L’avis électronique pour les Syndics de copropriété

 

Procédé électronique utilisé en copropriété pour la notification des assemblées générales, les PV d’AG et les mises en demeure. Il est conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020.

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    Le décret 2020-834 du 2 juillet 2020 – Procédé électronique pour notifications et mises en demeure en copropriété

    Dans le cadre de l’envoi de notifications (convocations d’assemblée générale, de PV d’AG) ou de mises en demeure, de la part des syndics à destination des copropriétaires, le décret du 2 juillet 2020 introduit, depuis le 4 juillet 2020, un nouveau mode d’envoi à côté de la LRE : le “procédé électronique”.

     

      En savoir plus sur l'avis électronique

      Il comporte une preuve de dépôt et de transmission et un “avis électronique”. Selon le décret 2020-834, après l’envoi de l’avis électronique, vous ne recevez pas de preuve « d’avis de réception » puisque le délai des notifications ou des mises en demeure a pour point de départ le lendemain de la transmission de l’avis électronique. Enfin, il n’y a pas d’identification du destinataire.

      Chez AR24, nous avons décidé de vous accompagner en vous fournissant la preuve de l’action effectuée par votre destinataire copropriétaire (accusé/réception ou négligence). Vous la recevrez au format dématérialisé.

      De plus, l’avis électronique, le contenu, les pièces jointes et les preuves seront gratuitement conservés sur nos serveurs en France et accessibles pour vous et votre destinataire copropriétaire pendant 1 an.

        Le procédé électronique du Décret 2020-834 pour les syndics et les copropriétés

        Depuis le 2 juillet 2020, suite à l’entrée en vigueur du décret 2020-834, les syndics de copropriété peuvent utiliser un procédé électronique pour réaliser certaines communications réglementées avec leurs copropriétaires :

        • – Notifications des convocations d’assemblée générale
        • – Envoi des procès verbaux d’assemblée générale
        • – Mises en demeure

        Le procédé électronique, est uniquement valable dans les situations mentionnées ci-dessus.

        De plus, s’il est préférable de prévenir le destinataire copropriétaire 15 jours avant l’envoi, vous pouvez directement envoyer l’avis électronique sans que cette formalité soit prescrite à peine d’irrégularité de l’acte.

          L’avis électronique AR24 et la preuve de dépôt et de transmission – Comment ça marche ?

          1. Avant de notifier votre copropriétaire par avis électronique, vous devez obtenir son consentement à une date exacte (contrat, AG, procédé de recueil de consentements qualifié, gestionnaire de consentements etc.).

          2. Vous pouvez ensuite envoyer l’avis, 22 jours avant l’AG (jour de l’envoi de l’avis électronique + 21 jours avant l’assemblée générale). Vous recevez  la preuve de dépôt et de transmission instantanément après l’envoi.

          3. Votre destinataire n’a plus qu’à accuser réception de votre envoi avec un simple clic. Vous recevrez alors la preuve de réception. Il n’aura pas besoin de s’identifier pour récupérer votre envoi. S’il ne réceptionne pas l’avis dans le délai de 21 jours (à compter du jour de l’envoi), vous recevrez une preuve de négligence.

          4. AR24 conserve pour l’expéditeur, sur ses serveurs français sécurisés, pendant une durée de 1 an, l’historique et les éventuels incidents, l’avis électronique, les preuves et les pièces jointes.

          Envoyer mes avis électroniques AR24

          preuve depot transmission

            Comment mettre en place l’avis électronique – Pour aller plus loin

            Le recueil de consentements

            Vous devez recueillir le consentement d’un destinataire copropriétaire particulier et/ou professionnel avant de pouvoir le notifier par Avis Electronique.

            Afin de vous accompagner, AR24 met à votre disposition un outil de recueil de consentement : le « gestionnaire de consentements ».

            Accessible 100% en ligne depuis votre espace personnel AR24, il répond au décret du fonctionnement des copropriétés pris en application de la loi Elan. Vous récupérez ainsi, facilement, le consentement de vos destinataires copropriétaires à être notifiés par avis électronique.

            Recueillir mes consentements avec AR24

              Création et envoi de l’avis électronique en ligne

              La création de l’avis électronique s’effectue en ligne, directement depuis votre espace personnel AR24 – Suivez les étapes ci-dessous pour pouvoir effectuer vos envois :

              1. Créez votre compte gratuitement
              2. Ajoutez un moyen de paiement
              3. Recueillez les consentements de vos destinataires copropriétaires
              4. Concevez votre avis électronique sur votre espace personnel AR24
              5. Vous recevrez la preuve de dépôt et de transmission en quelques minutes

              Bien entendu, vous pouvez également connecter AR24 en API dans votre logiciel métier. Contactez directement nos conseillers marché pour demander un accompagnement rapide.

                Les preuves rattachées à cet envoi dématérialisé

                La preuve de dépôt et de transmission

                 

                Obligatoire, elle vous informe de la bonne remise de l’avis électronique dans la boite e-mail du destinataire copropriétaire. Elle vaut  « première présentation » et fait courir les délais légaux.
                L’expéditeur la reçoit quelques minutes après l’envoi.

                Les preuves de réception ou de négligence

                 

                Ces preuves ne sont pas obligatoires. Le décret de juillet 2020 n’impose pas l’envoi de ces éléments dématérialisés.

                Cependant, chez AR24 nous jugeons qu’il est important pour un Syndic de savoir que ses copropriétaires ont bien pris connaissance de leur avis électronique. En conséquence, et selon l’action effectuée par votre destinataire, vous recevrez une preuve d’accusé/réception ou de négligence.

                avis électronique preuves

                  Combien ça coute ?

                  Le tarif de l’avis électronique est de 1,99 € HT – Il n’y aucun frais supplémentaire, ni de coûts cachés.

                  Ce prix comprend :

                  -L’acheminement de l’avis électronique
                  -La preuve de dépôt et de transmission
                  -Les relances automatiques régulières si votre destinataire n’accuse pas réception de son avis électronique sous 48H
                  -La preuve d’accusé/réception ou de négligence
                  -L’hébergement pendant 1 an de l’avis, du contenu, des pièces jointes et des preuves
                  Envoyer mes avis électroniques

                    Pourquoi utiliser AR24 pour envoyer vos avis électroniques en copropriété ?

                    1er prestataire qualifié en France pour les notifications

                    Nous sommes prestaire qualifié et nous pouvons légalement identifier à distance, à un niveau de confiance substantiel, un destinataire particulier et professionnel de lettre recommandée électronique eIDAS.

                     

                    1er prestataire achemineur d’avis électroniques pour les Syndics

                    -Votre avis électronique est 100% conforme au décret 2020-834,
                    -L’avis électronique AR24 possède un tarif unique de 1,99 € HT,
                    -L’avis, les preuves et le contenu sont conservés pendant 1 an,
                    -Nous relançons automatiquement vos destinataires régulièrement s’ils n’accusent pas réception de leur avis électronique dans les 2 jours qui suivent l’envoi,
                    -AR24 vous envoie la preuve d’accusé réception ou de négligence selon l’action effectuée par votre destinataire copropriétaire.

                    Créer gratuitement mon compte AR24

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                      → 20 minutes + questions et réponses

                      → Pour tout savoir sur l’avis électronique du 2 juillet 2020

                      → Pour tout comprendre à la lettre recommandée électronique eIDAS

                      Réserver ma place gratuitement Demander à être recontacté

                        FAQ - L'avis électronique pour les Syndics de copropriété

                        L’avis électronique pour les communications entre Syndics et copropriétaires

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                        L’avis électronique fait partie du « procédé électronique » utilisable en copropriété depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 de juillet 2020.
                        Plus simple que la lettre recommandée électronique, les copropriétaires peuvent ainsi recevoir leurs convocations d’AG, leur PV d’AG et des mises en
                        demeure sur leur boite e-mail par simple avis électronique. L’avis électronique contient un lien hypertexte permettant aux destinataires de télécharger
                        le contenu de l’envoi.

                        L’avis électronique pour les convocations d’assemblées générales et les PV d’AG

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                        Les Syndics de copropriété peuvent envoyer les convocations d’assemblée générale et les PV d’AG à l’aide de ce procédé électronique. Conforme au décret 2020-834, il facilite l’envoi et la réception de ce type de notifications. Vous pouvez d’ailleurs y ajouter 256 Mo de pièces jointes.

                        Puis-je envoyer des mises en demeure en copropriété avec un avis électronique ?

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                        Oui, vous pouvez envoyer vos mises en demeures en copropriété à l’aide de l’avis électronique. Plus simple et plus économique qu’une LRE ou une LRAR, le destinataire accuse réception sur sa boite e-mail en quelques secondes et accède ainsi à l’envoi sans perdre de temps. Côté expéditeur, vous recevez une preuve de dépôt et de transmission vous informant du bon « dépôt » dans la boite e-mail de votre destinataire.

                        Quelle est la valeur juridique de l’avis électronique ?

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                        L’avis électronique est conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020. Il est uniquement valable pour l’envoi des convocations d’AG, pour les PV d’AG et pour les mises en demeures en copropriété. Il ne possède pas la même valeur juridique qu’une LRE ou une LRAR.

                        Y a-t-il une preuve de réception de l’avis électronique ?

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                        Oui, après l’envoi d’un avis électronique, l’expéditeur reçoit en quelques minutes une preuve de dépôt et de transmission l’informant de la bonne remise sur la boite e-mail du destinataire. Chez AR24, nous vous fournissons également une preuve correspondant à l’action du destinataire : accusé réception ou négligence.

                        Puis-je ajouter des pièces jointes ?

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                        L’avis électronique doit contenir un lien hypertexte invitant le destinataire à télécharger les documents associés à l’envoi. Il est bien entendu possible d’ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes à un envoi électronique.