SYNDICS DE COPROPRIÉTÉS : TOUT COMPRENDRE A LA LRE ET A L’AVIS ELECTRONIQUE

REGLEMENTATION, DECRET, CONSENTEMENT, IDENTIFICATION

Retrouvez sur cette page tous les éléments vous permettant de mettre en place rapidement et sans risque la LRE et l’Avis Electronique dans vos copropriétés.

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L’avis électronique et la LRE – 2 produits pour communiquer en Copropriété

Qu’est-ce que l’avis électronique ?

Le décret n° 2020-834

Les avantages de l’avis électronique ?

Comment mettre en place l’avis électronique dans vos copropriétés ?

Les preuves de l’envoi et l’hébergement pendant un an

La réglementation eIDAS et le choix du prestataire de confiance

Comment utiliser AR24 et envoyer des LRE qualifiées ?

Syndics de copropriétés – Les 5 questions les plus fréquentes

Le cas de l’indivision lors de l’envoi d’une Lettre Recommandée Electronique

Vérifier la qualification du prestataire de LRE eIDAS

Les avantages et les inconvénients de la LRE qualifiée eIDAS ?

Les communications réglementées entre syndics et copropriétaires

Syndics de copropriété, vous pouvez très facilement dématérialiser tous vos envois de courriers réglementés en copropriété avec :

– la lettre recommandée électronique AR24 qui est conforme à la réglementation Européenne eIDAS et qui présente une force probante devant un juge ; elle possède d’ailleurs la même valeur juridique que la LRAR papier – vous pouvez l’utiliser dans le cadre de toutes vos communications réglementées en copropriété.
– l’avis électronique qui répond au décret 2020-834 et qui permet de notifier les convocations d’assemblée générale, les PV d’AG et d’envoyer des mises en demeure aux copropriétaires. Rapide et économique, ce procédé ne possède pas la même force juridique qu’une LRAR ou un LRE.

Les avantages de la LRE et de l'Avis électronique pour notifier vos copropriétaires

LRE eIDAS

JURIDIQUE

Qualifiée eIDAS, conforme RGPD, la LRE AR24 a la même valeur juridique qu’une LRAR envoyée par La Poste.

ECONOMIQUE

Une LRE coûte 3,49€ HT, avec un nombre de pages illimité. La LRE et ses preuves sont stockées gratuitement pendant 10 ans.

AVIS ELECTRONIQUE

ECONOMIQUE

L’avis électronique coûte 1.99€ HT (notification, avis électronique, jusqu’à 256 Mo de pièces jointes et preuves). Stockage compris pendant un an.

OPERATIONNEL

L’envoi est instantané et votre destinataire n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception. Sans action de sa part après 48h, il reçoit des relances automatiques pendant 21 jours.

Dématérialisez vos envois de courriers réglementés en Copropriété

Pour les convocations d’assemblée générale

La lettre recommandée électronique

Supprimez les délais d’acheminement en envoyant vos convocations d’AG par lettre recommandée 100% dématérialisée (LRE). Celle-ci possède la même valeur juridique que la LRAR papier à partir du moment ou elle est conforme à la réglementation Européenne eIDAS.

⇒ La LRE acheminée par AR24 est conforme à la réglementation eIDAS. Avec sa valeur probante, elle vous protège face à un juge en cas de litige en copropriété.

L’avis électronique

Depuis l’entrée en application du décret 2020-834, les syndics de copropriété peuvent envoyer leurs convocations d’AG par avis électronique.
Plus simple que la LRE, l’avis électronique ne demande pas d’identification de la part du destinataire. L’envoi est instantané et vous recevez une preuve de dépôt et de transmission en quelques minutes.

⇒ L’avis électronique AR24 est conforme au décret 2020-834.

Envoyer mes convocations d’AG avec AR24

Pour les procès verbaux d’assemblée générale

Comme pour l’envoi des convocations d’AG ou des mises en demeure, lors de l’envoi des PV suivant l’assemblée générale de copropriété, vous avez la possibilité de réduire vos coûts en dématérialisant vos retranscriptions et vos consignations.

Si vous choisissez d’utiliser la lettre recommandée électronique AR24, vous bénéficiez de sa valeur probante et elle vous coûte 3,49 € HT / envoi : LRE, PJ, preuves, hébergement pendant 10 ans.

Depuis le 2 juillet 2020, vous pouvez notifier vos PV d’AG à vos copropriétaires en utilisant l’avis électronique AR24 qui répond au décret 2020-834. Contrairement à la LRE, votre destinataire n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception. Celui-ci vous coûte 1,99 € HT / envoi : AVIS, pièces jointes, preuves et hébergement pendant 1 an.

Envoyer mes PV d’AG avec AR24

Pour les mises en demeure

Comme pour l’envoi des convocations d’assemblée générale et pour les procès verbaux d’AG, vous pouvez envoyer vos mises en demeure en copropriété :

-Par lettre recommandée électronique AR24
-Par avis électronique AR24

La LRE vous offre une valeur juridique probante là ou l’avis électronique est tout à fait opposable (il répond au décret 2020-834 mais reste attaquable du fait que l’expéditeur ne s’identifie pas). En cas de litige, la LRE vous protège à 100%.

Dematérialiser mes envois avec AR24

Pour les communications suivies et réglementées en copropriété

Pour toutes les autres communications réglementées en copropriété, les Syndics doivent utiliser la Lettre Recommandée Electronique AR24.

Qualifiée eIDAS, elle impose que l’expéditeur s’authentifie avec un niveau de confiance élevé et que son destinataire s’authentifie avec un niveau de confiance substantiel.
Vous recevez une preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage d’un facteur), puis en fonction des actions de votre destinataire copropriétaire, vous récupérez une preuve d’AR, de refus ou de négligence.

Uniquement votre destinataire et vous avez accès à la LRE, aux preuves et aux pièces jointes pendant 10 ans; et cela sans surcoût.

–> La LRE AR24 vous apporte une force probante devant une juge, une preuve du contenu, un acheminement instantané et un hébergement de tous vos envois (preuves, PJ et LRE) pendant 10 ans pour 3,49 € HT.

Créer mon compte AR24

Recueillez facilement le consentement de vos copropriétaires

Attention, vous devez toujours recueillir le consentement de vos destinataires avant de pouvoir les notifier par lettre recommandée électronique ou par avis électronique.

Ce recueil est encadré et doit être fait à une date exacte. Vous pouvez donc le faire pendant la signature d’un contrat ou lors d’une assemblée générale.

Mais, Depuis le décret du fonctionnement des copropriétés pris en application de la loi Elan, vous pouvez récupérer le consentement de vos copropriétaires hors AG.

AR24 a développé un module de recueil de consentements adapté à vos enjeux.

Facile et pratique, vous pouvez recueillir tous les consentements de vos destinataires copropriétaires en quelques minutes. En savoir plus

Recueillir le consentement de mes copropriétaires

En savoir plus sur le recueil de consentements

Envoyez un lien par email à vos copropriétaires pour qu’ils donnent leur consentement directement sur AR24.fr. A la suite, vous pourrez télécharger dès que vous le souhaitez la liste des copropriétaires souhaitant être notifiés par voie électronique.

Pour cela :

– Créez un compte sur AR24.fr
– Cliquez sur l’onglet consentement et ensuite sur « Créer un lien pour récolter les consentements » (vous pouvez ensuite ajouter une référence pour créer un lien par copropriété).
– Copiez le lien et envoyez-le à vos copropriétaires par email pour récupérer leur consentement. En cliquant sur le lien vos copropriétaires se rendront sur une page où ils pourront donner leur consentement.
– Cliquez ensuite sur « télécharger mes consentements » pour télécharger le fichier contenants les informations des destinataires qui ont consenti.

Grâce au gestionnaire de consentements vous pouvez enfin récupérer le consentement de vos copropriétaires dès que vous le souhaitez.

Pourquoi choisir un prestataire qualifié

Seulement un prestataire de services de confiance qualifié eIDAS peut acheminer des LRE strictement équivalentes à leurs homologues papier, et des avis électroniques conformes au décret 2020-834.
Les prestataires qualifiés eIDAS sont inscrits sur la liste des prestataires de confiance l’Union européenne (acronyme anglais QeRDS pour « Lettre Recommandée Electronique qualifiée »).
AR24 a été le premier prestataire achemineur de LRE, à recevoir la qualification en France.

Accédez à la liste des prestataires qualifiés eIDAS en France

Voir la vidéo sur la qualification du prestataire

L’identification à distance par AR24

AR24 est le seul prestataire qualifié autorisé à identifier vos destinataires de manière 100% digitalisée :

L’identification à distance effectuée par AR24 se réalise en quelques secondes grâce à la photo d’une pièce d’identité et à la captation d’une courte vidéo*.
La vérification d’identité effectuée par AR24 peut être effectuée depuis un smartphone ou depuis un ordinateur avec équipé d’une webcam.
Une fois la vérification d’identité effectuée, AR24 transmet des codes d’identification à vos copropriétaires par email pour qu’ils puissent s’identifier pour toutes leurs prochaines LRE

*Toutes les données sont ensuite supprimées conformément aux règles imposées par la CNIL

Ouvrir mon compte gratuit

AR24 est disponible directement en ligne sans aucune installation et sans frais de mise en place

Depuis le site internet avec une service adapté aux enjeux des syndics : envois de courrier par lot, compatibilité avec les fichiers issus des logiciels métiers, facturation par copropriétés …

Pour profiter de notre service, il est nécessaire de créer un compte avec l’adresse email que vous souhaitez utiliser pour envoyer des LRE, puis commander vos identifiants qui vous seront envoyés par LRAR.

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AR24 est également disponible depuis vos logiciels métiers :

Vilogi

Neotouch

Septeo Pôle Immobilier

Crypto

DOC’UP

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Gain de temps, économies d’argents, recueil de consentements, réduction de votre emprunte carbone, échanges avec vos copropriétaires, …

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Retrouvez plus d’informations sur le secteur de l’immobilier et de la Lettre Recommandée Electronique qualifiée eIDAS

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FAQ Syndic de copropriétés – Les questions les plus fréquentes

L’avis électronique pour les Syndics de copropriétés

L’avis électronique simplifie certaines communications réglementées en copropriétés tout en réduisant les coûts : 1,99 € HT par envoi. Le destinataire copropriétaire n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception de son avis électronique. Côté expéditeur, vous recevrez, avec AR24, une preuve de dépôt et de transmission quelques minutes après l’envoi; puis une preuve d’AR, de refus ou de négligence selon l’action de votre destinataire copropriétaire.

L’avis électronique pour envoyer les convocations d’assemblées générales, PV et mises en demeure

Depuis l’entrée en application du décret 2020-834, le 2 juillet 2020, les syndics de copropriétés peuvent notifier par avis électronique, à leurs copropriétaires : les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure. Plus simple et moins cher que la LRE, les destinataires n’ont pas besoin de s’identifier pour accuser réception de leur notification dématérialisée.

Quelle est la valeur juridique de l’avis électronique ?

L’avis électronique AR24 répond au décret 2020-834. En l’utilisant pour les convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure, vous respectez la loi. Attention, l’avis électronique est uniquement valable dans ces 3 situations.

La lettre recommandée électronique pour les Syndics de copropriétés

Utiliser le recommandé dématérialisé vous permet, en tant que Syndic, de réduire vos délais d’envoi, de réduire vos coûts, de limiter votre emprunte carbone.

Forte de multiples avantages, la lettre recommandée électronique est simple à mettre en place et accélérera vos procédures pour faciliter au maximum les courriers AR échangés avec vos copropriétaires.

La dématérialisation de vos envois de LRE eIDAS permettra à vos destinataires copropriétaires d’éviter d’imprimer leurs convocations d’AG en plus de leur permettre d’accuser réception depuis chez eux (sur ordinateur ou smartphone) à toute heure de la journée.

La lettre recommandée électronique pour envoyer les convocations d’assemblée générale

Envoyez dès à présent vos convocations d’assemblée générale par courrier recommandé électronique qualifié. Ce courrier (LRE eIDAS) a exactement la même valeur juridique que le courrier recommandé papier LRAR – article 100 CPCE.

La LRE vous coûte 3,49 € HT maximum (peu importe le volume de documents ou la domiciliation de votre destinataire) tout en vous permettant de réduire votre délai d’acheminement car celui-ci est instantané. Le délai de 21 jours court à partir de l’envoi de votre courrier recommandé électronique (preuve de dépôt/envoi qui est quasi instantanée suite à l’envoi de votre recommandé).

La LRE pour vos Procès-verbaux d’AG

Gagnez du temps avec la lettre recommandée eIDAS qualifiée 100% dématérialisée lors de l’envoi de vos notifications de procès-verbaux d’assemblée générale aux « opposants » et aux « défaillants ».

Tout comme pour l’envoi des convocations d’AG, vous réduisez vos coûts et vos délais pour envoyer en recommandé à vos copropriétaires le résumé de l’ensemble des sujets abordés lors de l’assemblée générale.

Les autres situations dans lesquelles utiliser la LRE quand on est Syndic de copropriétés

En tant que Syndic de copropriétés, vous pouvez utiliser l’envoi de recommandés électroniques qualifiés dans d’autres situations tel que pour :

L’inscription d’un point à l’ordre du jour de l’AG
En cas de problèmes graves (convocation extraordinaire par le président du conseil syndical)
Rappels d’impayés de charges aux copropriétaires
Tous les envois de courriers recommandés pour lesquels vous avez besoin des preuves et de la date de l’envoi.

vous êtes certain qu’avec une lettre recommandée électronique eIDAS qualifiée, votre courrier ne sera pas perdu ou hors délais.

Les logiciels Syndics intégrants notre solution de recommandés dématérialisés

La solution d’envoi de lettres recommandées électroniques AR24 est intégrée chez différents logiciels syndics tel que Doc Syndic, Paragon, Gercop, Edilink, Spi, etc.

Ces intégrations permettent à tous les cabinets Syndics possédant déjà un prestataire éditique de pouvoir commencer à utiliser rapidement les envois de recommandés 100% dématérialisés.

Contactez nos équipes AR24 pour connaître les prestataires éditiques pour les Syndics avec lesquels nous sommes déjà en partenariats.

Comment utiliser AR24 en direct pour envoyer vos convocations d’AG et vos PV

Les courriers recommandés 100% électroniques AR24 sont également disponibles directement sur votre espace personnel sécurisé www.ar24.fr.

Vous pouvez y concevoir vos recommandés (LRE, LRE eIDAS, LRO, LR papier), ajouter vos pièces jointes, consulter gratuitement vos preuves et vos envois pendant 10 ans et profiter d’outils dédiés à votre activité tel que le module de gestion de consentements.

Comment recueillir les consentements de vos copropriétaires

AR24 propose une solution de gestion des consentements 100% dématérialisée. Directement depuis votre espace personnel AR24, vous pourrez utiliser le module de recueil de consentements. Vous pourrez ainsi obtenir à une date certaine les consentements de vos destinataires copropriétaires (comme l’impose Article 64-1 du Décret n°67-223 du 17 mars 1967).

Vous avez des questions ?

Nos conseillers reviendront vers vous pour vous accompagner dans la mise en place la Lettre Recommandée Electronique.

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Commencez à effectuer dès à présent des envois de Lettre Recommandée Electronique qualifiée et faîtes gagner du temps à vos destinataires.

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