SYNDICS DE COPROPRIÉTÉS : TOUT COMPRENDRE A L’AVIS ELECTRONIQUE

REGLEMENTATION, DECRET, CONSENTEMENT, IDENTIFICATION

Retrouvez sur cette page tous les éléments vous permettant de mettre en place rapidement et sans risque l’Avis Electronique dans vos copropriétés.

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L’avis électronique : le produit pour communiquer en Copropriété

Qu’est-ce que l’avis électronique ?

Le décret n° 2020-834

Les avantages de l’avis électronique ?

Comment mettre en place l’avis électronique dans vos copropriétés ?

Les preuves de l’envoi et l’hébergement pendant un an

Les communications réglementées entre syndics et copropriétaires

Syndics de copropriété, vous pouvez dématérialiser tous vos envois de courriers réglementés en copropriété de manière rapide et économique avec :

– l’avis électronique qui répond au décret 2020-834 et qui permet de notifier les convocations d’assemblée générale, les PV d’AG et d’envoyer des mises en demeure aux copropriétaires.

Les avantages de l'Avis électronique pour notifier vos copropriétaires

AVIS ELECTRONIQUE

ECONOMIQUE

L’avis électronique coûte 1.99€ HT (notification, avis électronique, jusqu’à 256 Mo de pièces jointes et preuves). Stockage compris pendant un an.

OPERATIONNEL

L’envoi est instantané et votre destinataire n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception. Sans action de sa part après 48h, il reçoit des relances automatiques pendant 21 jours.

Dématérialisez vos envois de courriers réglementés en Copropriété

L’avis électronique pour les convocations d’assemblée générale

Depuis l’entrée en application du décret 2020-834, les syndics de copropriété peuvent envoyer leurs convocations d’AG par avis électronique.
Plus simple que la LRE, l’avis électronique ne demande pas d’identification de la part du destinataire. L’envoi est instantané et vous recevez une preuve de dépôt et de transmission en quelques minutes.

⇒ L’avis électronique AR24 est conforme au décret 2020-834.

Envoyer mes convocations d’AG avec AR24

Pour les procès-verbaux d’assemblée générale

Comme pour l’envoi des convocations d’AG ou des mises en demeure, lors de l’envoi des PV suivant l’assemblée générale de copropriété, vous avez la possibilité de réduire vos coûts en dématérialisant vos retranscriptions et vos consignations.

Depuis le 2 juillet 2020, vous pouvez notifier vos PV d’AG à vos copropriétaires en utilisant l’avis électronique AR24 qui répond au décret 2020-834. Celui-ci vous coûte 1,99 € HT / envoi : avis, pièces jointes, preuves et hébergement pendant 1 an.

Envoyer mes PV d’AG avec AR24

Pour les mises en demeure

Comme pour l’envoi des convocations d’assemblée générale et pour les procès-verbaux d’AG, vous pouvez envoyer vos mises en demeure en copropriété par avis électronique AR24.

En optant pour l’avis électronique, vous réduirez vos coûts et accélèrerez vos procédures puisque votre destinataire pourra accuser réception d’un simple clic.

Dematérialiser mes envois avec AR24

Pour les communications suivies et réglementées en copropriété

Pour toutes les autres communications réglementées en copropriété, les Syndics doivent utiliser la Lettre Recommandée Electronique AR24.

Qualifiée eIDAS, elle impose que l’expéditeur s’authentifie avec un niveau de confiance élevé et que son destinataire s’authentifie avec un niveau de confiance substantiel.
Vous recevez une preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage d’un facteur), puis en fonction des actions de votre destinataire copropriétaire, vous récupérez une preuve d’AR, de refus ou de négligence.

Uniquement votre destinataire et vous avez accès à la LRE, aux preuves et aux pièces jointes pendant 10 ans; et cela sans surcoût.

–> La LRE AR24 vous apporte une force probante devant une juge, une preuve du contenu, un acheminement instantané et un hébergement de tous vos envois (preuves, PJ et LRE) pendant 10 ans pour 3,49 € HT.

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Recueillez facilement le consentement de vos copropriétaires

Attention, vous devez toujours recueillir le consentement de vos destinataires avant de pouvoir les notifier par avis électronique.

Ce recueil est encadré et doit être fait à une date exacte. Vous pouvez donc le faire pendant la signature d’un contrat ou lors d’une assemblée générale.

Mais, Depuis le décret du fonctionnement des copropriétés pris en application de la loi Elan, vous pouvez récupérer le consentement de vos copropriétaires hors AG.

AR24 a développé un module de recueil de consentements adapté à vos enjeux.

Facile et pratique, vous pouvez recueillir tous les consentements de vos destinataires copropriétaires en quelques minutes. En savoir plus

Recueillir le consentement de mes copropriétaires

En savoir plus sur le recueil de consentements

Envoyez un lien par email à vos copropriétaires pour qu’ils donnent leur consentement directement sur AR24.fr. A la suite, vous pourrez télécharger dès que vous le souhaitez la liste des copropriétaires souhaitant être notifiés par voie électronique.

Pour cela :

– Créez un compte sur AR24.fr
– Cliquez sur l’onglet consentement et ensuite sur « Créer un lien pour récolter les consentements » (vous pouvez ensuite ajouter une référence pour créer un lien par copropriété).
– Copiez le lien et envoyez-le à vos copropriétaires par email pour récupérer leur consentement. En cliquant sur le lien vos copropriétaires se rendront sur une page où ils pourront donner leur consentement.
– Cliquez ensuite sur « télécharger mes consentements » pour télécharger le fichier contenants les informations des destinataires qui ont consenti.

Grâce au gestionnaire de consentements vous pouvez enfin récupérer le consentement de vos copropriétaires dès que vous le souhaitez.

Pourquoi choisir un prestataire qualifié ?

Seulement un prestataire de services de confiance qualifié eIDAS peut acheminer des avis électroniques conformes au décret 2020-834.
La qualification eIDAS est un gage de sécurité et de fiabilité de service.

Accédez à la liste des prestataires qualifiés eIDAS en France

AR24 est disponible directement en ligne sans aucune installation et sans frais de mise en place

Depuis le site internet avec une service adapté aux enjeux des syndics : envois de courrier par lot, compatibilité avec les fichiers issus des logiciels métiers, facturation par copropriétés …

Pour profiter de notre service, il vous suffit de créer un compte gratuit avec l’adresse email que vous souhaitez utiliser, puis de recueillir le consentement de vos destinataires. Une fois que cela est fait, commencez tout de suite à envoyer vos premiers avis électroniques.

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AR24 est également disponible depuis vos logiciels métiers :

Edilink

DocSyndic

Vilogi

Crypto

DOC’UP

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Gain de temps, économies d’argents, recueil de consentements, réduction de votre emprunte carbone, échanges avec vos copropriétaires, …

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FAQ Syndic de copropriétés – Les questions les plus fréquentes

L’avis électronique pour les communications entre Syndics et copropriétaires

L’avis électronique fait partie du « procédé électronique » utilisable en copropriété depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 de juillet 2020.
Plus simple que la lettre recommandée électronique, les copropriétaires peuvent ainsi recevoir leurs convocations d’AG, leur PV d’AG et des mises en
demeure sur leur boite e-mail par simple avis électronique. L’avis électronique contient un lien hypertexte permettant aux destinataires de télécharger
le contenu de l’envoi.

L’avis électronique pour les convocations d’assemblées générales et les PV d’AG

Les Syndics de copropriété peuvent envoyer les convocations d’assemblée générale et les PV d’AG à l’aide de ce procédé électronique. Conforme au décret 2020-834, il facilite l’envoi et la réception de ce type de notifications. Vous pouvez d’ailleurs y ajouter 256 Mo de pièces jointes.

Puis-je envoyer des mises en demeure en copropriété avec un avis électronique ?

Oui, vous pouvez envoyer vos mises en demeures en copropriété à l’aide de l’avis électronique. Plus simple et plus économique qu’une LRE ou une LRAR, le destinataire accuse réception sur sa boite e-mail en quelques secondes et accède ainsi à l’envoi sans perdre de temps. Côté expéditeur, vous recevez une preuve de dépôt et de transmission vous informant du bon « dépôt » dans la boite e-mail de votre destinataire.

Quelle est la valeur juridique de l’avis électronique ?

L’avis électronique est conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020. Il est uniquement valable pour l’envoi des convocations d’AG, pour les PV d’AG et pour les mises en demeures en copropriété.

Y a-t-il une preuve de réception de l’avis électronique ?

Oui, après l’envoi d’un avis électronique, l’expéditeur reçoit en quelques minutes une preuve de dépôt et de transmission l’informant de la bonne remise sur la boite e-mail du destinataire. Chez AR24, nous vous fournissons également une preuve correspondant à l’action du destinataire : accusé réception ou négligence.

Puis-je ajouter des pièces jointes ?

L’avis électronique doit contenir un lien hypertexte invitant le destinataire à télécharger les documents associés à l’envoi. Il est bien entendu possible d’ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes à un envoi électronique.

Vous avez des questions ?

Nos conseillers reviendront vers vous pour vous accompagner dans la mise en place de l’Avis Electronique.

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