De plus en plus répandu au sein des copropriétés, l’Avis Electronique est utilisé quotidiennement par plus de 2500 syndics. Conforme au décret 2020-834, l’Avis Electronique, un procédé électronique spécialement conçu pour les syndics, permet de simplifier les communications réglementées en copropriété. Voici 3 situations dans lesquelles il est intéressant d’avoir recours à l’Avis Electronique.
Sommaire :
Chaque année, le syndic de copropriété doit impérativement convoquer l’ensemble de ses copropriétaires à une Assemblée Générale. Cette convocation doit être adressée à chaque copropriétaire par recommandé papier ou électronique, au moins 21 jours calendaires avant l’AG.
De nombreux syndics de copropriété ont fait le choix de dématérialiser l’envoi de leur convocation d’AG au vu des nombreux avantages qu’offre l’Avis Electronique.
Rapide, l’Avis Electronique vous permet de supprimer le délai d’acheminement de vos courriers et ainsi de faire courir vos délais légaux plus rapidement. En optant pour l’Avis Electronique dans le cadre de vos envois de convocations d’AG, vous êtes donc assurés de respecter le délai de 21 jours.
Aussi, moins coûteux qu’un courrier recommandé papier, l’Avis Electronique bénéficie d’un tarif unique qui permet de diviser au moins par 3 les coûts d’envoi de vos convocations d’AG.
Un procès-verbal est un compte-rendu des décisions qui ont été prises lors d’une AG ; rédigé par le syndic de copropriété. Les procès-verbaux sont ensuite classés dans un registre par le syndic. Ce registre peut être dématérialisé. Si cela est le cas, la feuille de présence ainsi que les PV d’AG pourront eux aussi être électroniques.
Le syndic doit obligatoirement procurer une copie ou un extrait du PV à tout copropriétaire qui en fait la demande. Les décisions d’AG doivent aussi être envoyées par le syndic dans un délai de 1 mois aux copropriétaires défaillants et opposants ou à tous les copropriétaires lorsque les membres du conseil syndical n’ont pas pu être désignés lors de l’AG. Cette notification peut être réalisée par recommandé papier ou par Avis Electronique pour plus de simplicité.
Conforme au décret 2020-834, l’Avis Electronique peut être utilisé pour fluidifier les communications réglementées en copropriété. Ainsi, en optant pour l’Avis Electronique dans le cadre de vos envois de PV d’AG, vous bénéficierez d’une preuve de dépôt et de transmission. Générée quelques minutes après l’envoi, cette preuve permet à l’expéditeur de s’assurer que l’Avis Electronique a bien été remis dans la boite mail du copropriétaire. Cette preuve est équivalente à une « première présentation » et permet de faire courir les délais légaux. Ainsi, en cas de contestation d’une décision d’AG devant un tribunal, vous aurez toutes les preuves nécessaires pour prouver le contenu et la date de l’envoi.
Lorsqu’un copropriétaire ne règle pas ses charges dans les temps, le syndic de copropriété doit engager les procédures nécessaires pour percevoir les sommes qui lui sont dues. Pour ce faire, le syndic de copropriété doit adresser une mise en demeure au copropriétaire défaillant. Cette notification doit être envoyée par recommandé papier ou Avis Electronique.
Simplifiez l’envoi de vos mises en demeure avec l’Avis Electronique AR24. Pratique, l’AE s’envoie en quelques clics. En effet, contrairement à la Lettre Recommandée Electronique (LRE), l’envoi et la réception d’un Avis Electronique ne requièrent pas l’identification de l’expéditeur et du destinataire. Ainsi, pour envoyer votre mise en demeure par AE, il vous suffit de recueillir le consentement de vos copropriétaires pour les notifier par voie électronique. Afin de simplifier cette démarche, AR24 met à votre disposition un gestionnaire de consentements en ligne accessible depuis votre espace personnel AR24.
Bénéficiant aussi d’une preuve de réception ou de négligence, l’Avis Electronique vous apporte toute la sécurité juridique dont vous avez besoin. En effet, bien que ces preuves ne soient pas imposées par le décret du 2 juillet 2020, chez AR24, nous jugeons qu’il est primordial pour un syndic de savoir si ses copropriétaires ont bien réceptionné leur Avis Electronique. Par conséquent, selon l’action de votre destinataire, vous recevrez une preuve de réception ou de négligence. L’intégralité des preuves, du contenu et des PJ seront conservés sur nos serveurs sécurisés et localisés en France et accessibles 24h/24 et 7j/7 depuis votre espace personnel AR24. Ainsi, en cas de litige, vous aurez toutes les preuves nécessaires à portée de main.
AR24 accompagne tous les professionnels dans leurs démarches administratives. L’Avis Electronique est valable uniquement dans le cadre de vos convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeures. Dans les autres cas requérant l’envoi d’un courrier recommandé veuillez utiliser la Lettre Recommandée Electronique, le strict équivalent juridique d’un recommandé papier.
Accessible sur ar24.fr ou depuis votre logiciel métier après demande d’intégration API, l’Avis Electronique s’adapte à vos habitudes de travail. Pour envoyer votre premier AE, il vous suffit de créer un compte AR24 gratuitement ou de contacter notre expert marché immobilier pour en savoir davantage sur l’intégration en API.
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