Le processus Order-to-Cash occupe une place stratégique pour la santé financière des entreprises. La qualité de la relation client, la fiabilité des encaissements, l’efficacité des relances ou encore la réduction du DSO sont des étapes essentielles du cycle de vie du processus commercial également appelé Order-to-Cash. Si ces étapes ne sont pas optimisées, elles peuvent générer des retards de paiement, alourdir la charge administrative des équipes, faire stagner le taux d’impayés et dans les cas les plus critiques, entraîner une dégradation de la trésorerie.
C’est pourquoi il est indispensable de structurer, de digitaliser et de sécuriser chaque étape du processus afin de garantir un recouvrement efficace et durable. Dans cet article, nous allons découvrir pourquoi l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) peut devenir un atout majeur dans votre stratégie de recouvrement.
Sommaire :
Le processus Order-to-Cash peut être défini comme un cycle stratégique qui débute au moment de la commande jusqu’à l’encaissement. Ce cycle englobe toutes les interactions financières et opérationnelles entre une entreprise et ses clients :
Par conséquent, l’O2C nécessite l’intervention de nombreuses fonctions commerciales. On peut par exemple, citer la gestion des stocks, le service commercial, la logistique, la facturation, le service client, la comptabilité, la production ou encore l’équipe en charge du recouvrement.
L’O2C s’appuie sur une série d’étapes essentielles pour sécuriser la trésorerie et garantir la pérennité de l’entreprise. Voici les 6 principales :
Tout commence par la prise et la validation de commande. On entend par là également la vérification des informations fournies par le client, les conditions tarifaires, la disponibilité des produits ou encore la capacité du prestataire à réaliser la prestation.
Dès que la commande est validée, l’entreprise peut alors engager toutes les actions qui sont nécessaires pour la livraison des produits ou la réalisation de la prestation. Là encore, plusieurs services seront sollicités, tels que la production, les achats ou la logistique. La qualité de l’exécution est essentielle dans cette situation afin de préserver la satisfaction client et la suite du cycle.
La livraison des produits ou la réalisation du service doit être conforme aux engagements pris en ce qui concerne la qualité, les délais ou encore la quantité. Cette étape permet d’émettre la facture, garantir le paiement et éviter les contestations.
Une fois la livraison effectuée, il est temps d’émettre la facture avec les mentions obligatoires (montant, coordonnées, conditions de paiement, références de la commande, etc.). Ce processus est à réaliser avec précision et précaution car une erreur pourrait générer des retards de paiement.
Cette étape englobe différentes sous-étapes : le suivi des échéances, les relances, la gestion des retards de paiement et si nécessaire, la mise en place d’actions de recouvrement. Ici, la performance du process de recouvrement, qu’il soit automatisé ou non, va jouer un rôle central dans la réduction du DSO. Avec un processus optimisé, il devient possible de réduire le taux d’impayés, accélérer les encaissements et améliorer la trésorerie de l’entreprise. Si vous ne recevez pas le paiement à la date d’échéance, vous êtes en droit d’envoyer une lettre de relance.
Une fois la facture réglée, le paiement doit être enregistré dans les systèmes comptables et financiers. L’enregistrement du paiement permet d’avoir une vision en temps réel de la trésorerie, des créances et de la performance du cycle O2C. Plus vite les impayés sont identifiés et plus vite, l’entreprise pourra engager des actions de recouvrement.
Le processus Order-to-Cash ne va pas seulement impacter la gestion administrative, mais aussi la satisfaction client, la fluidité des opérations internes ou encore les délais de paiement. Ce cycle aura donc un impact direct sur la santé financière de l’entreprise.
Dans ce contexte, les entreprises ont tout intérêt à instaurer un cycle O2C performant afin d’éviter les erreurs de facturation, les contestations, les retards de livraison, les oublis de relance ou toute autre action susceptible de dégrader la relation client ou de ralentir les encaissements.
En utilisant le cycle O2C comme un levier de performance globale, les entreprises peuvent améliorer leur trésorerie, optimiser les processus internes et renforcer la relation client.
Le recouvrement à l’amiable est une étape clé du processus Order-to-Cash. Cependant, les méthodes traditionnelles peuvent limiter l’efficacité des processus de recouvrement et entraîner un allongement des délais de paiement. En voici quelques-unes :
Suivre l’encaissement des paiements et les relances de façon manuelle affecte considérablement votre DSO et augmente le taux d’impayés. De plus, la perte de temps est conséquente, tout comme les erreurs humaines.
Envoyer des courriers de relances et de mises en demeure par recommandé papier engendre des coûts d’impression et d’affranchissement conséquents, des délais d’acheminement plus longs ou encore des risques de pertes ou une non-distribution.
C’est pourquoi de nombreuses entreprises font le choix de dématérialiser leurs courriers avec l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24.
Les outils traditionnels ne permettent pas toujours de suivre en temps réel l’historique des échanges avec le client, les dates exactes d’envoi des relances et de mises en demeure, ou encore le statut en temps réel des courriers. Il existe des solutions comme AR24 qui permettent de suivre et de gérer ses recommandés électroniques accessibles partout et à tout moment en quelques clics seulement. AR24 permet également d’optimiser la gestion des preuves d’envoi et de réception ainsi que la conservation des courriers envoyés. Ils restent accessibles n’importe où et n’importe quand et sont hébergés sur des serveurs français.
L’ERE constitut l’alternative numérique idéale aux relances et mises en demeure papier. Il permet d’envoyer tout type de courriers et de pièces jointes à un destinataire particulier ou professionnel de façon instantanée.
En raison de sa fiabilité juridique, l’ERE s’impose comme une solution indispensable, adaptée aux enjeux du recouvrement.
Adopter l’Envoi Recommandé Électronique dans votre stratégie de recouvrement permet de profiter de nombreux atouts :
Contrairement au recommandé papier, l’ERE est acheminé de façon instantanée. De ce fait, le destinataire prend immédiatement connaissance de son recommandé électronique. Par ailleurs, le gain de temps se fait également ressentir au niveau de la préparation du courrier, car il n’est plus nécessaire d’imprimer, plier ou affranchir les lettres.
Même dans un contexte de recouvrement, l’ERE préserve la relation commerciale en offrant une communication plus transparente et plus professionnelle. Le destinataire peut recevoir immédiatement son courrier, l’ouvrir d’un simple clic et prendre connaissance de la relance ou de la mise en demeure.
L’ERE AR24 est une solution nettement plus économique que le recommandé papier. En supprimant les coûts d’impression et de préparation, l’ERE réduit significativement les dépenses liées au recouvrement. En plus de permettre aux entreprises de maîtriser leurs coûts, AR24 propose des tarifs transparents et fixes peu importe la destination et le volume du courrier jusqu’à 256 Mo par envoi. Si vous traitez des volumes d’envoi important, vous pouvez bénéficier de tarifs dégressifs et transparents.
Comme de nombreuses entreprises, accélérez votre recouvrement en adoptant dès à présent l’Envoi Recommandé Électronique. Pour en savoir plus sur l’Envoi Recommandé Electronique, n’hésitez pas à nous contacter. Un expert dans votre secteur d’activité vous répondra ou il suffit de créer votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics seulement.
Un retard de paiement est souvent un incident isolé, mais lorsque les créances s’accumulent, elles deviennent un véritable frein pour les entreprises. En effet, la trésorerie peut se voir fragilisée et l’organisation interne perturbée. Les équipes perdent alors un temps considérable dans la gestion des relances. Chaque relance de facture impayée représente du temps, de l’énergie et des ressources, cela au détriment du développement de l’activité.
C’est pourquoi il est indispensable pour les entreprises de mettre en place un processus de relance et de recouvrement amiable efficace tout en préservant la relation client. L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 intervient à chaque étape clé du recouvrement amiable : rappel, relance et mise en demeure. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur cette procédure, mais aussi comment l’ERE simplifie les démarches des créanciers.
À première vue, un retard peut sembler anodin, mais quand les factures impayées deviennent récurrentes ou lorsque les délais de remboursement se rallongent, les créances s’accumulent, perturbant ainsi l’ensemble du processus financier.
Concrètement, les règlements arrivent en retard alors que l’entreprise doit assumer différentes charges : salaires, achat de fournitures, investissements, remboursement de crédit, cotisations sociales, frais de déplacement, formation professionnelle, etc. Il peut rapidement se créer un décalage entre les sorties d’argent et les entrées fragilisant ainsi la trésorerie de l’entreprise.
L’entreprise n’a alors pas d’autre choix que de relancer rapidement les débiteurs. Et si les relances restent sans réponse, elle devra alors rapidement engager d’autres démarches comme l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Outre l’aspect financier, un impayé peut fragiliser la relation client. Il est donc important pour le créancier de gérer le recouvrement des créances avec une stratégie efficace tout en respectant le formalisme de la procédure.
Le recouvrement amiable regroupe l’ensemble des démarches qu’un créancier peut mettre en œuvre pour recouvrer une créance et obtenir le paiement d’une dette. Contrairement au recouvrement judiciaire, il ne nécessite pas l’intervention d’un juge ni le passage devant un tribunal.
Cette phase repose sur le dialogue entre le créancier et le débiteur dans le but de trouver une solution amiable.
Pourquoi le recouvrement amiable est-il la première étape ?
Le recouvrement amiable est l’étape qui précède le recouvrement judiciaire, qui est souvent une procédure longue et coûteuse. Cette phase amiable permet au créancier d’agir rapidement et de rappeler au débiteur ses obligations légales. Ce type de démarche vise à conserver une approche respectueuse et professionnelle.
Bien qu’elle soit moins formelle qu’un recours judiciaire, le recouvrement amiable offre la possibilité au créancier d’obtenir un règlement rapide sans avoir à passer devant le juge.
Le recouvrement amiable repose sur un processus progressif qui comporte différentes étapes. Après la prise de contact et la relance du débiteur, le créancier peut envisager de négocier un accord avec ce dernier, notamment s’il rencontre des difficultés financières.
Les négociations peuvent porter sur la mise en place :
Si le débiteur ne respecte pas cet accord, le créancier devra envoyer une lettre de mise en demeure ou engager une procédure judiciaire.
Pour recouvrer une créance de façon amiable, le créancier doit suivre chaque phase du processus et respecter un formalisme particulier.
Voici les pratiques courantes du recouvrement amiable :
La relance téléphonique permet de prendre contact avec le débiteur. Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, elle est recommandée pour rappeler au débiteur l’existence de la dette.
Souvent, il s’agit d’un simple oubli de la part du débiteur. Cet appel permet bien souvent d’aboutir au règlement de la dette.
Si la relance téléphonique n’a pas abouti, le créancier doit formaliser sa demande par écrit. Cette relance est plus formelle qu’une simple relance téléphonique et permet de conserver une trace écrite. Il est d’usage d’utiliser l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24 pour des raisons de simplicité, de rapidité et de fiabilité.
La lettre de relance doit rappeler :
En l’absence de réponse aux différentes relances ou si aucun accord n’est trouvé entre les parties, le créancier doit envisager de mettre en demeure le débiteur. Cette lettre de mise en demeure doit rappeler les conséquences de détenir une dette. En effet, le débiteur s’expose à des poursuites judiciaires. Il peut s’agir d’une injonction de payer ou d’une saisine du tribunal.
Il est impératif de conserver une trace de la mise en demeure qui devra être conservée dans un dossier dédié au recouvrement. Dans cette situation, il est préconisé d’utiliser l’ERE AR24. Cette solution génère des preuves de dépôts, d’envoi et de réception permettant d’attester que vous avez bien tenté de résoudre le litige à l’amiable. Ces preuves fournies par AR24 pourront être portées devant le juge.
Si, malgré toutes les relances et la mise en demeure, le débiteur ne règle pas sa créance, le créancier doit envisager le recouvrement contentieux. Cette étape intervient lorsque le recouvrement amiable n’a pas permis d’obtenir le paiement et qu’il devient nécessaire de faire valoir ses droits devant la justice.
Le recouvrement à l’amiable est le moyen le plus simple, le plus rapide et le moins coûteux. Il permet d’éviter les frais de justice, les délais d’attente du tribunal ou encore les coûts liés aux exécutions forcées. Pour une entreprise, le recouvrement amiable des créances est un gain de temps non négligeable.
Saisir la justice peut grandement affecter la relation client. La procédure amiable a pour but de maintenir une relation commerciale saine, de prendre en compte les difficultés passagères des sociétés clientes et les imprévus qu’elles peuvent rencontrer en leur proposant des conditions de règlement adaptées.
En résumé, cette approche à l’amiable vise à résoudre les conflits plus rapidement.
Avec l’envoi de la lettre de mise en demeure par ERE AR24, vous pouvez constituer un dossier juridique solide grâce aux preuves d’envoi, de dépôt et de réception qui disposent d’un horodatage qualifié. Les preuves ainsi que le contenu de vos courriers sont conservées pendant 10 ans et peuvent établir que vous avez relancé votre client et tenté de négocier avec lui.
Vous pouvez également prouver que la créance est certaine, liquide et exigible, autrement dit, que la facture est arrivée à échéance et que le délai de paiement est dépassé.
Le créancier est tenu à certaines obligations et doit respecter la procédure prévue par le Code de commerce et droit de la consommation.
Le créancier doit être en mesure de justifier l’existence de la créance sans quoi la demande de règlement pourra être contestée.
L’entreprise doit prendre en compte les difficultés financières passagères des sociétés clientes et leur proposer des solutions temporaires sans exercer de pression abusive ni répétée. En effet, les démarches doivent être réalisées de façon respectueuse.
Cette lettre est obligatoire et doit répondre à un certain formalisme. Elle doit notamment contenir des mentions obligatoires :
À noter que l’entreprise doit accorder un délai de 8 jours à ses clients pour le règlement des dettes.
Il est indispensable de conserver des preuves pour constituer un dossier solide en cas de procédure judiciaire.
Vous devez donc garder :
L’entreprise a tout intérêt à agir rapidement. Idéalement, la première relance pourra intervenir dès l’échéance dépassée. En effet, plus vous intervenez rapidement et plus vous avez des chances d’obtenir un règlement rapide de la facture impayée.
Il est préconisé de mettre en place un processus de relance bien défini au sein de votre entreprise. Cela permet non seulement d’assurer un suivi rigoureux, de gagner du temps, mais aussi d’optimiser l’efficacité du recouvrement des créances.
En cas de difficultés de paiement de vos clients, il pourrait être intéressant de proposer un calendrier clair avec des sommes raisonnables à régulariser à une date déterminée sans que cela n’affecte votre trésorerie. Vous pourrez ainsi éviter une procédure judiciaire.
L’ERE AR24 est une solution idéale pour sécuriser vos relances, mais aussi pour gagner un temps précieux. Nous allons voir dans la dernière partie de cet article, le cadre légal de ce courrier dématérialisé ainsi que les avantages pour les entreprises dans ce type de procédure.
Mettre en place un logiciel de recouvrement peut vous permettre d’automatiser l’envoi des relances et des mises en demeure, de suivre les créances et paiements en temps réel, d’éviter les erreurs humaines et de centraliser tous les échanges du dossier.
À noter que l’ERE AR24 est déjà intégré à certains logiciels de recouvrement. Vous pourrez ainsi améliorer la gestion des retards de paiement.
Par ailleurs, il pourrait être judicieux de faire appel à une société spécialisée dans le recouvrement des créances. Le rôle de ces sociétés est de prendre en charge toute une partie du processus : relances, négociations, mises en demeure, préparation des dossiers pour saisir la justice, etc.
L’ERE est un recommandé dématérialisé permettant d’obtenir des preuves de l’envoi à la réception du courrier. Chaque preuve dispose d’un horodatage qualifié et d’une présomption de fiabilité. Ainsi, les échanges concernant une facture impayée seront sécurisés et tracés de façon fiable.
L’ERE AR24 offre de nombreux avantages pour optimiser la gestion d’une créance et fluidifier les échanges avec les clients dont la facture n’a pas été réglée.
Avec l’ERE, les communications sont envoyées instantanément. Le destinataire peut alors prendre immédiatement connaissance du courrier recommandé et procéder au remboursement de sa dette.
Les sociétés de recouvrement ou celles qui détiennent la créance et qui utilisent AR24 peuvent gagner un temps précieux. L’envoi et la gestion des courriers se font en quelques clics depuis une plateforme intuitive qui ne demande aucune installation. Il suffit de créer son espace personnel pour commencer à utiliser les services d’AR24.
La solution AR24 est une solution parfaitement adaptée à vos enjeux. Elle permet l’envoi simultané de courriers à des dizaines de destinataires. Par ailleurs, il vous est possible d’ajouter un lien de paiement à vos courriers afin de faciliter le règlement des factures. Enfin, l’expéditeur pourra enregistrer des modèles de courriers afin de gagner du temps sur les prochains envois.
Entreprises, sociétés de recouvrement, vous êtes à la recherche d’une solution digitale fiable, optimale et économique ? C’est le moment de créer un compte AR24 et de découvrir tous les services et fonctionnalités d’AR24 !
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Maintenir une gestion saine des créances impayées peut être un vrai défi, surtout lorsque l’on voit les délais de paiement se rallonger, les défaillances augmenter ou les impayés se multiplier. Et lorsqu’un client ou un partenaire ne règle pas sa facture, l’entreprise n’a pas d’autre choix que d’engager une procédure plus formelle : le recouvrement contentieux. Elle exerce alors une pression plus forte sur son client afin d’obtenir le paiement d’une dette. Pour cela, il est essentiel de connaître et de maîtriser les différentes étapes d’une procédure de recouvrement afin de minimiser l’impact des retards de paiement et des impayés qui peuvent fragiliser la trésorerie de l’entreprise, voire menacer la pérennité de celle-ci.
Dans cet article, nous verrons la différence entre recouvrement amiable et recouvrement contentieux. Nous verrons comment l’ERE d’AR24 (Envoi Recommandé Électronique) peut être un levier efficace pour sécuriser les démarches de recouvrement contentieux et enfin, nous aborderons les différents recours dans le cadre du recouvrement contentieux.
Également appelé recouvrement judiciaire, le recouvrement contentieux désigne l’ensemble des actions judiciaires mises en œuvre par une entreprise lorsque les clients ne se sont pas acquittés du règlement de leurs factures. Le recouvrement contentieux intervient donc après un recouvrement amiable qui n’a pas pu aboutir à un accord.
À noter que vous êtes tenu de dialoguer avec votre client pour tenter de recouvrer la créance à l’amiable. Cependant, si le contentieux persiste, vous pourrez contraindre les clients à payer leurs dettes en faisant appel à la justice ou à un professionnel habilité, tel qu’un avocat ou un commissaire de justice.
L e recouvrement contentieux repose sur un cadre légal strict visant à protéger les parties. Afin de pouvoir entamer une procédure judiciaire, il est impératif de prouver qu’on a bien tenté de trouver un accord et de recouvrer la créance à l’amiable. C’est là qu’intervient l’ERE, une solution dotée d’une présomption de fiabilité et permettant de notifier un destinataire en quelques clics seulement.
Les différences entre le recouvrement amiable et le recouvrement contentieux se manifestent à différents niveaux. Vous avez tout intérêt à privilégier le recouvrement amiable, qui permet de maintenir une bonne entente avec les clients, d’éviter les frais de justice et de réduire la durée des procédures.
Le recouvrement à l’amiable repose sur la négociation, tandis que le recouvrement contentieux implique des procédures légales ainsi que l’intervention de la justice. Dans un premier temps, vous pouvez effectuer des relances par téléphone ou envoyer des courriers de rappel. La première lettre de relance vise simplement à rappeler au débiteur ses obligations contractuelles. Dans le second cas, le recouvrement contentieux implique des moyens d’action plus contraignants permettant d’obtenir un titre exécutoire. Ce titre exécutoire permet de forcer les clients à régler leur dette. Dans ce cadre, les recours sont variés : l’injonction de payer, le référé-provision, l’assignation au fond, la saisie conservatoire, l’exécution forcée.
En plus de préserver l’entente commerciale, d’éviter les coûts et les délais liés à un recouvrement contentieux, le recouvrement amiable est une étape obligatoire qui précède la saisie de la voie judiciaire. Elle ne doit donc pas être menée à la légère. D’autant plus qu’elle permet d’aboutir, dans la majorité des cas, à la résolution du litige entre le créancier et le débiteur. En effet, les simples retards de paiement de factures et les oublis peuvent être fréquents.
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, qu’elle soit amiable ou contentieuse, la preuve des échanges entre le créancier et le débiteur joue un rôle essentiel. Il est en effet indispensable de pouvoir attester de l’envoi, de la réception et du contenu des courriers adressés au débiteur, notamment lors d’une mise en demeure.
C’est là qu’intervient l’ERE AR24, un recommandé 100% dématérialisé et disposant d’une fiabilité de présomption devant un juge.
Chaque transmission réalisée avec l’ERE génère des preuves horodatées retraçant les différentes étapes : dépôt, envoi, réception et contenu. Ces éléments sont certifiés par un horodatage qualifié et conservés pendant 10 ans dans un espace sécurisé et sur des serveurs situés en France. Le créancier dispose donc de preuves juridiquement opposables en cas de litige.
L’ERE permet d’envoyer un courrier de relance, de mise en demeure ou toute autre notification en quelques clics et de façon instantanée, supprimant ainsi les délais d’acheminement classiques.
De son côté, le destinataire est notifié instantanément, ce qui accélère le traitement des dossiers et peut limiter les retards de paiement.
Par ailleurs, l’expéditeur peut ajouter dans le corps de son courrier de relance ou de mise en demeure un lien de paiement, ce qui facilite les encaissements
Cette rapidité est un atout majeur dans les procédures de recouvrement où le facteur temps est souvent déterminant.
L’ERE élimine les coûts d’impression, de l’acheminement jusqu’à la conservation des courriers et des preuves. En optant pour l’ERE AR24, les professionnels peuvent bénéficier d’une solution optimale à un coût unique et fixe, quel que soit le nombre de pièces jointes envoyées (jusqu’à 256 Mo) ou le pays de destination. Les utilisateurs réalisent ainsi des économies conséquentes.
Le passage au contentieux ne doit pas intervenir trop tôt. Lorsque le créancier voit que ses relances et ses tentatives de résolution à l’amiable sont inefficaces et restent ignorées, il peut alors envisager d’entamer une procédure judiciaire. Il devra montrer qu’il a épuisé toutes les démarches amiables et que celles-ci n’ont pas abouti.
Il est important de rappeler que la mise en demeure constitue une condition préalable obligatoire pour engager un recouvrement contentieux. Le créancier devra donc s’assurer qu’il dispose bien de la preuve de dépôt de la mise en demeure. Dans le cas où le débiteur refuse ou ignore le courrier de mise en demeure, cela n’empêche pas le créancier d’engager une procédure judiciaire. En effet, la preuve de dépôt vaut preuve de l’envoi et suffit à prouver qu’il a bien tenté de résoudre le litige à l’amiable.
Par ailleurs, si le débiteur conteste la validité ou le montant de la créance, la résolution du litige à l’amiable devient difficile et dans ce cas, le passage au recouvrement contentieux est alors inévitable et c’est alors au juge de trancher le litige.
À noter que si le délai de prescription approche (2 ans pour un particulier et 5 ans pour un professionnel), il est impératif pour le créancier d’engager une procédure judiciaire afin d’interrompre la prescription et de préserver ses droits.
Enfin, si l’entreprise s’aperçoit que la situation financière du débiteur se dégrade, par exemple, si les retards sont répétés, si les ou si des informations confirment ces difficultés, il doit agir rapidement et engager une procédure de recouvrement contentieux pour préserver ses droits avant que le débiteur ne devienne insolvable.
Cette étape permet de contraindre le débiteur à régler ses dettes. Plusieurs procédures existent selon la nature de la créance, le montant de la dette et la situation du client.
Voici les principales actions judiciaires possibles pour assurer la gestion efficace des impayés et sécuriser les paiements.
L’injonction de payer est la procédure la plus courante dans un recouvrement contentieux. Pour qu’elle soit exigible, l’entreprise doit détenir une créance certaine, liquide et exigible. Cette dernière dépose alors une requête auprès du tribunal compétent. Si la demande est jugée fondée, le juge rend une ordonnance portant injonction de payer, qui devient un titre exécutoire après signification au débiteur.
Il s’agit d’une action judiciaire qui permet d’obtenir rapidement le paiement d’une créance non sérieusement contestée. L’entreprise doit saisir le tribunal afin que le juge ordonne une provision, autrement dit le versement immédiat de la somme, en attendant la décision au fond. Cette procédure est utilisée en cas d’urgence lorsque les délais de paiement s’allongent ou que la situation a pour effet de mettre en péril la trésorerie de l’entreprise.
L’assignation au fond est la procédure contentieuse la plus formelle. Elle vise à assigner le débiteur pour trancher le litige de manière complète. Le créancier pourra faire appel à ce type de procédure en cas de contestation de la créance par le débiteur ou en cas de dégradation de l’entente avec le client. Cette procédure est plus longue et plus coûteuse, mais elle permet de résoudre le litige de façon définitive. Après le jugement, il n’y a plus d’incertitude juridique.
La saisie conservatoire est une mesure préventive qui consiste à geler les biens, comptes bancaires ou créances du débiteur. Ainsi, ce dernier ne pourra dissimuler ou transférer des fonds avant le jugement. Cette procédure intervient donc avant l’obtention du titre exécutoire et à condition que l’entreprise bénéficie de suffisamment d’éléments pour prouver un risque de non-paiement. La récupération des sommes pourra être possible lorsque la saisie conservatoire se transforme en saisie exécutoire, une fois le titre exécutoire obtenu.
Une fois le titre exécutoire obtenu, l’entreprise fait appel à un commissaire de justice (anciennement huissier). Ce dernier procède à la saisie des biens, des salaires ou des comptes débiteurs. Cette phase marque la conclusion de la procédure de recouvrement judiciaire et permet d’obtenir le règlement intégral des sommes dues. Il est important de noter que cette action d’exécution doit respecter un cadre légal strict afin de garantir la protection des droits des parties.
En résumé, chaque recours constitue une phase clé dans la gestion des impayés et la sécurisation des paiements.
En s’appuyant sur des solutions modernes comme l’ERE AR24, les professionnels peuvent simplifier leurs démarches, renforcer la fiabilité juridique de leurs actions et optimiser la récupération de leurs créances tout en préservant autant que possible la relation client. Adoptez dès aujourd’hui une solution 100% dématérialisée et gagnez du temps avec l’ERE AR24. Contactez nos experts afin de vous guider !
Les factures impayées constituent l’un des principaux défis financiers des entreprises françaises. Chaque année, des milliers de professionnels subissent des retards de paiement qui fragilisent leur trésorerie et compromettent leur développement. Selon l’enquête Coface d’octobre 2025, 86 % des entreprises françaises déclarent avoir subi des retards de paiement au cours des 12 derniers mois. Comment réagir face à une facture impayée ? Quelles sont les étapes légales à respecter ? Dans cet article, vous découvrirez comment anticiper et traiter efficacement les factures impayées, comprendre leurs impacts sur votre activité et utiliser l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) pour renforcer vos procédures de recouvrement.
Une facture impayée désigne une créance non réglée à sa date d’échéance, qu’elle concerne une transaction entre professionnels ou une vente à un particulier. Dès le lendemain de cette échéance, le document devient juridiquement exigible et ouvre droit à des actions de recouvrement. Le cadre légal diffère toutefois selon la nature du débiteur : le Code de commerce encadre strictement les relations entre professionnels avec application automatique de pénalités, tandis que les transactions impliquant des particuliers relèvent du droit de la consommation avec des règles plus souples.
Il protège ainsi les entreprises confrontées à des retards répétés, qu’ils proviennent de clients professionnels ou de consommateurs particuliers, et incite fortement l’ensemble des débiteurs à honorer leurs engagements financiers dans les délais convenus.
Les conséquences financières des factures impayées sont souvent sous-estimées. Au-delà du montant non perçu, ces retards génèrent un effet domino dangereux : tension de trésorerie, difficultés à payer vos propres fournisseurs, dégradation de votre réputation et risque de pénalités.
L’augmentation du besoin en fonds de roulement mobilise des ressources qui auraient pu financer votre développement. Projets d’investissement gelés, recrutements reportés, opportunités de croissance manquées : l’impact est considérable. Sans compter le temps précieux que vos équipes consacrent aux relances, au détriment de missions à plus forte valeur ajoutée.
Comprendre l’origine d’un impayé est essentiel pour adapter la démarche de relance et éviter qu’un incident se reproduise.
Avant d’engager toute procédure de recouvrement, il est essentiel de vérifier systématiquement la conformité de votre facturation. De nombreux impayés résultent en réalité d’anomalies internes bloquant le traitement par le client et pouvant retarder le paiement sans mauvaise volonté de celui-ci :
La cohérence entre la facture émise et la livraison effectuée doit être irréprochable. Vérifiez également que l’adresse de facturation correspond bien au service comptable du client et que vos coordonnées bancaires sont exactes. Ces vérifications préalables vous évitent d’entamer des démarches de relance inutiles pour un simple problème administratif facilement résolvable.
Certaines factures impayées résultent d’un désaccord légitime : retard de livraison, prestation non conforme ou problème de qualité. Dans ces situations, résolvez d’abord le litige commercial avant toute action de recouvrement, au risque d’envenimer la relation et de retarder davantage le règlement.
L’analyse des conditions contractuelles permet souvent d’identifier la source du désaccord. Une communication transparente et la recherche d’un compromis s’avèrent plus efficaces qu’une approche contentieuse, particulièrement avec un partenaire stratégique de longue date.
Enfin, certains impayés révèlent une réelle fragilité économique de votre client. Les problèmes de trésorerie temporaires peuvent toucher n’importe quelle entreprise, même les plus sérieuses. Une accumulation de dettes multiples, une procédure collective en cours ou simplement une mauvaise gestion financière expliquent parfois l’incapacité de votre débiteur à honorer ses engagements.
L’historique de votre relation commerciale et le comportement passé du client fournissent des indices précieux pour évaluer le niveau de risque et adapter votre stratégie de recouvrement. Un client habituellement ponctuel qui rencontre une difficulté passagère mérite une approche différente d’un mauvais payeur récidiviste ou d’une entreprise en situation de défaillance avérée.
Dès qu’une facture impayée est constatée, la réactivité constitue votre meilleur atout. La première relance doit intervenir rapidement, idéalement dans les 7 à 10 jours suivant l’échéance. Un simple appel téléphonique ou un email de rappel permet souvent de débloquer la situation lorsque le retard résulte d’un oubli ou d’un problème administratif mineur. Cette approche humaine facilite la régularisation rapide du paiement sans détériorer le climat de confiance.
Lorsque la première relance reste sans effet, il convient de formaliser votre demande avec une deuxième relance plus ferme. La lettre de relance doit rappeler :
Pour les transactions entre professionnels, mentionnez également l’indemnité forfaitaire de 40 euros applicable automatiquement. Cette relance informe clairement le débiteur qu’en l’absence de règlement sous le nouveau délai imparti, une procédure plus contraignante sera engagée.
La mise en demeure constitue l’ultime avertissement avant d’engager une action judiciaire et représente dans la plupart des cas une étape juridiquement obligatoire. Ce document formel exige le paiement immédiat de la créance et fixe un dernier délai généralement compris entre 7 et 15 jours pour régulariser la situation.
Pour garantir sa valeur juridique, la mise en demeure doit impérativement être envoyée par un moyen permettant de prouver sa réception effective par le débiteur. Elle doit contenir l’identification complète des parties, la description détaillée de la créance, le rappel des relances précédentes et le montant total réclamé incluant les pénalités de retard. Le document informe également le débiteur des conséquences juridiques en cas de non-paiement, notamment l’engagement d’une procédure judiciaire à ses frais.
L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 est une solution moderne pour gérer vos relances et mises en demeure. En combinant conformité juridique, réactivité et simplicité d’usage, cette approche digitale renforce votre crédibilité auprès des débiteurs tout en optimisant vos processus internes.
L’ERE AR24 permet d’envoyer un courrier recommandé dès la date d’échéance, sans impression ni déplacement. La traçabilité totale constitue l’atout majeur de l’ERE dans le cadre du recouvrement de créances. Chaque étape (dépôt, envoi, accusé de réception) est horodatée garantissant une preuve opposable en justice. Conforme au règlement européen eIDAS, cette solution assure la reconnaissance pleine et entière de vos envois par les juridictions françaises.
Un recommandé électronique parvient à son destinataire en quelques minutes contre 2 à 3 jours ouvrés pour un courrier postal classique. Cette réactivité encourage une meilleure discipline de paiement et améliore votre DSO, indicateur clé de votre performance financière.
Pour faciliter davantage les règlements, vous pouvez insérer un lien de paiement directement dans vos courriers de relance et de mise en demeure. Vos clients règlent ainsi leurs factures en quelques clics, ce qui améliore leur expérience tout en accélérant les encaissements.
L’ERE AR24 centralise et conserve automatiquement tous vos envois pendant 10 ans sur des serveurs hébergés en France. L’interface intuitive vous permet d’envoyer une relance en quelques clics depuis votre ordinateur ou smartphone. Vous pouvez personnaliser vos modèles de lettres puis les réutiliser pour gagner du temps.
Cette professionnalisation de votre démarche renforce votre crédibilité face aux débiteurs et facilite grandement la constitution de votre dossier en cas de procédure judiciaire ultérieure.
Les pénalités de retard et leurs modalités font partie des mentions devant obligatoirement figurer sur une facture et dans les conditions générales de vente.
Pour les transactions entre professionnels, les pénalités de retard s’appliquent automatiquement dès le lendemain de la date d’échéance, sans besoin de mise en demeure préalable.
Vous êtes libre de fixer le taux de pénalités à condition qu’il ne soit pas inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit un minimum de 8,28% en 2025. Le Code de commerce recommande d’utiliser le taux directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 10 points. Ce taux est évalué à 2,15% pour le 2e semestre 2025 soit au total 12,15% (2,15 + 10).
Le calcul est simple : Intérêt de retard = montant impayé en TTC X taux d’intérêt X nombre de jours de retard / 365. Par exemple, pour une facture de 5 000€ impayée depuis 30 jours avec un taux de 12,15%, les pénalités s’élèvent à environ 50 euros (5 000 × 12,15% × 30 ÷ 365).
À ces pénalités s’ajoute automatiquement une indemnité forfaitaire de 40 euros pour compenser vos frais administratifs de recouvrement, sans justificatif à fournir. Si vos frais réels sont supérieurs, vous pouvez réclamer un complément avec justificatifs.
Lorsque votre client est un particulier, les règles diffèrent et les pénalités de retard ne peuvent pas être appliquées. La loi protège le consommateur : un professionnel n’a donc pas le droit de facturer des intérêts de retard, ni d’exiger l’indemnité forfaitaire de 40€ prévue pour le recouvrement des créances commerciales. En cas de retard de paiement, l’entreprise peut relancer le client, mettre en demeure ou engager une procédure judiciaire si nécessaire, mais aucun frais supplémentaire automatique ne peut être ajouté à la facture. Cela distingue nettement la facturation aux particuliers de celle entre entreprises, où des pénalités sont obligatoires et strictement encadrées.
Lorsque toutes les démarches amiables échouent malgré vos relances et votre mise en demeure, le recours à la justice devient nécessaire pour récupérer vos créances. Plusieurs procédures judiciaires existent selon la nature et la complexité de votre situation :
Chaque procédure présente ses avantages spécifiques et son niveau de formalisme. Le recours à un avocat peut s’avérer nécessaire selon le montant en jeu et la complexité du dossier.
Une fois la décision de justice obtenue, si le débiteur ne s’exécute toujours pas volontairement, l’intervention d’un commissaire de justice permet d’engager des mesures d’exécution forcée comme les saisies bancaires ou mobilières.
Les factures impayées constituent une menace sérieuse pour la santé financière de votre entreprise, qu’elles proviennent de clients professionnels ou particuliers. La clé d’un recouvrement réussi réside dans trois principes essentiels : agir rapidement dès le premier jour de retard, structurer méthodiquement vos relances en escaladant progressivement le niveau de formalisme, et documenter rigoureusement chaque étape de votre démarche.
L’Envoi Recommandé Électronique AR24 transforme radicalement l’efficacité de votre processus de recouvrement. En combinant valeur juridique, rapidité d’exécution et traçabilité complète, il vous permet de professionnaliser vos processus tout en réduisant vos coûts administratifs.
Vous avez des questions sur l’Envoi Recommandé Électronique AR24 ? Contactez-nous, un expert vous accompagnera dans la dématérialisation de vos courriers.
Face à la hausse des impayés, de nombreuses entreprises sont confrontées à une situation délicate : comment obtenir le paiement d’une facture ou d’une dette ? Ce désaccord peut fragiliser la relation avec un client et impacter la santé financière de l’entreprise. Pour maintenir des relations commerciales saines, il est important de mettre en place un process de recouvrement amiable : rappels, relances, mises en demeure, etc. Cependant, il arrive que le litige ne puisse être résolu à l’amiable. Dans ce cas, les entreprises n’ont pas d’autre choix que d’engager une procédure de recouvrement judiciaire qui regroupe plusieurs actions légales permettant à un créancier d’obtenir, par la justice, le règlement d’une créance, matérialisé par un titre exécutoire.
Ces procédures complexes peuvent être aujourd’hui simplifiées grâce à la dématérialisation et plus particulièrement grâce à l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24. Cette solution innovante, dotée d’une présomption de fiabilité devant la justice, permet de transmettre un courrier officiel en quelques clics seulement, tout en obtenant une preuve juridique solide. Dans cet article, nous verrons les différentes étapes du recouvrement judiciaire, quand y recourir et surtout comment l’ERE AR24 accélère ce type de procédure tout en fluidifiant les échanges entre le créancier et le débiteur.
Le recouvrement judiciaire est prévu aux articles L111-1 à L111-11 du Code des procédures civiles d’exécution. Cette procédure judiciaire commence lorsque toutes les tentatives de la procédure amiable ont échoué (relances, mise en demeure, etc.). Le recouvrement judiciaire englobe toutes les voies de recours permettant d’obtenir un titre exécutoire, autrement dit, une ordonnance ou un jugement.
Ce titre exécutoire permet de contraindre, avec l’appui d’un juge, le débiteur à procéder au paiement de sa dette. Ladite dette est alors reconnue en justice et peut concerner divers cas : factures impayées, contrats non honorés, retards de paiement répétés, difficultés financières du débiteur, etc.
La voie judiciaire, bien qu’étant souvent coûteuse et longue, permet au créancier de faire reconnaître ses droits et de préserver la trésorerie et la pérennité de l’entreprise.
Plusieurs acteurs peuvent intervenir dans une procédure de recouvrement judiciaire :
Il est nécessaire de vérifier si toutes les conditions sont réunies avant d’engager une procédure de recouvrement judiciaire. Il appartient au créancier de vérifier ces points. Il peut, s’il le souhaite, se faire assister par un avocat pour sécuriser la procédure, que ce soit durant la phase amiable ou devant le tribunal, si la voie judiciaire est inévitable en cas de non-résolution du litige à l’amiable.
L’entreprise ou le créancier doit s’assurer que la créance est certaine, liquide et exigible. Ce dernier pourra vérifier ce point avec l’aide de son avocat.
Une dette est dite certaine lorsqu’elle repose sur un contrat, une facture, une lettre de commande ou tout autre document contractuel prouvant que le débiteur doit une certaine somme d’argent au créancier. En cas de litige ou de contestation, il est impératif d’apporter la preuve de la créance devant le tribunal.
Une dette est dite liquide lorsqu’elle fait référence à une somme d’argent et dont le montant est précisément déterminé et vérifiable. En d’autres termes, l’entreprise créancière doit être en mesure d’apporter la preuve qu’elle est en droit de réclamer une somme au débiteur. Elle pourra présenter la facture, le contrat ou un relevé de comptabilité au tribunal.
Enfin, la créance doit être exigible. Autrement dit, le délai de paiement doit être arrivé à échéance. Si la date limite de paiement n’a pas été dépassée, l’entreprise créancière ne peut procéder à une assignation ou à une injonction de payer.
Avant de saisir le tribunal, le créancier doit mettre en demeure son client de payer la dette. Il s’agit d’une étape indispensable pour engager une procédure judiciaire. Cette lettre officielle est adressée au débiteur par recommandé électronique ou papier avec accusé de réception. Cette lettre vise à rappeler au débiteur ses obligations contractuelles, le montant de la dette et le délai de paiement qui lui est accordé.
Hormis ces critères, l’entreprise créancière doit :
Ces documents sont indispensables pour donner du poids à sa requête et permettre au juge de rendre sa décision.
La première chose à faire avant d’engager une procédure de recouvrement judiciaire est de se renseigner sur les délais de prescription applicables à la créance. En effet, ces délais déterminent la période durant laquelle le créancier est en droit d’engager une action en justice pour obtenir le paiement d’une dette.
Si le délai est écoulé, on dit que la créance est prescrite et le juge ne sera pas en mesure de donner suite à la requête initiée par le créancier. Ne pas se renseigner sur les délais de prescription peut donc être une grave erreur et mettre le créancier dans une situation préjudiciable. Il ne peut faire valoir ses droits, même si la dette est certaine, liquide et exigible.
Il est donc indispensable d’envoyer une lettre de mise en demeure en cas d’impayés ou de retards de paiement. Si la phase amiable est un échec, il convient de procéder rapidement à une procédure judiciaire selon votre situation (par injonction, référé-provision ou assignation au fond).
Dans le cas où le débiteur est un particulier, le délai de prescription est de deux ans à compter de la date d’échéance de la facture. Le dépôt de la requête en injonction de payer ou toute autre procédure judiciaire devra alors être effectué dans le respect de ce délai.
Dans le cas où le débiteur est un professionnel, le délai de prescription est fixé à cinq ans.
Quelle que soit la nature du contrat, le point de départ du délai de prescription est la date d’échéance de la facture, autrement dit la date à laquelle le client aurait dû effectuer le paiement. C’est donc à partir de cette date que le délai légal commence à courir.
Cette procédure concerne uniquement les créances ne dépassant pas 4000 euros, intérêts de retard compris. Elle permet d’obtenir rapidement un titre exécutoire tout en évitant une audience devant le tribunal. Concrètement, le créancier adresse une requête à un commissaire de justice, chargé d’entrer en contact avec le débiteur et de proposer un accord amiable de paiement. Si aucun accord n’est conclu, il sera nécessaire d’engager une autre procédure judiciaire.
L’injonction de payer est la procédure la plus courante. Une requête est déposée par le créancier au tribunal ayant compétence. Le dossier est ensuite examiné par un juge sans avoir à convoquer les parties. Si la créance est justifiée, ce dernier rend une ordonnance portant injonction de payer et il la notifie au débiteur.
En l’absence d’opposition dans le délai imparti par le débiteur, le créancier peut procéder à l’exécution forcée (saisie de bien, des comptes ou des revenus).
Il s’agit d’une procédure d’urgence permettant d’obtenir rapidement le versement d’une somme d’argent. La créance doit alors être non sérieusement contestable. Elle nécessite la saisie du juge des référés du tribunal ayant compétence par le biais d’une assignation. Une ordonnance est alors rendue par le juge qui accorde une provision au créancier, autrement dit un paiement partiel de la dette.
Enfin, l’assignation de paiement est la procédure la plus complète. Le créancier peut y avoir recours en cas de contestation de la créance, si le montant est élevé ou si la situation est complexe. L’avocat du créancier dépose une assignation devant le tribunal ayant compétence. Les preuves (contrats, factures) sont ensuite examinées par le juge qui rend une décision définitive. Celle-ci vaut jugement. Enfin, le commissaire de justice peut procéder à l’exécution forcée si c’est nécessaire. À noter qu’il s’agit de la procédure la plus longue et la plus complexe, mais elle permet de trancher définitivement le litige.
La preuve des échanges dans le cadre d’un recouvrement à l’amiable est indispensable pour montrer votre bonne foi et prouver que vous avez tenté de trouver un accord avec votre client.
C’est là qu’entre en jeu l’Envoi Recommandé Électronique AR24, l’allié incontournable des entreprises et des professionnels du droit. L’ERE sera utilisé pour tous les échanges dans le cadre de vos procédures de recouvrement : relances, mises en demeure ou tout autre échange avec vos clients.
La dématérialisation transforme la manière dont les entreprises gèrent un impayé. Elle permet de procéder plus rapidement à l’envoi des relances et mises en demeure tout en sécurisant les échanges avec les différents interlocuteurs. Son envoi instantané permet de limiter les retards de paiement et de favoriser un règlement plus rapide des factures, avec l’ajout d’un lien de paiement dans le corps de la relance ou de la mise en demeure.
Une preuve horodatée est générée à chaque envoi de relance ou de mise en demeure. Vous pouvez ainsi retracer les différentes étapes de la procédure : dépôt, envoi et réception. Ces éléments possèdent une présomption de fiabilité et pourront être produits devant la justice. Vous serez donc protégé en cas d’opposition ou de contestation du débiteur.
Adoptez dès aujourd’hui une solution 100% dématérialisée et gagnez du temps tout en sécurisant vos process avec l’ERE AR24. Contactez-nous, un expert vous accompagnera dans la dématérialisation des envois recommandés.
Au cours de leur activité, les entreprises peuvent être confrontées à des impayés. En tant que créancier, vous pouvez gérer vous-même l’envoi de vos relances et mises en demeure ou alors confier le recouvrement de vos factures à un cabinet de recouvrement. Découvrez dans ce guide, les bonnes pratiques pour accélérer les règlements de vos factures et réduire votre DSO. Retrouvez également en fin d’article un modèle de courrier à envoyer par Envoi Recommandé Electronique (ERE).
La mise en demeure consiste à obliger le débiteur à faire face à ses obligations qu’il n’a pas exécuté dans les délais impartis. Cette lettre officielle est un moyen de recouvrer une dette à l’amiable en forçant un débiteur à respecter ses obligations dans un délai déterminé. C’est donc un moyen d’éviter les recours judiciaires qui peuvent entraîner des procédures coûteuses et longues.
La mise en demeure ne concerne pas uniquement des sommes d’argent, elle peut aussi porter sur d’autres obligations contractuelles non respectées, comme un prestataire qui n’a pas livré un bien ou n’a pas réalisé la prestation de service.
À noter qu’une mise en demeure peut être adressée à une personne morale ou à une personne physique, par exemple, un locataire qui n’a pas payé son loyer ou un propriétaire qui n’a pas effectué des travaux.
Par ailleurs, la mise en demeure pourra être produite comme preuve devant les tribunaux attestant que vous, le créancier, avez tout tenté pour régler le litige à l’amiable.
La loi n’impose aucun délai pour envoyer une mise en demeure. En revanche, elle est généralement envoyée 30 jours après la relance restée sans réponse, ce qui est un délai raisonnable. Après l’envoi de la mise en demeure, le débiteur doit s’acquitter de ses dettes dans un délai de 30 jours.
Ce délai peut être ramené à 8 jours en cas de procédure progressive, autrement dit si vous avez effectué plusieurs relances au préalable.
Pour être conforme, le courrier de mise en demeure doit comporter quelques mentions obligatoires, telles que :
Dans le cas où l’entreprise (le créancier) fait appel à un cabinet de recouvrement, ses coordonnées devront figurer dans le courrier de mise en demeure ainsi que les alinéas 3 et 4 de l’article 32 de la loi du 9 juillet 1991 :
« Sauf s’ils concernent un acte dont l’accomplissement est prescrit par la loi, les frais de recouvrement entrepris sans titre exécutoire restent à la charge du créancier. Toute stipulation contraire est réputée non écrite. Cependant, le créancier qui justifie du caractère nécessaire des démarches entreprises pour recouvrer sa créance peut demander au juge de l’exécution de laisser tout ou partie des frais ainsi exposés à la charge du débiteur de mauvaise foi. ».
De plus en plus utilisé pour les procédures de recouvrement, l’ERE est un procédé 100% dématérialisé permettant de notifier un destinataire (personne physique ou personne morale). Ce courrier est régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS.
Oui, l’ERE, grâce à ses preuves qui disposent un horodatage qualifié, peut être utilisé pour l’envoi des lettres de relances et de mises en demeure.
En effet, l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 stipule que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
De ce fait, l’ERE peut constituer un moyen rapide et sécurisé d’envoyer une mise en demeure et les preuves d’envoi et de réception pourront être portées comme preuve devant le juge en cas de recours judiciaire. Ces preuves attesteront que vous avez tenté de recouvrer les créances à l’amiable.
Grâce à son instantanéité d’envoi, l’ERE permet de supprimer les délais d’acheminement. Le débiteur est donc instantanément notifié et peut prendre connaissance de sa lettre de mise en demeure.
Bien souvent, cet acte juridique est suffisant pour que la personne morale ou physique se rappelle ses obligations et régularise sa situation dans les délais prévus par la mise en demeure.
Si, malgré vos relances et votre mise en demeure, le recouvrement des créances à l’amiable n’aboutit pas, il serait alors judicieux de lancer une procédure d’injonction de payer. Le créancier ou son avocat déposera alors une requête auprès du tribunal judiciaire ou de commerce selon les cas. L’ordonnance d’injonction de payer est ensuite signifiée par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice).
Si le destinataire de la mise en demeure envoyée par ERE refuse d’accuser réception de son courrier, ne vous inquiétez pas. Vous n’êtes en aucun cas tenu de lui adresser un nouveau courrier par ERE ou de lui envoyer une lettre recommandée papier.
En effet, la preuve de dépôt et d’envoi générée automatiquement lors de l’envoi d’un ERE, grâce à son horodatage qualifié, peut constituer un élément de preuve susceptible d’être présenté devant le juge en cas de procédure de recouvrement judiciaire.
Par conséquent, un refus d’ERE n’a pas pour conséquence d’interrompre ou de suspendre la procédure de recouvrement. La prochaine étape sera donc naturellement de déposer une demande d’injonction de payer auprès du juge afin d’obtenir le règlement de la dette. Nous vous recommandons de vous faire assister par un avocat pour effectuer cette démarche juridique.
[Raison sociale du débiteur]
[Adresse]
[Téléphone]
[Email]
[N°SIRET]
[Raison sociale du créancier]
[Nom et prénom du créancier]
Fait à [Ville], le [../../….]
Objet : Mise en demeure envoyée par ERE
Madame, Monsieur,
Malgré nos nombreuses relances restées à ce jour sans réponse, nous vous rappelons par la présente que nous sommes toujours dans l’attente du règlement de la facture n°[numéro de la facture] pour la prestation réalisée le [../../….].
Conformément à nos engagements contractuels, la facture est arrivée à échéance depuis le [../../….]. En conséquence, nous vous mettons en demeure de procéder au règlement de l’intégralité de la créance dont le montant s’élève à [montant de la créance] dans un délai de 8 jours calendaires, soit avant le [../../….].
Le règlement pourra être fait par carte bancaire en vous rendant sur le lien suivant [lien de règlement] ou par virement bancaire : [coordonnées bancaires].
En l’absence de règlement dans les délais impartis, nous nous verrons contraints d’engager une procédure judiciaire.
Dans l’attente de votre retour, nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Nom et prénom et signature]
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En France, les retards de paiement moyens constatés en fin d’année 2024 étaient de 13,6 jours, soit en hausse d’un jour par rapport à l’année précédente*. Peu visibles de prime abord, les retards de paiement qui s’accumulent pèsent sur la trésorerie des entreprises jusqu’à devenir un risque pour leur pérennité. En plus de mettre en péril la santé financière de votre entreprise et d’impacter votre trésorerie, la gestion des créances vous fait perdre un temps considérable puisque les chefs d’entreprise passeraient 77 jours par an à relancer leurs clients et recouvrer les créances selon la Chambre nationale des commissaires de justice. Trouver la meilleure stratégie pour optimiser et accélérer ses procédures de recouvrement n’est donc pas une option. AR24 vous aide à limiter les frais engendrés par ce type de procédures et à recouvrer rapidement vos créances en France et à l’étranger, tout en assurant votre protection juridique. Retrouvez la marche à suivre dans ce guide.
Dans le cadre de votre activité, qu’elle consiste à vendre des biens ou à proposer des prestations de services, vous émettez, à destination de vos clients, des factures qui contiennent des mentions obligatoires telles que le montant à régler. À partir de ce moment, vous détenez une créance, c’est-à-dire un droit de recevoir une somme d’argent. Votre client est alors désigné comme étant le débiteur et vous le créancier.
En cas d’oubli ou de difficultés financières du débiteur, il arrive que ce dernier détienne une dette suite au non-paiement de ses factures. Pour éviter un incident sur votre trésorerie, vous devez mettre en œuvre une stratégie efficace pour obtenir le paiement de la dette de la part du débiteur. On parle alors de recouvrement de créances. On distingue deux types de procédure :
La première chose à faire en cas d’impayé est de relancer votre client et de lui rappeler ses obligations contractuelles. Bien que les relances ne soient pas obligatoires, elles sont fortement recommandées car bien souvent, elles aboutissent au règlement de la facture. De plus, elles permettent également de préserver la relation commerciale et d’éviter un litige. Ces démarches administratives visent à obtenir le règlement de la dette de la part du débiteur de manière volontaire et éviter ainsi une procédure contentieuse qui est à la fois longue et coûteuse. Toutefois, il est important d’informer le débiteur sur votre capacité à saisir les voies judiciaires en cas de non-respect de ses obligations.
Concrètement, le recouvrement amiable consiste à relancer par téléphone et par écrit le débiteur et lui adresser une lettre de mise en demeure. La voie judiciaire quant à elle permet d’obtenir une ordonnance exécutoire émise par un juge et contraignant le débiteur à régler ses dettes.
Selon la taille et les moyens de l’entreprise, différentes personnes peuvent être à l’initiative de la procédure. Les démarches peuvent être effectuées par le créancier lui-même, le service contentieux de l’entreprise ou par un tiers en mandatant une société de recouvrement, un avocat ou un commissaire de justice.
D’un point de vue juridique, la mise en demeure n’engendre pas véritablement de conséquences pour le débiteur. Ce dernier est libre de régler volontairement sa dette ou bien de l’ignorer. Cependant, l’envoi de ce courrier officiel est indispensable pour entamer une procédure judiciaire et prouver que vous avez mis en œuvre tous les moyens en votre possession pour recouvrer la créance.
Il est impératif que certaines conditions soient réunies afin d’entamer ce type de procédure. Tout d’abord, la créance doit être certaine. Autrement dit, vous devez être en mesure de prouver son existence par le biais d’un document commercial (devis signé, bon de commande ou de livraison, facture).
Par ailleurs, le montant doit être clairement chiffré de façon précise avec une méthode de calcul claire et ceci en amont de la livraison du bien ou de la réalisation du service.
Autre point essentiel, la créance doit être exigible, c’est-à-dire que le délai de paiement accordé au client doit être arrivé à expiration. Ce délai est généralement fixé à 30 jours. À l’expiration de ce délai, la facture est considérée comme impayée.
Enfin, la créance doit être non prescrite. En effet, aucune action en justice ne peut être engagée après le délai de prescription. Ce délai est fixé à deux ans si le client est un particulier et 5 ans pour un client professionnel.
Si vos tentatives de relances téléphoniques et écrites restent sans réponse de la part de votre client, il est temps de le mettre en demeure. À noter qu’il est courant d’envoyer 1 à 3 lettres de relance.
Contrairement à la relance, la mise en demeure est obligatoire pour calculer les intérêts de retard et les pénalités. Pour être conforme, cette dernière doit contenir certaines mentions obligatoires :
En cas d’ignorance ou de refus de payer, l’injonction de payer est généralement le premier recours qu’offre la voie judiciaire. Le dossier doit être déposé au greffe du tribunal compétent. Le juge pourra alors, après étude du dossier, émettre une injonction de payer dans le cadre d’une procédure dite non-contradictoire. L’ordonnance devra alors être signifiée au débiteur par l’intermédiaire d’un commissaire de justice dans les 6 mois suivant la décision du juge.
À noter qu’il existe des alternatives à la procédure d’injonction de payer, telles que la procédure simplifiée de recouvrement de créance, le référé-provision ou encore l’assignation en paiement. Pour protéger vos intérêts et résoudre rapidement le litige, nous préconisons aux entreprises de se faire accompagner par un avocat.
L’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24 est un courrier 100% dématérialisé encadré par l’article 43.1 du Règlement eIDAS.
De l’envoi à la réception, ce procédé génère des preuves bénéficiant d’une présomption de fiabilité et un horodatage qualifié, ce qui permet de protéger l’expéditeur en cas de litige.
De ce fait, il est tout à fait possible d’utiliser l’ERE pour la transmission des courriers de relances et de mises en demeure (article 43.1 du Règlement eIDAS).
L’ERE est particulièrement intéressant pour optimiser vos procédures de recouvrement. Ce procédé permet d’accélérer le recouvrement des créances, de réduire votre DSO et de sécuriser votre trésorerie. En effet, l’envoi instantané permet de supprimer les délais d’acheminement, le débiteur peut alors prendre connaissance immédiatement de son courrier, ce qui augmente significativement vos chances de recouvrement rapide.
Pour simplifier les modes de règlement, vous avez la possibilité d’insérer un lien de paiement dans le corps des courriers de relance et de mise en demeure. Vos clients pourront ainsi régler leurs factures en quelques clics seulement, ce qui améliore leur expérience tout en accélérant les paiements.
Les entreprises et les sociétés de recouvrement, ayant recours à cette solution, constatent dès les premiers envois une baisse significative des coûts d’envoi liés à l’envoi des courriers dans le cadre des procédures de recouvrement.
Que vous soyez en France ou à l’étranger, les relances et mises en demeure sont envoyées en quelques clics seulement avec l’ERE AR24. La création d’un compte est nécessaire afin de pouvoir utiliser les services de recommandés électroniques AR24.
Une fois votre compte créé, vous pouvez réaliser sans délai vos premiers envois :
De son côté, le destinataire peut accuser réception de son courrier n’importe où et n’importe quand, à condition de bénéficier d’une connexion internet. En effet, même si votre client se trouve à l’étranger, il sera toujours en mesure de consulter son courrier.
Entreprises, sociétés de recouvrement, vous êtes à la recherche d’une solution digitale fiable, optimale et économique ? Qu’attendez-vous pour dématérialiser vos envois ? C’est le moment de créer un compte AR24 et de découvrir tous les services et fonctionnalités d’AR24 !
*Rapport de l’Observatoire des délais de paiement 2024
Majoritairement effectué par voie routière sur le territoire français, le transport de marchandises a connu des jours meilleurs. Aujourd’hui soumis à de fortes pressions tarifaires, le secteur se remet à peine de la crise de la Covid-19. Pour les entreprises du transport routier, les créances impayées sont un réel risque financier continuant de fragiliser encore plus le secteur. Pour ces professionnels du transport, la procédure de recouvrement des créances et le process de paiement présentent des particularités propres au secteur. Avec une chaîne de sous-traitance longue et complexe, le processus de paiement n’est pas toujours fluide et savoir contre qui engager une action de recouvrement de créance n’est pas toujours évident. Dans le but de protéger les acteurs du transport routier et logistique, la loi Gayssot a été adoptée en 1998. Que dit la loi ? Comment facilite-t-elle la procédure de recouvrement ? Quelles sont ses limites ? On fait le point.
« La lettre de voiture forme un contrat entre l’expéditeur, le voiturier et le destinataire ou entre l’expéditeur, le destinataire, le commissionnaire et le voiturier. Le voiturier a ainsi une action directe en paiement de ses prestations à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire, lesquels sont garants du paiement du prix du transport. Toute clause contraire est réputée non écrite. » (Article L.132-8 du Code de commerce)
En d’autres termes, la lettre de voiture lie les différentes parties : l’expéditeur, le voiturier qu’on appelle également le transporteur et le destinataire. Par ailleurs, la loi accorde au voiturier un droit d’engager une action directe pour réclamer le paiement de ses services de transport, à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire. En effet, ces derniers sont solidairement garants du paiement.
Il s’agit ici du cas le plus simple avec seulement 3 intervenants dans l’opération.
Bon à savoir : Toute clause contraire à ce texte de loi, figurant dans un contrat routier ou logistique, est considérée comme nulle.
En résumé, la loi Gayssot protège les sociétés du transport et de la logistique en facilitant les procédures de recouvrement et permet de récupérer rapidement une créance.
En principe, le délai de règlement d’une facture est de 30 jours, sauf si un autre délai a été convenu entre les parties. Dans le secteur du transport, ce délai ne peut dépasser 30 jours à compter de la date d’émission de la facture.
En cas de non-paiement de la facture, le transporteur peut engager une action directe à l’encontre de l’expéditeur et du destinataire. Il dispose d’un délai d’un an à compter de la date de livraison de la marchandise au destinataire pour agir. Une fois passé ce délai, il n’est plus possible de réclamer le recouvrement de la créance ; l’action est prescrite.
Depuis 1998, la loi Gayssot prévoit une action directe du transporteur contre l’expéditeur et le destinataire et simplifie la procédure. La première étape consiste pour le transporteur à mettre en demeure de payer la partie défaillante.
En l’absence de règlement dans les délais impartis, le transporteur notifie la suspension immédiate des effets de la lettre de voiture ou de la facture impayée.
Le destinataire ne peut alors récupérer la marchandise, tandis que le transporteur se voit interdire l’encaissement du fret.
Une fois la créance recouvrée, le transporteur pourra notifier aux parties la reprise des effets du contrat et assurer la livraison.
Il s’agit d’un moyen de pression efficace qui permet bien souvent de recouvrer les créances.
La jurisprudence est venue renforcer les droits du transporteur mis en place par l’article L.132-8 du Code de commerce en matière de recouvrement des créances.
La Cour de cassation a précisé dans un arrêt du 4 juillet 2018 que le transporteur est en position de réclamer directement le paiement des factures auprès du destinataire et de l’expéditeur qui sont garants solidaires sans devoir au préalable apporter la preuve que le donneur d’ordre n’a pas procédé au paiement.
Dans une autre affaire, le tribunal de Commerce de Nanterre précise que le voiturier peut saisir le juge des référés et obtenir l’application des dispositions de l’article L.132-8 du Code de commerce.
Par ailleurs, l’expéditeur et le destinataire ne peuvent s’affranchir de leurs obligations et ce, même en invoquant d’éventuelles difficultés financières du donneur d’ordre, comme l’a rajouté la Cour de cassation. De plus, le destinataire en tant qu’intermédiaire ou non est tenu de s’acquitter du paiement de la facture.
Il est possible que cette action directe conduise à un double paiement de la prestation de transport par l’expéditeur et le destinataire. Toutefois, ils peuvent se retourner contre le commissionnaire et récupérer les sommes versées.
Bon à savoir : Dans le cas où l’expéditeur a ajouté une clause dans la lettre de voiture interdisant la sous-traitance, le sous-traitant n’est pas en mesure de réclamer le paiement de la créance à l’expéditeur. Le sous-traitant pourra engager une action contre le transporteur principal pour obtenir son paiement.
Cette procédure simplifiée ne peut pas être appliquée dans tous les cas. La loi Gayssot concerne les créances de transport routier de marchandises en relation B2B c’est-à-dire entre professionnels. S’agissant des particuliers, d’autres règles s’appliqueront pour résoudre le litige.
Par ailleurs, l’existence de la lettre de voiture ou d’une facture de transport est nécessaire pour faire appliquer la loi Gayssot.
Enfin, hors de l’Union européenne, la loi Gayssot perd en efficacité.
Bien que très efficace en France, la loi Gayssot est difficilement applicable hors de l’Union européenne. En effet, cette loi n’a pas d’équivalent dans la Convention de Genève de 1956 régissant le transport routier international. Il est possible d’établir un lien avec la juridiction française en intentant une action en justice contre le destinataire ou l’expéditeur.
Effectivement, il est possible de combiner avec cette loi d’autres méthodes de recouvrement des créances. On peut citer les vérifications de crédits, la souscription à une assurance-crédit ou encore l’utilisation de services de recouvrement. Ces mesures associées à la loi Gayssot peuvent prémunir les risques financiers liés à l’activité du transport.
Il faudra prendre en compte que ce type de procédure entraîne souvent des coûts et des complications lors du recouvrement des créances.
Sur le sol européen, la loi dite « Rome I » détermine si la réglementation française, prévoyant des garanties supplémentaires pour les transporteurs, s’applique ou non.
Nous l’avons vu, pour faire appliquer la loi Gayssot, il est essentiel de mettre en demeure l’expéditeur et/ou le destinataire. Cette mise en demeure est envoyée par le voiturier lui-même ou par un prestataire spécialisé dans le recouvrement.
Cette externalisation permet de préserver les relations commerciales, de gagner du temps mais aussi de bénéficier d’une meilleure application des procédures judiciaires.
En effet, cette procédure peut paraître parfois longue et complexe. Dans ce cadre, l’Envoi Recommandé Electronique permet d’optimiser vos procédures de recouvrement. Ce courrier entièrement dématérialisé possède plusieurs avantages.
D’une part, il apporte à son expéditeur toute la sécurité juridique dont il a besoin dans une procédure de recouvrement en délivrant des preuves horodatées et juridiquement opposables devant un tribunal. D’autre part, il permet d’accélérer la procédure grâce à l’acheminement et l’envoi instantané, participant ainsi à réduire le DSO et à améliorer la trésorerie du transporteur. Enfin, il facilite l’envoi et la gestion des courriers recommandés ; tout est plus simple et beaucoup plus rapide.
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Il suffit de créer votre compte et votre recommandé électronique est envoyé en quelques clics seulement.
De l’émission de la facture jusqu’à l’enregistrement du paiement dans le système comptable, le cycle de facturation peut très vite se transformer en cauchemar si vous avez de gros volumes de transaction. En effet, il ne s’agit pas simplement d’émettre des factures, la gestion des comptes clients suppose la mise en place d’une relation de confiance et d’une communication efficace sur les sujets sensibles. Parler d’argent reste un sujet tabou, pourtant c’est indispensable pour qu’un business fonctionne. Si certains clients règlent leurs factures dans les délais, d’autres volontairement ou non, oublieront de le faire. Une situation qui peut très vite impacter la trésorerie des entreprises. Heureusement, des solutions existent pour créer un cash collection performant. Découvrez dans cet article comment simplifier et accélérer vos process de recouvrement.
Le cash collection désigne la procédure visant à collecter des règlements auprès des clients que ce soit pour une prestation de services ou un produit vendu. Si le recouvrement peut sembler inconfortable, souvent associé à une approche conflictuelle et aux injonctions de payer, il reste un axe essentiel dans la gestion de la trésorerie et la pérennité des entreprises, quel que soit leur secteur.
Aujourd’hui, la tendance est au recouvrement éthique et responsable. Le cash collection intelligent repose sur 4 piliers :
Ce “smart recouvrement” en plus de préserver la relation commerciale et d’améliorer le taux de recouvrement, est moins coûteux et souvent plus rapide que les voies juridiques.
La relance par e-mail ou téléphone est souvent la première étape pour établir le dialogue avec le créancier. Les oublis et les erreurs de traitement sont fréquents, alors bien souvent, cette action permet de régulariser la situation. Il arrive malheureusement que cette action n’aboutisse pas. Les acteurs du recouvrement se tournent alors vers l’ERE pour relancer de manière plus formelle les débiteurs tout en restant à l’écoute et en privilégiant l’échange.
Plus sécurisé et plus fiable juridiquement qu’un email, cet envoi recommandé électronique est instantané et participe à la réduction de votre DSO (Day Sales Outstanding) puisque l’envoi se fait en quelques clics et les délais d’acheminement sont supprimés. Une bonne pratique est d’insérer dans le contenu du courrier de relance dématérialisé un lien de paiement, permettant de fluidifier et de simplifier le recouvrement des créances.
Malgré ces relances, il arrive que le désaccord persiste. Vient ensuite la lettre officielle de mise en demeure qui pourra être une fois encore envoyée par Envoi Recommandé Electronique. En effet, l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. » Vous recevez une preuve de dépôt et d’envoi et une preuve de réception, garantissant une traçabilité fiable et une protection en cas de procédure judiciaire.
La démarche éthique et responsable doit également transparaître dans cette lettre de mise en demeure qui doit rester bienveillante et courtoise tout en indiquant un délai maximum de paiement.
Le recouvrement judiciaire n’intervient alors qu’en dernier recours mais bien souvent, le “smart recouvrement” est efficace et permet d’éviter de saisir les tribunaux.
Aussi rapide que l’envoi d’un email, l’ERE est une solution 100% dématérialisée qui s’inscrit dans une démarche de recouvrement éthique et responsable. Les clients recherchent la simplicité et le gain de temps et c’est ce que leur offre l’ERE : plus de déplacements, une consultation du courrier disponible 24h/24, 7j/7 et un règlement facilité grâce à l’intégration d’un lien de paiement sécurisé.
Par ailleurs, en utilisant l’ERE, le débiteur instaure un dialogue où la confiance prévaut sur l’injonction et le litige. En effet, ce mode de communication peut sembler plus souple et plus conciliant qu’un courrier recommandé papier traditionnel souvent associé à un processus conflictuel.
Devenu incontournable, l’ERE AR24 s’impose depuis quelques années dans les procédures de recouvrement. Son efficacité repose non seulement sur sa simplicité, sa rapidité et sa fiabilité juridique, mais aussi sur la préservation des relations entre les entreprises.
Cette approche digitalisée et éthique séduit de nombreux acteurs du recouvrement ayant intégré AR24 à leur solution. Leurs utilisateurs profitent donc d’une solution clé en main et complète depuis laquelle ils peuvent envoyer leurs recommandés électroniques sans même avoir à basculer entre différents outils.
Concrètement, avec cette intégration, les utilisateurs bénéficient des avantages des deux solutions. Par exemple, certains logiciels de recouvrement offrent un suivi efficace des impayés via un tableau de bord, la possibilité d’automatiser des tâches et de prévenir des risques d’impayés en s’appuyant sur des données financières.
Cela se traduit par une réduction du DSO, une meilleure gestion de la trésorerie et donc une meilleure santé financière. Les tensions financières et les risques contentieux sont ainsi évités avec ce mode de recouvrement plus “smart” qui vous permet à la fois de recouvrer vos créances et de garder vos clients en portefeuille.
Prêt à optimiser votre recouvrement et à suivre la révolution en marche dans le paiement B2B ? Adoptez l’ERE et faites le choix d’un recouvrement intelligent tout en conciliant efficacité et confiance dans la relation client. Pour en savoir plus sur l’intégration d’AR24 en API, contactez nous dès aujourd’hui.
La loi « anti-squat » promulguée le 27 juillet 2023, aussi dite Kasbarian, vise à mieux protéger les propriétaires contre les occupations illicites de leurs logements. Ce texte durcit les sanctions à l’encontre des squatteurs et des locataires défaillants et accélère les procédures de recouvrement C’est là que la Lettre Recommandée Electronique (LRE) entre en jeu.
Comment peut-elle vous aider dans vos procédures de recouvrement ? On fait le point.
Sommaire
La loi anti-squat durcit les sanctions à l’encontre des squatteurs. En effet, les squatteurs encourent dorénavant jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende contre seulement 1 an et 15 000€ auparavant.
Cette loi crée un nouveau délit : l’occupation frauduleuse d’un local à usage d’habitation ou à usage commercial, agricole ou professionnel, passible de 2 ans de prison et de 30 000€ d’amende. L’ajout de cet article permet de protéger l’ensemble des propriétaires. En effet, auparavant, seuls les propriétaires de locaux à usage d’habitation étaient protégés par la loi.
D’autres amendements ont aussi été adoptés pour lutter contre l’occupation illicite :
Pour protéger les bailleurs en cas de loyer impayé, la loi introduit une nouvelle infraction : l’occupation frauduleuse par des locataires défaillants après une décision d’expulsion. Les contrevenants, restés dans le logement à l’issue d’un jugement d’expulsion, encourent 7 500 € d’amende.
Bon à savoir : cette sanction n’est pas applicable en cas de trêve hivernale ou pour les locataires bénéficiant d’une décision de sursis à expulsion ou d’un logement social.
Afin de renforcer la sécurité juridique des bailleurs, la loi Kasbarian ajoute par ailleurs une clause de résiliation automatique en cas d’impayés dans les contrats de location de locaux. L’application de cette clause peut toutefois se voir suspendue :
D’office par le juge. Le magistrat peut accorder jusqu’à 3 ans de délai de remboursement et suspendre la procédure d’expulsion si le locataire a repris le paiement (entier) du loyer courant avant l’audience et se trouve en capacité de rembourser sa dette.
Les effets de la clause reprendront automatiquement en cas de nouveaux impayés ou de retard de paiement de la dette locative fixé par le juge.
Pour appliquer ces nouvelles procédures, nous recommandons une solution numérique simple, rapide et accessible : la LRE.
Strict équivalent juridique d’un recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE, la Lettre Recommandée Electronique (LRE) est utilisable dans toutes les procédures exigeant le recours à un recommandé, notamment dans le domaine de l’immobilier. L’accélération des procédures de recouvrement fait de la LRE un outil tout indiqué aux mains des bailleurs.
Plus économique, plus rapide et plus simple d’utilisation que son équivalent papier, la LRE accélère vos procédures en toute la sécurité juridique.
Après l’envoi d’une LRE, vous recevez en effet une preuve de dépôt et d’envoi qui atteste que votre courrier a bien été déposé dans la boîte email de votre destinataire. Vous obtenez une preuve de réception, de négligence ou de refus selon l’action de votre destinataire.
Bon à savoir : toutes ces preuves sont conservées sur nos serveurs sécurisés et situés en France, accessibles 24h/24 et 7j/7 votre espace AR24.
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Dans un monde où la rapidité et l’efficacité sont des impératifs pour toute entreprise, la gestion des procédures de recouvrement représente un défi majeur. Face à ce besoin croissant d’optimisation, les solutions numériques se révèlent être des alliées précieuses. Parmi celles-ci, l’ERE (Envoi Recommandé Électronique) proposée par AR24 se révèle être un outil indispensable pour réduire son DSO et renforcer sa trésorerie. Dans ce focus, nous explorerons en détail comment l’ERE AR24 offre une solution efficace et sécurisée pour les entreprises désireuses d’optimiser leurs procédures de recouvrement, tout en garantissant la conformité juridique et la traçabilité des échanges.
L’Envoi Recommandé Electronique (ERE) est une notification à valeur légale, conformément à l’article 43, paragraphe 1 du règlement eIDAS. Cette méthode, entièrement numérique, assure un suivi de l’envoi jusqu’à sa réception, fournissant ainsi des preuves horodatées. Il est crucial de noter que bien qu’un ERE ne possède pas la même valeur juridique qu’une Lettre Recommandée Électronique (LRE) ou une Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR), il peut néanmoins être pleinement utilisé dans le cadre d’une procédure de recouvrement, conformément à l’article 1344 du Code civil, modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016, article 3.
Les avantages de l’ERE AR24 dans le cadre d’une procédure de recouvrement sont varié. Cette dématérialisation contribue à simplifier et accélérer ce processus crucial pour les entreprises. Tout d’abord, l’envoi instantané permet une réactivité accrue, tandis que la disponibilité 24h/24, 7j/7 de la solution offre une flexibilité optimale. Le destinataire réceptionne son courrier en un clic et peut donc régulariser au plus vite sa situation.
De plus, les preuves dématérialisées fournissent une trace numérique fiable des échanges, ce qui permet une meilleure gestion des preuves étant donné qu’il n’y a plus de risque de perte de documents. Ces preuves disposent d’un horodatage qualifié, attestant de l’heure et de la date d’envoi et de réception.
Par ailleurs, l’intégration API facilite le processus en rendant la plateforme compatible avec les systèmes existants dans l’entreprise. L’expéditeur dispose désormais d’un seul et même outil pour réaliser les tâches les plus courantes dans son métier mais également suivre et envoyer ses courriers recommandés électroniques.
Enfin, une astuce supplémentaire consiste à intégrer un lien de paiement directement dans le contenu de la lettre, simplifiant ainsi le règlement des créances pour les débiteurs.
L’utilisation de l’ERE AR24 est simple et efficace. Voici les étapes pour envoyer une lettre recommandée électronique :
En résumé, grâce à l’ERE AR24, vous pouvez en tant qu’expéditeur préparer, envoyer et suivre, en quelques clics, vos lettres de relance et de mises en demeure. Cette notification à valeur probante vous apporte toute la protection juridique dont vous avez besoin grâce aux preuves dématérialisées et à l’horodatage qualifié.
Vous l’aurez compris, l’ERE AR24 offre une solution efficace pour accélérer et simplifier les procédures de recouvrement. Grâce à sa simplicité d’utilisation, sa rapidité d’envoi et sa traçabilité, elle permet aux entreprises de gérer plus efficacement leurs créances tout en garantissant une conformité juridique. En intégrant l’ERE AR24 dans leurs processus de recouvrement, les entreprises peuvent bénéficier d’une meilleure gestion de leur trésorerie, d’une réduction des délais de paiement et d’une amélioration de leur relation client. En somme, l’ERE AR24 représente un outil indispensable pour optimiser la gestion financière des entreprises et assurer leur pérennité dans un environnement économique compétitif.
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Dans le domaine de l’assurance, la gestion des ressources humaines, le recouvrement et la résiliation représentent des processus essentiels pour les compagnies d’assurance. Dans ces situations où la rapidité, la sécurité et l’efficacité sont primordiales, l’utilisation du courrier recommandé électronique se révèle être un outil indispensable. Dans cet article, nous verrons les 3 utilisations pour lesquelles le courrier électronique s’avère crucial : la convocation à l’entretien préalable et la lettre de licenciement dématérialisées dans le domaine des ressources humaines, la lettre de relance et la mise en demeure dématérialisées pour le recouvrement, ainsi que la notification de résiliation dématérialisée.
Chacune de ces procédures présente des défis spécifiques que le courrier recommandé électronique contribue à résoudre, offrant ainsi aux compagnies d’assurance une solution moderne et efficace pour leurs communications réglementées.
Dans le domaine des ressources humaines, les procédures relatives aux interactions et à l’évolution des collaborateurs exigent une communication formelle et sécurisée. Traditionnellement, ces processus impliquent bien souvent l’envoi de lettres recommandées par voie postale, ce qui peut être chronophage et peu économique. Cependant, grâce à la démocratisation du courrier recommandé électronique, les compagnies d’assurance peuvent désormais accélérer leurs procédures en les dématérialisant tout en optimisant leurs coûts d’envoi grâce à un tarif unique et sans surcoût.
Concrètement, lorsque le Code du travail impose l’usage d’un recommandé avec accusé de réception comme c’est le cas en matière de procédures de licenciement, on utilisera de préférence une lettre recommandée électronique (LRE) qui dispose de la même valeur juridique qu’une LRAR papier.
Si au contraire, l’usage de ce type de courrier n’est pas une obligation légale, on préconisera d’utiliser un Envoi Recommandé Electronique (ERE) qui permet également d’obtenir des preuves à l’envoi et à la réception mais qui ne dispose pas tout à fait de la même équivalence juridique au recommandé papier traditionnel.
En ce qui concerne la procédure de licenciement, la convocation à l’entretien préalable constitue souvent le premier pas dans un processus de licenciement. Vient ensuite la notification de licenciement si la décision de licenciement est maintenue. Dans ce contexte, l’utilisation de la LRE offre plusieurs avantages significatifs. Tout d’abord, elle garantit une traçabilité et des preuves horodatées, des éléments essentiels pour s’assurer que le salarié a bien été informé de sa convocation à l’entretien. De plus, cela permet de supprimer les délais d’acheminement puisque le courrier recommandé dématérialisé est délivré instantanément, accélérant ainsi les procédures liées aux ressources humaines.
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, l’utilisation de l’Envoi Recommandé Electronique AR24 (ERE) s’impose comme une solution fiable et efficace. Bien que l’ERE ne bénéficie pas exactement de la même reconnaissance juridique qu’une Lettre Recommandée avec Accusé de Réception (LRAR) ou qu’une Lettre Recommandée Electronique (LRE), il demeure tout à fait valide dans ce contexte, conformément à l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3. Celui-ci précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
L’utilisation du courrier recommandé électronique offre ainsi une alternative pratique et efficace pour envoyer des lettres de relance et des mises en demeure dans le cadre de procédures de recouvrement. De plus, un autre avantage de cette méthode réside dans la possibilité d’insérer un lien de paiement directement dans le contenu de la lettre. Cette fonctionnalité permet au destinataire de régler les sommes dues en quelques clics, simplifiant et accélérant ainsi le règlement des créances en offrant une solution de paiement rapide, accessible et sécurisé.
Non seulement, l’ERE AR24 facilite la gestion des impayés, mais il renforce également la traçabilité des échanges et optimise la gestion des flux financiers. Ainsi, le recours à ce type de courrier constitue un atout majeur dans les stratégies de recouvrement des compagnies d’assurance, leur permettant d’améliorer leur efficacité opérationnelle tout en améliorant leur trésorerie.
La résiliation d’un contrat d’assurance représente un acte significatif, mûrement réfléchi par la compagnie d’assurance. Ce processus peut découler de diverses circonstances telles que le non-paiement des primes malgré les relances et la décision de suspension provisoire du contrat par l’assureur, de fausses déclarations ou des omissions volontaires de la part de l’assuré, une aggravation du risque ou un taux élevé de sinistres. Quelle que soit la raison qui motive l’assureur à mettre un terme au contrat souscrit avec son assuré, le choix de dématérialiser cette procédure au moyen d’une Lettre Recommandée Électronique (LRE) s’avère être une option judicieuse.
La dématérialisation de la notification de résiliation présente plusieurs avantages tant pour l’assureur que pour l’assuré. Tout d’abord, elle offre une traçabilité accrue des échanges, garantissant ainsi que la notification a bien été envoyée et reçue dans les délais requis. Les délais d’acheminement étant supprimés, le délai de préavis peut courir plus rapidement En outre, la LRE permet une communication rapide et efficace, réduisant ainsi les délais de traitement et offrant à l’assuré une notification claire et précise de la résiliation de son contrat. Il peut donc se retourner et chercher une autre compagnie d’assurance.
Par ailleurs, la dématérialisation de la procédure de résiliation contribue à minimiser les risques d’erreurs ou de pertes de documents, assurant ainsi une gestion plus sécurisée et fiable de ce processus délicat. De plus, les solutions de recommandés électroniques AR24 s’inscrivent dans une démarche de modernisation des pratiques administratives, en réduisant l’utilisation de papier et les coûts associés à l’envoi postal traditionnel.
En résumé, le recours à la Lettre Recommandée Électronique pour la notification de résiliation représente une évolution significative dans la gestion des contrats d’assurance. Cette approche offre non seulement une communication rapide et sécurisée, mais elle contribue également à améliorer l’efficacité opérationnelle des compagnies d’assurance tout en offrant à leurs assurés un service transparent et de qualité.
Vous l’aurez compris, le courrier recommandé électronique s’impose comme un outil indispensable dans le domaine de l’assurance, notamment pour les procédures liées aux ressources humaines, au recouvrement et à la résiliation. Son utilisation permet d’accélérer les processus, d’assurer la sécurité des échanges et de réduire les coûts associés à l’acheminement grâce au tarif unique d’AR24. En adoptant cette approche, les compagnies d’assurance peuvent offrir un service clientèle plus efficace, réactif et transparent.
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Altares, expert de l’information sur les entreprises, vous accompagne dans la collecte, l’analyse, l’exploitation et la valorisation des données au service de votre activité. Quant à AR24, il s’agit du leader du recommandé électronique, offrant une solution digitale à valeur probante pour simplifier et accélérer vos communications réglementées. Ensemble, Altares et l’Envoi Recommandé Electronique AR24 forment une combinaison complémentaire et indispensable pour optimiser vos procédures de recouvrement. Découvrez comment le nouveau partenariat entre Altares et AR24 améliore la santé financière de votre entreprise.
La data joue un rôle essentiel dans la croissance des entreprises et leur fiabilité est un élément crucial pour réussir sa transformation digitale. Ce constat, Altares l’a bien compris. Expert de l’information sur les entreprises, Altares collecte, analyse et exploite les données BtoB afin de les rendre pertinentes et exploitables pour la prise de décision stratégique des entreprises.
En tant que partenaire exclusif de Dun & Bradstreet en France, au Benelux et au Maghreb, Altares bénéficie d’un accès privilégié à des bases de données couvrant 550 millions d’entreprises dans 220 pays, ce qui en fait un partenaire de référence pour les grands comptes, les ETI, les PME et les organisations publiques.
Altares joue un rôle essentiel dans l’optimisation du recouvrement en fournissant des données précieuses qui permettent d’identifier les montants à recouvrir en priorité, en fonction de la santé financière des entreprises clientes. Grâce à son expertise dans l’analyse des données BtoB, Altares aide à cibler efficacement les débiteurs et à élaborer des stratégies de recouvrement ciblées.
D’autre part, l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) d’AR24 vient compléter cette démarche en simplifiant et en accélérant les procédures de recouvrement tout en apportant à l’expéditeur toute la protection juridique nécessaire en cas de litige (preuves à l’envoi et à la réception). Cette solution permet d’envoyer en toute sécurité des courriers de relance et de mise en demeure de manière instantanée, avec une préparation rapide et en quelques clics. Grâce à l’ERE AR24, les entreprises peuvent gérer leurs relances de manière efficace et réactive, ce qui contribue à réduire les délais de paiement et à améliorer leur trésorerie.
De plus, il est possible avec AR24 d’insérer un lien de paiement dans le contenu du courrier de relance ou de mise en demeure envoyé par ERE. Cette option permet de simplifier les moyens de paiement. AR24 permet également d’envoyer des courriers par lot, c’est-à-dire d’envoyer des courriers à des dizaines de destinataires de manière simultanée, optimisant ainsi les tâches à faible valeur ajoutée.
Enfin, en combinant les données fournies par Altares et les fonctionnalités de l’Envoi Recommandé Electronique AR24, les entreprises disposent d’un ensemble d’outils puissants pour optimiser leurs procédures de recouvrement. Cette approche permet de réduire le DSO (Days Sales Outstanding), d’améliorer la santé financière de son entreprise ou encore de renforcer sa compétitivité sur le marché.
Vous souhaitez utiliser AR24 dans le cadre de vos procédures de recouvrement ? Rien de plus simple !
Deux options s’offrent à vous :
Pour la première option, il faudra créer un compte AR24. Cette création de compte est gratuite et se fait en quelques clics. Choisissez ensuite votre mode d’envoi : ERE. Puis, munissez-vous de l’adresse email de votre destinataire, rédigez votre message et insérez vos pièces jointes. Enfin, indiquez éventuellement des références internes et validez votre envoi. Vous pouvez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format.
Pour la deuxième option, nous vous invitons à nous contacter pour en savoir plus sur l’intégration API.
Plus de 23 00 entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, utilisent AR24. Et vous, où en êtes-vous dans votre transformation digitale ? Pour envoyer dès maintenant votre première mise en demeure par ERE AR24, créez votre compte gratuitement et en quelques clics ou contactez-nous pour en savoir plus sur l’intégration API.
CashOnTime, solution de recouvrement de créances du groupe français DIMO Software, a récemment intégré AR24, le leader du recommandé électronique. l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24 est accessible depuis CashOnTime. Cette collaboration permet d’offrir aux utilisateurs une solution complète pour simplifier, accélérer et sécuriser leurs procédures de recouvrement. Dans quelles situations et comment utiliser l’ERE? Comment l’intégration d’AR24 profite-t-elle aux utilisateurs de CashOnTime ? Réponses
CashOnTime est le logiciel de référence spécialisé dans le recouvrement. Avec une approche innovante du recouvrement de créances, CashOnTime offre une solution clé en main pour aider les entreprises à gérer leurs comptes débiteurs de manière proactive.
Grâce à des fonctionnalités avancées et une interface optimisée, CashOnTime permet aux entreprises de suivre, de gérer et de collecter leurs créances de manière plus efficace, ce qui se traduit par une meilleure trésorerie et une croissance accrue.
L’ERE est une solution 100% dématérialisée à valeur légale (Art. 43.1 du règlement eIDAS), avec un suivi de l’envoi à la réception (Preuve de réception). Cette notification à valeur probante permet d’envoyer en toute simplicité des lettres de relances et de mises en demeure.
Pour envoyer un ERE, il suffit de créer un compte AR24 depuis le logiciel CashOnTime. Ensuite, il sera demandé d’ajouter les adresses e-mail des destinataires, que ce soit pour un envoi individuel ou groupé. Il est possible d’inclure un message personnalisé, qui peut même contenir un lien de paiement pour faciliter les modes de règlements. Enfin, il faudra ajouter les pièces jointes nécessaires, telles que les factures impayées.
Une fois que tout est prêt, il suffit de valider l’envoi, et l’ERE d’AR24 se charge du reste.
CashOnTime, grâce à son expertise dans le recouvrement, et AR24, en tant que pionnier du recommandé digital, réunissent leurs solutions pour transformer la manière dont les entreprises gèrent leurs créances et leurs communications réglementées.
CashOnTime rationalise et optimise le processus de recouvrement. Tandis que l’ERE AR24 en plus d’être un moyen efficace, rapide et sécurisé de notifier des destinataires, offre une valeur légale grâce à un suivi complet de l’envoi à la réception, accompagné de preuves horodatées.
En combinant ainsi les avantages des deux solutions, AR24 et CashOnTime permettent aux entreprises de réduire leur DSO (Days Sales Outstanding) et d’optimiser ainsi leurs procédures de recouvrement. En réduisant le DSO, les entreprises peuvent accélérer la récupération de leurs fonds, améliorer leur liquidité et réduire les risques de créances irrécouvrables.
Enfin, avec cette intégration, les utilisateurs de CashOnTime n’auront plus à basculer entre différents logiciels et pourront bénéficier d’une solution complète permettant de simplifier, d’accélérer et de sécuriser les procédures de recouvrement de créances.
Comme DIMO Software, CashOnTime et plus de 75 autres solutions, vous souhaitez intégrer AR24 à votre logiciel ? N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur l’intégration API.
Le non-paiement de la prime d’assurance peut avoir de lourdes conséquences aussi bien pour l’assuré qui risque de voir ses garanties suspendues ou même voir son contrat résilié, que pour l’assureur, qui pourrait être amené à prendre la décision de rompre le contrat souscrit avec son assuré et mettre ainsi un terme à la relation.
Pour éviter d’en arriver à ce stade, un mécanisme de relance et de mise en demeure est prévu par le Code des assurances afin de protéger les assureurs des conséquences d’un impayé.
A suivre 3 étapes pour accélérer vos procédures de recouvrement à l’amiable
De la relance jusqu’à la résiliation, AR24 pionnier du recommandé digital, accompagne les professionnels de l’assurance dans la dématérialisation de leur procédure de recouvrement à l’amiable.
Comme vous le savez, l’assuré dispose de 10 jours à compter de la date d’échéance pour régler la prime d’assurance. Durant cet intervalle, nous préconisons aux professionnels de l’assurance de relancer leurs assurés par ERE simple (Envoi Recommandé Electronique Simple).
Ce mode d’envoi, généralement utilisé lorsque le Code des assurances n’impose pas l’usage d’un recommandé avec accusé de réception, permet de suivre le courrier et de bénéficier d’un accusé de réception.
Pratique et simple d’utilisation, l’ERE simple permet de relancer vos assurés en quelques clics seulement. En revanche, ce mode d’envoi n’est en aucun cas l’équivalent juridique du courrier recommandé avec accusé de réception et ne pourra par conséquent être utilisé pour la suite de la procédure.
Dès le 11ème jour qui suit l’échéance, l’assurance pourra mettre en demeure son assuré. Cette fois-ci, elle devra utiliser une lettre recommandée électronique (LRE) qui est le strict équivalent juridique du recommandé papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).
Cette mise en demeure, qu’elle soit dématérialisée ou non fait courir un délai de 30 jours à l’issue duquel l’assuré est tenu de s’acquitter du règlement des primes impayées.
Bon à savoir : L’un des nombreux avantages de la dématérialisation est qu’elle permet l’ajout d’un lien de paiement dans la lettre de relance et dans la mise en demeure ; ce qui participe à la satisfaction des assurés qui peuvent régler leurs cotisations en quelques clics seulement.
En l’absence de régularisation dans les 30 jours, le contrat et les garanties sont suspendus pour une période de 10 jours, autrement dit l’assuré n’est plus couvert si un sinistre survient.
En cas de règlement des primes impayées durant la période de suspension, le contrat est remis en vigueur le lendemain midi du jour du règlement. Dans le cas contraire, le contrat est automatiquement résilié à la condition que la résiliation ait bien été mentionnée dans la lettre de mise en demeure. Si tel n’est pas le cas, l’assureur devra adresser à l’assuré une lettre de résiliation qui devra être envoyée, cette fois-ci encore, par LRE.
Bon à savoir : Lorsque vous notifiez un destinataire particulier par lettre recommandée électronique, il sera nécessaire au préalable, d’obtenir son accord (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Cette étape est indispensable afin de vérifier son adresse email. En effet, si vous utilisez un ERE simple ou si vous notifiez un professionnel, il ne sera pas nécessaire d’obtenir son consentement. Pour obtenir cet accord, nous préconisons l’ajout d’une clause dans un contrat d’assurance ou la signature d’un avenant ou bien d’utiliser le gestionnaire de consentements d’AR24.
De nombreux professionnels de l’assurance font confiance à AR24, premier prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, pour la dématérialisation de leurs flux recommandés et tout particulièrement dans le cadre de leur procédure de recouvrement à l’amiable.
Tout d’abord, les preuves délivrées par AR24 sont 100% dématérialisées et disposent d’un horodatage qualifié. Vous bénéficiez donc d’une présomption de fiabilité devant un juge.
D’un point de vue pratique, vous pouvez effectuer tous vos envois en quelques clics seulement depuis votre logiciel métier puisqu’AR24 peut s’intégrer à ce dernier. Vous pouvez également utiliser AR24 depuis notre plateforme en ligne. Quelle que soit la solution utilisée (LRE, ERE simple, etc.), l’envoi est simple et rapide et votre destinataire sera notifié instantanément sur sa boîte email.
Enfin, toutes les solutions d’AR24 sont accessibles à un tarif unique qui comprend l’ajout de 256 Mo de pièces jointes, sans surcout ; de quoi réaliser des économies significatives.
Vous souhaitez dématérialiser l’envoi de vos lettres de relance ou de mises en demeure ? Créez votre compte gratuitement et envoyez votre première LRE.
Du crédit à la consommation au prêt immobilier en passant par le rachat de crédit, la souscription à un prêt bancaire pour financer un projet est un véritable engagement et doit faire l’objet d’un encadrement par un contrat. L’organisme de crédit s’engage à mettre à disposition les fonds empruntés ; quant à l’emprunteur, il s’engage à réaliser des paiements échelonnés afin de rembourser son crédit.
Quelle est la procédure à suivre en cas de difficultés financières de l’emprunteur ? Qu’est-ce que le recouvrement amiable et le recouvrement judiciaire ? Quels sont les avantages de la mise en demeure dématérialisée par rapport à sa version papier ? Réponses.
En cas de difficultés financières, l’emprunteur doit prévenir l’établissement de crédit qui pourra alors proposer un accord amiable afin d’éviter à son client les lourdes conséquences d’un incident de paiement.
Trouver un accord amiable permettra ainsi d’éviter la transmission du dossier de l’emprunteur au service contentieux qui lancera une procédure de recouvrement ; celle-ci ayant souvent pour effet d’enfermer les emprunteurs dans un engrenage juridique.
Il arrive que dans certains cas aucun n’accord ne soit trouvé, l’établissement de crédit entame alors une procédure de recouvrement amiable afin d’obtenir le paiement des créances. L’établissement en question se réfèrera alors à ses propres procédures.
Néanmoins, tout organisme financier a l’obligation de déclarer à la Banque de France et en l’absence d’accord amiable :
Le débiteur fera alors l’objet d’une inscription au Fichier des Incidents de remboursement des Crédits aux Particuliers (FICP).
Toutefois, avant de procéder à l’inscription du débiteur, l’organisme prêteur devra mettre en demeure son client de procéder au paiement des créances. Ce courrier, envoyé par lettre recommandée électronique ou papier, a également pour but d’informer le débiteur :
Une fois le délai passé et en l’absence de régularisation, l’établissement prêteur devra adresser au débiteur une nouvelle lettre recommandée électronique ou papier afin de l’informer de son inscription effective.
D’un point de vue pratique et économique, la lettre recommandée électronique se différencie de son homologue papier et vous apporte de nombreux avantages.
Cependant la valeur juridique de la lettre recommandée électronique est équivalente à celle d’un recommandé papier.
« L’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée, dès lors qu’il satisfait aux exigences de l’article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE ». (Article L.100 du Code des postes et des communications électroniques)
De ce fait, la lettre recommandée électronique, également connue sous le nom de LRE, pourra être utilisée dans toutes les situations où vous avez l’habitude d’utiliser un courrier recommandé avec accusé de réception.
Toutefois, pour bénéficier de cette parfaite équivalence, il sera nécessaire de choisir un prestataire de confiance qualifié pour l’acheminement de vos LRE. De nombreux professionnels de la banque et de la finance ont donc fait le choix de faire confiance à AR24, premier prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI. Cette qualification atteste qu’AR24 achemine des LRE répondant aux exigences du règlement eIDAS en vigueur sur le sol européen.
Ainsi, les preuves électroniques générées par AR24 seront équivalentes à celles de la LRAR papier et seront donc admissibles en cas de recouvrement judiciaire. Ces preuves 100% dématérialisées bénéficient d’un horodatage qualifié, ce qui permettra également de prouver le contenu de votre envoi ; une réelle valeur ajoutée par rapport à un envoi papier puisque la LRE est le seul recommandé pouvant vous apporter une telle garantie.
Lors d’un envoi papier, les délais d’acheminement peuvent varier entre 2 à 3 jours. Ces délais peuvent avoir pour conséquence de prolonger les délais légaux puisque ces derniers commencent généralement à courir à compter de la date figurant sur l’avis de passage.
Avec l’envoi recommandé électronique, les délais d’acheminement sont supprimés puisque l’envoi est instantané. Vous recevez alors immédiatement la preuve de dépôt et d’envoi qui est équivalente à l’avis de passage et qui produit par conséquent les mêmes effets. Cette preuve est également accessible depuis votre espace AR24 sur lequel sont conservés les autres preuves du courrier (preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence), mais aussi vos courriers et pièces jointes envoyés.
Une fois le courrier envoyé de manière instantanée sur la boite mail de votre destinataire, celui-ci pourra en prendre connaissance en quelques clics depuis un appareil connecté à internet après avoir effectué un parcours de vérification d’identité à distance.
Le processus d’envoi d’une LRE est plus simple et plus rapide que celui d’un envoi papier classique. Votre courrier est prêt en quelques clics et pourra être envoyé depuis la plateforme AR24 ou depuis votre logiciel métier. Si AR24 n’a pas encore été intégré à votre logiciel métier, vous pouvez contacter notre expert du secteur bancaire et financier et en faire la demande.
Une fois l’intégration réalisée ou après avoir créé votre compte depuis ar24.fr, il vous suffira de vous identifier au moyen d’un identifiant LRE que vous aurez au préalable commandé auprès d’AR24. Cet identifiant est conforme au règlement eIDAS et permet ainsi de sécuriser l’envoi et la réception des lettres recommandées électroniques. A savoir que l’identification sera demandée à chaque nouvel envoi.
Une fois cette étape effectuée, vous n’avez plus qu’à rédiger votre courrier et vous munir de l’adresse email de votre destinataire.
A noter que si celui-ci est un particulier, il sera nécessaire de recueillir préalablement à l’envoi, son consentement.
Pour ce faire vous avez plusieurs possibilités :
A noter qu’il est indispensable de recueillir les consentements par écrit et à une date exacte.
Enfin, la lettre recommandée électronique permet d’optimiser vos coûts d’envoi. Son tarif unique, incluant l’acheminement partout dans le monde et l’ajout de 256 Mo de pièces jointes, permet de réaliser des économies conséquentes et cela dès les premiers envois. Elle est en générale deux à cinq fois moins chère que sa version papier dont le coût peut varier en fonction de la destination ou du poids des documents, contrairement à la LRE dont le prix reste fixe, quel que soit le pays de destination ou le volume de pièces jointes.
Par ailleurs, au niveau de vos frais d’impression et de stockage des documents, ils pourront également être optimisés puisque votre service courrier n’aura plus à imprimer les documents relatifs à l’envoi ni à en conserver un exemplaire papier puisque la lettre recommandée est 100% dématérialisée de l’envoi à la réception.
La procédure judiciaire intervient en dernier lieu et se déroule en 3 étapes :
Vous n’avez pas encore obtenu le consentement de votre destinataire ? Vous souhaitez dématérialiser vos envois recommandés de manière progressive ? La lettre recommandée optimale offre une expérience personnalisée à vos destinataires en leur laissant le choix sur le mode de réception : électronique ou papier. C’est également un moyen très rapide pour obtenir leur consentement. Pour commencer à utiliser dès maintenant les solutions de recommandés électroniques d’AR24, créez votre compte gratuitement ou contactez-nous.
La lettre recommandée électronique ou LRE peut être utilisée dans toutes les situations où vous avez recours à un recommandé papier. Disposant de la même valeur juridique (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la LRE a une valeur ajoutée par rapport à son équivalent papier : elle apporte la preuve du contenu. Autrement dit, le contenu même du courrier pourra être produit devant un juge en cas de litige.
La dématérialisation des flux recommandés concerne différents pôles au sein des banques (recouvrement, crédit, agences bancaires, RH, juridique, etc.) et ses avantages sont nombreux. Décryptage de 3 cas d’usage de la LRE dans le domaine bancaire.
Avant d’octroyer un crédit, les établissements financiers consultent le Fichier National des Incidents de remboursements des Crédits aux Particuliers (FICP) afin de vérifier la solvabilité de leurs clients (article L.333-4 du Code de la consommation). Ce fichier recense tous les incidents de paiements dans le remboursement des crédits aux particuliers. Il n’interdit pas la délivrance d’un crédit mais peut rendre son obtention plus complexe. Vous êtes dans l’obligation d’inscrire votre client au FICP si l’un de ces cas se présentent :
Vous pouvez avertir votre client par lettre recommandée électronique que vous êtes dans l’obligation de déclarer au FICP tout impayé ayant dépassé 90 jours. À compter de la date d’envoi, votre client dispose de 30 jours calendaires pour régulariser sa situation. Passé ce délai, vous pouvez notifier à votre client par LRE, son inscription effective. Une fois les sommes intégralement remboursées, vous devez lever le fichage de votre client à la Banque de France.
Avec le recommandé 100% électronique votre client pourra réceptionner son courrier n’importe où, 7j/7 et 24h/24. Plus économique qu’un recommandé papier, la lettre recommandée électronique permet également d’optimiser les coûts d’envoi. En tant que professionnel de la banque, vous bénéficiez d’un tarif unique sans engagement et sans frais supplémentaires.
Modèle de lettres d’information préalable et au moment de l’inscription au FICP
Depuis l’apparition de plusieurs textes de loi visant à garantir une grande liberté aux emprunteurs, vos clients ont la possibilité de refuser votre contrat de groupe relatif à une offre de prêt d’un bien immobilier et même d’en changer en cours de parcours.
Avec la loi Lagarde du 1er septembre 2010, l’emprunteur a donc la possibilité de choisir sa propre assurance emprunteur, on parle de « délégation d’assurance ». D’autres textes sont venus renforcer cette loi :
Vous avez la possibilité de refuser la substitution d’assurance emprunteur sous certaines conditions :
Vous pouvez contester la demande de votre emprunteur par lettre recommandée électronique en motivant votre demande dans un délai de 10 jours ouvrés à compter de la date de demande de votre emprunteur. Si vous vous opposez à cette substitution pour des motifs illégitimes, vous vous exposez à une amende pénale d’un montant maximal de 3 000€ ainsi qu’à une amende administrative d’un montant maximal de 7 500€. La LRE permet de faire courir les délais légaux plus rapidement qu’un recommandé classique. L’envoi de votre courrier est instantané et vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi immédiatement, celle-ci est classée et conservée gratuitement, dans votre espace AR24.
Vous envisagez de licencier l’un de vos collaborateurs pour motif personnel ? Ce type de licenciement qui se base sur une raison liée à la personne du salarié (faute simple, grave ou lourde, inefficacité ou manque de sérieux du salarié) doit être fondé sur une cause réelle et sérieuse. Pour que le licenciement soit valable, vous devez respecter une procédure stricte encadrée et prévue par le Code du travail (articles L1232-1 à L1232-14).
Parmi ces étapes, il y a la convocation du salarié à l’entretien préalable. Elle peut être effectuée par lettre recommandée électronique et devra comporter obligatoirement les éléments suivants :
La convocation devra parvenir au salarié au minimum 5 jours ouvrables avant la date de l’entretien. L’employeur doit prévoir un délai plus long lorsqu’il recourt au recommandé papier, puisque la date de première présentation de la lettre dépend des délais postaux. Par ailleurs, les problèmes d’acheminement ne sont pas à exclure ; ce qui pourrait prolonger les délais. L’usage de la LRE permet de supprimer les délais d’acheminements et par conséquent, d’accélérer la procédure de licenciement.
Modèle lettre de convocation à un entretien préalable au licenciement pour motif personnel
Rapide, économique et sécurisée, la LRE s’adapte à tous les besoins et cas d’usage des professionnels de la banque. Alors n’attendez plus, créez votre compte gratuitement et commencez à envoyer vos premières lettres recommandées électronique avec AR24, premier prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI pour l’acheminement de LRE.
60 jours ou 45 jours fin de mois à compter de la date de réception de la facture, c’est la durée maximale autorisée par la loi pour les paiements inter-entreprises (article L. 443-1 du code de commerce). Mais les retards de paiement restent nombreux et mettent souvent en difficulté la trésorerie des entreprises qui sont alors susceptibles d’être elles-mêmes en retard de paiement ou pire… Ces impacts sur leur trésorerie, leur compétitivité, voire, pour les plus fragiles d’entre elles, sur leur existence, peuvent être prévenus de manière efficace et à moindre coût si un processus est mis en place et optimisé par l’automatisation et la dématérialisation. Faisons le point.
Mieux vaut prévenir que guérir. Une gestion efficace des impayés commence dès l’établissement de la relation commerciale avec votre client, lors de la rédaction de vos conditions générales de vente. Elles doivent faciliter juridiquement les paiements et dissuader les mauvais payeurs. Soyez particulièrement attentif aux points suivants :
Les retards sont souvent dus à une frustration, assurez-vous de la satisfaction de vos clients et soyez à l’écoute de leurs éventuelles plaintes. Si vous n’avez pas donné la possibilité à votre client de faire part de son insatisfaction, il sera davantage susceptible de ne pas payer qu’un client satisfait. Entre le moment où vous avez fourni votre service ou votre produit et celui où vous envoyez votre facture, contactez votre client pour vous assurer qu’il est content de votre prestation.
Cette enquête de satisfaction peut être effectuée via un formulaire en ligne envoyé par e-mail ou lors d’un appel téléphonique d’un chargé de clientèle ou du commercial responsable du contrat. Si votre client est mécontent, interrogez-le sur les motifs de son insatisfaction. S’il se sent écouté, il se concentrera davantage sur les aspects positifs. Si son insatisfaction est forte et justifiée, vous pouvez éventuellement faire un petit geste commercial, par le biais d’une petite remise ou d’un avoir. En plus d’améliorer votre qualité de service, vous préserverez la relation commerciale et sécuriserez par la même occasion le paiement de votre facture !
Votre facture a été envoyée, l’échéance de paiement est passée et vous n’avez pas été payé ? Ce retard peut résulter d’un acte délibéré, mais aussi d’un oubli involontaire ou de difficultés financières momentanées de votre client… Comment s’en assurer ?
Par une relance téléphonique le dernier jour de l’échéance. Celle-ci a plusieurs objectifs : rappeler au client l’existence de votre facture, lui montrer votre vigilance quant aux impayés… et obtenir un engagement sur une date de paiement.
Suite à cet échange téléphonique, pensez à envoyer un e-mail rappelant la teneur de votre conversation et les engagements qu’il vient de prendre. Cette communication sera bien sûr accompagnée de votre facture. Cet email vous permettra d’avoir une trace écrite et commune des suites de votre échange téléphonique et des engagements pris. Autre avantage par rapport à une relance par courrier postal ? La transmission au destinataire est instantanée, économique et vous gagnez ainsi en moyenne 5 jours d’acheminement !
Insistez sur le fait qu’il s’agit de votre dernière démarche amiable avant la transmission de son dossier à votre service juridique et le passage à une voie contentieuse.
Sans nouvelle de votre client au bout d’une semaine, adressez lui une mise en demeure, étape indispensable avant un recours contentieux. Cette mise en demeure sera encore accompagnée de votre facture. Elle doit impérativement être adressée en lettre recommandée avec accusé de réception dans l’hypothèse que le dossier soit présenté devant un tribunal.
2 possibilités s’offrent à vous :
Cet envoi recommandé électronique possède la même valeur légale qu’une lettre recommandée en version papier et possède d’autres avantages :
Pour conclure, voici deux précautions à prendre pour effectuer en toute sérénité vos mises en demeure de manière dématérialisée (avec des lettres recommandées électroniques) :
📄 Résumé de l’article
En tant que syndic, vous êtes régulièrement confronté à des situations délicates : impayés de charges qui s’accumulent, travaux non autorisés dans les parties communes, nuisances répétées malgré vos rappels. La mise en demeure constitue alors votre outil juridique de première ligne, mais c’est aussi un piège potentiel si elle est mal utilisée.
Un vice de forme peut vous contraindre à reprendre toute la procédure depuis le début, avec des mois de retard et des frais supplémentaires à la charge de la copropriété. La Cour de cassation a récemment renforcé les exigences dans son avis du 12 décembre 2024 (pourvoi n° 24-70.007), rappelant que toute imprécision peut entraîner l’irrecevabilité de la demande.
Ce guide détaille le cadre légal précis, les erreurs jurisprudentielles qui coûtent cher, et les solutions modernes pour sécuriser vos envois.
La mise en demeure dans le cadre du recouvrement des charges est encadrée par l’article 192 de la loi du 10 juillet 1965. Cette disposition impose au syndic de mettre en demeure le copropriétaire défaillant avant d’engager une action judiciaire.
Si cette étape n’est pas respectée ou si la mise en demeure est irrégulière, le juge peut déclarer la procédure de recouvrement irrecevable. C’est ce que rappelle notamment la Cour de cassation dans son avis du 12 décembre 2024, qui précise que la procédure dépend d’un formalisme strict.
Pour recouvrer les charges impayées, vous n’avez pas besoin d’un vote en assemblée générale. La loi vous confère ce pouvoir en tant que mandataire du syndicat. Vous devez même agir, sous peine d’engager votre responsabilité pour négligence dans la gestion.
En revanche, pour des infractions au règlement de copropriété (nuisances, travaux illicites), vérifiez si votre mandat ou le règlement intérieur vous autorise à agir seul ou si l’AG doit se prononcer.
Impayés de charges
Dès qu’une provision trimestrielle ou annuelle n’est pas réglée à sa date d’exigibilité, vous devez agir. Le processus standard :
Ne laissez pas les impayés dépasser 3 trimestres. Plus vous attendez, plus le recouvrement devient complexe et coûteux pour la copropriété.
Travaux non autorisés
Installation d’une climatisation en façade, modification d’un balcon, percement de murs porteurs… Si un copropriétaire effectue des travaux sans autorisation de l’AG alors qu’ils affectent les parties communes ou l’aspect extérieur, la mise en demeure permet de :
Infractions au règlement de copropriété
La mise en demeure peut également être utilisée lorsque le copropriétaire enfreint le règlement de copropriété (bruit, travaux non autorisés, occupation abusive des parties communes). Dans ces cas, elle documente formellement le manquement et fixe un délai pour la régularisation avant toute autre action.
Refus d’accès pour travaux urgents
Lorsqu’un copropriétaire refuse l’accès à son lot pour des travaux votés en AG ou des réparations urgentes dans les parties communes, la mise en demeure établit sa responsabilité.
Pour être valide, une mise en demeure doit inclure plusieurs mentions essentielles :
1. Vos coordonnées complètes
Nom du syndic (professionnel ou bénévole), adresse complète, numéro de carte professionnelle si syndic professionnel.
2. Identité précise du destinataire
Nom, prénom, adresse complète, identification du lot concerné. Si le copropriétaire est une personne morale, indiquez sa raison sociale et son représentant légal.
3. L’objet détaillé du litige
L’erreur fréquente est d’écrire « impayés de charges » sans détailler. Vous devez préciser :
Pour des travaux ou infractions : description factuelle précise avec dates et références au règlement de copropriété.
4. Le fondement juridique
Citez les textes applicables :
5. Le montant réclamé (si applicable)
Détaillez :
6. Un délai précis et raisonnable
« Dans les plus brefs délais » n’est pas juridiquement valable. Indiquez un délai en jours calendaires :
Le délai doit être proportionné à la nature de l’obligation.
7. La mention « mise en demeure »
Elle doit apparaître explicitement dans l’objet ou le corps du courrier. Sans ces mots, votre courrier peut être requalifié en simple rappel, sans valeur juridique suffisante.
L’omission de l’un de ces éléments peut compromettre la validité de l’acte et rendre une procédure judiciaire plus difficile à engager. Au-delà de ces obligations, le ton utilisé dans le courrier doit rester neutre et factuel. Le but est d’informer le copropriétaire, sans créer de tension excessive, tout en protégeant la responsabilité du syndic.
Jurisprudence : Cass. 3e civ., avis du 12 décembre 2024, n° 24-70.007
La Cour de cassation a posé un principe clair : « la mise en demeure visée à l’article 19-2 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 doit indiquer avec précision la nature et le montant des provisions réclamées au titre du budget prévisionnel de l’exercice en cours ou des dépenses pour travaux non comprises dans ce budget, à peine d’irrecevabilité. »
Application concrète : Cour d’appel de Grenoble, 25 février 2025
La cour a déclaré irrecevable une demande en paiement de charges car la mise en demeure mentionnait un « montant global de charges de copropriété impayées » sans distinguer les provisions des charges échues.
À éviter : « Vous devez 2 450 € de charges impayées »
Recommandé :
Principe jurisprudentiel
Bien qu’aucune jurisprudence française en copropriété ne fixe précisément ce qui constitue un « délai déraisonnable », les tribunaux se réfèrent au principe général selon lequel le délai doit permettre au débiteur de régulariser sa situation. Un délai trop court peut être jugé abusif.
À éviter : Donner 48h pour payer 5 000 € peut être jugé déraisonnable
Délais recommandés :
Jurisprudence : Cour d’appel d’Aix-en-Provence, décembre 2023
La cour a déclaré irrecevable une action en recouvrement avec cette motivation : « Il doit être constaté que cette mise en demeure qui ne comporte aucun visa de l’article 19-2, qui instaure pourtant une procédure dérogatoire de recouvrement de charges emportant des conditions et des conséquences spécifiques, ne constitue pas une interpellation suffisante pour le débiteur de charges de copropriété, lequel n’est d’ailleurs informé ni du délai qu’impose cet article 19-2, ni de la sanction encourue d’exigibilité immédiate des provisions non encore échues du budget prévisionnel. »
Conséquence : Le défaut de mention de l’article 19-2 et de ses conséquences peut entraîner l’irrecevabilité, même si le montant est correct.
Même la meilleure mise en demeure reste inefficace si son envoi n’est pas sécurisé. Les contestations les plus fréquentes concernent la non-réception du courrier, ce qui peut retarder ou annuler la procédure.
Traditionnellement, la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) a longtemps été le standard. Cependant, ce mode présente des inconvénients : délais postaux, coûts élevés et gestion administrative lourde, notamment pour les syndics gérant plusieurs copropriétés ou les syndics bénévoles.
Depuis l’évolution du cadre légal applicable à la copropriété, le syndic peut désormais notifier des mises en demeure par voie électronique sans recueillir l’accord préalable des copropriétaires. Cette possibilité résulte de l’article 38 de la loi n°2024-322 du 9 avril 2024, qui reconnaît pleinement la valeur des notifications électroniques comme l’Avis Électronique lorsqu’elles sont transmises par un procédé fiable. A condition que le mode d’envoi permette d’établir la date d’expédition, de réception, ou le cas échéant, de refus de réception.
Si le copropriétaire régularise, le problème est résolu. Conservez tous les documents (mise en demeure, preuve d’envoi, justificatif de paiement) pendant 10 ans minimum.
S’il propose un échéancier, vous pouvez accepter un plan d’apurement formalisé par écrit. Attention : en cas de non-respect, une nouvelle mise en demeure sera nécessaire avant toute action judiciaire.
En l’absence de réponse à l’expiration du délai, engagez une procédure d’injonction de payer (impayés), une assignation au tribunal (infractions au règlement), ou une inscription d’hypothèque provisoire selon les montants.
Le copropriétaire peut contester le montant, le fondement juridique ou nier la réception. D’où l’importance de conserver les preuves, d’avoir rédigé une mise en demeure complète et de disposer de toutes les pièces justificatives (décomptes, résolutions d’AG, constats).
Fournisseur d’une entreprise qui ne paie plus, détenteur de factures impayées sans garantie particulière face aux difficultés financières de votre client : vous êtes probablement un créancier chirographaire. Cette position vous place en dernier rang pour le paiement de vos créances. Contrairement aux banques ou à l’État qui bénéficient de garanties solides, vous ne disposez d’aucune protection spécifique. Pourtant, des solutions existent pour sécuriser vos créances et maximiser vos chances de recouvrement.
Comprendre vos droits, respecter les procédures strictes et adopter les bons réflexes dès les premiers impayés peut faire toute la différence. Cet article détaille tout ce que vous devez savoir pour protéger efficacement vos intérêts financiers.
Un créancier chirographaire est une personne physique ou morale qui détient une créance sans garantie. Il ne bénéficie ni d’hypothèque, ni de privilège, ni de nantissement. Contrairement aux créanciers privilégiés ou hypothécaires, il ne dispose d’aucune sûreté réelle. Les biens du débiteur ne sécurisent pas sa créance. Dans la pratique commerciale quotidienne, cette situation est extrêmement courante. Factures de marchandises impayées, prestations de services non réglées, loyers commerciaux dus, honoraires professionnels en attente : toutes ces créances sont chirographaires.
Les caractéristiques essentielles incluent :
Le paysage juridique des créanciers se divise en trois catégories distinctes. Chacune bénéficie d’un niveau de protection différent selon la hiérarchie établie par le Code de commerce.
Les créanciers privilégiés occupent le premier rang. Ils bénéficient d’un privilège légal automatique qui leur garantit un paiement prioritaire. Cette catégorie inclut notamment les salariés pour leurs arriérés de salaires. Le Trésor public y figure pour les dettes fiscales. Les organismes sociaux comme l’URSSAF et certains fournisseurs spécifiques sont également privilégiés selon la nature de leur créance.
Les créanciers hypothécaires se positionnent au deuxième rang. Garantis par une hypothèque inscrite sur un bien immobilier du débiteur, ils disposent d’un droit préférentiel. Ils peuvent saisir le produit de la vente de ce bien en cas de liquidation. Cette garantie réelle leur assure un taux de recouvrement généralement élevé.
Les créanciers chirographaires arrivent en troisième et dernière position. Sans aucune garantie, ils sont remboursés uniquement sur le solde disponible. Ce remboursement intervient après satisfaction complète des deux premières catégories. Cette hiérarchie devient déterminante lors d’une liquidation judiciaire. Les créanciers chirographaires récupèrent rarement plus de 5% de leurs créances. Ces statistiques proviennent des tribunaux de commerce.
Lorsqu’une entreprise débitrice fait l’objet d’une procédure collective (sauvegarde, redressement judiciaire ou liquidation judiciaire), le tribunal nomme un mandataire judiciaire chargé de gérer les créances et d’organiser leur règlement. Dans ce contexte, vos droits et obligations évoluent radicalement, rendant indispensable le respect de formalités strictes pour préserver vos intérêts.
La déclaration de créance constitue l’acte fondamental pour préserver vos droits. Sans cette formalité, votre créance sera définitivement éteinte. Même si elle est parfaitement fondée et documentée, vous perdrez tout. Cette déclaration s’effectue obligatoirement via le formulaire officiel Cerfa n°12096. Ce formulaire normalisé permet au mandataire judiciaire de vérifier chaque créance. Il contrôle la validité et le montant de chacune d’elles.
Votre déclaration doit impérativement inclure plusieurs éléments pour être recevable :
Les documents justificatifs indispensables comprennent :
Une fois votre déclaration de créance complétée, vous devez la transmettre au mandataire judiciaire selon des modalités précises pour garantir sa validité juridique. Deux options s’offrent à vous pour sécuriser cet envoi crucial.
La lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) par voie postale constitue le mode de transmission traditionnel. Elle vous permet d’obtenir une preuve de dépôt et de réception, éléments essentiels en cas de contestation ultérieure sur le respect des délais.
La lettre recommandée électronique (LRE) représente l’alternative moderne et de plus en plus privilégiée. Des services comme AR24 offrent une traçabilité complète avec horodatage précis de l’envoi et de la réception, ainsi qu’une conservation sécurisée des documents transmis. La LRE possède exactement la même valeur juridique que son homologue papier, conformément à l’article L100 du code des postes et communications électroniques. Cette solution présente l’avantage d’une transmission instantanée, éliminant les délais postaux qui peuvent s’avérer critiques en fin de période de déclaration.
Le calendrier procédural est strict et doit être scrupuleusement respecté. Vous disposez d’un délai légal de 2 mois à compter de la publication du jugement d’ouverture au BODACC (Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales) pour déclarer votre créance.
Le non-respect de ce délai entraîne la forclusion : le créancier ne peut plus obtenir le règlement de sa créance. Cette règle s’applique même si votre créance est parfaitement fondée et documentée.
Bon à savoir : Si l’absence de déclaration dans les délais ne vous est pas imputable (hospitalisation, oubli dans la liste des créanciers), vous pouvez déposer une requête en relevé de forclusion au greffe du tribunal de commerce dans les 6 mois suivant la publication au BODACC. En cas d’acceptation par le juge-commissaire, vous disposerez d’1 mois pour effectuer votre déclaration.
La lettre recommandée électronique (LRE) représente la solution optimale pour transmettre votre déclaration de créance au mandataire judiciaire. Dotée de la même valeur juridique que le courrier recommandé postal, elle offre des avantages déterminants pour respecter le délai strict de 2 mois.
En éliminant les aléas du courrier traditionnel, la LRE vous garantit que votre déclaration de créance parviendra instantanément au mandataire judiciaire, avec une preuve irréfutable de transmission.
Une fois la procédure collective ouverte, votre vigilance doit redoubler. Votre position dans la hiérarchie des créanciers est défavorable mais vous devez rester actif. La déclaration rigoureuse constitue votre priorité. Utilisez le formulaire Cerfa officiel dans les délais stricts. Joignez l’ensemble des justificatifs nécessaires pour éviter tout rejet.
La participation active aux assemblées s’avère essentielle. Assistez aux réunions organisées par le mandataire judiciaire. Vous vous informez ainsi directement sur l’évolution de la procédure et les perspectives de paiement. Le contact régulier avec le mandataire judiciaire vous permet de rester averti.
La surveillance continue de la procédure protège vos intérêts. Suivez attentivement son évolution et restez vigilant face aux éventuelles contestations de créances qui pourraient affecter vos droits.
Plusieurs écueils récurrents peuvent compromettre définitivement vos droits et réduire à néant vos espoirs de recouvrement. Voici les pièges les plus courants :
Face à une procédure collective, le créancier chirographaire doit impérativement respecter les formalités strictes pour préserver ses droits. Le délai de 2 mois pour déclarer sa créance ne souffre aucune exception, et le recours à la lettre recommandée électronique assure que votre déclaration parvienne en toute sécurité au mandataire judiciaire.
Les délais de paiement constituent un enjeu stratégique majeur pour la santé financière de toute entreprise. En France, les retards de paiement sont à l’origine de près de 25% des défaillances d’entreprises, selon la Banque de France. La situation s’est particulièrement dégradée en 2025 : le retard moyen atteint désormais 14,1 jours au premier semestre, contre 13,5 jours fin 2024, plaçant la France au-dessus de la moyenne européenne. Plus préoccupant encore, moins d’un établissement sur deux (45,2%) règle ses fournisseurs à l’échéance convenue. Pour les TPE et PME particulièrement, ces impayés peuvent rapidement compromettre la trésorerie et mettre en péril l’activité. Maîtriser la réglementation, anticiper les risques et disposer d’outils efficaces pour gérer les relances sont donc essentiels.
Dans cet article, nous vous aidons à mieux comprendre les délais de paiement, leurs implications légales et les solutions pratiques pour protéger votre entreprise.
Le délai de paiement correspond à la période accordée à un débiteur pour régler une facture à compter de sa date d’émission ou de réception. Il s’agit d’un élément contractuel qui encadre les relations commerciales et définit les conditions de règlement entre deux parties.
On distingue deux types de délais :
Le point de départ du calcul du délai est généralement la date d’émission de la facture, sauf mention contraire prévue au contrat. Il est donc crucial de dater précisément vos factures et de les transmettre rapidement après la livraison ou la prestation.
Ces délais concernent principalement les transactions entre professionnels (B2B), mais également certaines relations avec les consommateurs (B2C) selon la nature de l’activité et les conditions particulières prévues par le Code de la consommation.
Les articles L441-10 et suivants du Code de commerce encadrent strictement les délais de paiement entre entreprises pour favoriser la fluidité de leur trésorerie et les protéger.
Le délai de principe est de 30 jours à compter de la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation, sauf accord contraire entre les parties. Toutefois, le délai convenu ne peut jamais dépasser deux plafonds légaux :
Pour le calcul du délai de 45 jours fin de mois, deux méthodes sont possibles selon l’accord entre les parties : soit en ajoutant 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture, soit en ajoutant 45 jours à la date d’émission puis en allant jusqu’à la fin du mois. Le mode de calcul doit être convenu au préalable pour éviter toute ambiguïté.
Cas particulier des factures périodiques : le délai ne peut excéder 45 jours à compter de la date d’émission de la facture, conformément à la loi du 17 mars 2014.
Certains secteurs bénéficient toutefois d’exceptions spécifiques :
Ces dérogations sectorielles visent à prendre en compte les spécificités économiques de certaines activités, notamment les cycles de production et de commercialisation particuliers.
Lorsqu’un professionnel vend à un consommateur, les règles diffèrent. Le Code de la consommation n’impose pas de délai de paiement maximum généralisé pour les transactions B2C. Le paiement est généralement exigé au comptant, sauf dispositions spécifiques.
Certains secteurs sont néanmoins encadrés :
Dans tous les cas, les professionnels doivent informer clairement le consommateur des modalités de paiement avant la conclusion du contrat.
Pour être conforme et opposable, votre facture doit impérativement comporter certaines mentions relatives aux délais de paiement et aux pénalités :
L’absence de ces mentions peut entraîner des difficultés en cas de contentieux. Veillez donc à vérifier que vos modèles de factures sont à jour.
Le non-respect des délais de paiement entre professionnels expose le débiteur à plusieurs types de sanctions automatiques et cumulatives.
Les pénalités de retard s’appliquent de plein droit dès le premier jour de retard, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire. Le taux doit être mentionné sur la facture et ne peut être inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, soit 8,28% pour le second semestre 2025 (le taux d’intérêt légal pour les professionnels étant de 2,76%). En l’absence de mention, le taux légal s’applique automatiquement.
L’indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 euros est également due automatiquement pour chaque facture payée en retard. Cette somme vise à compenser les frais administratifs liés au recouvrement. Elle s’ajoute aux pénalités de retard et ne nécessite aucune justification de frais réels.
Les sanctions administratives peuvent être prononcées par la Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes (DGCCRF). En cas de manquements graves ou répétés aux règles sur les délais de paiement, une entreprise encourt une amende administrative pouvant atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 2 millions d’euros pour une personne morale.
Ces sanctions visent à responsabiliser les acteurs économiques et à garantir le respect des équilibres financiers entre partenaires commerciaux.
Les retards de paiement ont des répercussions concrètes et parfois dramatiques sur la vie des entreprises. Lorsqu’une facture n’est pas réglée à échéance, le décalage entre encaissements et décaissements fragilise rapidement la trésorerie, compromettant la capacité à honorer ses propres engagements, à investir et à se développer.
Les chiffres sont éloquents : environ 25% des défaillances d’entreprises sont directement liées aux retards de paiement ou impayés. En 2025, plus de 42 500 défaillances ont été enregistrées sur huit mois (+37% vs avant-Covid), entraînant 3,6 milliards d’euros de dettes fournisseurs et menaçant 173 000 emplois. L’effet domino amplifie le phénomène : une entreprise impayée propage la tension de trésorerie à ses propres fournisseurs, fragilisant tout l’écosystème. Au-delà des aspects financiers, ces retards génèrent stress, temps perdu en relances et détérioration des relations commerciales.
Face à ces enjeux, une gestion rigoureuse et anticipée des délais de paiement s’impose. Plusieurs leviers permettent de sécuriser vos créances et de limiter les risques d’impayés.
La prévention commence avant même la signature du contrat. Une négociation contractuelle claire pose les bases d’une relation commerciale saine : discutez ouvertement des conditions de paiement (délai, modalités, pénalités) pour éviter tout malentendu. Vos conditions générales de vente (CGV) doivent être précises et systématiquement communiquées, mentionnant explicitement les délais de paiement, les pénalités de retard, l’indemnité forfaitaire et les modalités de règlement.
La vérification de la solvabilité de vos clients représente un investissement rentable. Avant d’accepter une commande importante, renseignez-vous sur leur santé financière via les bilans publics, les notations d’organismes spécialisés ou des références commerciales. Pour les nouveaux clients, privilégiez des commandes limitées avec paiement comptant ou acompte. Adaptez vos conditions selon le profil de risque : un client historique et solvable peut bénéficier de conditions plus souples qu’un nouveau partenaire ou qu’une entreprise fragile financièrement.
Une fois la facture émise, la vigilance reste de mise. Un système de gestion efficace (logiciel de comptabilité, ERP ou tableur) est indispensable pour suivre vos créances avec une vue d’ensemble claire des factures en cours, échéances et statuts. Paramétrez des rappels automatiques quelques jours avant la date d’échéance et des notifications en cas de dépassement : cette automatisation fait gagner du temps et garantit qu’aucune facture ne soit oubliée.
Les relances amiables progressives doivent suivre un processus structuré. Avant l’échéance, un rappel courtois témoigne de votre professionnalisme. Dès le premier jour de retard, lancez une première relance cordiale mais ferme rappelant les éléments de la facture. Après 8 à 15 jours sans réponse, une deuxième relance plus insistante s’impose, mentionnant les pénalités et l’indemnité forfaitaire.
Lorsque ces démarches restent sans réponse, l’envoi d’une mise en demeure marque une escalade décisive. Cet acte juridique exige formellement le paiement dans un délai précis (généralement 8 jours) et doit comporter : l’identification des parties, le détail de la créance (facture, montant, pénalités, indemnité forfaitaire), le délai pour régler, et l’avertissement des suites juridiques. L’envoi recommandé électronique AR24 permet d’envoyer vos relances et mises en demeure de paiement avec rapidité, traçabilité complète et horodatage, conservation sécurisée et économie, tout en disposant d’une preuve juridique opposable en justice.
Si la mise en demeure reste sans effet, plusieurs voies judiciaires s’offrent à vous selon la nature de votre créance :
La qualité de vos preuves fait la différence. Conservez systématiquement tous les documents : devis, commandes, livraisons, factures, emails, relances et mise en demeure. La traçabilité via le recommandé électronique offre un niveau de preuve particulièrement robuste avec horodatage certifié, conservation sécurisé et historique complet opposable en justice. Cette rigueur documentaire renforce considérablement votre position en cas de litige.
Face aux enjeux liés aux délais de paiement, disposer d’outils performants est devenu indispensable. L’envoi recommandé électronique (ERE) AR24 combine rapidité (réception en quelques secondes), efficacité (envoi en quelques clics sans déplacement) et traçabilité complète. Vous suivez en temps réel l’acheminement de vos documents et disposez de preuves horodatées opposables en justice. L’intégration API avec vos outils de gestion existants simplifie encore le processus et est particulièrement utile pour relancer plusieurs clients simultanément.
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Les délais de paiement constituent un enjeu stratégique pour votre trésorerie et votre pérennité. La prévention reste le meilleur remède : conditions contractuelles claires, vérification de la solvabilité et suivi systématique limitent les risques d’impayés. En cas de difficultés, une procédure de relance structurée avec des envois recommandés traçables maximise vos chances de recouvrement.
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Les entreprises peuvent parfois se retrouver confrontées à des difficultés financières risquant de compromettre leur survie si elles ne sont pas traitées rapidement. La procédure collective constitue un cadre juridique structuré permettant de protéger l’entreprise, d’organiser le remboursement des créanciers et, dans certains cas, de maintenir l’activité.
Cet article vous permet de comprendre le fonctionnement des procédures collectives, d’en explorer les différents types ainsi que les étapes clés, et de découvrir comment sécuriser vos démarches grâce à la LRE AR24.
Une procédure collective est un dispositif juridique qui s’applique aux entreprises confrontées à des difficultés financières insurmontables. Elle intervient lorsqu’une société se trouve en cessation de paiements, c’est-à-dire dans l’impossibilité de régler ses dettes avec son actif disponible, ou anticipe une telle situation.
En France, plus de 66 000 procédures collectives ont été ouvertes en 2024, touchant aussi bien les TPE que les grandes entreprises.
Les 3 objectifs d’une procédure collective sont de :
La sauvegarde judiciaire s’adresse aux entreprises qui ne sont pas encore en cessation de paiements mais dont les difficultés compromettent la continuité de l’activité. C’est la procédure la plus préventive du dispositif français. Elle permet de réorganiser l’activité en suspendant temporairement les dettes pendant six à dix-huit mois, période durant laquelle le dirigeant conserve la gestion de l’entreprise et les créanciers ne peuvent plus engager de poursuites.
Le redressement judiciaire intervient lorsque l’entreprise est en cessation de paiements mais que sa situation n’est pas irrémédiablement compromise. Après une période d’observation de six à dix-huit mois sous surveillance judiciaire, un plan de redressement peut être élaboré pour une durée maximale de dix ans. Ce plan prévoit généralement un rééchelonnement des dettes, des remises partielles ou une cession partielle d’activité. Le coût varie de 2 000 à 5 000 euros pour une TPE et de 10 000 à 50 000 euros pour une PME.
Lorsque la situation économique ne permet plus de redresser l’entreprise, la liquidation judiciaire est prononcée. Elle entraîne l’arrêt immédiat de l’activité, la vente des actifs, le licenciement des salariés et la dissolution de la société. C’est l’issue de 70% des procédures collectives en France, souvent due à une déclaration tardive. Le remboursement moyen des créanciers oscille entre 5 et 15% de leurs créances, et la durée moyenne s’étend de douze à vingt-quatre mois.
Une procédure collective peut être ouverte à la demande du dirigeant, à l’initiative d’un créancier ou encore sur décision du tribunal. Dans la plupart des cas, le principal critère d’ouverture est l’état de cessation de paiements, à l’exception de la sauvegarde qui peut être engagée avant que cette situation ne survienne. Le délai légal est sans ambiguïté : le dirigeant dispose de 45 jours maximum après la cessation de paiements pour déclarer son entreprise au tribunal.
Une procédure collective suit généralement un parcours structuré. Elle débute par un jugement d’ouverture, au cours duquel les organes de la procédure sont désignés. Vient ensuite une période d’observation destinée à analyser la situation financière de l’entreprise. À l’issue de cette phase, un plan est élaboré, qu’il s’agisse d’un plan de sauvegarde, de redressement ou d’une liquidation. Ce plan est ensuite exécuté ou, dans les cas les plus graves, conduit à une procédure de liquidation finale. La procédure se termine par un jugement de clôture qui marque officiellement sa fin.
Plusieurs acteurs interviennent tout au long de la procédure. Le tribunal de commerce fixe le cadre juridique et prend les décisions essentielles :
Le dirigeant, quant à lui, reste au centre des échanges et conserve un rôle déterminant, même si ses prérogatives peuvent être réduites.
Dès l’ouverture d’une procédure collective, plusieurs mesures légales entrent immédiatement en vigueur afin d’organiser le traitement des dettes et de protéger l’entreprise
Bon à savoir : les créanciers ont 2 mois à compter de la publication au Bodacc pour adresser leurs créances au mandataire judiciaire ou au liquidateur.
Avant d’en arriver à une procédure collective, plusieurs mécanismes de prévention peuvent être mobilisés pour identifier les difficultés dès leur apparition et engager un dialogue constructif avec les créanciers.
La traçabilité constitue un enjeu central lors d’une procédure collective, où chaque échange peut avoir des conséquences juridiques importantes. L’entreprise doit s’assurer que toutes les notifications officielles sont réalisées conformément aux exigences légales : décisions du tribunal, convocations aux audiences, demandes de créances et courriers adressés aux créanciers.
La digitalisation transforme profondément la manière dont les entreprises gèrent leurs obligations administratives et juridiques. La Lettre Recommandée Électronique (LRE) occupe désormais une place croissante car elle permet d’envoyer des documents officiels de manière rapide et sécurisée tout en bénéficiant d’une valeur juridique identique au recommandé papier traditionnel. Elle offre une traçabilité renforcée avec l’attestation d’envoi, la confirmation de réception et l’horodatage précis de chaque étape. Ces éléments deviennent essentiels en cas de contestation ou de contrôle par le mandataire judiciaire, permettant d’apporter une transparence totale et une sécurité renforcée aux communications.
Plusieurs atouts rendent l’utilisation de la LRE AR24 particulièrement intéressante par rapport à la lettre recommandée classique dans cette situation :
Adopter la LRE AR24, c’est renforcer à la fois la sécurité juridique, l’efficacité opérationnelle et la maîtrise budgétaire. Cette solution s’inscrit pleinement dans une stratégie moderne de dématérialisation, qui permet de simplifier les démarches administratives, de fluidifier les échanges avec les parties prenantes et de garantir la conformité des communications lors de situations aussi sensibles qu’une procédure collective.
Bien plus qu’une simple formalité administrative, la date d’échéance est le point de départ des relances. En effet, dans un processus de facturation, elle permet d’enclencher efficacement les actions de recouvrement. En agissant dès que la facture arrive à échéance, les entreprises peuvent ainsi réduire les retards de paiement, limiter les impayés et améliorer la trésorerie. C’est là qu’intervient l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) AR24, une solution juridiquement fiable, rapide et sécurisée pour relancer vos clients le jour même de l’échéance. Dans cet article, nous ferons le point sur le cadre juridique de la date d’échéance et les bonnes pratiques pour optimiser vos processus de recouvrement.
La date d’échéance correspond à la date limite à laquelle le paiement doit être effectué par l’entreprise cliente. La date d’échéance permet de connaître le délai de paiement accordé par le fournisseur ou l’entreprise ayant émis la facture. Cette date est donc indispensable dans toute transaction commerciale, qu’il s’agisse d’une prestation de services ou de la vente d’un bien. Enfin, elle doit impérativement apparaître sur les factures émises, comme le prévoit l’article L.441-9 du Code de commerce.
En plus d’être un impératif légal, la date d’échéance pose un cadre clair et transparent pour les deux parties de la relation commerciale. Elle figure non seulement sur la facture, mais aussi dans les Conditions Générales de Vente (CGV).
Mettre en évidence la date d’échéance permet de surveiller la santé financière de son entreprise en anticipant les flux de trésorerie. Les éventuels retards peuvent ainsi rapidement être identifiés et l’entreprise ou le fournisseur peut rapidement procéder au recouvrement de la créance.
De son côté, le client ou l’acheteur sait immédiatement quand il doit s’acquitter du règlement de la facture. Ainsi, il ne pourra pas justifier son éventuel retard.
Le délai de paiement légal est de 30 jours (article L.441-10 du Code de commerce), à compter de la réception des marchandises ou de l’exécution de la prestation. Cependant, les délais de paiement peuvent être négociés et calculés selon différentes méthodes. Par exemple, pour un paiement comptant, le règlement doit intervenir immédiatement après la livraison ou la fin de la prestation.
Par ailleurs, le délai de paiement peut également être fixé à 45 jours. Dans ce cas, il existe deux méthodes pour le calculer :
À noter que la loi prévoit un délai maximum de paiement de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture et à condition que ce délai soit formalisé par un accord.
Il faut savoir qu’en cas de retard de paiement du client, vous êtes protégé(e). En effet, si ce dernier ne régularise pas sa facture à la date d’échéance, il s’expose à des pénalités de retard ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de 40 euros. Cette indemnité couvre les frais de recouvrement. À noter qu’en l’absence de certaines mentions, telles que la date d’échéance sur la facture, les pénalités de retard ou l’indemnité forfaitaire, l’entreprise ou le fournisseur qui émet ladite facture s’expose à une amende administrative pour non-respect des règles de facturation.
L’Envoi Recommandé Électronique AR24 est une solution qui permet de combiner efficacité, conformité et gain de temps, tout en renforçant la crédibilité de votre démarche auprès du débiteur dans le cadre de vos procédures de relance et de mise en demeure.
L’ERE AR24 permet d’envoyer un courrier recommandé avec une valeur légale dès la date d’échéance, sans impression ni déplacement. Chaque étape (dépôt, envoi, accusé de réception, etc.) est horodatée et traçable, garantissant une preuve en cas de contestation. Cette fiabilité juridique sécurise vos échanges et renforce la crédibilité de vos relances.
Grâce à l’envoi électronique recommandé, les entreprises peuvent agir immédiatement dès la date d’échéance, sans attendre les délais postaux. Cette réactivité favorise une meilleure discipline de paiement chez les clients et contribue à réduire significativement les délais de règlement. Enclencher les relances au bon moment permet d’optimiser votre processus de recouvrement et de réduire votre DSO (Days Sales Outstanding), un indicateur clé pour mesurer la performance de votre gestion financière.
L’ERE AR24 centralise et archive automatiquement tous vos envois dans un espace sécurisé pendant 10 ans. Vous disposez ainsi d’un historique complet et accessible à tout moment, sans risque de perte de documents. Cette dématérialisation simplifie la gestion administrative tout en renforçant la conformité de vos échanges.
Dans le système bancaire français, le chèque est encore aujourd’hui une méthode de paiement très utilisée. Néanmoins, on constate ces dernières années une hausse du nombre de chèques impayés. Un état des lieux qui reste très préoccupant pour les entreprises. Un tel incident de paiement est un véritable frein pour la trésorerie et peut même dans certains cas mettre en péril la relation commerciale. Cet article présente le cadre légal des chèques sans provision, leurs conséquences pour l’émetteur et le créancier, ainsi que les meilleures stratégies de recouvrement pour une trésorerie saine. Enfin, nous aborderons le rôle de l’ERE d’AR24 dans ce type de procédure.
Un chèque impayé ou sans provision est un chèque qui a été émis par un débiteur dont le compte ne dispose pas d’une provision suffisante pour en couvrir le montant. Quant à la provision, elle désigne la somme d’argent disponible sur un compte bancaire.
Lorsqu’un chèque est sur le point d’être rejeté, la banque doit en informer son client par tout moyen. La loi ne prévoit pas de délai de prévenance. En règle générale, les établissements bancaires informent les débiteurs sous 24h à 48h.
Le problème des chèques impayés ne date pas d’hier. Pour faire face au rejet de chèques qui est la cause de difficultés économiques de certaines entreprises, plusieurs lois ont été adoptées afin de durcir les sanctions et la procédure.
Les premiers textes sanctionnant cette pratique apparaissent dans les années 60, mais les procédures restaient limitées et peu appliquées.
C’est seulement dans les années 70 que l’on a pu assister aux premières sanctions pénales avec la loi du 3 janvier 1972. L’objectif était de restaurer la confiance dans le chèque qui était à ce moment-là le moyen de paiement numéro un en France. L’émission de chèques sans provision devient alors un délit passible d’amendes, voire de peine de prison pour les cas les plus graves, bien que cette dernière sanction fût plutôt exceptionnelle.
C’est à partir des années 70 et 80 que le contrôle bancaire s’est véritablement renforcé avec l’utilisation systématique du (FCC) et le signalement des incidents bancaires. Ce fichier, créé en 1955 par décret, est géré par la Banque de France. Concrètement, toute personne qui émet un chèque sans provision et qui ne régularise pas sa situation est inscrite sur ce fichier et risque une interdiction bancaire. Depuis lors, les banques ont l’obligation de déclarer à la Banque de France tout incident de paiement.
En 2001, a été adoptée la loi n°2001-1168 du 11 décembre 2001, dite loi MURCEF, qui réforme plusieurs fondamentaux du droit bancaire. Les banques voient alors leurs obligations d’information se renforcer vis-à-vis de leurs clients. L’objectif est triple : éviter les abus, améliorer la transparence et maintenir des sanctions lourdes pour le débiteur.
Plus tard, les procédures bancaires ont été clarifiées avec notamment l’obligation pour les banques d’envoyer à l’émetteur du chèque sans provision un courrier recommandé. Ce dernier dispose alors d’un délai de 7 jours pour régulariser sa situation et approvisionner son compte ou régler directement le créancier. À défaut, il ne pourra émettre des chèques et sera frappé d’une interdiction bancaire pour une durée de 5 ans maximum.
En 2010, avec l’accélération de la dématérialisation, les banques dématérialisent ce type de procédure et utilisent dorénavant le digital pour informer leurs clients qu’un chèque a été émis et que leur compte doit être approvisionné au plus tôt, sans quoi il sera rejeté.
Aujourd’hui, l’émission de chèques sans provision reste un délit encadré par le Code monétaire et financier et les sanctions peuvent être lourdes pour l’émetteur : jusqu’à 5 ans de prison et/ou une amende de 375 000 euros maximum.
Ces sanctions pénales sont appliquées lorsque l’acte vise manifestement à porter atteinte au droit d’autrui. Par exemple, un émetteur qui émet un chèque alors qu’il est déjà interdit bancaire, ou qui retire de façon volontaire la somme destinée au paiement du chèque ou encore qui réalise une opération illicite.
Ces sanctions pénales concernent généralement les fraudes manifestes, les récidives ou encore les interdictions bancaires volontaires contournées. La plupart du temps, on applique généralement des sanctions civiles et une interdiction bancaire.
En pratique, si un chèque revient impayé, les conséquences financières pour les entreprises créancières sont lourdes et cela peut avoir un impact direct sur leur trésorerie en raison du décalage dans les encaissements.
L’entreprise doit également mobiliser en interne des ressources pour suivre les dossiers, effectuer les relances et les différentes démarches administratives et juridiques ou encore pour gérer les incidents. C’est là qu’intervient l’ERE d’AR24 que nous verrons plus en détail en fin d’article.
Sans compter que la relation commerciale peut se dégrader, allant parfois jusqu’à la rupture du contrat ou du partenariat.
Vous constatez un rejet de chèque ? Nous vous conseillons de vous rapprocher de l’émetteur du chèque pour obtenir le règlement de la créance.
Le débiteur ne régularise pas sa situation ? Rapprochez vous de la banque afin d’obtenir un certificat de non-paiement. Il vous sera utile pour engager des poursuites judiciaires à l’encontre de la personne ayant émis le chèque. Ce certificat pourra lui être notifié par courrier recommandé ou par commissaire de justice. On parle alors de procédure de recouvrement forcé en imposant au débiteur un délai de 15 jours pour procéder au règlement. En l’absence de régularisation, le commissaire de justice procède à une exécution forcée avec notamment une retenue sur salaire ou sur compte bancaire. Cette procédure reste rapide et efficace, mais il est toujours préférable de régler le litige à l’amiable.
Si le montant du chèque est inférieur à 15 euros, la banque de l’émetteur verse la somme au bénéficiaire du chèque.
Cependant, il est possible d’éviter cette situation et particulièrement le rejet de chèque. De nombreuses entreprises refusent cet mode de paiement en privilégiant notamment les paiements par virement bancaire ou carte bancaire. Vous pouvez aussi fixer un plafond pour les paiements par chèque, à condition qu’il soit clairement indiqué — par exemple, affiché à l’entrée du commerce ou mentionné dans les conditions générales de vente — afin d’éviter toute contestation.
Afin d’éviter les procédures judiciaires coûteuses et les manques de trésorerie, il est indispensable de mettre en place une stratégie de recouvrement efficace.
Avant toute chose, il est important de vérifier la solvabilité des clients avant d’entamer une collaboration. Cela passe notamment par la collecte d’informations de base, telles que l’identité complète du client (raison sociale, adresse, SIRET/SIREN), son statut juridique (société, entrepreneur individuel ou association) et un extrait KBIS. D’autres informations plus précises sur la santé financière du client doivent également être collectées, telles que les bilans et comptes de résultat, les ratios financiers (endettement, rentabilité, trésorerie) ou encore la capacité de paiement.
Afin de poser des bases saines et de sécuriser la relation contractuelle, il est également préconisé de demander un acompte avant la prestation ou la livraison et de mettre en place des conditions générales de vente claires concernant les délais de paiement et les pénalités.
Si votre stratégie de relance est efficace, vous limitez les risques d’entamer une procédure judiciaire. Il est conseillé d’effectuer la première relance par téléphone ou courrier recommandé électronique AR24. L’objectif ici est de rester dans le dialogue car il s’agit très probablement d’un simple retard.
Si les relances n’aboutissent pas à un règlement ou si vos notifications de rejet de chèque restent sans réponse, il est temps d’envoyer une mise en demeure par courrier recommandé électronique AR24 en général 30 jours après l’émission de la facture.
L’Envoi Recommandé Electronique AR24 pourra être utilisé notamment dans les procédures de recouvrement pour l’envoi des relances, des mises en demeure ou de documents sensibles ou confidentiels.
En effet, en France, l’article 1344 du Code civil, modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3 précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
En matière de recouvrement, l’usage de l’Envoi Recommandé Electronique est fréquent pour :
Avec AR24, les délais d’acheminement sont supprimés au profit d’un envoi instantané. Le débiteur prend connaissance immédiatement de sa créance. De plus, il est possible avec AR24 d’ajouter un lien de paiement dans le corps de vos courriers recommandés électroniques, permettant ainsi de simplifier considérablement les modes de règlement. Cette instantanéité d’envoi contribue à accélérer les procédures de recouvrement et à réduire le DSO (Days Sales Outstanding, ou délai moyen de paiement clients), un indicateur clé pour la santé financière de l’entreprise.
Avec AR24, les démarches sont considérablement simplifiées ! Les relances, mises en demeure et autres notifications sont prêtes en quelques clics. Pour optimiser vos tâches répétitives, vous avez la possibilité d’enregistrer des modèles de courrier. De plus, la solution est simple à utiliser et s’intègre parfaitement à vos modes de travail. Chaque expéditeur dispose d’un espace sécurisé depuis lequel il peut envoyer et gérer l’ensemble de ses courriers recommandés électroniques. Il n’y a donc plus d’impression ni d’archivage physique des documents ; un vrai gain de place et de temps.
À tout moment, il est possible de consulter vos preuves et de les télécharger. Celles-ci pourront être produites en justice dans le cas où le litige ne pourrait être réglé à l’amiable. Un horodatage qualifié est apposé sur chaque preuve afin de vous permettre d’attester que vous avez notifié le débiteur à une date et une heure précise. Par ailleurs, AR24 en tant que prestataire qualifié, vous apporte plus de crédibilité et montre au débiteur que la procédure à l’amiable est lancée.
En plus de simplifier vos procédures et de vous apporter toute la protection dont vous avez besoin, AR24 vous permet de réaliser des économies importantes en proposant un tarif unique et fixe , jusqu’à 256 Mo, soit 19 000 pages. Enfin, si chaque mois vous envoyez un volume important de courriers recommandés avec accusé de réception, sachez que nous proposons différents packs avec un tarif dégressif afin de vous faire réaliser toujours plus d’économies.
Si vous aussi vous souhaitez dématérialiser vos relances et mises en demeure avec AR24, contactez nous dès aujourd’hui. Les nombreux avantages de cette transition numérique seront visibles dès vos premiers envois électroniques et vous pourrez alors constater une réelle optimisation de la gestion et du pilotage du poste client.
Procédure indispensable avant la clôture de l’exercice ou la réalisation du bilan, le lettrage comptable est une opération permettant d’identifier les factures clients et fournisseurs en attente de règlement. Bien qu’elle ne soit pas considérée comme une obligation comptable, cette procédure pourrait vous faire gagner de nombreuses heures et vous apporter une vision d’ensemble claire si elle est réalisée de façon efficace et précise. Retrouvez dans ce guide tout ce que vous devez savoir sur le lettrage comptable, mais aussi comment AR24 peut vous aider à régulariser un écart ou une anomalie détectée.
Le lettrage comptable est l’action d’associer deux ou plusieurs écritures de votre comptabilité qui concernent la même transaction (par exemple, une facture et son paiement). Si, par exemple, un client règle dans un premier temps un acompte, puis, dans un second temps le solde de la facture, le comptable de l’entreprise rapproche chaque paiement à la facture. Par conséquent, les paiements enregistrés au crédit du compte client vont naturellement annuler le débit créé par la facture émise.
Ainsi, l’entreprise va pouvoir s’assurer que chaque facture émise a été réglée, mais aussi repérer rapidement les créances et retards de paiement. De cette façon, la gestion comptable de l’entreprise est simplifiée.
Pour ce qui est des factures fournisseurs, le comptable va vérifier les factures qui n’ont pas encore été réglées par l’entreprise et le cas échéant procéder à leur régularisation.
À noter : le rapprochement bancaire est une tout autre opération consistant à contrôler les mouvements bancaires et à les rapprocher des mouvements enregistrés dans le compte comptable. Dans cette opération, le comptable ne va donc pas vérifier les factures clients et fournisseurs.
En plus d’avoir une meilleure vision d’ensemble sur les factures impayées, le lettrage comptable aide à préparer la clôture de l’exercice comptable et le bilan comptable. L’objectif est de simplifier les recherches des opérations et d’assurer une cohérence dans la comptabilité de l’entreprise.
Le lettrage comptable a un impact direct sur les process de relances et de recouvrement, et par conséquent sur la relation client. En effet, si un paiement n’a pas été correctement lettré, cela pourrait conduire à relancer le client par erreur et donc à fragiliser la relation commerciale.
C’est pourquoi il est important de mettre en place un lettrage client efficace, précis et régulier. Ainsi, il sera possible d’intervenir rapidement en cas de retard de paiement et de réaliser au plus tôt les premières relances client. En résumé, détecter rapidement une anomalie comptable permet d’optimiser son processus de recouvrement et de mettre en place des stratégies efficaces.
Si les encaissements clients sont lettrés de façon efficace et régulière, la trésorerie pourra être disponible plus rapidement pour l’entreprise. Cela lui permettra de réduire son DSO, de mieux anticiper ses besoins financiers, d’optimiser la gestion de son fonds de roulement et de réaliser des investissements.
Enfin, pour ce qui est du lettrage des factures fournisseurs, assurer un contrôle et un suivi régulier permet d’éviter le paiement des pénalités de retard. Toutefois, il est important de régler les fournisseurs au bon moment, c’est-à-dire, une fois que les clients ont régularisé leurs factures afin d’anticiper les difficultés de trésorerie. En somme, lettrer les comptes clients et les comptes fournisseurs est indispensable pour maintenir une trésorerie saine et ces deux actions doivent être menées conjointement.
Il existe deux façons de lettrer les comptes clients et les comptes fournisseurs.
Cette méthode est la plus fastidieuse. Concrètement, le comptable rapproche un à un les règlements avec leurs factures. Il va répertorier une à une les opérations du compte. Ce lettrage manuel nécessite donc une gestion rigoureuse et régulière. Dans le cas contraire, l’entreprise risque de relancer trop tard ses clients ou de voir la relation avec ses partenaires se fragiliser.
Une gestion non régulière peut également conduire à une mauvaise anticipation des flux de trésorerie. L’entreprise risque, en effet, de mal évaluer les liquidités disponibles.
Enfin, des incohérences pourraient apparaître ainsi que des erreurs d’imputation, avec pour conséquence un retard sur les clôtures comptables, un rallongement ou une complexification lors d’un éventuel contrôle fiscal.
Il est possible de lettrer rapidement les comptes clients et les comptes fournisseurs. Certains logiciels permettent de rapprocher automatiquement les paiements de leurs factures. Grâce à ce type de solution, l’importation des données, l’analyse des transactions, l’identification des correspondances ou encore le lettrage des comptes se fait alors de façon automatique.
Certains logiciels intègrent l’intelligence artificielle à leurs fonctionnalités afin de réaliser des lettrages complexes. De plus, les systèmes d’IA peuvent rapidement repérer les anomalies et les erreurs de lettrage et envoyer une alerte aux comptables lorsque celles-ci sont détectées.
Avec l’intégration de l’IA dans les processus de comptabilité, les entreprises peuvent gagner du temps, réduire considérablement leurs coûts et éviter les pertes financières importantes en corrigeant rapidement les erreurs.
De plus, l’IA permet d’analyser des données en temps réel. Les entreprises peuvent ainsi prendre des décisions de façon plus éclairée.
Cependant, les entreprises doivent prendre en charge des coûts initiaux d’installation et la formation des comptables.
Dans le cadre des processus comptables, l’envoi recommandé électronique peut être utilisé dans différentes situations où un écart ou une anomalie a été constaté.
Concrètement, les entreprises pourront utiliser l’envoi recommandé électronique pour relancer une facture, mettre en demeure un client, demander des informations ou encore formaliser une demande à un client ou à un fournisseur.
Il arrive souvent qu’un lettrage mette en évidence une facture impayée, un trop perçu ou un double règlement. Dans cette situation, l’envoi recommandé électronique s’impose comme une solution simple et efficace pour relancer un client ou lui demander des explications.
Ce mode d’envoi vous assure une parfaite conformité avec la législation en vigueur. Au niveau européen, c’est l’article 43.1 du Règlement eIDAS qui encadre juridiquement ce type de courrier dématérialisé. Et son utilisation, dans le cadre des procédures de recouvrement, notamment pour ce qui est du recouvrement des créances, est autorisée par l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3.
Enfin, AR24, en tant que prestataire qualifié, est en mesure de délivrer des preuves horodatées à l’envoi et à la réception du courrier. Celles-ci sont indispensables en cas de litige avec un client et resteront disponibles à tout moment via votre espace AR24.
Que vous ayez besoin d’utiliser l’envoi recommandé électronique pour relancer un client, optimiser vos processus de recouvrement, contester une facture émise par un fournisseur ou demander des informations complémentaires ou des explications à un client ou à un fournisseur, l’usage de l’ERE AR24 repose sur la simplicité et la rapidité
L’envoi est généré en quelques clics seulement et le destinataire peut quant à lui prendre connaissance de l’Envoi Recommandé Électronique 7j/7, 24h/24.
Enfin, les solutions d’envois recommandés électroniques d’AR24 sont disponibles à un tarif unique qui reste fixe indépendamment du volume de pièces jointes ou du pays de destination, contrairement à un recommandé papier traditionnel dont le prix est susceptible d’évoluer en fonction des paramètres que nous venons de citer. Des économies conséquentes peuvent donc être générées par les entreprises et cela dès les premiers envois.
Vous souhaitez intégrer les solutions d’AR24 à vos processus comptables ? Contactez nos experts pour en savoir plus sur nos offres.
Également connu sous l’appellation NJC (Nombre de Jours de Crédit client), le DSO (Days Sales Outstanding) est un indicateur indispensable pour le pilotage du poste client et par conséquent, pour la santé financière de l’entreprise. Plus qu’un simple chiffre, l’analyse du DSO vous aide à maîtriser votre cycle de trésorerie et réduire le retard de paiement des factures. Pourquoi les entreprises ont-elles tout intérêt à s’y intéresser ? Comment calculer le DSO et l’interpréter ? Et enfin, nous verrons comment optimiser cet indicateur et par la même occasion, améliorer la gestion de votre trésorerie.
Le DSO désigne le délai de paiement et/ou de recouvrement des créances clients. Autrement dit, combien de jours se sont-ils écoulés entre l’émission de la facture et son encaissement ? Ce délai inclut donc le délai légal de paiement (entre 30 et 90 jours à partir de la date de facturation), mais aussi les retards d’encaissement.
Le DSO est un indicateur clé pour suivre la trésorerie et la santé financière d’une entreprise. Il permet d’anticiper les retards de paiement, de mesurer l’efficacité du recouvrement et de guider les décisions stratégiques.
Bien optimisé, il renforce l’agilité financière, sécurise la trésorerie et améliore la gestion du poste client. Toutefois, il reste sensible à plusieurs facteurs : respect des délais de paiement, solvabilité des clients, qualité du processus de facturation et efficacité du recouvrement.
Mettre en place un processus fluide de facturation et de recouvrement, raccourcir les délais de validation interne, automatiser les relances, limiter les conditions de paiement font partie des actions qui peuvent améliorer considérablement le DSO.
Deux méthodes peuvent être utilisées pour calculer son DSO.
Il s’agit de la formule de calcul la plus simple et la plus répandue. En revanche, elle n’est pas adaptée pour les entreprises ayant un chiffre d’affaires variable. La formule de calcul est la suivante :
DSO = (créances totales des clients TTC / chiffre d’affaires TTC) x nombre de jours de la période
Par exemple, une entreprise réalise 120 000 € TTC de chiffre d’affaires sur le mois de septembre. Le montant total des créances clients non encore encaissées au 30 septembre s’élève à 40 000 € TTC.
On applique la formule du DSO :
DSO = (40 000 / 120 000) × 30 = 10 jours
Cela signifie qu’en moyenne, les clients de l’entreprise règlent leurs factures 10 jours après leur émission.
Cette méthode est généralement utilisée par les entreprises ayant une activité soumise à la saisonnalité. Dans cette méthode, il s’agit de soustraire l’encours client à son chiffre d’affaires mois par mois.
Par exemple, votre encours client s’élève à 30 000 € au 1er juin. Sur le mois de mai qui compte 31 jours, votre chiffre d’affaires est de 17 500 € TTC. L’encours restant est de 30 000 – 17 500 = 12 500 €.
Sur le mois d’avril qui compte 30 jours, votre chiffre d’affaires est de 10 000 € TTC. L’encours restant passe alors à 12 500 – 10 000 = 2 500 €.
Sur le mois de mars qui compte 31 jours, votre chiffre d’affaires est de 8 000 € TTC. On applique la formule suivante : (2 500 / 8 000) x 31 = 9,69 jours.
Sur cette période, le DSO est donc de : 31 jours (mai) + 30 jours (avril) + 10 jours (mars) = 71 jours. Votre délai de recouvrement moyen sur 3 mois est de 71 jours.
Concrètement, un DSO faible signifie que vos clients règlent rapidement leur facture. À l’inverse, un DSO élevé traduit des retards de paiement fréquents, ce qui affecte votre trésorerie et la santé financière de votre entreprise.
Un DSO élevé peut également révéler un retard dans la facturation, des litiges avec des clients ou bien une mauvaise gestion du recouvrement de créances.
Si vous voyez que votre DSO augmente, il s’agit d’un signal d’alarme indiquant que vos processus doivent être optimisés. C’est le moment de se poser certaines questions : en combien de temps vos clients règlent-ils leurs factures ? Respectent-ils vos conditions de paiement ? Ne sont-elles pas trop souples ? Êtes-vous en litige avec vos clients ? Votre service facturation et recouvrement est-il réactif ? Quels sont vos délais de validation en interne ? Il pourrait être utile de suivre d’autres indicateurs, tels que : le taux de factures impayées à l’échéance, le délai de résolution des litiges, le nombre de factures en attente de validation.
Ces réflexions et l’analyse de ces indicateurs et plus particulièrement celui du DSO permettent d’anticiper les retards de paiement et de sécuriser votre trésorerie.
Il est important de noter que le DSO impacte directement le BFR (Besoin en Fonds de Roulement). En effet, plus les paiements tardent à arriver et plus il sera nécessaire de faire une avance sur la trésorerie pour couvrir les différents frais d’exploitation et assurer la continuité de l’activité.
Enfin, il est préconisé de réaliser une analyse tous les mois et de faire un comparatif tous les 6 mois afin d’observer les tendances.
Depuis la pandémie de la Covid-19, les entreprises ont vu leur DSO augmenter de manière significative. Les retards de paiement des factures sont devenus une pratique courante et plus particulièrement en B2B où les tensions économiques persistent. Selon le rapport publié en 2024 par Allianz Trade, leader mondial de l’assurance-crédit, le DSO moyen en France était de 59 jours en 2023. Un chiffre en hausse par rapport à l’année passée : +3 jours. Il s’agirait de la plus forte augmentation que les professionnels aient connu depuis la crise financière de 2008.
On observe aussi cette tendance dans le reste de l’Europe avec 42% des entreprises ayant, fin 2023, un DSO supérieur à 60 jours. Le besoin en fonds de roulement (BFR) se voit lui aussi fortement impacté avec une augmentation de 5 jours en 2023. À noter que la moyenne mondiale est de 76 jours.
Un constat alarmant qui montre une dégradation générale des conditions de paiement sur le sol français. On peut d’ores et déjà affirmer que plusieurs facteurs sont en cause. Entre le ralentissement de la croissance économique, l’augmentation des coûts d’exploitation ou encore la baisse de la rentabilité des entreprises, le risque de défaut de paiement est élevé tout particulièrement dans les secteurs du transport, de l’électronique. Dans ces secteurs, le besoin en fonds de roulement dépasserait les 113 jours.
À noter que les délais de paiement pourraient encore se rallonger en raison de la demande mondiale qui a continué de ralentir en 2024 et des coûts d’exploitation toujours élevés.
Dans ce contexte incertain, il est primordial pour les entreprises de mettre en place des stratégies permettant de sécuriser leur trésorerie ou encore d’optimiser leur cycle de facturation en exploitant des solutions numériques offrant fiabilité et preuve, telle que l’Envoi Recommandé Électronique AR24 (ERE).
Pour réduire les retards de paiement des factures, les entreprises doivent mettre en place une stratégie financière efficace. Pour aller plus loin, découvrez 7 bonnes pratiques pour optimiser la gestion du poste client afin de sécuriser vos encaissements.
Tout d’abord, les entreprises doivent revoir leurs conditions de paiement en misant sur des délais de paiement plus courts et exiger le paiement d’un acompte dès la commande de la prestation ou du bien. Pour les clients actuels, une renégociation des délais de paiement s’impose. Pour les nouveaux, il est alors plus facile d’imposer des conditions de paiement.
Ensuite, les entreprises doivent s’assurer d’avoir un système de relance efficace et régulier. La première étape du processus de relance consiste généralement à relancer les clients par téléphone avant de passer si nécessaire à un courrier plus formel. Dans ce cas, l’Envoi Recommandé Électronique est souvent privilégié pour des raisons de simplicité, de rapidité et de conformité juridique.
Les procédures de recouvrement des créances à l’amiable doivent, elles aussi, être optimisées. Cela passe par l’utilisation d’outils permettant un accès rapide et centralisé aux comptes clients, à l’historique de facturation et aux sommes dues. L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée telles que l’envoi des rappels de paiement et des relances ou encore le suivi des échéances, constitue également un levier efficace pour gagner en efficacité. Si malgré vos relances, un client ne règle pas sa facture, vous pouvez envisager une procédure judiciaire comme l’injonction de payer.
Une facture contestée par un client ou encore une erreur de facturation peut impacter considérablement le délai de paiement des factures. C’est pourquoi, il est important d’identifier rapidement les litiges, de les traiter et de mettre en place une communication fluide avec les clients afin de préserver la relation commerciale et de sécuriser sa trésorerie.
Dès les premières utilisations de l’ERE AR24, les entreprises constatent un réel changement dans la gestion et le pilotage du poste client. En dématérialisant leurs processus de relances et de mises en demeure avec l’Envoi Recommandé Électronique, les entreprises peuvent agir plus rapidement, renforcer l’impact de leurs relances et suivre leurs envois en temps réel. Retrouvez le témoignage de Bertrand Mazuir, Credit Manager et co-fondateur de My DSO Manager: « C’est beaucoup moins cher qu’un courrier recommandé papier, c’est beaucoup plus rapide, c’est envoyé aux bons destinataires, cela n’utilise pas de papier et il n’y a pas de transport, donc cela n’offre que des avantages. »
En effet, l’ERE est un moyen efficace pour accélérer et simplifier vos procédures de recouvrement les délais de paiement grâce à la suppression des délais d’acheminement du recommandé courrier papier traditionnel et l’instantanéité d’envoi.
Par ailleurs, ce type de courrier est beaucoup plus sécurisé qu’un simple email. De l’envoi à la réception, vous bénéficiez de preuves horodatées qui vous protègent en cas de litige avec un client. En effet, l’ERE renforce l’impact des relances en vous donnant plus de crédibilité. Vos clients comprendront alors immédiatement que la procédure à l’amiable est lancée.
Enfin, vous gagnez en efficacité grâce à une solution intuitive et optimisée. Les envois se font en quelques clics depuis une plateforme en ligne et sécurisée permettant aussi l’utilisation de modèles de courrier et l’insertion de lien de paiement dans le corps de vos courriers, ce qui a pour effet de simplifier les modes de règlement. Pour approfondir le sujet, consultez notre article : Cash-collection !
De nombreuses entreprises ont testé AR24 et ont obtenu des résultats concrets : moins de papiers, plus d’efficacité, gain de temps et surtout ; une réduction du DSO ce qui contribue à une meilleure visibilité sur la trésorerie. Vous aussi, adoptez l’ERE et réduisez le délai de paiement de vos factures. Pour en savoir plus sur l’ERE et ses avantages, contactez nos conseillers.
My DSO Manager est née du constat que les entreprises sont financièrement pénalisées par les retards de paiement car elles ne disposent pas d’une solution de Credit Management performante permettant de les réduire.
Notre objectif est de mettre à disposition des ETI, Grands Groupes internationaux ou PME un logiciel de Credit Management et de recouvrement de créances rapide à mettre en place, intuitif et innovant leur permettant d’améliorer leur trésorerie, d’assurer leur pérennité et leur développement.
Notre approche est d’utiliser la puissance des technologies modernes pour allier automatisation et personnalisation. En effet, nous croyons qu’une gestion du risque client et un recouvrement de créances efficaces accélèrent les encaissements tout en renforçant la relation client grâce à des contacts personnalisés et qualitatifs et une résolution efficace des litiges.
My DSO Manager est donc un logiciel de recouvrement permettant de fluidifier et de personnaliser les échanges avec ses clients pour atteindre les objectifs de son entreprise qui sont à la fois :
Je suis Credit Manager et co-fondateur de My DSO Manager qui est un logiciel de gestion du poste client, de credit management. My DSO Manager couvre tous les aspects métiers que sont la gestion du risque client, le recouvrement, la gestion prédictive des litiges, l’encaissement et la gestion de la performance etc.
Ces premiers mois sont extrêmement positifs. Les clients sont très satisfaits de l’utilisation d’AR24 dans My DSO Manager. C’est très positif parce que, tout simplement, c’est une solution qui marche. L’intégration avec My DSO Manager est très pertinente avec un connecteur bidirectionnel qui permet d’envoyer des informations puis d’en récupérer. Ce qui ne présage que du bon pour l’avenir.
Alors je dirais que le besoin était fondamental, en tant que solution digitale. On est dans une période de révolution digitale de la fonction credit management et du recouvrement de créances. Notre premier besoin, à la fois fonctionnel et technique, c’était d’intégrer une solution 100% digitale pour l’envoi des courriers, notamment électroniques. C’est une intégration aboutie, facile et rapide. Sur ces deux aspects primordiaux, ça a été un vrai succès !
AR24 est une solution incontournable dès lors qu’on parle d’envoi recommandé électronique, particulièrement en France. AR24 faisant partie du groupe Docaposte, qui fait également partie du groupe La Poste, cela procure, bien évidemment, une crédibilité à toute épreuve.
J’ajouterais un point sur la souveraineté digitale : AR24 est une solution française et c’est un aspect particulièrement important également à nos yeux.
Dans My DSO Manager, il est possible de définir des stratégies de relance par typologie de clients, par situations clients, qu’elles soient une situation comptable ou une appréciation du risque client. Ces différents scenarii vont être composés d’actions. Et grâce à AR24, à chaque fois qu’un envoi recommandé électronique fait du sens, il va être possible de générer un modèle dans My DSO Manager, de manière très précise, facile et adaptée.
On va avoir une multiplicité de cas auxquels l’association AR24 et My DSO Manager vont répondre systématiquement. C’est extrêmement pertinent pour nos utilisateurs et cela vient vraiment de ce mariage entre deux solutions qui sont très complémentaires et qui s’imbriquent l’une à l’autre. Tout ce que fait AR24, l’envoi recommandé électronique, est déjà intrinsèquement pertinent en soi, mais associé à My DSO Manager, cela décuple le champ des possibles et la valeur ajoutée d’AR24.
Bien évidemment, je recommande à 100% l’envoi recommandé électronique comme fonctionnalité en credit management et en recouvrement de créances. Je recommande aussi à 100% AR24 qui est une solution fiable et parfaitement intégrée à My DSO Manager. C’est une fonctionnalité qui permet de formaliser un échange et d’envoyer une mise en demeure, à moindre frais. C’est beaucoup moins cher qu’un courrier recommandé papier, c’est beaucoup plus rapide, c’est envoyé aux bons destinataires, cela n’utilise pas de papier et il n’y a pas de transport, donc cela n’offre que des avantages. Grâce à tout cela, je ne peux que répondre par l’affirmative à cette question.
Vous êtes une entreprise et vous souhaitez effectuer vos envois électroniques avec AR24, contactez un conseiller.
Au cours de leur existence ou de leur activité, les entreprises et les professionnels indépendants versent des cotisations sociales et effectuent des déclarations en lien avec les salariés embauchés et les chiffres d’affaires réalisés. Dans ce cadre, ils peuvent être soumis à un contrôle de l’URSSAF ou faire l’objet d’un redressement. Dans certains cas, les entreprises demandent elles-mêmes un contrôle si elles pensent qu’une régularisation de cotisations sociales peut avoir lieu en leur faveur par exemple.
Vous êtes une entreprise et vous avez reçu un avis de contrôle de l’URSSAF ou une notification de redressement ? Retrouvez dans cet article nos conseils pour bien préparer le contrôle, connaître vos droits ainsi que la procédure de contestation d’une décision URSSAF. Découvrez également pourquoi vous avez tout intérêt à dématérialiser les courriers envoyés à l’URSSAF et comment l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24 peut vous aider à accélérer vos procédures tout en vous permettant de tracer efficacement vos envois.
Le système fiscal français repose sur la confiance. Tous les mois, l’employeur déclare les cotisations et contributions sociales en fonction des salaires versés aux salariés. Ce système permet le financement de la protection sociale des salariés qui inclut les retraites, la Sécurité sociale ou encore les allocations chômage. Les professionnels indépendants doivent eux aussi déclarer leurs chiffres d’affaires, celui-ci détermine le montant des cotisations personnelles.
Les contrôles de l’URSSAF permettent donc de vérifier si les informations déclarées par l’employeur sont exactes. L’URSSAF s’assure ainsi que les entreprises ont bien compris la règlementation et respectent son application. Hormis les personnes morales et les travailleurs indépendants, les particuliers-employeurs et les artistes-auteurs peuvent eux aussi, être contrôlés par l’URSSAF.
Dans le cas d’un contrôle sur demande de l’entreprise, celui-ci peut concerner un point précis, par exemple, les cotisations et contributions dues sur les rémunérations versées aux apprentis. A noter que l’employeur a un droit à l’erreur s’il est de bonne foi et s’il remplit les conditions exigées. Ce droit à l’erreur peut également être invoqué lors d’un contrôle à l’initiative de l’URSSAF.
Les erreurs commises de manière non intentionnelle et si elles sont régularisées de votre propre initiative ou suite à une demande de l’URSSAF dans le délai imposé ne feront pas l’objet d’une sanction. Par conséquent, les majorations de redressement et de retard initiales ne s’appliqueront pas si l’entreprise n’avait pas connaissance d’une règle ou si elle a commis une erreur lors de la déclaration de sa situation.
Si l’entreprise est de mauvaise foi ou si elle réitère une erreur dans sa déclaration alors qu’elle a été au préalable informée de la règlementation, le droit à l’erreur ne peut s’appliquer. De plus, en cas de fraude, de travail dissimulé, de retard ou d’omission de déclaration dans les délais imposés, l’entreprise ne peut invoquer le droit à l’erreur.
L’URSSAF peut contrôler :
Par ailleurs, les points de contrôle lors d’un contrôle URSSAF peuvent concerner :
Le contrôle sur pièces se déroule dans les locaux de l’URSSAF et concerne les petites entreprises de moins de 11 salariés et les professionnels indépendants. Dans l’avis de contrôle envoyé par l’URSSAF figure les documents que l’entreprise doit fournir ainsi que la date limite de remise des documents.
Plus traditionnellement, il existe le contrôle sur place, également appelé contrôle comptable d’assiette. Ce contrôle a lieu dans les locaux de l’entreprise. Dans ce cadre, l’avis de contrôle est envoyé au minimum 30 jours avant la visite de l’inspecteur de l’URSSAF.
Bon à savoir :
Il est préconisé de répondre à l’avis de contrôle via l’Envoi Recommandé Electronique AR24. Répondre à ce courrier officiel par ERE permet d’informer l’inspecteur que vous accusez réception de l’avis, mais aussi de demander si nécessaire un report, de poser des questions ou de transmettre les documents demandés. L’ERE est un procédé dématérialisé permettant de notifier instantanément un destinataire et d’obtenir des preuves d’envoi et de réception du courrier (article 43.1 du Règlement eIDAS).
Le déroulement du contrôle sur place
La visite commence par un échange. L’inspecteur explique le déroulement de la visite et l’employeur présente l’entreprise et son fonctionnement.
Durant le contrôle, l’inspecteur vérifie scrupuleusement les déclarations de l’employeur en se référant aux documents que ce dernier lui aura transmis (contrats de travail, documents relatifs à la paie, bilans comptables, liasses fiscales, avis d’imposition, statuts, procès-verbaux d’assemblée générale, factures des sous-traitants ou émises par un travailleur indépendant, justificatifs des frais professionnels, etc.).
Une fois le contrôle terminé, l’inspecteur expose ses conclusions lors d’un entretien de restitution durant lequel l’entreprise peut exprimer ses difficultés lors des déclarations ou demander des explications concernant l’application des textes.
La lettre d’observations est ensuite remise à l’entreprise, celle-ci contient les conclusions de l’inspecteur et rappelle éventuellement l’application des textes. Elle mentionne également des explications sur la méthode de vérification par échantillonnage et extrapolation si cette dernière a été adoptée.
A la suite du contrôle, plusieurs issues sont possibles :
L’entreprise dispose d’une période contradictoire de 30 jours pour s’opposer à ces conclusions, apporter des informations complémentaires ou demander un délai de 30 jours supplémentaires pour rassembler des éléments. Cette demande peut être faite par tout moyen, mais il est préconisé d’utiliser un ERE AR24, votre prestataire de confiance pour plus de rapidité et de fiabilité.
Une fois la période contradictoire passée, l’entreprise peut recevoir :
Le déroulement du contrôle sur pièces
Le contrôle s’effectue uniquement sur les documents sociaux, comptables, fiscaux et juridiques transmis par l’entreprise. L’inspecteur de l’URSSAF pourra demander tout document qu’il jugera utile à son contrôle. Ce dernier présentera ses observations lors d’un entretien téléphonique. Il expliquera également les suites éventuelles en cas de redressement.
Dans ce cas là également, l’entreprise reçoit la lettre d’observations qui présente les conclusions de l’inspecteur. Le procédé qui suit est identique à celui d’un contrôle sur place, avec notamment l’ouverture de la période contradictoire de 30 jours.
Dans certains cas, il arrive que le contrôle sur pièces se transforme en contrôle sur place. C’est généralement le cas si l’entreprise ne transmet pas les documents demandés ou si d’autres investigations sont nécessaires.
La rémunération en espèces non déclarées
Le motif le plus courant de redressement de l’URSSAF est la rémunération en espèces non déclarées. Cette non-déclaration est considérée comme une fraude et expose l’entreprise à des sanctions, telles que des pénalités de retard. Ces sommes non déclarées peuvent prendre la forme de primes, de pourboires, récompenses ou encore complément de revenus dans le but d’éviter de payer des cotisations sociales.
A savoir que l’employeur a l’obligation de déclarer toutes les rémunérations versées peu importe le mode de versement (espèces, chèque ou virement). Un expert-comptable pourra conseiller l’employeur sur la façon de déclarer les rémunérations des salariés.
La déduction forfaitaire spécifique (DFS)
Certains secteurs comme le bâtiment sont concernés par la déduction forfaitaire spécifique qui permet de prendre en compte les frais professionnels récurrents engagés par les salariés, comme l’achat d’outils, les frais de transport, etc., en réduisant l’assiette de calcul des cotisations sociales.
Cependant, les entreprises doivent calculer les cotisations sociales sur la base du salaire minimum prévu par la convention collective. On parle d’assiette minimum conventionnelle. Une réduction de l’assiette de calcul des cotisations sociales en dessous de l’assiette minimum conventionnelle pourrait conduire à un redressement de l’URSSAF.
Les frais professionnels non justifiés
Il est indispensable pour l’employeur de justifier les frais professionnels afin qu’ils soient exonérés de cotisations sociales. Il doit donc être en mesure de fournir les justificatifs en cas de contrôle : factures d’hôtel, de carburant, ticket de transport, de caisse, etc. On parle alors de dépenses réelles. L’entreprise pourra également opter pour le barème forfaitaire, celui-ci est établi par l’administration fiscale.
Les avantages en nature non déclarés
L’entreprise doit veiller à déclarer correctement les avantages en nature (logement, véhicule, repas, téléphone, internet, etc.). En cas de non-déclaration, l’entreprise peut être redressée et payer des cotisations ainsi que des pénalités de retard.
Pour ce qui est des véhicules de fonction, l’évaluation se fait en fonction de l’utilisation (frais d’entretien, de carburant, d’assurance, etc.) ou du prix d’achat dudit véhicule.
Pour les logements de fonction permanents ou temporaires, ils doivent être évalués en fonction de la valeur locative ou du barème spécifique dans le cas où le salarié est logé et nourri par l’entreprise.
Pour les téléphones de fonction et les services internet, leurs évaluations dépendent du coût de l’abonnement.
La réduction générale des cotisations
Grâce à la réduction générale des cotisations appelée également réduction Fillon, les entreprises peuvent réduire les cotisations sociales patronales liées à l’embauche de salariés. Les cotisations de Sécurité sociale, d’allocations familiales, d’assurance chômage sont éligibles à la réduction générale des cotisations.
Concrètement, la rémunération des salariés va impacter le montant de la réduction Fillon. Plus la rémunération est faible et plus la réduction est importante. Par ailleurs, la réduction générale des cotisations ne s’applique pas si le salarié touche une rémunération égale à 1,6 fois le SMIC.
A noter qu’il existe d’autres conditions pour que l’employeur puisse bénéficier de cette réduction. Il doit notamment être à jour de ses déclarations et paiements des cotisations sociales dues à l’URSSAF.
Le forfait social
Le forfait social doit être déclaré et payé sur toutes les rémunérations sous peine pour les entreprises d’être redressées et de devoir payer des pénalités de retard. Il s’agit d’une participation au financement de la protection sociale. Pour la rémunération d’un salarié, le taux du forfait social est habituellement fixé à 20%.
S’agissant de l’épargne salariale pour les entreprises de moins de 50 salariés, le taux est à 8%. Plus précisément, les plans d’épargne entreprise (PEE), les plans d’épargne pour la retraite collectif (PERCO), les contributions à la prévoyance ou encore les indemnités de rupture conventionnelle sont soumises au forfait social.
Les contributions CSG-CRDS
Destinées à financer la Sécurité sociale et à rembourser la dette sociale et directement prélevées à la source, ces contributions concernent les revenus d’activité et de remplacement, tels que les salaires, les pensions de retraite, les allocations chômage, etc. Elles sont calculées sur la base du salaire brut.
Pour la CGS, le taux est de 9,2% et 0,5% pour la CRDS. A noter qu’une erreur de calcul peut conduire à un redressement.
La réduction du taux de la cotisation allocations familiales et maladie sur les salaires bas
Dans le but de favoriser le recrutement et la compétitivité des entreprises, une réduction du taux des cotisations patronales d’allocations familiales et maladie a été mise en place sur les salaires bas. Sont concernés les salaires inférieurs à 3,5 fois le SMIC. Le taux est à 3,45% pour ces salaires bas, les autres restent à 5,25%.
Les cotisations patronales de maladie peuvent quant à elles être exonérées si le salaire est inférieur à 2,5 fois le SMIC. Pour les autres salaires, l’exonération sera progressive.
La retraite et la prévoyance
L’employeur doit payer les cotisations de retraite et de prévoyance. Ces cotisations ont pour but de financer les pensions de retraites des salariés français ainsi que la protection sociale offerte en cas de maladie, d’invalidité ou de décès.
Pour les cotisations de retraite, on distingue les cotisations de retraite de base et les cotisations de retraite complémentaire. Les premières sont obligatoires, quant aux autres, elles dépendent de la convention collective.
Enfin, pour la prévoyance, elle sera obligatoire si elle est prévue par la convention collective et sera calculée sur la base du salaire brut du salarié.
Les conséquences d’un redressement de l’URSSAF suite à un contrôle peuvent être lourdes pour l’employeur.
Tout d’abord, on peut citer les conséquences financières avec des pénalités et des majorations de retard, mais aussi des amendes qui peuvent être importantes.
De plus, un redressement porte atteinte à la réputation de l’entreprise non seulement auprès de ses clients, mais aussi auprès de ses investisseurs, de ses fournisseurs, de ses partenaires ou encore de ses collaborateurs. En effet, la relation salarié-employeur peut être impactée, créant ainsi des tensions.
Enfin, un redressement peut également entraîner des sanctions pénales, notamment en cas de travail dissimulé et de fraude.
En cas de régularisation en faveur de l’URSSAF, l’entreprise dispose de 30 jours à compter de la mise en demeure pour s’acquitter des sommes dues. Des majorations de retard initiales et complémentaires peuvent dans certains cas s’appliquer. En cas de difficultés financières, les entreprises peuvent effectuer une demande de délai concernant le règlement des cotisations. Cette demande peut, elle aussi, être réalisée par ERE AR24.
Pour demander un échelonnement de paiement, il est recommandé d’effectuer la demande au plus tôt, idéalement dans les 30 jours suivant la réception de la mise en demeure. En cas de difficultés financières temporaires et si le cotisant est de bonne foi, la demande d’échelonnement de paiement pourra être acceptée.
Dès la réception de l’avis de contrôle, il est impératif de vérifier votre disponibilité à la date qui a été fixée. En cas d’impossibilité ou d’erreur dans l’adresse de l’entreprise, contactez l’inspecteur le plus rapidement possible.
Ensuite, préparez au plus tôt les documents demandés, car certains documents remontant à 3 ans pourraient être archivés ou classés en dehors des locaux de l’entreprise.
N’hésitez pas également à lister toutes les questions que vous souhaitez poser à l’inspecteur ou à lui communiquer toutes les informations nécessaires à son déplacement dans vos locaux.
Pour éviter un redressement, il est impératif d’être à jour de ses cotisations sociales et de prêter une attention particulière aux ruptures conventionnelles, aux avantages en nature, aux frais professionnels ou encore aux prestations du CSE. Et surtout, il est primordial de ne pas dissimuler de travailleur.
Dans le cadre d’un contrôle et d’un redressement de l’URSSAF, vous pouvez utiliser l’ERE pour contacter l’inspecteur de l’URSSAF, que ce soit pour confirmer la réception d’un avis, demander un report de visite, poser des questions, transmettre des documents, envoyer des observations ou encore pour contester une décision de recouvrement de l’URSSAF.
Ce procédé dématérialisé vous permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, audio, vidéo, etc.) ; ce qui est idéal dans ce type de procédure où l’envoi de documents volumineux est fréquent.
Non seulement vous gagnez du temps dans la gestion de vos démarches administratives, mais vous réalisez des économies sur vos envois, tout en obtenant des preuves et un suivi de l’acheminement en temps réel.
En effet, avec AR24, le tarif est fixe, quel que soit le volume de pièces jointes ou la destination, contrairement à un envoi papier dont le prix varie en conséquence. Autrement dit, aucun surcoût ne sera appliqué si vous optez pour la dématérialisation de vos communications officielles.
Il se peut que l’entreprise ne soit pas d’accord avec la confirmation d’observation, la mise en demeure ou encore la notification de crédit. Dans ce cas, elle peut la contester gratuitement en respectant la procédure. Lors de l’examen du dossier, l’entreprise n’est pas tenue d’être présente.
En cas de désaccord avec les observations et la décision finale, l’entreprise peut saisir la commission de recours amiable (CRA) de l’URSSAF ou de la CGSS. Dès le début de la procédure, n’hésitez pas à vous faire assister par un avocat ou un expert. La contestation doit être faite dans les deux mois à compter de la réception de la mise en demeure. La commission statue sur le désaccord rencontré avec l’administration de recouvrement dans un délai d’un mois.
En l’absence de contestation dans les délais imposés, la décision de l’URSSAF est alors définitive.
Si un désaccord persiste après la décision de la commission de recours amiable, l’entreprise peut saisir le tribunal judiciaire dans les deux mois à compter de la réception de ladite décision.
Pour des raisons de rapidité et de fiabilité, il est préconisé de contester la décision de l’URSSAF par le biais d’un Envoi Recommandé Electronique AR24. Grâce à son envoi instantané et à la suppression des délais d’acheminement, vous n’avez pas d’inquiétude à avoir quant au respect du délai des deux mois pour effectuer la contestation.
Par ailleurs, si vous avez des observations à communiquer à l’inspecteur de l’URSSAF, vous pouvez également le faire par ERE AR24.
Entreprises, sociétés de recouvrement, avocats, dans le cadre de la gestion des créances impayées, il arrive que, malgré vos efforts pour récupérer les sommes, vos relances restent sans réponse. Et pourtant, vous avez tout essayé : appels téléphoniques, relances par email et même la mise en demeure. Dans les cas où le règlement à l’amiable reste infructueux, le créancier peut alors décider d’entamer une procédure judiciaire. Dans cette démarche, il peut se faire assister par la société de recouvrement ou son avocat. Dans cet article, nous décryptons le déroulement de la procédure d’injonction de payer permettant d’obtenir une ordonnance du tribunal et verrons comment l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) s’impose comme un outil indispensable.
Contrairement aux mesures de recouvrement amiable, l’injonction de paiement fait intervenir des acteurs judiciaires dans le but de se faire rembourser une dette. Il s’agit d’une procédure judiciaire de recouvrement de créances.
Délivrée par un commissaire de justice (anciennement appelé huissier de justice), l’injonction de faire contraint une personne de s’exécuter. Cette dernière prendra alors la forme d’un titre exécutoire.
Bon à savoir : La procédure simplifiée de recouvrement de petites créances peut être mise en œuvre si la créance ne dépasse pas 5000€, qu’elle est arrivée à échéance, qu’elle est certaine, liquide, exigible et non prescrite. Un contrat ou toute autre obligation statutaire doit être à l’origine de la créance. Il s’agit de recouvrer un petit montant à travers une procédure accélérée. Pour sa mise en œuvre, le créancier doit réaliser des démarches en ligne.
Bon à savoir : Par définition, une créance est un droit permettant à une personne d’exiger une somme d’argent. Celui qui détient la créance est appelé le créancier et celui qui détient la dette, le débiteur.
Pour cette procédure, une demande doit être faite par le créancier lui-même ou par un mandataire (auxiliaire de justice tel qu’un huissier ou un avocat, société de recouvrement, etc.).
La requête, qui prend la forme d’un formulaire CERFA, doit être déposée au greffe de la juridiction compétente. Le formulaire CERFA sera différent selon la juridiction qui dépend du montant et de la nature de la créance. Par exemple, pour le tribunal de Commerce, il faudra prendre le formulaire CERFA n° 12946*01, pour le juge de proximité, il s’agit du formulaire CERFA n° 12947*02 ou encore pour le tribunal d’instance, c’est le formulaire CERFA n° 12948*02.
Pour une dette entre deux professionnels, la demande doit être faite auprès du tribunal de Commerce. On parle de créance commerciale.
Pour une dette impliquant un consommateur donc une personne physique, celle-ci doit être faite au tribunal judiciaire ou au tribunal de Proximité. On parle de créance civile. La juridiction compétente sera celle du lieu de domicile ou du siège social du débiteur.
Notez qu’il existe un délai de prescription pour réclamer le recouvrement d’une créance en justice. Il est donc conseillé de saisir le tribunal compétent au plus tôt.
Par ailleurs, la procédure de recouvrement des créances a un coût. Le dépôt du dossier auprès du commissaire de justice, l’émission du titre exécutoire par le commissaire de justice sont à la charge du créancier ainsi que les émoluments en cas de paiement volontaire par le débiteur. A noter qu’en cas d’exécution forcée, les tarifs sont différents.
Le montant ne peut donc pas être estimé, il sera ajusté par le greffe au cas par cas. Toutefois, le créancier pourra bénéficier de l’aide juridictionnelle si ses ressources sont insuffisantes pour couvrir les frais d’avocat et de commissaire de justice.
Dans ce type de procédure, le débiteur n’est pas entendu par le juge et ne peut donc pas exposer ses arguments. Le juge peut accepter totalement ou partiellement la requête. Cette décision se basera sur les éléments apportés par le créancier.
Dans le premier cas, le créancier récupérera l’intégralité des sommes demandées. Dans le deuxième cas, seule une partie du montant pourra être récupérée. Le créancier peut alors accepter l’ordonnance ou la refuser en entamant une procédure de droit commun pour tenter de récupérer l’intégralité des sommes.
Dans le cas où le juge estimerait que la requête n’est pas fondée, il peut rejeter la demande. Le créancier aura recours à d’autres procédures de recouvrement judiciaire, telles que l’assignation en paiement ou le référé provision.
Le créancier dispose de 6 mois pour désigner un huissier de justice afin de signifier l’injonction de payer au débiteur. En effet, seul l’huissier est habilité à procéder à l’exécution de l’ordonnance et à procéder au recouvrement de la somme. Ce dernier est tenu de respecter certaines règles d’ordre public comme laisser un certain montant sur le compte du débiteur.
A compter de la signification ou de l’acte d’exécution, le débiteur dispose d’un délai d’un mois pour émettre une opposition à la décision de justice. Cette opposition se fait auprès du tribunal qui a rendu la décision directement au greffe ou via formulaire CERFA.
La lettre de mise en demeure : 1ère étape de la procédure d’injonction de payer
Avant toute chose, une injonction de payer ne peut pas être engagée sans l’envoi au préalable d’une lettre de mise en demeure. C’est elle qui lance la procédure de recouvrement.
En effet, le créancier doit être en mesure de prouver qu’il a tenté de résoudre le litige à l’amiable avant d’entamer une procédure judiciaire c’est-à-dire avant que la justice n’intervienne.
Dans le cadre d’un recouvrement de créances, il est donc essentiel d’assurer une traçabilité rigoureuse de ses courriers. Pour cela, rien de tel que l’utilisation d’un recommandé avec accusé de réception, attestant de manière formelle la date et l’heure d’envoi et de réception. A cette lettre de mise en demeure devra être jointe la facture correspondant au montant impayé.
De plus en plus d’entreprises, d’avocats et de sociétés de recouvrement ont recours à l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) afin de gagner en rapidité, en simplicité, mais aussi en fiabilité.
Envoyé en ligne de façon simplifiée, ce courrier recommandé dématérialisé permet de notifier instantanément le débiteur et de lui transmettre la facture impayée. Ce dernier pourra alors, à son tour, la réceptionner en ligne.
De l’envoi à la réception, l’ERE génère des preuves opposables devant le tribunal compétent. En plus de délivrer des preuves horodatées, l’ERE permet de prouver le contenu du courrier et des pièces jointes ; ce qui n’est pas possible avec un recommandé papier.
Bon à savoir : A noter qu’en cas de refus du courrier recommandé électronique par le destinataire, cela n’a pas d’incidence sur la procédure en cours. L’horodatage est lisible sur les preuves électroniques et fait foi au même titre que le cachet de la poste. Autrement dit, le délai de paiement continue de courir.
D’autres conditions relatives à la créance existent. Celle-ci doit être contractuelle, c’est-à-dire faire l’objet d’un contrat. Elle doit être exigible, c’est-à-dire que le délai de paiement mentionné dans la lettre de mise en demeure doit être mentionné. De plus, il doit s’agir d’une somme d’argent et non d’une obligation de faire et le montant doit être déterminé par le contrat. Enfin, la créance doit résulter d’un acte de commerce (lettre de change, billet à ordre ou cession de créance).
Procédure d’injonction de payer : comment bien rédiger la requête ?
Certains éléments doivent impérativement figurer sur la demande d’injonction. On peut citer :
Les devis, les factures, le contrat de vente, le bon de commande, la lettre de mise en demeure, la lettre ou le contrat constituant des engagements de paiement, les échanges et correspondances ayant été rendus officiels par un huissier de justice ou tout autre document justificatif devront être joints à la demande.
Pour être acceptée par le juge, la requête doit impérativement être rédigée par écrit, datée et signée par le créancier ou le mandataire, qu’il s’agisse d’un avocat ou d’un huissier de justice. Le mandataire doit disposer d’un mandat du créancier, sans quoi il ne peut agir en son nom et entamer une procédure de recouvrement judiciaire.
Pour être déposée au greffe du tribunal compétent, plusieurs options sont possibles (article 1407 du Code de procédure civile). :
Le dépôt en ligne de la requête se fait sur le site : www.vos-droits.justice.gouv.fr
Depuis l’envoi de la mise en demeure jusqu’à l’obtention de l’ordonnance d’injonction, le respect rigoureux des règles de procédure est indispensable afin d’éviter un contentieux long et coûteux. Dans le cadre de l’envoi de la mise en demeure, l’ERE est une solution incontournable. Deux à cinq fois moins cher qu’un courrier recommandé papier traditionnel, l’ERE AR24 sécurise et accélère l’ensemble du processus tout en apportant des preuves juridiques solides.
Entreprises, sociétés de recouvrement, avocats, n’attendez plus pour optimiser la gestion des créances. Créez votre compte AR24 et envoyez votre premier ERE.
Envoyez dès aujourd’hui votre première ERE ! Comment ça marche ? Il suffit de créer votre compte et vous pouvez envoyer votre recommandé électronique en quelques clics seulement.
Etablissement des devis, édition des factures, encaissements, recouvrement, etc. , la gestion du poste client comporte plusieurs étapes essentielles à la santé financière des entreprises. Enjeu stratégique majeur, le poste client a un impact direct sur la trésorerie et par conséquent sur le succès de l’entreprise. D’autant plus que les TPE et PME sont les plus susceptibles de faire face aux impayés en raison de leur trésorerie fragile et d’un monde des affaires instable. L’heure est donc à la vigilance ! Que vous soyez dirigeant, expert financier ou crédit manager, voici 7 bonnes pratiques pour optimiser la gestion du poste client.
Alors qu’en B2C, le client va généralement régler la facture comptant, en B2B, un délai de paiement est accordé aux professionnels, soit un crédit. Dans ce contexte, il est indispensable, en amont de la prestation ou des commandes, d’effectuer une vérification de la santé financière des futurs clients.
Cette analyse est possible grâce aux données financières des entreprises clientes et doit être réalisée en continu par la mise en place d’alertes. Cela inclut la vérification de la solvabilité ou encore l’analyse du comportement de paiement.
Pour maîtriser les risques et réduire au maximum les impayés ou les éventuelles difficultés de paiement, il est nécessaire de prévoir une stratégie de gestion du client adaptée.
La souscription d’une assurance crédit peut également être une option à envisager pour se faire payer en cas de retard de paiement. Des solutions de financement existent également, comme l’affacturage. Cette stratégie consiste à céder ses créances à un organisme en contrepartie d’une avance de trésorerie.
Plus la politique de facturation est claire et transparente et plus vous aurez de chances d’être payé. Ce point est indispensable afin de préserver la relation client. Cette politique doit inclure les délais et modalités de paiement. A noter que les clients apprécient avoir le choix quant aux moyens de paiement. Cette diversification des moyens de paiement augmente le confort, les ventes, l’expérience client et les taux de conversion.
Ces informations sur les délais et les modalités de paiement doivent être communiquées dès le départ et rappelées systématiquement lors de la signature du devis.
Cette politique de facturation doit également être bien établie en interne afin que le personnel, aussi bien les équipes commerciales que celles chargées du poste client, transmettent aux clients les informations de manières fluides.
Le politique de facturation doit inclure la période de facturation, fixée chaque mois à la même date, les informations et mentions obligatoires, l’édition de facture, les modalités de transmission aux clients ainsi que le process de relance et de recouvrement.
Ce n’est pas nouveau, les factures sont régulièrement payées en retard par les entreprises, c’est pourquoi il est préconisé de limiter les délais de paiement et de facturer le plus tôt possible. Ainsi, vous anticipez les imprévus et les manques de trésorerie.
Une autre pratique est d’imposer à vos clients le versement d’acompte, cela permet de couvrir les frais professionnels, comme l’achat de marchandises.
Vous pouvez aussi inciter vos clients à régulariser leurs factures avant l’échéance prévue en échange d’une remise.
Effectuer manuellement le suivi de la facturation est très chronophage et peut engendrer des risques d’erreurs. Avec l’intelligence artificielle et le machine learning, il est possible d’automatiser un certain nombre de tâches, telles que la facturation, le lettrage comptable, les alertes en cas de retard ou encore les relances.
Les principaux avantages de l’automatisation sont le gain de temps et d’efficacité et l’optimisation du suivi de la facturation et du recouvrement des créances.
La mise en place d’un process de relance est indispensable dans la gestion du poste client. Ce process nécessite un suivi rigoureux de l’établissement du devis jusqu’à l’encaissement du paiement en passant par le rapprochement des factures.
Si le retard est avéré, alors le process de relance doit être suivi. La première étape est généralement d’effectuer une relance téléphonique ou par mail. S’il s’agit d’un oubli, alors la facture sera rapidement régularisée.
S’il ne s’agit pas d’un simple oubli, il faudra alors envisager une relance plus officielle. Dans cette situation, utiliser l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) s’avérera être un outil fiable et efficace. Il s’agit d’un recommandé électronique permettant d’obtenir un suivi du courrier en temps réel avec une preuve de dépôt et d’envoi et une preuve de réception dématérialisée.
Bien que ce mode d’envoi ne soit pas le strict équivalent juridique de la LRAR papier, il peut tout à fait être utilisé dans cette situation compte tenu de sa valeur probante (article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3). 100% dématérialisé, ce mode de communication permet de notifier instantanément un destinataire, supprimant ainsi les délais d’acheminement.
Cette instantanéité d’envoi et d’acheminement permet d’accélérer vos procédures de recouvrement et participe à la réduction de votre DSO tout en vous garantissant une protection juridique. Avec l’ERE, les délais de paiement sont réduits et les trous dans votre trésorerie sont évités.
Au niveau de la préparation du courrier, rien de plus simple, il suffit de renseigner en ligne quelques informations sur votre destinataire (nom, prénom, raison sociale et adresse email), de rédiger votre courrier, d’ajouter la ou les factures impayées et de cliquer sur envoyer.
A noter que, dans le contenu de courrier électronique, un lien de paiement pourra être inséré ; facilitant ainsi le règlement. Du côté du destinataire, ce dernier prend connaissance de son courrier de relance en un clic et sans avoir à se déplacer. Vous n’avez donc pas à tenir compte des jours ouvrés ou à vous déplacer pour réaliser vos relances ou mises en demeure.
Comme de nombreuses entreprises, optimisez la gestion du poste client. Envoyez dès aujourd’hui votre première lettre de relance par ERE ! Comment ça marche ? Il suffit de créer votre compte et votre recommandé électronique est envoyé en quelques clics seulement.
Dans certaines situations difficiles, vous pouvez être amené en tant qu’avocat à effectuer ce que l’on appelle une lettre de mise en demeure. Il s’agit de la dernière étape avant d’entreprendre une procédure juridique qui peut parfois s’avérer longue et complexe. De l’envoi à la réception de vos lettres de mise en demeure, AR24 vous accompagne et vous aide à simplifier et accélérer ces démarches administratives qui peuvent s’avérer fastidieuses.
La lettre de mise en demeure est un moyen formel d’exprimer à l’autre son manquement à ses obligations. Il peut s’agir d’un parent qui ne verse pas sa pension alimentaire, d’un artisan qui n’a pas terminé ses travaux, d’une personne qui n’a pas honoré sa dette, etc. Dans tous les cas, la mise en demeure permet donc de reformuler sa demande, par écrit, et de demander de manière formelle à l’autre personne ou entreprise de remplir ses responsabilités. Il s’agit le plus souvent de la dernière étape avant d’entamer une procédure juridique et peut d’ailleurs constituer une preuve qu’une demande a déjà été faite au préalable. Préalablement à l’envoi de la mise en demeure, l’avocat devra relancer par tout moyen la personne concernée afin de lui rappeler ses obligations.
Le plus souvent les particuliers vont faire appel aux services d’un avocat pour l’envoi de ce type de courrier. Mais l’avocat peut également, pour son propre compte, mettre en demeure l’un de ses clients afin que ce dernier procède au règlement des honoraires dans le cas où les délais de paiement n’ont pas été respectés.
Vous aurez alors besoin de trouver l’approche la plus adéquate. Par ailleurs, une lettre de mise en demeure permet d’attester du sérieux de sa démarche. Elle aura un caractère plus juridique, ce qui peut augmenter ses chances de succès. Il n’est donc pas rare de procéder à l’envoi d’une lettre de mise en demeure.
Vous êtes normalement en charge vous-même en tant qu’avocat de la remise de la mise en demeure. Pour que cette dernière puisse être utilisée comme preuve en cas de procédure juridique, il est impératif qu’elle soit envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Dès lors, on peut tout à fait envisager d’opter pour la lettre recommandée électronique (LRE) qui bénéficie de la même valeur juridique que la version papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Ce mode d’envoi vous apporte des preuves équivalentes à celles que vous recevez lors d’un envoi papier. A savoir, une preuve de dépôt et d’envoi, une preuve d’accusé de réception, une preuve de refus, une preuve de négligence. De plus, vous bénéficiez d’une protection juridique supplémentaire en optant pour ce mode d’envoi puisque la LRE est aujourd’hui le seul recommandé à pouvoir apporter à son expéditeur une preuve de contenu du courrier et des pièces jointes.
Pour envoyer vos mises en demeure par lettre recommandée électronique, il vous suffit de : – Créer un compte gratuitement sur ar24.fr ; – Vous identifier avec votre clé RPVA, celle-ci permet de sécuriser l’envoi de vos mises en demeure dématérialisées ; – Recueillir le consentement de votre destinataire, s’il s’agit d’un particulier, en utilisant par exemple le gestionnaire de consentements d’AR24 ou en insérant une clause dans une convention d’honoraires ; – Utiliser notre modèle de lettre de mise en demeure que vous pouvez retrouver en fin d’article et l’adapter à votre situation. – Entrer l’adresse email du destinataire et cliquer sur envoyer.
Les lettres recommandées électroniques sont envoyées depuis notre plateforme sécurisée et sont acheminées instantanément dans la boite email de votre destinataire. La plateforme AR24 est accessible 24h/24, 7j/7 et vous vous pouvez également y retrouver les courriers envoyés, les pièces jointes attachées ainsi que les preuves. De plus, envoyer une lettre de mise en demeure dématérialisée permet très souvent d’accélérer et de simplifier les règlements grâce à l’ajout d’un lien de paiement dans le contenu de votre courrier. Enfin, la LRE est deux à cinq fois moins chère qu’une lettre recommandée papier classique, ce qui vous permet de réaliser des économies importantes. En effet, avec AR24, les tarifs sont fixes, peu importe le poids des pièces jointes ou la destination. Contrairement à un envoi papier dont le coût peut varier selon le poids des documents joints, le pays de destination ou le niveau de recommandation choisi.
La lettre de mise en demeure doit bien entendu être adaptée en fonction de la situation. Ici, nous prendrons le cas d’une dette qui n’a pas été honorée.
[Nom prénom de l’expéditeur]
[Adresse de l’expéditeur]
[Téléphone de l’expéditeur]
[Email de l’expéditeur]
[Nom prénom du destinataire]
[Adresse du destinataire]
À [ville], le [date],
Objet : Mise en demeure de payer
[Madame / Monsieur],
En dépit de nos multiples relances, nous vous rappelons que nous sommes toujours dans l’attente de votre règlement concernant la facture n°[numéro de facture] qui vous a été adressée en date du [date de la facture]. De ce fait, veuillez considérer la présente comme une mise en demeure de payer dans un délai de 8 jours calendaires le montant intégral de votre créance s’élevant à [montant]€ TTC. Vous pouvez procéder au règlement en vous rendant sur le lien suivant : [Lien de règlement] À défaut de règlement dans ce délai, nous serons contraints de saisir la juridiction compétente pour procéder au recouvrement de la créance ainsi que des pénalités de retard. Dans l’attente d’une réponse de votre part, nous vous prions d’agréer [Madame/Monsieur] l’expression de nos sentiments distingués.
[Nom et prénom de l’expéditeur]
[Signature]
Vous avez donc tout intérêt à vous tourner vers cette solution 100% digitale et juridiquement fiable qui vous permettra de gagner du temps, mais aussi de faire des économies et de réduire vos impressions. Plus de 10 000 avocats ont opté pour la lettre de mise en demeure dématérialisée. Si vous aussi vous souhaitez envoyer votre première LRE et commencer à dématérialiser vos envois, créez votre compte sur ar24.fr ou demandez l’intégration de la LRE AR24 à votre logiciel métier en contactant les équipes d’AR24.
La procédure de recouvrement est un processus essentiel pour les entreprises qui sont confrontées à des retards ou défauts de paiement de la part de leurs clients. Cette démarche vise à protéger la stabilité financière d’une entreprise tout en préservant ses relations commerciales. Si un débiteur ne règle pas sa dette à la date d’échéance prévue, il est alors possible d’engager une procédure de recouvrement à l’amiable ou judiciaire.
Dans le cadre d’une relation commerciale dans le droit privé, des pénalités de paiement peuvent s’appliquer en cas de retard. Dans le cas du marché public, on parle d’intérêt moratoire. Cet article va permettre d’exposer en détail la définition de l’intérêt moratoire, son cadre légal ainsi que le calcul de cet intérêt selon les cas applicables.
L’intérêt moratoire permet de récupérer une somme due par un débiteur du marché public en raison d’un retard de paiement. Cet intérêt va permettre d’indemniser le créancier pour le préjudice subi du fait que le paiement n’a pas été effectué à la date d’échéance prévue. Cet intérêt moratoire sert principalement à dissuader les débiteurs en les incitant à respecter les délais de paiement convenus. Il s’agit donc de pénalités de retard applicables pour un acteur du marché public qui n’a pas payé à temps et s’ajoute à la dette déjà existante.
Les différents contrats de services ou prestations sont encadrés par l’article L441-10 du Code de commerce et stipulent que “tout retard de paiement entraîne de plein droit, dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, l’application de pénalités de retard”. Cela garantit qu’au premier jour de retard, des pénalités peuvent être enclenchées. Par ailleurs, l’intérêt moratoire est encadré par la loi, notamment par les articles articles l2192-12 relatifs à la législation des frais de recouvrement sur le marché public.
Pour rappel, l’intérêt moratoire est calculé sur la base du montant dû et de la durée du retard. Le taux d’intérêt moratoire est fixé en fonction du taux d’intérêt directeur de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 8 points pour le marché public et 10 points pour le marché privé. C’est là que se joue la principale différence entre ces deux secteurs.
Voici ensuite la formule de calcul applicable : Montant TTC dû x (nombre de jours de retard / 365) x taux d’intérêt légal.
Voici les étapes de calcul de l’intérêt moratoire :
Il faut savoir qu’il n’y a pas de formalités à effectuer pour réclamer les intérêts moratoires dans le cadre du marché public, ils s’appliquent automatiquement. Néanmoins, concernant le marché privé, il y a une procédure à respecter avec l’envoi d’un courrier recommandé pour prévenir le client que les pénalités de retard vont être enclenchées, appelée une procédure de recouvrement.
Le créancier qui souhaite récupérer sa dette peut engager une procédure de recouvrement. La procédure de recouvrement des pénalités de retard commence par l’envoi d’une lettre de relance au débiteur, rappelant le montant dû et les pénalités de retard applicables.
Si le débiteur ne réagit pas, une mise en demeure est envoyée, stipulant un délai précis pour le règlement de la dette. En l’absence de réponse, le créancier peut engager une procédure de recouvrement judiciaire en saisissant le tribunal compétent. Le tribunal peut alors émettre une ordonnance de paiement obligeant le débiteur à s’acquitter de sa dette, y compris les pénalités de retard.
Si le débiteur persiste dans son refus de payer, le créancier peut recourir à des mesures d’exécution forcée, telles que la saisie des biens du débiteur. Tout au long de cette procédure, il est essentiel de conserver des preuves écrites de toutes les communications et démarches effectuées pour justifier les actions entreprises en cas de litige.
Grâce au courrier recommandé d’AR24, vous pouvez envoyer vos lettres de relance en toute simplicité, quelques clics suffisent !
Il y a plusieurs avantages de l’envoi recommandé électronique (ERE) dans le cadre d’une procédure de recouvrement :
Il est également possible d’ajouter un lien de paiement directement dans le contenu de la lettre de relance afin d’accélérer la procédure. L’ERE offre une solution efficace pour accélérer et simplifier les procédures de recouvrement et vous promet une meilleure gestion des créances en garantissant le cadre juridique.
Vous n’avez pas de compte AR24 ? La création de compte est gratuite et peut se faire en quelques clics alors n’attendez plus !
L’encours client peut avoir un impact négatif sur la trésorerie d’une entreprise. Bon nombre de clients retardent volontairement leurs paiements pour optimiser leur propre trésorerie. Pourtant, la loi est très stricte sur les délais de paiement et gare aux entreprises qui outrepassent cette règle du Code du Commerce.
Dans un contexte économique tendu, il est crucial de suivre rigoureusement les retards de paiement pour limiter leur impact sur le fonds de roulement des entreprises.
L’encours client représente l’ensemble des sommes dues par les clients à une entreprise à un moment donné. Il s’agit d’un indicateur financier essentiel qui permet de mesurer le niveau de créances en cours et constitue une part importante des actifs circulants de l’entreprise.
L’encours client, également appelé « créances clients » ou « comptes clients », désigne la totalité des montants que les clients doivent à l’entreprise pour des biens livrés ou des services rendus. Ces montants n’ont pas encore été réglés et figurent donc au bilan de l’entreprise en tant qu’actifs à court terme.
En comptabilité, l’encours client correspond au solde du compte 411 « Clients » et regroupe toutes les factures émises mais non encore payées, quelle que soit leur date d’échéance.
Sauf accord entre les parties, le délai de paiement entre professionnels est fixé au 30e jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation. Des délais spécifiques sont prévus pour certains secteurs.
L’encours client, lorsqu’il devient important, peut avoir des conséquences délétères sur la santé économique des entreprises, et ce, à plusieurs niveaux :
Le cabinet comptable ou votre service interne analyse régulièrement l’encours pour aider l’entreprise à anticiper ses relances et optimiser sa gestion de trésorerie
L’encours client se décompose en plusieurs catégories selon le statut des factures :
Il s’agit des prestations réalisées ou des marchandises livrées pour lesquelles aucune facture n’a encore été établie. Ces montants, bien que non encore facturés, font partie de l’encours client car ils représentent des créances certaines.
Il arrive que la facturation ne suive pas l’activité de l’entreprise et ces retards ont fatalement un impact sur la trésorerie disponible. Une régularité s’impose afin de réduire les délais de facturation.
Ce sont les factures émises dont la date d’échéance de paiement n’est pas encore atteinte. Elles constituent généralement la partie la plus importante de l’encours client dans une entreprise ayant une gestion saine.
Là aussi, il existe des méthodes de gestion qui permettent aux entreprises d’anticiper les paiements en notifiant le client en amont des dates d’échéances.
Ces factures ont dépassé leur date d’échéance sans avoir été réglées. Elles nécessitent une attention particulière et des actions de relance.
Il est urgent de mettre en place une stratégie de recouvrement pour faire payer les clients à court terme.
Le calcul de l’encours client est relativement simple. À un instant T, il correspond à la somme de toutes les créances clients non réglées :
Encours client = Factures émises non réglées + Factures à émettre
Pour une analyse plus fine, on peut calculer des ratios comme :
Délai moyen de règlement client (DSO) : Encours client / Chiffre d’affaires TTC × 360 jours
Taux de retard : Montant des factures échues / Encours client total
Âge des créances : Pondération des encours par leur ancienneté
Les mauvais payeurs s’exposent, quant à eux, à des pénalités (intérêts et frais de gestion) qui seront proportionnelles au nombre de jours de retard.
La loi vous impose de relancer les impayés. Ne pas relancer vos clients régulièrement peut vous mettre en tort. La nature de vos factures pourrait être mise en doute, ce qui rendrait votre gestion suspecte.
Lorsque l’encours client atteint un niveau critique sans règlement, l’entreprise doit envoyer une mise en demeure afin d’obtenir le paiement des sommes dues.
Sans réaction après la mise en demeure et si le retard de paiement venait à se prolonger dans le temps, alors vous auriez besoin de demander une injonction de paiement auprès du Tribunal de Commerce. A vous de prouver que toutes les méthodes de recouvrement à l’amiable auront bien été tentées de votre côté avant de déclencher une procédure judiciaire.
Il est donc du ressort des entreprises de mettre en place des actions préventives. L’établissement d’un calendrier d’actions concrètes permet d’obtenir le recouvrement des sommes dues plus rapidement. Vous évitez ainsi des procédures stressantes et chronophages tout en préservant de bonnes relations avec vos clients.
AR24 propose aux entreprises une solution d’envoi appelée ERE (Envoi Recommandé Electronique) efficace pour sécuriser vos envois et relances de factures.
Les entreprises peuvent y recourir à différentes étapes du recouvrement :
Sécurisation juridique : en cas de contentieux, les preuves électroniques générées par AR24 constituent des éléments juridiquement opposables, renforçant votre position.
En intégrant AR24 à votre processus de gestion des encours clients, vous réduisez significativement les délais de paiement, améliorez votre trésorerie et renforcez la relation avec vos clients grâce à un processus professionnel et transparent.
Avec un coût de 2€49 HT par envoi, le prix de l’ERE est beaucoup plus faible que celui de la lettre recommandée classique
Lorsqu’une entreprise fait face à des factures échues et que les relances internes restent sans effet, elle peut faire appel à une société de recouvrement. Ces prestataires spécialisés prennent en charge le recouvrement des créances, augmentant ainsi les chances de paiement tout en déchargeant l’entreprise de cette tâche chronophage.
Après analyse des créances, l’entreprise transmet la liste des factures impayées et les informations clients.
La société de recouvrement contacte les débiteurs via courriers, emails ou appels téléphoniques pour obtenir un règlement sans procédure judiciaire.
En cas d’échec des relances amiables, une mise en demeure formelle est envoyée. Certaines sociétés proposent également un accompagnement juridique en vue d’une action judiciaire.
L’affacturage est une solution financière permettant aux entreprises de céder leurs créances clients à un établissement spécialisé, appelé « factor ». En échange, l’entreprise reçoit immédiatement une avance de trésorerie, réduisant ainsi son encours client et limitant les risques d’impayés.
L’entreprise transmet ses factures au factor dès leur émission. Le factor avance une partie du montant des factures (généralement entre 80 % et 95 %). En échange de ce service, le factor se charge du recouvrement auprès des clients et reverse le solde restant à l’entreprise, déduction faite des frais de gestion.
La gestion de l’encours client est un enjeu majeur pour la santé financière d’une entreprise.
Un suivi rigoureux des créances permet de préserver la trésorerie, d’anticiper les risques d’impayés et d’optimiser le cycle de paiement.
Pour limiter l’impact des retards de règlement, plusieurs leviers peuvent être activés : l’automatisation des relances, l’envoi de mises en demeure, le recours à l’affacturage ou encore l’intervention de sociétés de recouvrement.
En mettant en place une stratégie proactive et en s’appuyant sur des outils innovants comme l’ERE d’AR24, les entreprises peuvent considérablement réduire leur encours client, améliorer leur rentabilité et sécuriser leurs relations commerciales.
Une gestion efficace des créances est ainsi un gage de stabilité et de croissance sur le long terme.
Se retrouver confronté à un locataire qui ne paie pas son loyer est une situation redoutée par de nombreux propriétaires. D’après les chiffres de l’ANIL (Agence Nationale pour l’Information sur le Logement), environ 3 % des locations sont concernées.
Quels sont les recours possibles si cela vous arrive ? Que prévoit la loi dans ce cas ?
Voici ce qu’il faut savoir:
Avant d’envisager toute démarche, il est important de comprendre pourquoi le locataire n’a pas payé son loyer. Les raisons peuvent être multiples:
En prenant le temps d’identifier la source de l’impayé de loyer, vous pourrez vous orienter vers une solution amiable qui vous fera gagner du temps.
La première étape est de contacter le locataire, que ce soit par téléphone, email ou courrier simple.
Cette approche initiale permet souvent d’éclaircir la situation rapidement et d’évaluer les causes de l’impayé de loyer.
Faites la démarche le plus tôt possible ! Autrement votre locataire va accumuler les retards de paiement. Plus le temps passe et plus il aura des difficultés à payer les loyers dus.
Si la discussion est constructive, vous pouvez envisager la mise en place d’un plan d’apurement des arriérés.
Vous pouvez aussi consulter l’ADIL (Agence Départementale d’Information sur le Logement) pour des conseils gratuits.
Si aucune solution n’émerge entre vous et le locataire, alors l’étape suivante consiste à démarrer les procédures qui s’imposent. La première consiste à adresser une mise en demeure de payer les loyers dus, par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce document officiel donne un caractère formel à votre démarche et constitue une preuve en cas de recours judiciaire.
Dans la plupart des cas, l’envoi d’une lettre recommandée suffit à recouvrir les loyers non payés. N’attendez pas deux mois de loyer impayés pour envoyer une lettre recommandée. Chaque semaine de perdue baisse d’autant les chances de recouvrement.
Pour gagner en efficacité, vous pouvez opter pour la LRE (Lettre Recommandée Électronique). Reconnu légalement, cet outil 100% numérique réduit les délais d’envoi et les coûts, tout en vous fournissant une preuve d’envoi et de réception, équivalente à celle du courrier papier.
Avant d’engager une procédure judiciaire, faites appel à la commission de conciliation de votre département. Gratuit et impartial, cet organisme joue un rôle de médiateur entre le propriétaire et le locataire. Il favorise la recherche d’un accord amiable, souvent plus rapide et moins coûteux qu’une action en justice.
La commission de conciliation intervient notamment dans les litiges liés aux arriérés de loyer ou aux travaux. Si une solution est trouvée, elle sera formalisée dans un protocole d’accord écrit, signé des deux parties, et proposant le plus souvent un plan d’apurement de la dette.
Si les démarches amiables échouent, il devient nécessaire de recourir à la justice.
Pour cela, vous pouvez vous faire accompagner par un à un avocat spécialisé en droit immobilier. Si la situation est complexe cela peut s’avérer utile.
Sachez toutefois que le recours à un avocat n’est pas obligatoire et que vous pouvez engager les démarches ci-dessous par vous-même.
Cette voie implique plusieurs étapes :
Commandement de payer par huissier : Si le bail contient une clause résolutoire, un huissier peut délivrer une injonction de payer qui accorde au locataire un délai de deux mois pour régler ses loyers impayés. En cas de cautionnement, l’huissier est également tenu de signifier ce commandement aux garants qui figurent sur le bail de location.
Assignation au tribunal : Si le locataire ne règle toujours pas sa dette deux mois après l’injonction de payer présentée par l’huissier, alors le propriétaire bailleur peut saisir le juge des contentieux de la protection. Cette démarche se fait auprès du tribunal judiciaire du lieu de situation du logement. Celui-ci pourra statuer sur la résiliation du bail et ordonner l’expulsion.
Lors de l’audience, le juge examinera les arguments des deux parties, notamment la situation financière du locataire, avant de rendre une décision.
Il pourra également accorder un délai supplémentaire pour le remboursement des arriérés de loyer, le cas échéant.
Si le locataire ne plie toujours pas, le tribunal pourra décider de la résiliation du bail. Vous devrez ensuite faire appel à un huissier pour délivrer un commandement de quitter les lieux.
Si le locataire ne part pas, l’huissier peut demander l’intervention de la préfecture pour obtenir le concours de la force publique.
Attention : Chaque année entre le 1er novembre et le 31 mars, aucune expulsion physique ne peut être exécutée, même en cas de décision judiciaire favorable. Cette période, dite de « trêve hivernale », protège les locataires les plus vulnérables.
En tant que propriétaire, plusieurs solutions peuvent être envisagées pour minimiser les pertes en cas de non-paiement de loyers :
Activation des garanties : Si vous avez souscrit une assurance loyers impayés (GLI) ou bénéficiez de la garantie Visale, déclarez l’incident pour obtenir une indemnité. Ces garanties couvrent, selon les conditions prévues, les loyers impayés, les frais juridiques et parfois même les dégradations locatives.
Sollicitation de la caution : Si un cautionnement a été prévu dans le contrat de location, vous pouvez solliciter la personne ou l’organisme garant. En cas de caution solidaire, cette démarche peut être effectuée directement, sans nécessiter de mise en demeure préalable. Une notification écrite suffira à engager la responsabilité du garant pour recouvrer les loyers dus.
Demande de versement direct à la CAF : Si le locataire bénéficie d’aides au logement versées par la CAF, il est possible de demander un paiement direct de ces aides. Cette procédure peut être mise en œuvre après six mois d’impayés de loyer et permet de sécuriser une partie des revenus locatifs en attendant une solution définitive.
Ces dispositifs permettent d’alléger les conséquences financières liées aux impayés de loyer et d’assurer une certaine stabilité dans vos revenus locatifs.
La meilleure manière de gérer les loyers impayés est de les anticiper.
Voici quelques conseils pratiques:
Si les impayés de loyers peuvent sembler inévitables, ils sont souvent le résultat d’un manque d’anticipation. En adoptant ces bonnes pratiques et en réagissant rapidement en cas de retard, vous réduisez les risques tout en protégeant votre investissement immobilier sur le long terme.
Alors n’attendez plus pour sécuriser vos relations locatives et vos droits. Pour faciliter vos démarches et protéger vos droits en cas d’impayé, créez dès maintenant votre compte sur AR24.fr.
Les factures impayées sont une problématique à laquelle aucune entreprise n’échappe. Qu’il s’agisse d’un oubli, de difficultés financières ou d’un désaccord, de nombreuses raisons peuvent expliquer un retard de paiement. Cependant, chaque impayé représente un risque pour votre trésorerie, peut ralentir vos projets et potentiellement compliquer vos relations commerciales. Dans cet article, nous vous proposons des conseils pratiques, des recommandations sur le moment et le ton à adopter pour vos relances, ainsi qu’un modèle de lettre de relance prêt à l’emploi.
Lorsqu’un paiement tarde à arriver, il est parfois tentant d’attendre en espérant que le client régularisera spontanément la situation. Néanmoins, cette approche s’avère rarement efficace. Il est important d’agir rapidement pour plusieurs raisons :
Le moment où vous choisissez d’effectuer une relance est déterminant. Une relance prématurée pourrait être mal perçue, tandis qu’un délai trop long pourrait être interprété comme un manque de rigueur. Voici une démarche progressive pour maintenir un bon équilibre :
Pensez à adapter votre ton en fonction de la relation que vous entretenez avec le client et du montant concerné.
Une lettre de relance doit être claire, structurée et respectueuse. L’objectif est d’inciter votre client à régulariser sa situation sans créer de tensions. Voici les éléments à inclure :
N’oubliez pas d’ajouter une copie de la facture concernée en pièce jointe pour faciliter son identification par le client.
[Coordonnées de votre entreprise] [Coordonnées du client] Objet : Relance pour facture impayée n°[XXX]
Cher [Nom du client],
Nous vous contactons au sujet de la facture n°[XXX], émise le [date], pour un montant de [XXX] €, arrivée à échéance le [date]. À ce jour, nous n’avons pas reçu votre règlement.
Nous comprenons que des imprévus peuvent survenir. Si vous avez déjà procédé au paiement, merci de bien vouloir nous en informer. Dans le cas contraire, nous vous prions de régulariser cette situation avant le [nouvelle date], afin d’éviter des pénalités de retard, conformément à nos conditions générales de vente.
Pour faciliter vos démarches, voici nos coordonnées bancaires :
[Coordonnées bancaires]
Nous restons bien sûr à votre disposition pour toute question ou assistance.
Dans l’attente de votre retour, veuillez recevoir, cher client, nos salutations distinguées.
[Nom, fonction, signature]
Malgré vos relances, il est possible que certaines factures restent impayées. Voici les actions à considérer :
Gardez des preuves écrites de vos démarches. Cela pourra être utile si le litige devient officiel.
Pour gagner du temps et économiser sur les coûts, vous pouvez opter pour notre Lettre Recommandée Électronique (LRE). Conforme aux réglementations (eIDAS, RGPD, Article L100 du CPCE), cet outil offre de nombreux avantages :
Avec une approche méthodique, une communication bienveillante et les bons outils, vous pouvez gérer efficacement les impayés tout en préservant vos relations commerciales.
La saisie-attribution est une arme redoutable mise à la disposition des créanciers pour récupérer les sommes dues directement sur le compte bancaire de leur débiteur. Si elle s’impose comme une solution efficace en cas de non-paiement, cette procédure est rigoureusement encadrée par la législation française. Quels en sont les étapes, les conditions et les droits de chacune des parties ?
La saisie-attribution est une procédure d’exécution forcée qui permet à un créancier de récupérer l’argent qui lui est dû directement auprès d’un tiers, généralement la banque du débiteur. Concrètement, une fois la procédure enclenchée, les fonds saisis sont attribués au créancier sans transiter par les mains du débiteur.
Toutes les créances d’argent peuvent faire l’objet d’une saisie-attribution. Cela inclut, entre autres :
En revanche, elle ne peut s’appliquer à des obligations non financières, comme livrer un bien ou exécuter une prestation.
Pour que la saisie-attribution puisse avoir lieu, le créancier doit disposer d’un titre exécutoire, obtenu à l’issue d’une procédure judiciaire qui autorise le recouvrement forcé. Ce document peut prendre la forme d’un jugement, d’une ordonnance ou encore d’un acte notarié doté de la force exécutoire.
La dette concernée doit répondre à trois critères : être certaine (indiscutable), liquide (évaluée en argent) et exigible (à échéance). Toute ambiguïté ou incertitude sur la somme due rendrait la procédure caduque.
Seul un huissier de justice, aujourd’hui aussi appelé commissaire de justice, est habilité à mener cette procédure. Son rôle est d’assurer le respect des formalités légales et de notifier toutes les parties concernées.
L’huissier en charge de la procédure rédige un acte officiel qu’il transmet au tiers détenteur des fonds. Ce document doit inclure :
L’huissier notifie le débiteur de la saisie dans un délai de huit jours. Cet acte de dénonciation mentionne notamment :
Attention : Lorsqu’une saisie touche un compte bancaire, le débiteur doit être informé qu’il dispose de 15 jours pour demander à sa banque le versement du solde bancaire insaisissable (SBI) pour subvenir à ses besoins alimentaires.
Si le débiteur ne conteste pas dans le mois qui suit, les sommes bloquées sont versées au créancier. En cas de contestation, le juge de l’exécution tranche. Cette contestation peut porter sur des irrégularités de procédure ou sur le bien-fondé de la créance.
Le débiteur doit être informé de la saisie dans les huit jours suivant l’acte. Cette notification, effectuée par un huissier, est non seulement obligatoire, mais elle conditionne également la validité de la procédure.
La loi prévoit que certaines sommes ne soient pas saisissables. Parmi elles :
Ces protections assurent que, même sous le coup d’une saisie, le débiteur conserve les moyens de subvenir à ses besoins élémentaires.
Le débiteur dispose d’un délai d’un mois pour contester la saisie auprès du juge de l’exécution. L’exécution de la saisie est temporairement suspendue, le temps que le juge rende sa décision après qu’une contestation soit déposée .
La saisie dure au minimum 15 jours. Si le débiteur décide de contester la saisie devant le juge de l’exécution, la procédure peut s’étendre jusqu’à 30 jours, voire plus, en fonction de la complexité de l’affaire et de la durée de l’instruction judiciaire.
Lorsque la saisie-attribution n’est pas adaptée, d’autres mesures peuvent être envisagées, notamment la médiation ou la négociation amiable. Avant d’engager une procédure lourde et coûteuse, ces solutions permettent, dans de nombreux cas, de dénouer le conflit.
Dans le cadre de vos procédures de recouvrement, AR24 offre donc une solution rapide et fiable grâce à la LRE (lettre recommandée électronique). Cet outil permet :
Si la saisie-attribution est une procédure redoutablement efficace, elle n’est pas toujours la réponse la plus appropriée. En explorant les alternatives et en utilisant des outils modernes comme la LRE, il est possible de recouvrer des créances avec plus de flexibilité et d’efficacité.
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La transformation numérique est bien engagée dans le secteur public et les communications réglementées doivent suivre cette évolution pour gagner en efficacité. La Lettre Recommandée Électronique (LRE) AR24 offre une solution innovante et juridiquement reconnue pour remplacer le courrier recommandé papier. Cette alternative numérique facilite les échanges officiels, accélère les procédures administratives et réduit les coûts tout en garantissant la conformité réglementaire. Voici comment.
La LRE AR24 possède la même valeur juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception papier, comme le stipule l’article L-100 du Code des postes et des communications électroniques. Grâce à ce cadre réglementaire strict, la LRE AR24 offre une solution fiable aux administrations, avec la garantie d’une preuve probante en cas de litige. L’adoption de la LRE AR24 permet donc aux acteurs publics de sécuriser leurs communications officielles tout en bénéficiant d’une traçabilité et d’une sécurité optimale.
La LRE AR24 transforme en profondeur la gestion des communications réglementées dans le secteur public. En optant pour un envoi 100 % électronique, les administrations peuvent transmettre leurs décisions et notifications officielles en un temps record. L’envoi est instantané, avec des accusés de réception disponibles en quelques secondes. Cette rapidité élimine tout acheminement et simplifie le suivi des échanges. Pour les collectivités et établissements publics, cette efficacité accrue permet de mieux répondre aux exigences réglementaires et de fluidifier leurs opérations quotidiennes, tout en minimisant les risques d’erreur.
Passer à la LRE AR24 permet aux administrations de réaliser des économies significatives, tant sur les coûts que sur la maîtrise de votre empreinte carbone. Comparée au courrier recommandé classique, la LRE AR24 est jusqu’à cinq fois moins chère, avec un tarif unique, quel que soit le volume de pièces jointes envoyées.
Cette transition réduit les dépenses d’impression, de papier et d’affranchissement, tout en contribuant à une gestion plus durable des ressources. La LRE AR24 s’impose ainsi comme une solution à la fois économique répondant aux objectifs de modernisation du secteur public.
La LRE AR24 s’avère être un outil polyvalent pour les communications réglementées du secteur public. Voici plusieurs cas d’usage illustrant ses capacités à optimiser les processus et à améliorer la qualité du service public.
Pour les notifications liées à l’urbanisme, comme les demandes de pièces complémentaires ou les arrêtés municipaux, la LRE AR24 permet aux administrations de respecter les exigences légales tout en assurant des échanges rapides.
Dans les cas de mise en demeure ou de recouvrement, la LRE AR24 garantit une transmission sécurisée et horodatée, essentielle pour les dossiers de contentieux.
Pour la diffusion de décisions administratives telles que les extensions de délai ou les réponses aux recours, la LRE AR24 assure une communication instantanée et supprime les risques de retards. En adoptant la LRE AR24, les acteurs du secteur public modernisent leurs communications réglementées en combinant rapidité, sécurité et conformité juridique. Cette solution numérique optimise les procédures administratives, réduit les coûts et renforce l’efficacité des services dispensés aux citoyens tout en assurant une parfaite conformité légale.
Pour commencer à utiliser la LRE et simplifier l’envoi de vos communications règlementées, créez un compte gratuit sur AR24.
On le sait, le numérique n’est pas immatériel et a un impact environnemental et sociétal non négligeable. C’est ce qui amène les entreprises à mettre en place des démarches de numérique responsable pour réduire le plus possible l’empreinte écologique et sociale du numérique.
Conscient des enjeux du numérique responsable, AR24 est engagé dans un vaste programme pour réduire l’impact environnemental et sociétal de ses solutions et permettre à ses clients de maîtriser leurs propres impacts.
Le numérique responsable est une démarche d’amélioration continue qui vise à améliorer l’empreinte écologique et sociale du numérique.
Cette démarche consiste à penser et utiliser les technologies digitales en minimisant leur impact.
Leader de la Lettre Recommandée Electronique en France, AR24 est une solution de Docaposte, référent de la confiance numérique.
En 2023, AR24 a acheminé plus de 7 millions de recommandés électroniques.
Aux côtés de Docaposte, AR24 est engagé dans un programme « numérique responsable » Le numérique responsable – Docaposte
AR24 propose aux entreprises, quelle que soit leur taille, des solutions de recommandés électroniques répondant à tous leurs besoins et leurs problématiques.
Voici les 3 solutions incontournables d’AR24 :
Quelle que soit la solution AR24 utilisée, vous bénéficiez d’un tarif unique comprenant l’acheminement partout dans le monde ainsi que l’ajout de 256 Mo de pièces jointes, peu importe le format (PDF, image, audio, vidéo, etc.). Accessibles 7j/7, 24h/24, nos solutions de recommandés électroniques (LRE, ERE, AE, etc.) peuvent être utilisées depuis le site AR24 ou directement depuis votre logiciel métier si AR24 a été au préalable intégré à ce dernier. Rapide et simple d’utilisation, votre courrier recommandé électronique AR24 est prêt à être envoyé en quelques clics seulement et sera acheminé instantanément sur la boite email du destinataire qui pourra en accuser réception n’importe où et n’importe quand.
L’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) est l’autorité nationale qui délivre les qualifications aux prestataires de lettres recommandées électroniques. Pour s’assurer de la conformité de leurs solutions, elle réalise tous les deux des audits pour renouveler les qualifications. Ce qui permet d’attester la fiabilité des solutions digitales telles que celle d’AR24.
La performance RSE d’AR24/Docaposte est évaluée chaque année par la plateforme de notation extra-financière Ecovadis. Lors de sa dernière évaluation, en septembre 2024, Docaposte obtenu la très bonne note de 84/100 et obtenu la reconnaissance Médaille « Platinum ». Ce score la place parmi les 1% des entreprises les mieux notées de sa catégorie.
AR24 a la solution pour vous ! Pour en savoir plus sur nos recommandés 100% électroniques, contactez-nous pour être rappelé par un expert spécialisé dans votre domaine d’activité et qui comprendra vos besoins et vos problématiques. Pour dématérialiser vos courriers recommandés dès maintenant et en quelques clics seulement, créez votre compte AR24 gratuitement.
La mise en demeure dématérialisée, envoyée par envoi recommandé électronique AR24 (ERE), est devenue un outil incontournable pour les administrations publiques. Cette solution moderne leur permet d’améliorer l’efficacité de leurs communications. Conforme aux exigences légales, l’ERE est encadré par l’article 43.1 du Règlement eIDAS et reconnu pour l’envoi des courriers de mise en demeure, en vertu de l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016. Cet article stipule que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
La seule question qui se pose : est-il obligatoire d’obtenir le consentement du destinataire avant d’envoyer une telle notification électronique ?
La mise en demeure dématérialisée est une procédure officielle permettant de demander à une personne physique ou morale de remplir ses obligations, sous peine de poursuites judiciaires. Traditionnellement envoyée par courrier recommandé, cette mise en demeure peut désormais être transmise par Envoi Recommandé Electronique (ERE).
La mise en demeure est utilisée pour formaliser un rappel de paiement, exiger l’exécution d’un contrat ou encore résoudre un litige. Elle marque souvent la dernière étape avant le recours aux tribunaux et constitue une preuve écrite de la demande adressée au destinataire. La version dématérialisée de cette procédure présente plusieurs avantages : rapidité d’envoi, suivi électronique et réduction des coûts administratifs.
En choisissant la dématérialisation, les administrations publiques peuvent accélérer leurs processus de recouvrement et améliorer la traçabilité des communications. Cette méthode est particulièrement utile pour gérer les litiges, les retards de paiement et les obligations contractuelles de manière efficace et transparente.
Pour envoyer une mise en demeure dématérialisée par envoi recommandé électronique (ERE), la loi n’exige pas de recueillir le consentement préalable du destinataire, qu’il s’agisse d’un particulier, d’un professionnel ou d’une administration. Cette disposition simplifie considérablement le processus de notification pour les administrations publiques.
Cependant, il est recommandé d’informer les destinataires de l’envoi imminent d’un ERE afin d’assurer une bonne réception et de minimiser les risques de contestation. Cela permet également de vérifier l’exactitude de l’adresse email du destinataire et de s’assurer qu’il est en mesure de consulter et d’accuser réception de ces communications.
Nous l’avons vu, le recueil de consentement n’est pas obligatoire et la preuve de dépôt et d’envoi atteste que vous avez bien notifié votre destinataire dans le cas où il refuserait ou omettrait de prendre connaissance de son courrier. Toutefois, si vous souhaitez quand même recueillir son consentement avant de le notifier par voie électronique afin de vous assurer de son adresse email, il existe deux méthodes principales pour recueillir le consentement du destinataire pour l’envoi d’une mise en demeure dématérialisée :
Intégrez une clause de consentement dans les contrats, les formulaires ou tout autre document officiel. Cette clause doit expliquer clairement que les communications officielles, y compris les mises en demeure, peuvent être envoyées par Envoi Recommandé Electronique (ERE). Lors de la signature du document, le consentement du destinataire est explicitement donné.
Par exemple, lors de l’inscription à un service public ou de la signature d’un contrat de prestation, une section dédiée peut indiquer que le destinataire accepte de recevoir des mises en demeure par voie électronique. Cela permet de formaliser le consentement dès le début de la relation contractuelle et garantit que le destinataire est conscient et d’accord avec ce mode de communication.
Utilisez le gestionnaire de consentements d’AR24. Cet outil permet de recueillir rapidement et de manière fiable le consentement par email. Le destinataire reçoit une demande de consentement qu’il peut accepter en un clic, avec une preuve horodatée générée automatiquement. Ce gestionnaire offre une solution pratique et sécurisée pour les administrations publiques et permet de gérer et de suivre les consentements de manière centralisée.
Vous pouvez facilement vérifier l’état des consentements (acceptés, refusés ou en attente) et obtenir une trace écrite horodatée, indispensable en cas de litige. Autre avantage : seuls les consentements obtenus vous sont facturés.
Vous l’avez compris, la mise en demeure envoyée par ERE AR24 représente une avancée significative pour les administrations publiques, en simplifiant et en accélérant leurs processus de notification. Bien que le consentement du destinataire ne soit pas obligatoire, il est recommandé de l’obtenir pour assurer une communication fluide et transparente. Avec les outils proposés par AR24, recueillir ce consentement devient un processus simple et sécurisé.
Pour moderniser vos procédures tout en garantissant la conformité légale et l’efficacité opérationnelle, créez dès maintenant votre compte AR24. Simplifiez la gestion de vos mises en demeure et bénéficiez des avantages d’une solution dématérialisée conçue pour répondre aux besoins spécifiques du secteur public.
La suspension des garanties par l’assurance est une situation que les assureurs cherchent à éviter autant que possible. Cependant, cette mesure peut parfois devenir inévitable lorsque l’assuré ne respecte pas ses obligations en ne réglant pas ses cotisations à temps. Avant de prendre une telle décision, les professionnels de l’assurance s’efforcent d’alerter leurs assurés et de les inciter à régulariser leur situation. À cette fin, les compagnies d’assurance ont recours à des lettres de relance et à des mises en demeure pour rappeler à l’assuré ses obligations contractuelles. Quels sont les avantages de dématérialiser ce type de notifications ? Comment AR24 accompagne les assureurs dans leurs procédures de recouvrement ? Réponses.
La suspension des garanties et du contrat d’assurance suit une procédure stricte. Après l’envoi d’une mise en demeure par courrier recommandé électronique ou papier, restée sans réponse pendant 30 jours, les garanties sont suspendues pour une durée de 10 jours. Il est important de rappeler que la prime doit être réglée dans les 10 jours suivant l’échéance, conformément à l’article L113-3 du Code des assurances. En cas de non-paiement, l’assuré risque de perdre sa couverture en cas de sinistre survenu dans son logement ou de sinistre automobile et les cotisations restent intégralement dues.
À la fin de la période de suspension de 10 jours et en cas de non-paiement des primes, la compagnie peut choisir de mettre fin au contrat. Cette résiliation peut être indiquée dans la lettre de mise en demeure, prenant effet à la fin de la période de suspension, ou faire l’objet d’une nouvelle lettre de résiliation envoyée par courrier recommandé électronique ou papier, annonçant la résiliation imminente. Si l’assuré régularise sa situation pendant la période de suspension, le contrat et ses effets sont rétablis le lendemain midi du jour du paiement, comme le prévoit l’article L. 113-3 du Code des assurances.
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, la compagnie d’assurance peut envoyer deux types de courriers : la lettre de relance et la mise en demeure.
Concernant le courrier de relance, l’ERE (Envoi Recommandé Électronique) est largement utilisé dans le secteur de l’assurance pour contacter les assurés. Ce mode d’envoi offre une rapidité et une efficacité similaires à celles d’un email, tout en garantissant la traçabilité des échanges. L’expéditeur reçoit immédiatement une preuve de dépôt et d’envoi, ainsi qu’une preuve de réception une fois que le destinataire a pris connaissance du courrier. De plus, la possibilité d’intégrer un lien de paiement directement dans le contenu de la lettre de relance facilite et accélère le règlement des primes.
Pour ce qui est de la mise en demeure, seule la Lettre Recommandée Électronique peut être substituée à la lettre recommandée papier ou LRAR, selon l’article L.100 du Code des postes des communications électroniques. Il est donc recommandé d’utiliser la LRE pour ce type de communication. AR24, en tant que pionnier et leader de la Lettre Recommandée Électronique, offre un service sécurisé et fiable, ayant obtenu sa qualification en 2018. La LRE génère quatre types de preuves, celles-ci sont équivalents à celles de la LRAR : la preuve de dépôt et d’envoi, la preuve d’accusé de réception, la preuve de refus et la preuve de négligence. Une cinquième preuve peut être générée, il s’agit de la preuve de non distribution indiquant que la boîte email de destination est pleine ou inexistante.
Il est important de noter qu’un refus ou une ignorance de la lettre de mise en demeure n’interrompt ni ne suspend la procédure de recouvrement à l’amiable, la preuve de dépôt et d’envoi faisant foi. Par conséquent, le contrat sera bien suspendu et il ne sera pas nécessaire de renvoyer une LRE ou de doubler l’envoi avec une LRAR.
La notification électronique lors d’une suspension de garanties d’assurance présente plusieurs avantages significatifs pour les expéditeurs. Tout d’abord, elle offre une simplicité d’utilisation, avec une solution accessible n’importe où et n’importe quand. Ensuite, l’envoi des notifications est instantané, supprimant ainsi les délais d’acheminement et facilitant une communication rapide et efficace. De plus, grâce à l’horodatage qualifié, vous bénéficiez en tant qu’expéditeur d’une preuve de contenu du courrier et des pièces jointes, ce qui est un avantage important en cas de litige avec un destinataire. Enfin, les solutions AR24 sont accessibles à un tarif unique sans frais supplémentaires, permettant d’envoyer des notifications à un coût avantageux et offrant une flexibilité quant au volume des pièces jointes. En effet, il est possible d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format.
En résumé, dématérialiser les procédures de recouvrement offre une solution rapide, efficace pour relancer et notifier un assuré destinataire. Plus sécurisée, plus fiable et plus économique, la notification électronique permet aux assureurs de simplifier et d’accélérer leurs relances clients tout en garantissant la traçabilité des échanges et en fournissant des preuves en cas de litige.
Pour envoyer dès maintenant votre premier courrier de relance ou de mise en demeure avec AR24, créez votre compte gratuitement et en quelques clics.
En tant qu’avocat, vous êtes conscients de l’impact d’une mise en demeure bien exécutée. Cependant, avez-vous envisagé de la transmettre de manière dématérialisée ? En effet, il est possible d’envoyer vos mises en demeure par courrier recommandé 100% électronique. Cette alternative moderne s’aligne parfaitement avec les besoins du secteur juridique actuel, où rapidité, sécurité, et efficacité sont les maître-mots.
La dématérialisation des mises en demeure révolutionne les communications entre créanciers et débiteurs. Grâce à l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) AR24, les procédures de recouvrement sont considérablement accélérées, permettant une transmission instantanée des courriers de relances et de mises en demeure. En effet, les délais d’acheminement sont supprimés étant donné que l’envoi est immédiat.
L’envoi se fait directement en ligne de façon très rapide et la réception l’est tout autant en se faisant en un clic. L’expéditeur et le destinataire n’ont donc plus besoin de se déplacer, ce qui se traduit souvent par une accélération significative du processus de recouvrement des créances.
Par ailleurs, il est possible d’insérer un lien de paiement dans le corps de la lettre de relance ou de mise en demeure envoyée par ERE, ce qui simplifie les modes de règlement et contribue bien souvent à la régularisation des impayés. A noter également qu’AR24 met à disposition des expéditeurs des modèles de mises en demeure afin de faciliter vos démarches.
L’efficacité de vos envois juridiques est également améliorée : l’ERE d’AR24 vous évite les risques inhérents aux pertes des courriers ou des preuves. Vous avez donc la garantie que le courrier recommandé électronique sera bien délivré à la bonne personne.
Les frais d’envoi traditionnels, onéreux pour la plupart en raison du volume de document envoyé ou de la destination, sont considérablement réduits au profit de coûts nettement inférieurs pour l’envoi numérique. De plus, quelle que soit le volume des pièces jointes, le prix de l’Envoi Recommandé Electronique AR24 reste le même !
Par ailleurs, le gain de temps est substantiel : grâce à la dématérialisation de l’envoi des mises en demeure, les avocats et les services juridiques consacrent leur temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée, plutôt qu’à la gestion de courriers physiques.
Garantir la sécurité de vos mises en demeure dématérialisées est en tête des priorités d’AR24. En tant que filiale de Docaposte (Groupe La Poste), et prestataire reconnu par l’État, nous vous offrons toutes les garanties nécessaires en matière de sécurité des données et des échanges.
Chaque envoi est accompagné d’une preuve légale horodatée, faisant foi devant les tribunaux, garantissant l’intégrité et la fiabilité de vos documents. De plus, la traçabilité de chaque étape du processus est enregistrée, de l’envoi et jusqu’à la réception des documents. Cette transparence renforce la position juridique des parties en cas de litige, et réduit les risques de contentieux et de désaccords.
La dématérialisation des mises en demeure s’inscrit dans un cadre juridique rigoureux. La législation en vigueur et plus précisément l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3, encadre précisément cette pratique.
Ce texte précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
Autrement dit, l’ERE AR24 pourra être utilisé dans le cadre d’une procédure de mise en demeure, que ce soit pour l’envoi de la lettre de relance initiale ou pour la notification formelle de mise en demeure. Ce mode d’envoi permet de s’assurer de la bonne réception du courrier par le destinataire, mais aussi de bénéficier de preuves à l’envoi à la réception, ce qui est indispensable en cas de litige.
La dématérialisation des mises en demeure offre des avantages indéniables en termes de rapidité, d’efficacité, de réduction des coûts et de sécurité juridique. En adoptant cette approche, vous vous positionnez à la pointe de la technologie tout en répondant aux exigences légales et en améliorant la qualité de vos services. Pour envoyer dès maintenant votre première mise en demeure par ERE, créez votre compte AR24 gratuitement et en quelques clics.
La relance client dans le cadre d’un retard de paiement est une tâche bien souvent chronophage, qui demande du temps et qui implique des coûts. Ce processus est pourtant nécessaire pour une entreprise. Heureusement, il peut être simplifié avec l’Envoi Recommandée Electronique, un courrier 100% dématérialisé qui permet de tracer, conserver et prouver vos envois.
Alors en quoi consiste cette solution ? Quelles sont les étapes pour relancer un client dans le cadre d’un retard de paiement ? On vous dit tout !
L’ERE ou Envoi Recommandé Électronique est une solution parfaitement adaptée pour l’envoi de vos relances en cas de retard de paiement. 100% dématérialisé, l’ERE permet d’effectuer la relance instantanément.
Envoyé en ligne, les délais d’acheminements sont supprimés et le courrier est déposé dans la boite email du destinataire quelques minutes après l’envoi. Vous réduisez ainsi votre DSO de 2 à 4 jours vu que n’êtes plus dépendant du service postal.
Pratique, rapide et économique, l’ERE est donc tout particulièrement adaptée aux entreprises qui cherchent à accélérer leurs procédures de recouvrement.
Pour bénéficier de tous les avantages qu’offre l’ERE, rendez-vous sur ar24.fr. Une fois, votre compte créé, vous pourrez envoyer vos relances client par ERE en quelques clics.
Vous commencerez par renseigner les informations relatives à votre destinataire, importer vos éventuelles PJ puis à rédiger votre courrier. Vous pourrez même ajouter un lien de paiement.
Quelques minutes après l’envoi, vous recevrez une preuve de dépôt et d’envoi. Équivalente à un avis de passage, la preuve de dépôt et d’envoi permet dans la majorité des cas de faire courir les délais légaux. Selon l’action de votre destinataire, vous recevrez une preuve d’accusé de réception, de négligence ou de refus. Ainsi, en cas de litiges, vous bénéficierez de toute la protection juridique dont vous avez besoin.
NB : l’ERE est valable aussi bien dans le cadre de vos relances client que pour vos mises en demeure. Toutefois, ne bénéficiant pas de la même valeur juridique qu’une LRAR, L’ERE ne peut pas être utilisé lorsque la loi exige l’usage d’un recommandé. Dans ce cas, il faudra utiliser une Lettre Recommandée Electronique, le strict équivalent juridique d’un recommandé papier comme le prévoit l’article L-100 du CPCE.
En cas de facture impayée de la part d’un client, la relance est la première étape qui permet d’obtenir des résultats concrets. Elle permet de rappeler de manière officielle au client qu’il n’a toujours pas réglé sa facture et qu’il est en obligation de la régler.
Si cette première lettre de relance reste sans réponse, il est possible d’en envoyer une seconde en précisant qu’en cas d’impayé sous un certain délai, c’est une mise en demeure qui sera alors envoyée.
C’est donc la mise en demeure qui constitue le palier suivant si la facture reste impayée. Cette dernière doit respecter certaines règles de formes et comporter des mentions obligatoires. Elle permet de notifier officiellement le client qu’une procédure judiciaire peut être engagée si la facture n’est pas réglée dans un certain délai. Il s’agit donc de la dernière étape avant les poursuites.
Si la mise en demeure reste sans réponse, on va alors se tourner vers ce que l’on appelle un recouvrement judiciaire. Son but est d’obtenir un titre exécutoire afin que le client soit obligé de régler la facture. Il est donc nécessaire ici de saisir un juge et de suivre la procédure adaptée selon la situation. Le juge peut ainsi imposer au client de régler la facture.
Pour accélérer vos procédures et envoyer vos relances client par ERE, créez dès maintenant votre compte sur ar24.fr. Pour en savoir plus sur l’ERE, n’hésitez pas à nous contacter. Un conseiller expert dans votre secteur d’activité se fera un plaisir de vous répondre.
La suspension des garanties est une sanction prise par les compagnies d’assurance le plus souvent lorsque leurs assurés ne payent plus leurs cotisations. Encadrée par le Code des assurances, cette mesure provisoire fait partie d’une procédure bien précise visant à éviter la résiliation du contrat. Les garanties d’assurance sont donc suspendues sans pour autant mettre fin au contrat et l’assuré n’est donc pas couvert en cas de sinistre. Cette suspension peut également être décidée d’un commun accord entre l’assuré et son assureur. Quelles sont les conséquences de la suspension des garanties ? Comment AR24 accompagne les professionnels de l’assurance dans leurs procédures de recouvrement ? Réponses.
On considère qu’une prime d’assurance est en défaut de règlement lorsque cette dernière reste impayée durant les 10 jours suivant la date qui figure sur l’avis d’échéance. La compagnie d’assurance peut alors, dès le 11ème jour mettre en demeure son assuré. Ce courrier sera envoyé par lettre recommandée électronique ou papier. L’assuré dispose alors de 30 jours pour s’acquitter du règlement de ses cotisations.
Si à l’expiration de ce délai, les cotisations restent impayées, le contrat et ses garanties sont automatiquement suspendus pour une période de 10 jours. Par conséquent, si un sinistre survient durant la période de suspension, l’assuré n’est pas couvert. En revanche, si un sinistre se déclare durant les 30 jours suivant l’envoi de la mise en demeure, l’assuré est couvert et pourra être indemnisé par son assureur.
En cas de règlement des cotisations durant la période de suspension, le contrat est remis en vigueur le lendemain midi du jour du règlement et l’assuré bénéficie à nouveau de sa couverture. Dans le cas contraire, si aucun règlement n’a lieu à l’expiration du délai des 10 jours, le contrat est résilié soit de manière automatique si la résiliation a été mentionnée dans le courrier de mise en demeure, soit après l’envoi d’une lettre de résiliation envoyée par lettre recommandée électronique ou papier.
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, les compagnies d’assurances peuvent envoyer différents courriers tels que des lettres de relance ou de mises en demeure. La préparation et l’envoi de ces courriers peuvent s’avérer fastidieux. D’autant plus que face à l’augmentation des primes impayées, le volume d’envoi des courriers a lui aussi augmenté.
C’est pourquoi mettre en place une solution digitale à valeur probante est indispensable pour les professionnels de l’assurance. En effet, la dématérialisation des flux recommandés comporte de nombreux avantages en termes d’optimisation de temps, de réduction des coûts ou encore de fiabilité.
Aujourd’hui, de nombreuses solutions existent pour dématérialiser l’envoi de ses courriers. Parmi elles, on retrouve AR24, leader et pionnier de la Lettre Recommandée Electronique (LRE) ; une solution 100% dématérialisée, réglementée et encadrée par le règlement eIDAS.
Historiquement, AR24 est le premier prestataire de confiance à avoir obtenu sa qualification délivrée par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information. La qualification délivrée aux prestataires de confiance par l’ANSSI est donc un gage de sécurité et témoigne de la fiabilité de leurs solutions.
AR24, allié des professionnels de l’assurance, propose différentes solutions adaptées aux acteurs de ce secteur. Parmi ces solutions, on retrouve la Lettre Recommandée 100% Electronique qui est le mode de communication privilégié des compagnies d’assurance.
Sur le plan juridique, la LRE est considérée comme le strict équivalent de la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques) et peut donc être utilisée dans toutes les procédures nécessitant l’usage d’un tel courrier comme par exemple l’envoi des mises en demeure.
De plus, avec une LRE vous bénéficiez de preuves équivalentes à celles de la LRAR papier. Vous n’avez donc pas d’inquiétude à avoir en cas de litige avec un assuré ou si l’affaire passe devant un juge ; vous pourrez prouver que vous avez tenté de régler le différend à l’amiable.
Pour l’envoi de la lettre de relance, les professionnels de l’assurance privilégient l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE) qui est un mode d’envoi 100% dématérialisé, utilisé lorsque le Code des assurances n’impose pas l’usage d’une LRAR. L’ERE simple permet toutefois de suivre son courrier grâce à des preuves reçues à l’envoi et à la réception ; celles-ci vous assurent que le courrier a bien été acheminé et délivré à son destinataire.
Quelle que soit la solution AR24 utilisée, la préparation du courrier se fait en quelques clics et l’envoi est instantané. Le délai qui court à partir de l’envoi de la mise en demeure commence donc immédiatement grâce à la preuve de dépôt et d’envoi reçu quelques minutes après l’envoi. Vous gagnez donc du temps puisque vous optimisez vos tâches à faible valeur ajoutée, mais aussi la suppression des délais d’acheminement vous permet d’accélérer la procédure.
Par ailleurs, certaines fonctionnalités AR24 vous permettent de gagner davantage de temps telles que l’envoi par lot ou encore les modèles de courriers préenregistrés. D’une part, l’envoi par lot permet d’envoyer simultanément des dizaines de recommandés électroniques à des dizaines de destinataires ; ce qui est très appréciable, tout particulièrement pour la gestion des dossiers de recouvrement. D’autre part, l’enregistrement de modèles de courriers permet de gagner du temps puisque le courrier a été enregistré au préalable, vous n’avez plus qu’à modifier les informations personnelles de votre assuré.
Bon à savoir : Avec la LRE et l’ERE, vous avez la possibilité d’insérer un lien de paiement dans vos courriers de relances et de mises en demeure afin de simplifier les modes de règlement. Bien souvent, l’ajout de ce lien permet d’accélérer le règlement des impayés lorsqu’il s’agit d’un oubli de paiement de la part de l’assuré.
Simplifiez et accélérez vos procédures de recouvrement avec les solutions de recommandés électroniques AR24 ! Rapides, sécurisées et économiques, les solutions AR24 s’adaptent à tous vos besoins et problématiques. Aujourd’hui, plus de 1100 professionnels de l’assurance font confiance à AR24 pour l’envoi de leurs notifications réglementées. Et vous ? Où en êtes-vous dans votre dématérialisation ? Pour envoyer dès maintenant une lettre de mise en demeure par lettre recommandée 100% électronique, créez votre compte gratuitement et en quelques clics seulement.
Bien plus qu’une simple solution de dématérialisation, AR24, leader du courrier recommandé électronique en France, est l’allié des professionnels de la banque et de la finance. Que ce soit pour clôturer un compte, notifier un débiteur, envoyer des documents sensibles ou encore pour des communications juridiques, les solutions de recommandés électroniques AR24 sont indispensables afin d’accélérer et de simplifier vos procédures.
A suivre, 3 fonctionnalités AR24 incontournables pour les professionnels de la banque et de la finance.
Les solutions de recommandés électroniques AR24 s’adaptent aux établissements bancaires et financiers quelle qu’en soit leur taille. De plus, pour faciliter la dématérialisation des flux recommandés au sein des différentes équipes (service juridique, RH, recouvrement, crédit, etc.), il est possible d’utiliser AR24 en équipe.
Concrètement, il faudra au préalable créer un compte AR24 et se rendre dans la fonctionnalité « équipe » de votre espace personnel. Une fois cela fait, il sera possible de créer une équipe, d’ajouter des membres à celle-ci, de commander des identifiants LRE* pour un membre de votre équipe ou encore de supprimer un membre si par exemple un collaborateur quitte l’entreprise.
Le compte administrateur, autrement dit celui qui aura créé l’équipe, sera en charge de la facturation. Il recevra donc une facture mensuelle sur laquelle figureront tous les envois effectués par l’ensemble de l’équipe. Il pourra s’il le souhaite ajouter une seconde adresse email de facturation. Bien souvent, c’est l’adresse email de la comptabilité qui est ajoutée.
Par ailleurs, l’administrateur devra ajouter un moyen de paiement, celui-ci servira pour l’ensemble de l’équipe. Les membres de l’équipe n’auront donc pas besoin d’ajouter un moyen de paiement.
L’administrateur aura aussi accès à un historique commun des envois. Il pourra donc accéder aux courriers recommandés électroniques envoyés par les membres de l’équipe ainsi qu’aux preuves associées.
Enfin, l’administrateur pourra valider l’envoi des lettres recommandées électroniques (LRE) pour les membres de son équipe. C’est-à-dire que si les membres ne disposent pas de moyens d’identification, ces derniers pourront déplacer leurs courriers dans une file d’attente et l’administrateur pourra se charger de les envoyer à leur place. Ce moyen d’identification est indispensable pour l’envoi de LRE et permet de sécuriser les envois.
* Un identifiant LRE est un moyen d’identification conforme au règlement eIDAS et permet donc une identification de l’expéditeur à un niveau de confiance élevé. Cet identifiant se présente sous la forme d’un document papier. Ce document contient une clé OTP et un QR code permettant de générer des codes à usage unique et de façon illimité. Cet identifiant est personnel et privé et sera valable durant 5 ans. Grâce à ce moyen d’identification, vous pourrez donc envoyer en toute sécurité des lettres recommandées électroniques, mais aussi en recevoir durant toute la période de validité du document.
Bon à savoir : Utiliser AR24 en équipe est relativement simple. Cependant, si dans un premier temps, vous souhaitez être accompagné, AR24 met à disposition des tutos vidéo, que ce soit pour envoyer son courrier, le réceptionner, comprendre les différentes fonctionnalités ou encore la réglementation qui encadre l’envoi des courriers recommandés électroniques.Concernant l’utilisation d’AR24, nous avons 3 tutos qui pourraient vous intéresser :
Bien souvent, les professionnels de la banque et de la finance ont des modèles de courriers types qu’ils utilisent pour notifier leurs clients destinataires. Il peut s’agir de lettres d’informations relatives à un incident de paiement, de lettres de clôture de compte ou encore de courriers contenant des codes confidentiels.
Avec AR24, vous avez la possibilité d’enregistrer des modèles de courriers et de les réutiliser afin de pouvoir les personnaliser et les envoyer à vos clients. Cette fonctionnalité d’AR24 vous permet de gagner un temps précieux dans la gestion et la préparation de vos courriers. Vous pouvez retrouver facilement les courriers enregistrés depuis votre espace AR24.
L’envoi par lot est une autre fonctionnalité d’AR24. Elle s’avère très utile tout particulièrement dans les procédures de recouvrement ou toutes celles où il est nécessaire d’envoyer un même type de courrier à plusieurs destinataires en même temps.
Avec l’envoi par lot d’AR24, vous avez donc la possibilité de notifier simultanément des dizaines de destinataires par courrier recommandé électronique. L’un des plus gros avantages de l’envoi par lot hormis le fait de gagner un temps précieux dans vos procédures est de pouvoir envoyer des pièces jointes spécifiques à chaque destinataire ou au contraire des pièces jointes identiques.
Cette fonctionnalité permet d’optimiser et d’accélérer vos procédures les plus fastidieuses comme l’envoi des courriers de relances et de mises en demeure.
En conclusion, AR24 offre un ensemble de fonctionnalités essentielles qui répondent spécifiquement aux besoins des professionnels de la banque et de la finance. La possibilité d’utiliser AR24 en équipe permet de faciliter la mise en place du courrier recommandé dématérialisé au sein des établissements financiers, tandis que la création de modèles de courriers préenregistrés simplifie et accélère le processus de rédaction. L’option d’envoi par lot constitue également une fonctionnalité incontournable, facilitant la gestion des envois en grande quantité. Avec ces outils, AR24 se positionne comme un allié indispensable pour accélérer ses procédures au sein de ce secteur exigeant. Créer un compte AR24.
Depuis quelques années, les acteurs de l’assurance alertent sur un phénomène en constante évolution : les primes d’assurance impayées. Parfois, ce retard est dû à une simple négligence et d’autres fois, à de réelles difficultés financières. Certains assurés font opposition aux prélèvements de leurs cotisations sans même vérifier au préalable les conditions de résiliation de leurs contrats d’assurance. Pour faire face aux impayés, il est primordial de mettre en place un système de relances efficace grâce à des solutions digitales à valeur probante.
Découvrez comment AR24 accompagne les acteurs de ce secteur dans leurs procédures de recouvrement tout en leur permettant d’optimiser leurs couts.
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, les professionnels de l’assurance doivent respecter un processus bien spécifique encadré par le Code des assurances. Dès le 11ème jour qui suit la date d’échéance, les compagnies d’assurance peuvent mettre en demeure leurs assurés puisque ces derniers ont 10 jours pour s’acquitter de leurs cotisations à compter de ladite date.
Dans cette situation, nous préconisons d’utiliser une lettre recommandée 100% électronique (LRE). Ce mode d’envoi est considéré selon l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques comme le strict équivalent juridique du recommandé papier. Comme le prévoit le Code des assurances, il est impératif d’utiliser dans ce cas de figure, un recommandé avec accusé de réception. La LRE est donc tout à fait adaptée pour vos mises en demeure. D’autant plus que ce mode d’envoi est pratique et permet de notifier un assuré en quelques clics seulement.
Préalablement à l’envoi de la mise en demeure, les assureurs ont l’habitude d’envoyer aux assurés une lettre de relance afin de leur rappeler leurs obligations. Dans ce cas précis, nous préconisons d’utiliser un Envoi Recommandé Electronique simple (ERE). Il s’agit d’un envoi électronique permettant d’obtenir un suivi (des preuves) de votre courrier, mais qui ne bénéficie pas de la même valeur juridique qu’une LRAR papier. A noter que pour relancer un assuré, il est tout à fait possible d’utiliser un ERE simple puisque dans cette situation, la loi n’impose pas le recours à un recommandé avec accusé de réception.
Bon à savoir : Pour simplifier et accélérer les règlements, vous pouvez insérer un lien de paiement dans votre lettre de relance ou de mise en demeure dématérialisée. Dans le cas où vos relances et mises en demeure resteraient sans réponse, le contrat et les garanties sont suspendus pour une durée de 10 jours et cela prend effet 30 jours à compter de l’envoi de la mise en demeure. En l’absence de régularisation durant la période de suspension, le contrat est automatiquement résilié si cela a été mentionné dans la lettre de mise en demeure envoyée par LRE. Si vous ne l’avez pas mentionné, vous devrez envoyer un courrier de résiliation par lettre recommandée électronique. En revanche, si le paiement a été perçu durant la période de suspension, le contrat est remis en vigueur et l’assuré est à nouveau couvert en cas de sinistre.
L’un des principaux avantages de la lettre recommandée électronique AR24 est son tarif unique. AR24 vous permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes partout dans le monde et cela sans coûts supplémentaires. Le tarif d’AR24 reste donc fixe, peu importe le volume des documents ajoutés à votre envoi.
Dans le cadre de l’envoi d’une mise en demeure dématérialisée, on estime une réduction des coûts par deux par rapport à l’envoi d’un recommandé papier traditionnel. Lors d’un envoi papier, plusieurs paramètres peuvent influencer le coût de votre envoi : le volume des documents joints, le niveau de garanties ou encore la destination. Avec la LRE AR24, votre tarif reste fixe.
Cette réduction des coûts pourra se constater dès le premier envoi. A cela pourra s’ajouter d’autres économies, celles-ci sont d’ordre indirect. Elles concernent par exemple, l’impression des documents, le coût des consommables liés à l’impression ou encore le stockage physique des documents.
Avec AR24 aucune impression ni déplacement n’est nécessaire puisque tout se fait en ligne. Quant à vos LRE, pièces jointes et preuves, elles seront conservées sur votre espace sécurisé et accessible à tout moment et cela durant plusieurs années.
Il existe deux façons d’utiliser AR24, soit depuis notre plateforme en ligne soit directement depuis votre logiciel métier ou votre outil de gestion documentaire si AR24 a été intégré à ce dernier. Quelle que soit la méthode utilisée, notre solution à valeur probante a été conçue pour être intuitive et ergonomique afin d’offrir aux expéditeurs et aux destinataires un parcours utilisateur fluide et optimisé.
Côté expéditeur, ce dernier devra, dans un premier temps, créer son compte et commander un identifiant LRE qui permet de sécuriser l’envoi des LRE. Cet identifiant LRE se présente sous la forme d’un document papier et permet de générer de manière illimitée des codes à usage unique. AR24 s’assure ainsi de votre identité comme le prévoit le règlement eIDAS.
Une fois que vous êtes en possession de cet identifiant, il faudra vous identifier à chaque nouvel envoi. Si votre destinataire est un particulier, il faudra préalablement à l’envoi recueillir son consentement. Il s’agit d’une obligation imposée par l’article L.100 du CPCE.
Mais pas d’inquiétude, cette étape est rapide et AR24 vous accompagne dans cette démarche grâce à son gestionnaire de consentements qui permet d’envoyer des demandes de consentements en quelques clics seulement. Vous pourrez également insérer une clause de consentement dans vos contrats, avenants, ou tout autre document contractuel.
A noter que ce consentement est valable pour tous les futurs envois destinés à ce même destinataire et permet de s’assurer que ce dernier est bien en mesure de recevoir une lettre recommandée électronique.
Lorsque vous aurez recueilli le consentement de votre destinataire, il ne vous restera plus qu’à ajouter son adresse email, votre message, vos pièces jointes et éventuellement des références clients. Enfin, il sera nécessaire de valider votre envoi.
Accessible 24h/24, 7j/7, la LRE AR24 vous permet d’envoyer en quelques clics seulement vos mises en demeure tout en réalisant des économies conséquentes. Pour profiter du tarif unique d’AR24 et envoyer dès maintenant votre première mise en demeure dématérialisée, créez votre compte gratuitement sur ar24.fr.
Dans une ère où la transformation numérique s’impose comme un levier incontournable, AR24 et Orisha Real Estate, unissent leurs solutions pour marquer une avancée significative dans le secteur de l’immobilier. Ce partenariat stratégique entre deux acteurs majeurs du monde B2B, s’inscrit dans la continuité de l’écosystème digital déjà mis en place par Orisha Real Estate, promettant de simplifier non seulement le quotidien des professionnels de l’immobilier, mais également celui de leurs clients. Mais en quoi consiste ce partenariat ? Comment les solutions AR24 permettent-elles de simplifier et d’accélérer les procédures des professionnels de l’immobilier ? Et quelles sont les évolutions à venir ? On vous répond.
Orisha Real Estate est un éditeur de logiciels SaaS dédiés aux professionnels de l’immobilier. Ils guident leurs clients vers le succès en les éclairant sur les nouveaux enjeux du secteur, en les accompagnant dans leur développement et en leur fournissant des solutions innovantes et indispensables au bon fonctionnement de leurs activités : transaction immobilière, administration de bien résidentielle et tertiaire, syndic de copropriété.
Aujourd’hui, c’est plus de 30 000 professionnels de l’immobilier qui utilisent les solutions Orisha Real Estate. Derrière le groupe, on retrouve AC3 IMMOFACILE, GERCOP, CRYPTO, JESTIMO, EGIDE, EN VISITE, CASAP, MOJO.IMMO et le Groupe KEL formant ainsi un réseau puissant et un écosystème digital complet.
Orisha Real Estate est une marque d’Orisha, éditeur international de logiciels B2B. Orisha compte près de 1500 collaborateurs et accompagne plus de 100 000 clients dans plus de 100 pays différents.
Dans le cadre de ce partenariat stratégique, AR24, pionnière du recommandé digital en France, est ravie d’annoncer l’intégration de ses solutions novatrices au sein de la plateforme d’Orisha Real Estate.
Parmi ces solutions, on retrouve :
En intégrant l’Avis Electronique et la Lettre Recommandée Électronique d’AR24, Orisha Real Estate permet à ses utilisateurs d’accélérer et de simplifier leurs procédures. Les solutions AR24 offrent une approche rapide, fiable et sécurisée pour les communications réglementées.
Le partenariat entre Orisha Real Estate et AR24 se tourne vers l’avenir avec des évolutions prometteuses. Nous prévoyons l’intégration de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) pour simplifier et accélérer les procédures de recouvrement. Cette solution 100% dématérialisée permettra de réduire significativement le DSO (Days Sales Outstanding) tout en offrant une méthode fiable pour les mises en demeure.
En outre, l’utilisation de l’Envoi Recommandé Électronique permettra d’insérer des liens de paiement directement dans le contenu du courrier. Cette fonctionnalité vise à simplifier les moyens de paiement et à faciliter le règlement des créances pour une expérience utilisateur optimale.
Comme Orisha Real Estate et plus de 80 autres solutions, vous souhaitez intégrer AR24 à votre logiciel ? N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur l’intégration API.
Auparavant, le télétravail n’était possible que pour une minorité de salariés venant de secteurs spécifiques. Aujourd’hui, ce mode de travail touche toutes les entreprises françaises quel que soit leur secteur d’activité et la banque et la finance ne font pas exception à la règle. Télétravail partiel, télétravail hybride, full remonte, le travail à distance peut être organisé de différentes manières, mais doit être anticipé et encadré pour garantir le bon fonctionnement des établissements financiers. Découvrez comment les solutions de recommandés électroniques AR24 facilitent la mise en place du télétravail et améliorent la relation client à distance.
AR24, pionnier du recommandé électronique et de la vérification d’identité à distance, propose différentes solutions qui répondent aux besoins et aux problématiques rencontrées par les professionnels du secteur bancaire et financier. Que ce soit pour le pôle recouvrement, crédit, juridique, RH ou directement en agence bancaire, la dématérialisation des flux recommandés est une priorité surtout à l’heure du télétravail. Découvrez 3 solutions de recommandés électroniques utilisées par les professionnels de la banque et de la finance.
Il s’agit d’un courrier 100% électronique utilisé lorsque les établissements bancaires et financiers ne sont pas tenus d’utiliser un recommandé papier avec accusé de réception. Toutefois, ce mode d’envoi permet de suivre votre courrier et de bénéficier de preuves à l’envoi et à la réception, mais il n’est pas considéré juridiquement comme l’équivalent de la LRAR papier. Si vous avez besoin d’un strict équivalent numérique, il faudra utiliser une lettre recommandée électronique.
Concernant l’Envoi Recommandé Electronique simple, il pourra être utilisé dans plusieurs cas de figure comme la transmission de lettres d’information en cas d’incident de paiement ou encore pour transmettre à vos clients des identifiants et des codes confidentiels. Aussi simple et rapide que l’envoi d’un email, l’ERE simple ne nécessite aucune identification de l’expéditeur et du destinataire et pourra être envoyé d’un simple clic.
Strict équivalent juridique de la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques), la lettre recommandée électronique pourra être utilisée dans toutes les situations nécessitant l’usage d’un courrier recommandé avec accusé de réception. Ce mode d’envoi permet d’obtenir des preuves horodatées et juridiquement équivalentes aux preuves obtenues habituellement lors d’un acheminement papier.
Contrairement à l’ERE simple, la lettre recommandée électronique nécessite une vérification d’identité de l’expéditeur et du destinataire. AR24 propose différentes solutions conformes au règlement eIDAS et permettant de garantir leurs identités.
La LRE est donc tout à fait adaptée dans le cadre d’un licenciement par exemple et pourra être utilisée pour convoquer un salarié à un entretien préalable ou encore pour notifier son licenciement. Également dans le cadre de vos recouvrements, on pourra utiliser la lettre recommandée 100% électronique pour avertir un client de son inscription effective au Fichier National des Incidents de remboursements des Crédits aux Particuliers (FICP) ou encore pour accélérer vos procédures d’injonction suite à une émission de chèque sans provision. Mais aussi, la LRE pourra être utilisée par le pôle crédit pour transmettre à un emprunteur un refus de substitution d’assurance de prêt.
La lettre recommandée optimale est l’alternative à la LRE. C’est une sorte de recommandé hybride permettant de laisser le choix au destinataire sur le mode de réception : digital ou papier. Nous préconisons cette solution si vous souhaitez dématérialiser vos envois recommandés de manière progressive, par exemple si vos clients semblent réticents face à la digitalisation. Mais aussi si vous n’avez pas encore obtenu le consentement de vos destinataires, il peut être très avantageux pour les expéditeurs de choisir ce mode d’envoi.
Pour rappel, le consentement du destinataire est obligatoire si ce dernier est un particulier ou une administration (article L.100 du CPCE). Concrètement, lorsque vous choisissez d’utiliser une LRO, le destinataire reçoit une notification AR24 sur sa boite email lui indiquant qu’un courrier recommandé lui étant adressé est en attente de réception.
AR24 lui propose de choisir son mode de réception. Si ce dernier sélectionne le format digital, il reçoit alors instantanément une lettre recommandée 100% électronique. Vous recevez alors immédiatement une preuve de dépôt et d’envoi qui sera équivalente à un avis de passage.
Si à l’inverse le destinataire choisit le format papier, AR24 se charge d’imprimer et d’envoyer par voie postale le courrier recommandé ainsi que ses pièces jointes.
Bon à savoir : Quel que soit le choix du destinataire, son consentement ou son refus à être notifié par voie électronique sera ajouté automatiquement à votre gestionnaire de consentements AR24 accessible depuis votre espace personnel. Ce gestionnaire de consentements permet d’envoyer des demandes de consentements et de suivre leur statut (recueilli ou en attente). Il est également possible de télécharger une preuve de consentement pour chaque consentement obtenu.
Les solutions de recommandés électroniques AR24 s’adaptent à vos habitudes de travail et peuvent tout à fait être utilisées en télétravail. D’une part, AR24 est accessible n’importe où et n’importe quand, d’autre part AR24 est un prestataire qualifié ce qui garantit la fiabilité de ses solutions.
Vous pouvez envoyer et réceptionner vos recommandés électroniques, consulter les documents relatifs à vos envois (LRE, preuves, pièces jointes) ou encore consulter vos factures n’importe où et n’importe quand ; ce qui est un réel avantage en télétravail. Vous pouvez accéder à AR24 depuis votre logiciel métier après intégration API ou depuis le site AR24.
L’envoi de courriers recommandés ne nécessite aucune impression, ni mise sous pli, ni déplacement ; de l’envoi à la réception le courrier est 100% dématérialisé. Cette accessibilité à tout moment de nos services est un réel gain de temps pour les professionnels de la banque et de la finance. D’autant plus que vos clients pourront accuser réception de leurs courriers recommandés n’importe où et n’importe quand ; ce qui est très apprécié par les destinataires qui n’en seront que plus satisfaits.
En 2018, AR24 devient le premier prestataire de confiance qualifié par l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI). Depuis lors, AR24 est en mesure de notifier aussi bien les professionnels que les particuliers par lettre recommandée 100% électronique ayant la même valeur qu’une LRAR papier. Afin de vérifier que les solutions des prestataires qualifiés sont toujours conformes au règlement eIDAS, l’ANSSI réalise des audits tous les deux ans. Ce contrôle régulier permet de garantir la fiabilité des solutions de LRE comme celle d’AR24.
Deux à cinq fois moins chère qu’un recommandé papier classique, la lettre recommandée électronique AR24 permet d’envoyer par LRE, 7j/7, 24h/24, jusqu’à 256 Mo de pièces jointes et cela sans surcoût. Toutes les solutions d’AR24 sont disponibles à un tarif unique et permettent dès les premiers envois, de réaliser des économiques conséquentes. Alors, n’attendez plus ! Envoyez votre première lettre recommandée électronique dès maintenant. Pour cela, créez votre compte gratuitement et en quelques clics seulement.
Le Fichier des Incidents de remboursement des Crédits aux Particuliers (FICP) a vu le jour en 1989 avec l’entrée en vigueur de la loi Neiertz obligeant les établissements de crédit à vérifier la solvabilité de leurs clients avant l’octroi d’un prêt. Ce fichier, alimenté par les organismes de crédit et les commissions de surendettement, est géré par la Banque de France. Il recense les informations relatives aux incidents de paiement dans le cadre des remboursements de crédits accordés aux particuliers.
Dans le cadre d’un fichage bancaire, les établissements de crédit sont tenus de suivre une procédure bien précise. Quelle est la procédure d’inscription ? Quelles sont les obligations que les banques doivent respecter ? Quels sont les avantages de la notification dématérialisée ? Réponses.
L’inscription au FICP peut intervenir dans deux situations :
Vous êtes tenu d’inscrire au FICP les incidents de paiement survenus lors d’un remboursement d’un crédit accordé à un particulier pour des besoins non professionnels. Cette obligation concerne tous les types de crédits (prêt immobilier, crédit à la consommation, crédit renouvelable, etc.).
Plus précisément, un incident de paiement est « caractérisé » et doit faire l’objet d’une inscription au FICP dans les cas suivants :
Avant de procéder à l’inscription de votre client particulier, vous devez l’informer par courrier :
A noter que le débiteur ne fait pas l’objet d’un interdit bancaire et conservera sa carte bancaire, son chéquier ainsi que son compte bancaire. En revanche, si ce dernier possède une carte bancaire à débit différé, le gestionnaire de compte devra lui remettre une carte bancaire à débit immédiat et récupérer l’ancienne.
Cette mise en demeure fait courir un délai de 30 jours accordé au débiteur pour régulariser sa situation. Pour l’envoi de ce courrier, nous préconisons d’utiliser l’ERE simple (Envoi Recommandé Electronique). Ce mode d’envoi est utilisé lorsque la législation bancaire n’impose pas de recourir à un courrier recommandé avec accusé de réception.
Si à l’issue de ce délai, les échéances n’ont pas été honorées, l’établissement après avoir averti son client de la communication des informations concernant l’incident de paiement auprès de la Banque de France procédera à l’inscription au FICP. Pour l’envoi de ce deuxième courrier, il sera nécessaire d’utiliser une lettre recommandée électronique ou papier.
Toute personne ayant déposé un dossier auprès d’une commission de surendettement est automatiquement inscrite au FICP par la commission elle-même ou par les greffes des tribunaux d’instance en cas de décision de recevabilité prise par le juge.
L’inscription sera effective pour une durée de 5 ans maximum ou 7 ans en cas de procédure de surendettement. En cas de régularisation, l’inscription est levée de manière anticipée.
Comme indiqué ci-dessus, nous préconisons l’utilisation de l’ERE simple pour l’envoi de la mise en demeure et la lettre recommandée électronique (LRE) pour notifier le débiteur de son inscription effective au FICP.
Pour savoir quel courrier électronique utiliser et à quel moment, il suffit de vous poser la question si habituellement vous auriez utilisé un courrier recommandé papier avec accusé de réception.
Si la réponse est oui, utilisez la lettre recommandée électronique qui est le strict équivalent juridique de la LRAR papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Cette notification à valeur probante génère les mêmes preuves (preuve de dépôt et d’envoi – équivalente à l’avis de passage, preuve d’accuser de réception, preuve de refus, preuve de négligence) et produit les mêmes effets juridiques.
Si la réponse est non, utilisez l’ERE simple. Quand bien même ce mode d’envoi n’est pas l’équivalent du courrier recommandé papier classique, il permet de :
Quel que soit le mode d’envoi utilisé (ERE simple, LRE), les délais d’acheminement sont supprimés. Le débiteur est alors instantanément informé de sa situation et pourra, dans certains cas, y remédier plus rapidement.
Toutes les notifications sont envoyées directement sur l’adresse email du débiteur qui pourra en prendre connaissance n’importe où et n’importe quand sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur.
La suppression des délais d’acheminement permet d’accélérer vos procédures notamment parce que le délai des 30 jours accordé au débiteur pour régulariser sa situation court plus rapidement.
L’envoi de la mise en demeure et du courrier annonçant l’inscription effective au FICP est simple et rapide. Les courriers sont prêts en quelques clics et peuvent être envoyés simultanément à des dizaines de débiteurs grâce à l’envoi par lot ; une fonctionnalité gratuite accessible depuis ar24.fr ou directement depuis votre logiciel métier après avoir demandé une intégration API.
De plus, toutes vos preuves sont automatiquement classées avec leurs courriers et pièces jointes et sont accessibles à tout moment.
En plus d’être rapide et simple, l’envoi des mises en demeure et notifications dématérialisées est économique. En effet, quel que soit le mode d’envoi utilisé (ERE simple, LRE), AR24 vous propose un tarif unique et sans surcoût.
Autrement dit, le prix reste fixe, quel que soit le pays d’acheminement ou le nombre de pièces jointes. Avec AR24, vous pouvez joindre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, peu importe leur format (PDF, image, audio, photo, etc.).
Les professionnels de la banque et de la finance ont constaté dès les premières utilisations d’AR24 une réduction de leurs coûts d’envoi par 2 voire par 5 par rapport à un acheminement papier classique. Une économie qui s’explique par le fait que le coût d’un envoi papier peut varier en fonction de la destination, du volume des documents joints ou encore du niveau de garantie choisi.
Des économies qui se feront également ressentir sur votre consommation de papier et d’encre puisqu’avec la dématérialisation de vos flux recommandés aucune impression n’est nécessaire.
Tout dépend du mode d’envoi utilisé. Si vous avez recours à un ERE simple, le recueil du consentement du destinataire est seulement facultatif. En revanche, si vous utilisez une lettre recommandée électronique, obtenir l’accord de votre client particulier avant de le notifier sera obligatoire (article L.100 du CPCE).
Cette obligation légale permet de :
En revanche, si vous utilisez une lettre recommandée électronique dans un autre cas de figure et que vous souhaitez notifier un destinataire professionnel, cette étape ne sera pas obligatoire, mais uniquement facultative.
Bon à savoir : Votre client destinataire refuse d’accuser réception du courrier recommandé ou l’ignore ?
Pas d’inquiétude, un refus ou une ignorance n’a pas pour effet d’interrompre une procédure en cours. Tout comme le cachet de la poste, l’horodatage qualifié fait foi ; vous recevez alors une preuve de refus ou d’ignorance.
Pour recueillir le consentement de vos destinataires, vous pouvez :
Vous n’avez pas encore obtenu le consentement de vos clients destinataires ? Ces derniers sont réticents à l’idée de passer au 100% digital ? Utilisez la lettre recommandée optimale et laissez le choix à votre destinataire sur le mode de réception : électronique ou papier. Si ce dernier accepte d’être notifié par voie électronique, il recevra alors directement sur sa boîte email une lettre recommandée 100% électronique. Dans le cas contraire, AR24 s’occupe de l’impression et de l’acheminement du courrier recommandé papier. Le consentement ou le non-consentement est alors automatiquement ajouté à votre gestionnaire de consentements accessible depuis votre espace AR24. Contactez notre expert du secteur bancaire et financier pour en savoir plus sur nos solutions de recommandés électroniques.
Ne manquez aucune information : inscrivez-vous dès maintenant à notre newsletter dédiée aux professionnels de la banque et de l’assurance.
L’assurance auto est une obligation légale et couvre le conducteur en cas de dommages matériels et/ou corporels causés à un tiers. En souscrivant à un contrat d’assurance, l’assuré s’engage à être à jour de ses cotisations. Si tel n’est pas le cas, l’assurance devra suivre une procédure stricte, encadrée par le Code des assurances. Le retard ou le défaut de paiement des primes d’assurance auto pourra déclencher une suspension des garanties et dans certains cas, une rupture du contrat. De la suspension des garanties d’assurance à la résiliation, AR24 vous accompagne et simplifie vos procédures de recouvrement.
La prime d’assurance auto doit être réglée dans les 10 jours qui suivent la date d’échéance du contrat. L’article R113-1 du Code des assurances prévoit l’envoi de la mise en demeure par lettre recommandée électronique ou papier en cas de non-paiement de la cotisation. Votre assuré disposera alors de 30 jours pour l’honorer. Passé ce délai, si votre assuré n’a pas régularisé sa situation, les garanties de l’assurance auto sont suspendues. Autrement dit, il ne sera pas couvert en cas d’accident, de vol ou d’incendie de son véhicule. Néanmoins, les sommes restent intégralement dues par l’assuré.
Le délai des 30 jours commence à courir à la date de première présentation du courrier. Avec le recommandé électronique, l’envoi est instantané. C’est donc la preuve de dépôt et d’envoi qui commence à faire courir les délais ; celle-ci est accessible directement sur votre espace AR24 avec les autres preuves (preuve d’accusé de réception/de négligence/de refus). Grâce à leur horodatage qualifié, elles sont valables dans le cadre des procédures de recouvrement et pourront être produites devant le juge en cas de litige avec un assuré. Pour mémoire, la lettre recommandée électronique ou LRE a la même valeur juridique que le recommandé papier avec accusé de réception (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). Rapide et instantanée, la lettre recommandée 100% électronique est prête en quelques clics seulement et permet d’accélérer vos procédures de recouvrement.
De plus, les professionnels du secteur des assurances qui engendrent des frais relativement élevés dans leurs procédures de recouvrement pourront optimiser leurs coûts d’envoi grâce à un tarif unique sans surcoût, qui comprend :
Sans oublier les fonctionnalités annexes à la LRE qui vous permettent de gagner un temps précieux dans votre gestion administrative :
Préalablement à l’envoi de la mise en demeure, vous pouvez envoyer votre lettre de relance en envoi recommandé électronique simple ou ERE simple. Ce mode d’envoi est très utilisé par les professionnels de l’assurance lorsqu’un courrier recommandé électronique n’est pas exigé par la loi. Vous pouvez suivre en temps réel l’acheminement de votre courrier. Rapide et économique, votre assuré pourra accuser réception de sa lettre de relance 7 jours sur 7, 24 heures sur 24. Vous recevez une preuve au moment de l’envoi ainsi qu’une preuve d’accusé de réception au moment de l’ouverture du courrier. Enfin, AR24 vous garantit un horodatage eIDAS du courrier, ce qui qui vous permet d’être protégé juridiquement en cas de litige avec l’un de vos assurés.
Bon savoir : En insérant un lien de paiement directement dans votre lettre de relance ou mise en demeure, vous accélérez le recouvrement de vos créances.
Si le conducteur s’acquitte de ses cotisations dans les 10 jours suivants le délai de 30 jours, le contrat sera remis en vigueur le lendemain midi du jour de paiement. L’assuré est à nouveau couvert en cas de sinistre. En revanche, si l’assurance ne perçoit aucun règlement dans la période des 10 jours, elle pourra rompre unilatéralement le contrat. L’assurance pourra envoyer la lettre de résiliation par lettre recommandée 100% électronique. Si la résiliation a été mentionnée dans la lettre de mise en demeure, la lettre de résiliation n’est pas nécessaire et le contrat est rompu à l’issue de la période de 10 jours.
En résumé, même si le motif est légitime (non-paiement des cotisations), l’assuré dispose au total de 50 jours pour régulariser sa situation avant la résiliation définitive de son contrat. Aux sommes dues par l’assuré, peuvent s’ajouter des frais de recouvrement, des intérêts de retard mais aussi, dans certains cas, des indemnités en cas de poursuites. De plus, le non-paiement des cotisations, entrainera l’inscription du conducteur au fichier des impayés de l’AGIRA (Association pour la Gestion des Informations sur le Risque Automobile) ; fichier qui est consulté par les assurances avant toute entrée en relation.
Pour aller plus loin : Lors d’une vente de véhicule, le contrat est suspendu à minuit le jour de la vente. L’assurance ainsi que l’assuré peuvent mettre un terme au contrat en respectant un préavis de 10 jours. Si le contrat n’est pas remis en vigueur ou rompu, la résiliation automatique prend effet après un délai de 6 mois (article L. 121-11 du Code des assurances).
Vous le savez, la mise en place d’une stratégie de relance efficace est un enjeu majeur dans le secteur des assurances. C’est pourquoi AR24 vous accompagne dans vos démarches et vise à simplifier toujours plus vos procédures. Pas encore de compte AR24 ? Créez dès à présent le vôtre et envoyez votre première mise en demeure.
En tant que professionnel et quelle que soit la taille de votre structure, il peut vous arriver au cours de votre activité de faire face à des impayés qui résultent bien souvent d’une simple négligence de la part du client ou parfois de réelles difficultés financières. Pour faire face à ces situations qui peuvent affecter la santé financière d’une entreprise et assurer sa pérennité, les professionnels cherchent des solutions innovantes et fiables juridiquement s’inscrivant ainsi dans une stratégie de relance efficace. Ils sont nombreux à avoir recours à l’Envoi Recommandé Electronique simple, mais qu’en est-il de sa valeur juridique ? Est-ce un procédé fiable ? Réponses.
Envoyé, préparé et réceptionné en ligne, l’Envoi Recommandé Electronique simple également appelé ERE est un courrier 100% dématérialisé utilisé par les professionnels dans le cadre de leur stratégie zéro papier.
Régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS, l’ERE simple pourra être utilisé dans de nombreuses situations telles que l’envoi des lettres de relances, de mises en demeure ou encore pour la communication de documents sensibles ou confidentiels.
Concernant l’envoi des mises en demeure, la loi et plus particulièrement l’article 1344 du Code civil modifié par l’Ordonnance n°2016-131 du 10 février 2016 – art. 3, précise que « le débiteur est mis en demeure de payer soit par une sommation ou un acte portant interpellation suffisante, soit, si le contrat le prévoit, par la seule exigibilité de l’obligation. »
L’Envoi Recommandé Electronique simple est donc tout à fait possible dans cette situation.
Bien qu’il ne soit pas considéré comme le strict équivalent juridique de la lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR), l’ERE simple est plus sécurisé et plus fiable que l’envoi d’un simple email. Il est possible lors de l’envoi d’un email de demander un accusé de réception. Cependant, la valeur juridique de cet accusé de réception est moindre comparé aux preuves générées avec un ERE simple. Ces preuves sont horodatées et disposent d’un horodatage qualifié.
De l’envoi à la réception de l’Envoi Recommandé Electronique simple, AR24 génère différents types de preuves :
Grâce à l’horodatage qualifié, il est possible d’obtenir une date comme valeur probatoire. De plus, grâce à l’acheminement électronique, vous bénéficiez d’une preuve de contenu grâce à un horodatage et un caché qualifiés.
Vous l’avez compris, l’ERE simple est bien plus sécurisé et plus fiable que l’envoi d’un simple email puisqu’il permet de suivre, conserver et prouver votre envoi.
Du fait de sa simplicité et de sa praticité, l’ERE simple vous permet d’envoyer une mise en demeure à un destinataire en particulier ou bien d’envoyer simultanément des dizaines de mises en demeure en quelques clics seulement.
Vous pouvez utiliser AR24 depuis notre plateforme en ligne accessible depuis ar24.fr ou bien directement depuis votre logiciel métier si AR24 y a été intégré au préalable.
Quelle que la soit la solution utilisée, vous devez vous connecter à votre compte AR24. Il vous sera ensuite demandé d’entrer les coordonnées de votre destinataire. Vous pouvez ajouter manuellement un autre destinataire ou bien envoyer votre courrier recommandé électronique à un groupe de destinataires en important un fichier excel que vous aurez au préalable complété avec les coordonnées de vos destinataires (nom, prénom, adresse email et éventuellement raison sociale). Vous pouvez visionner notre tutoriel vidéo si vous rencontrez des difficultés lors de cette étape.
Ensuite, entrez votre message et ajoutez vos pièces jointes. L’envoi par lot vous permet d’envoyer des pièces jointes différentes à chaque destinataire ou bien d’envoyer des pièces jointes identiques. Notre tutoriel vous explique comment procéder. Vous pouvez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes, quel que soit le format (PDF, image, vidéo, audio, etc.) et cela sans coûts supplémentaires.
Il ne vous reste plus qu’à ajouter éventuellement des références internes et à valider votre envoi.
Rapide et sécurisé, l’ERE simple est l’allié des professionnels dans le cadre de leurs mises en demeure. Notre solution 100% dématérialisée permet de simplifier et accélérer les procédures de recouvrement et celles liées aux contentieux. Avocats, professionnels de la banque, de la finance et de l’assurance, notaires, entreprises, ils sont nombreux à avoir adopté l’Envoi Recommandé Electronique simple qui s’inscrit dans une stratégie de transformation numérique. Et vous, où en êtes-vous dans votre digitalisation ? Pour envoyer votre première mise en demeure dématérialisée dès maintenant, créez votre compte gratuitement et en quelques clics.
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