Ces dernières années, les syndics de copropriété ont dû adopter de nouvelles solutions pour faire face à la montée accrue des exigences des copropriétaires. En effet, la crise sanitaire, l’entrée en vigueur de loi favorisant la dématérialisation et le développement de solutions innovantes telles qu’AR24 ont poussé les syndics de copropriété à dématérialiser leurs notifications.
Très apprécié pour sa praticité et sa fiabilité, l’Avis Electronique est devenu incontournable auprès des syndics. La dématérialisation des flux recommandés permet aux syndics de gagner du temps et de réduire les charges de leurs copropriétaires tout en conservant la sécurité dont ils ont besoin.
Malgré les avantages évidents de l’Avis Electronique, des questions persistent sur son utilisation, son coût, etc. Rieul Allibert de Valady, expert sur le marché de l’immobilier, vous répond.
Sommaire :
Rieul Allibert de Valady : Oui, conformément au décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’Avis Electronique possède une valeur juridique probante pour les convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure en copropriété.
Bon à savoir : L’Avis Electronique est uniquement valable pour les situations mentionnées ci-dessus. Dans d’autres cas, veuillez utiliser une Lettre Recommandée Electronique (LRE), le strict équivalent juridique d’un recommandé traditionnel papier comme le prévoit l’article L-100 du CPCE.
Rieul Allibert de Valady : Acheminé par voie électronique, l’Avis Electronique bénéficie de preuves dématérialisées générées quelques minutes après son envoi et sa réception permettant de faire courir dans la majorité des cas les délais légaux. Accessibles 24h/24 et 7j/7 depuis ar24.fr, les preuves sont conservées pendant 1 an sur nos serveurs français sécurisés. Aussi, téléchargeables, les preuves peuvent être conservées plus longtemps. Vous pouvez également paramétrer votre compte en vous rendant sur l’onglet « mes préférences » dans le menu déroulant comportant votre nom et votre prénom afin de les recevoir par email.
Rieul Allibert de Valady : Conforme au décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’Avis Electronique est utilisable dans le cadre de vos convocations d’AG, PV d’AG et mises en demeure en copropriété.
Plus simple et plus économique qu’un recommandé traditionnel papier, l’Avis Electronique permet aux destinataires-copropriétaires d’accuser réception directement depuis leur boite mail. Quant à l’expéditeur, il recevra quelques minutes après l’envoi sa preuve de dépôt et de transmission lui informant que son Avis Electronique a bien été déposé dans la boite mail de son destinataire.
Rieul Allibert de Valady : En optant pour l’Avis Electronique, vous bénéficierez de 256 Mo de PJ soit l’équivalent de 19 000 pages de texte, quels que soient leurs formats : vidéo, pdf, image, audio, etc.
Ce qui est particulièrement intéressant lorsque vous avez des PJ volumineuses à transmettre à vos copropriétaires.
Rieul Allibert de Valady : L’Avis Electronique bénéficie d’un tarif unique à 2,29€HT* quels que soient le volume et la destination du courrier et comprend :
Dématérialisé, l’Avis Electronique permet également de réduire vos coûts indirects. En effet, en optant pour un envoi 100% électronique vous diminuerez vos coûts d’impression, de cartouche d’encre, de papier ou encore de stockage.
Rieul Allibert de Valady : Non, contrairement à l’envoi d’une Lettre Recommandée Electronique (LRE), l’Avis Electronique ne requiert aucune identification du destinataire pour accuser réception de son courrier. En effet, pratique, l’Avis Electronique peut être réceptionné en 1 clic par votre destinataire. Pour ce faire, il n’aura qu’à se rendre sur sa boite mail et cliquer sur le lien hypertexte de l’avis de passage pour accéder au contenu de son courrier. Selon l’action de votre destinataire, vous recevrez une preuve de réception ou de négligence. La preuve de négligence est générée uniquement lorsque votre destinataire n’a pas ouvert son Avis Electronique au bout de la période de 21 jours malgré les 4 relances automatiques envoyées par AR24.
Rieul Allibert de Valady : Oui, il est obligatoire de recueillir le consentement de votre copropriétaire, avant de lui envoyer un Avis Electronique, qu’il s’agisse d’un particulier, d’un professionnel ou d’une administration.
Rieul Allibert de Valady : Le gestionnaire de consentements AR24 vous permet de recueillir vos consentements en quelques clics en ligne, sans passer par les assemblées générales. Conformément au décret 2019-650 du 29 juin 2019, vous avez la possibilité de recueillir vos consentements en dehors des AG à condition de passer par un prestataire de confiance et d’obtenir une preuve horodatée de chaque consentement.
Avec le gestionnaire de consentements, vous pouvez soit opter pour le recueil de consentement manuel comme ci-dessous ou pour le recueil de consentement automatisé réaliser par AR24 (voir pour aller plus loin)
Pour cela, il vous suffit de générer un lien de consentement depuis votre compte AR24 et de l’envoyer par email à tous vos copropriétaires. Vous n’avez donc qu’une seule et unique demande à envoyer à vos copropriétaires.
Lorsque le copropriétaire clique sur le lien, il prend connaissance de l’Avis Electronique et de ses avantages ce qui l’incite à donner son consentement. Enfin tous vos consentements recueillis sont conservés instantanément sur ar24.fr et classés par copropriété avec la preuve horodatée de chaque consentement.
Pour aller plus loin :
Simplifiez cette étape avec notre gestionnaire de consentements en ligne, pratique, nous nous chargeons d’obtenir l’accord de vos destinataires pour vous et vous recevez une preuve horodatée qui atteste que vous avez bien obtenu le consentement à une date exacte. Aussi, rapide, le gestionnaire notifie instantanément vos destinataires. Vous pourrez déterminer le délai de réponse que vous souhaitez accorder à vos destinataires soit de 3 à 30 jours. Passé ce délai, le consentement sera qualifié de « refusé ». Enfin, la liste de consentements est consultable et modifiable à tout moment depuis votre espace personnel AR24.
Envoyez dès maintenant vos communications règlementées par Avis Electronique en créant votre compte gratuitement sur ar24.fr. Si vous avez des questions sur l’Avis Electronique et son utilisation en copropriété, n’hésitez pas à nous contacter. Un conseiller expert sur le marché de l’immobilier vous répondra.
*tarif en vigueur au 04/04/2023
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