétaire) donne préalablement son accord pour la réception d’une LRE. Cet accord est généraliste, et est valable tant pour la notification d’une convocation d’assemblée générale que pour la notification d’un procès verbal d’assemblée général.

Pour obtenir son accord, le plus simple est de lui faire signer une clause d’agrément lors d’une assemblée générale. Sinon, à l’occasion d’une rencontre, vous pouvez lui faire signer cette clause sur papier libre.

Un accord verbal ne suffit pas. Ce qui importe sera d’obtenir son accord sur un support que vous puissiez produire en justice au cas où il y avait un litige : vous devez pouvoir prouver l’accord de votre destinataire.

C

Concernant l'expéditeur

La loi exige que l’expéditeur soit identifié avec un degré de confiance élevé.

Cela implique que vous devez, syndic expéditeur, vous identifier sur AR24.fr avec un compte que vous aurez créé, mais aussi que vous deviez commander auprès d’AR24.fr des identifiants eIDAS qui vous serviront à vous identifier sur le site lors de vos futures notifications.

Vous devez donc faire la demande d’identifiants auprès d’AR24 jusqu’à une semaine avant de pouvoir utiliser le service car ils vous seront remis en main propre pour vérification d’identité.

Une fois en possession de ces identifiants, vous pourrez vous rendre sur AR24.fr. A chaque connexion, vous recevrez un SMS de vérification pour valider votre identification.