Lettre recommandée électronique : un outil efficace pour améliorer les échanges entre propriétaires et syndics

Reconnue légalement depuis 2011, la lettre recommandée électronique qualifiée est entrée dans les mœurs de nombreux syndics de copropriété. Il faut dire que ce courrier entièrement dématérialisé possède des avantages qui permettent d’améliorer significativement l’échange avec les propriétaires. Fiable, rapide, économique, on vous explique plus en détail les bienfaits de la LRE en matière de communication.

Sommaire :

1. La lettre recommandée électronique, une solution sécurisante
2. La lettre recommandée 100 % numérique, un gain de temps pour les propriétaires
3. Le courrier dématérialisé, une alternative économique et écologique

 

1. La lettre recommandée électronique, une solution sécurisante

En 2011, l’État français a mis fin au monopole de la lettre recommandée papier avec accusé de réception en reconnaissant la valeur juridique de la lettre recommandée électronique qualifiée. Huit ans plus tard, c’est à la LRE eIDAS qualifiée d’être considérée comme le strict équivalent légal de son homologue papier, en France comme au sein de l’Union européenne. Un statut qui renforce encore sa force juridique.

Et pour cause : la LRE eIDAS 100 % numérique à valeur probante répond aux exigences du règlement européen du 23 juillet 2014. Lequel a pour ambition d’accroître la confiance des usagers dans les transactions électroniques. Résultat, l’envoi d’une LRE eIDAS qualifiée implique forcément :

– La vérification de l’identité des expéditeurs à un degré de confiance élevé et celle des destinataires à un niveau de confiance substantiel ;

– Un horodatage, qui permet de garantir la preuve du contenu de l’expédition à la réception ;

– La conservation durant un an minimum des contenus et preuves d’envoi, de réception, de refus, etc. par un prestataire de services de confiance qualifié.

Le niveau de sûreté de ce service numérique a l’avantage de rassurer sur la sécurité de la communication et ainsi d’assurer un échange optimal entre syndics et propriétaires.

A noter que, conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications, chaque propriétaire peut accepter ou non de recevoir des notifications par lettre recommandée électronique. En effet, un syndic à l’obligation d’obtenir un consentement au préalable.

 

2. La lettre recommandée 100 % numérique, un gain de temps pour les propriétaires

L’impact de la LRE sur les échanges entre syndics et propriétaires se fait également sentir en termes de temps gagné ! En effet, via l’interface du prestataire d’acheminement de votre choix, l’envoi d’une LRE est aussi simple et rapide à réaliser que l’expédition d’un simple mail. De même, la réception est quasi instantanée.

Par exemple, dans le cas d’une convocation des propriétaires à une assemblée générale de copropriété, les destinataires reçoivent la notification de réception aussitôt l’envoi effectué. Il n’y a aucun délai logistique, contrairement à la version papier. Ce qui permet d’accélérer et de fluidifier grandement les échanges.

En plus, l’envoi d’une LRE peut se faire à toute heure du jour et de la nuit puisque le service d’acheminement en ligne se fait 24h/24 et 7j/7. Il en va de même pour la réception. Les propriétaires destinataires peuvent facilement prendre connaissance de la lettre recommandée numérique quand ils le souhaitent sur leur ordinateur ou leur smartphone.

Enfin, grâce à une innovation mise au point spécialement par AR24, les destinataires peuvent s’identifier en quelques minutes à distance pour récupérer le contenu de la LRE.

 

3. Le courrier dématérialisé, une alternative économique et écologique

La lettre recommandée électronique est une alternative économique au courrier recommandé papier. En effet, elle ne nécessite ni encre, ni papier, ni transport.

Par ailleurs, il n’y a pas non plus de surcoût lié à la quantité de documents envoyés. Chez AR24, vous pouvez transmettre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes avec une LRE, soit des milliers de pages électroniques. Ainsi, avec des frais indirects éliminés, l’éventuel frein financier est levé. Il devient alors plus aisé de communiquer fréquemment en fonction de vos besoins.

Du côté des propriétaires, nulle nécessité d’imprimer les documents tels que les convocations aux AG de copropriété. De fait, le recommandé 100 % numérique se révèle également plus respectueux de l’environnement. Un point important à l’heure où la population est de plus en plus sensible au sort de la planète.

Vous voulez en savoir plus sur le fonctionnement de l’envoi de LRE, découvrez les offres et services d’AR24.