Comme l’exige la loi, chaque assemblée générale de copropriété se conclut par la rédaction d’un procès-verbal par le syndic. Si l’envoi de la notification de ce compte rendu aux copropriétaires n’est pas forcément nécessaire la plupart du temps, il est toutefois obligatoire dans certains cas, comme lorsque ceux-ci sont opposants ou défaillants. Il doit bien entendu être envoyé par LRAR ou par courrier recommandé électronique.
Sommaire :
Le PV d’assemblée générale de copropriété, rédigé par le syndic, a pour but de résumer les décisions adoptées au cours de la réunion entre les copropriétaires. Il doit indiquer :
– Le résultat du vote sous l’intitulé de chaque question inscrite à l’ordre du jour de l’AG, – Le nom des copropriétaires qui se sont opposés ou abstenus à une décision et leur nombre de voix, – Les réserves des copropriétaires opposants sur la régularité des décisions, – Les incidents techniques ayant empêché un participant qui a eu recours à un moyen de communication électronique (visio ou audioconférence notamment) de faire connaître son vote, – L’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou de séance de l’AG en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication de l’identité du mandataire.
Paraphés par le président de l’assemblée, le secrétaire et le ou les scrutateurs, les procès-verbaux sont inscrits dans un registre tenu par le syndic de copropriété. A noter que ce registre peut être créé au format électronique. La feuille de présence, les PV et les signatures peuvent alors aussi être réalisés de façon numérique.
L’envoi du PV aux copropriétaires n’est pas systématique, car la loi ne l’impose pas. Cela étant, dans tous les cas, le syndic doit pouvoir en adresser une copie ou un extrait à tout copropriétaire qui en fait la demande.
Si un syndic n’est pas tenu d’envoyer une notification du PV d’assemblée générale aux propriétaires participants, il existe néanmoins des exceptions.
Ainsi, le décret du 17 mars 1967 exige qu’une telle notification soit expédiée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) – lorsque les intéressés ont donné leur consentement au préalable – aux copropriétaires opposants et aux copropriétaires défaillants (ceux qui n’étaient ni présents, ni représentés à l’assemblée générale).
Depuis la loi ELAN du 23 novembre 2018, il est impératif que cette notification soit envoyée dans une délai d’un mois maximum suivant l’organisation de l’assemblée générale. La commission relative à la copropriété conseille même que cela soit fait le plus rapidement possible, afin que le délai de recours contre la décision prenne effet au plus vite.
Car, suite à la notification du procès-verbal, les copropriétaires opposants ou défaillants ont un mois pour contester la décision devant le tribunal. En revanche, si celle-ci s’avère irrégulière, la décision contestée pourra l’être dans un délai de 5 ans.
Par ailleurs, le recours en contestation d’une décision d’AG doit obligatoirement être engagé dans un délai de 2 mois à compter de sa notification.
Dans de telles circonstances, la lettre recommandée électronique paraît toute indiquée pour expédier la notification du procès-verbal d’assemblée générale aux copropriétaires opposants ou défaillants. La raison ? Elle apporte des garanties de sécurité supplémentaires par rapport à son homologue papier. Par exemple, l’horodatage assure la preuve du contenu de l’envoi à la réception de votre recommandé. De même, le contenu, les pièces jointes et les preuves sont conservés sur des serveurs sécurisés durant 10 ans avec AR24.
Surtout, la lettre recommandée électronique vous permet de gagner du temps. Vous pouvez en effet l’expédier depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone, à tout moment de l’année, de la journée et de la nuit, aussi facilement qu’un simple e-mail. En plus, dans ce cas d’usage, les délais légaux courent directement après l’envoi de la LRE. Une option idéale lorsqu’il s’agit de tenir des timing imposés et serrés.
Vous souhaitez en savoir davantage sur le fonctionnement et les avantages de la LRE ? Découvrez sans plus attendre les offres et services d’AR24.
Restez informé au sujet des dernières actualités liées à la lettre recommandé électronique
