Une Assemblée Générale des copropriétaires doit impérativement avoir lieu chaque année. Pour ce faire, le syndic de copropriété doit convoquer chaque copropriétaire individuellement. L’Avis Electronique pourra être utilisé dans le cadre de cette procédure pour bénéficier de nombreux avantages.
A suivre : les 7 raisons d’utiliser l’Avis Electronique dans le cadre de vos convocations d’AG
Sommaire :
L’Assemblée Générale des copropriétaires, est une réunion qui a lieu une fois par an minimum et qui permet de réunir l’ensemble les propriétaires de l’immeuble afin de prendre les meilleures décisions au bon fonctionnement de la copropriété.
En cas de situations exceptionnelles comme des travaux imprévus dans les parties communes, une AG extraordinaire pourra être planifiée.
L’AG est orchestrée par le syndic de copropriété qui peut le faire de son propre chef ou à la demande du conseil syndical ou des copropriétaires, s’ils possèdent au moins ¼ des voix.
S’agissant de la procédure d’envoi des convocations d’AG, le syndic doit envoyer la convocation à l’AG à tous les copropriétaires, 21 jours avant la date de la réunion. La convocation doit être envoyée par courrier recommandé ou par Avis Electronique.
Bon à savoir : en cas d’urgence, le syndic de copropriété est autorisé à ne pas respecter le délai de 21 jours pour convoquer ses copropriétaires.
Pour rappel, l’Avis Electronique est un procédé électronique, qui peut être utilisé en copropriété depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 pour simplifier l’envoi des communications réglementées. Il est utilisable dans le cadre des convocations d’AG, d’envoi des PV d’AG et des mises en demeure.
Bon à savoir : l’Avis Electronique est uniquement valable dans les situations mentionnées ci-dessus. Dans d’autres cas, nous vous recommandons d’utiliser la Lettre Recommandée Electronique (LRE), le strict équivalent juridique du courrier recommandé traditionnel selon l’article L-100 du CPCE.
Les avantages à utiliser l’Avis Electronique pour envoyer vos convocations d’AG sont nombreux :
Conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’Avis Electronique est utilisable dans le cadre de vos notifications (convocation d’AG, PV d’AG et mises en demeure) en copropriété. Disposant d’une valeur juridique, vous bénéficierez de toute la protection juridique dont vous avez besoin en cas de litige.
Plus économique qu’un courrier recommandé traditionnel, l’Avis Electronique vous permettra de réduire considérablement vos charges en copropriété. En effet, ne nécessitant ni impression, ni acheminent postal, l’Avis Electronique bénéficie d’un tarif unique, sans surcoût et comprend :
• L’acheminement de l’Avis Electronique, • La preuve de dépôt et de transmission, • Les relances automatiques si le destinataire ne réceptionne pas l’Avis Electronique sous 48h, • La preuve de réception ou de négligence, • La conservation du contenu de l’Avis Electronique, des PJ et des preuves.
Bénéficiant d’un envoi instantané, l’Avis Electronique est bien plus rapide qu’un courrier recommandé traditionnel. En effet, son nouveau format 100% numérique permet de supprimer les délais d’acheminement postaux. Ainsi, en optant pour l’Avis Electronique dans le cadre de vos communications réglementées, vous gagnerez du temps et vous pourrez plus aisément respecter les délais serrés qui vous sont imposés en copropriété.
L’Avis Electronique est aussi pratique puisqu’il s’envoie en quelques clics. En effet, vous n’aurez qu’à recueillir le consentement de votre destinataire pour le notifier par Avis Electronique. Afin de vous accompagner au mieux dans cette démarche, AR24 met à votre disposition un gestionnaire de consentement en ligne. Conforme à la loi Elan, cet outil sera disponible depuis votre espace AR24 et vous permettra de recueillir facilement le consentement de vos destinataires.
L’Avis Electronique est également accessible puisqu’il suffit de disposer d’un smartphone, d’une tablette ou d’un ordinateur ainsi que d’une connexion internet pour l’envoyer. En effet, l’Avis Electronique est envoyable et consultable 24h/24 et 7j/7. Ceci est un véritable avantage, surtout lorsque certains délais doivent être respectés. Par ailleurs, le contenu, les PJ et les preuves générées lors de l’envoi et de la réception de l’Avis Electronique seront téléchargeables et consultables à tout moment sur votre espace AR24.
L’Avis Electronique est une option fiable puisqu’il bénéficie de la preuve de dépôt et de transmission lors de son envoi et la preuve de réception ou de négligence, selon l’action du destinataire, lors de sa réception.
Bon à savoir : la preuve de réception et celle de négligence ne sont pas obligatoires selon le décret 2020-834. Toutefois, chez AR24, nous jugeons qu’il important que vous puissiez savoir si vos copropriétaires ont bien pris connaissance de votre notification.
Enfin, en optant pour l’Avis Electronique pour vos communications réglementées en copropriété, vous réduirez votre empreinte carbone. En effet, l’envoi et la réception d’un AE ne nécessitent ni impression, ni acheminement postal. Ainsi, si vous souhaitez minimiser votre impact sur l’environnement, en émettant le moins de papier possible, choisissez l’Avis Electronique.
Vous êtes un syndic de copropriété et vous souhaitez tester l’avis électronique ? Faites-le rapidement en créant un compte AR24, ou contactez nos experts.
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