La dématérialisation des copropriétés a débuté lors de l’entrée en vigueur du décret 2020-834 du 2 juillet 2020 qui prévoit que les syndics de copropriétés peuvent avoir recours à un procédé électronique comme l’Avis Electronique pour 3 de leurs principales communications réglementées en copropriété.
Répondant aux exigences accrues des copropriétaires, la dématérialisation de vos flux recommandés est la solution pour simplifier vos échanges en copropriété.
À suivre : 3 conseils pour réussir votre dématérialisation en copropriété
Sommaire :
Pour rappel, l’Avis Electronique est un procédé dématérialisé utilisable en copropriété par les syndics de copropriété depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834 du 2 juillet 2020. L’Avis Electronique est conforme à ce décret et est utilisable dans 3 situations distinctes :
Bon à savoir : L’Avis Electronique est uniquement valable dans les cas précédemment cités. Dans d’autres cas, veuillez utiliser une Lettre Recommandée Electronique, le strict équivalent juridique du recommandé papier selon l’article L-100 du CPCE.
Pour bénéficier de toute la sécurité juridique dont vous avez besoin, il est indispensable de faire appel à un prestataire qualifié comme AR24. En effet, seul un prestataire de service de confiance qualifié eIDAS est habilité à acheminer des Avis Electroniques conformes au décret 2020-834. Délivrée par l’ANSSI, la qualification eIDAS est un gage de sécurité et de fiabilité de service.
Aussi, tout prestataire qualifié est contraint de vous délivrer une preuve horodatée équivalente à celles émises lors d’un envoi recommandé papier ou électronique, vous apportant toute la sécurité juridique dont vous avez besoin en cas de litige. (Preuve de dépôt et de transmission émise quelques minutes après l’envoi d’un Avis Electronique attestant que celui-ci a bien été déposé dans le boite e-mail de votre destinataire).
Conscients qu’il est nécessaire que vous puissiez savoir si votre Avis Electronique a bien été pris en compte par votre destinataire, nous vous fournissons également une preuve de réception ou de négligence selon l’action de ce dernier, preuve supplémentaire non imposée par le décret 2020-834.
La dématérialisation des échanges en copropriété est subordonnée au bon vouloir des copropriétaires. En effet, pour notifier un copropriétaire par voie électronique il est nécessaire de recueillir son consentement.
Pour vous accompagner au mieux dans cette étape, AR24 met à votre disposition un gestionnaire de consentements en ligne accessible directement depuis votre espace AR24. En optant pour notre gestionnaire, nous nous chargerons d’obtenir l’accord de vos copropriétaires pour vous. En effet, une demande de consentement sera envoyée instantanément à vos copropriétaires.
Vous aurez la possibilité de choisir le délai de réponse que vous accordez à vos copropriétaires soit entre 3 et 30 jours. Une fois ce délai expiré, le consentement sera qualifié de « refusé ». Une fois les consentements recueilli, vous aurez la possibilité de les consulter et de les modifier à tout moment.
Enfin, après chaque consentement recueillis, une preuve horodatée sera générée permettant d’attester que l’accord a bien été obtenu, et ce à une date précise.
Pour aller plus loin :
Pourquoi recueillir le consentement de vos copropriétaires ?
Le consentement permet tout d’abord de s’assurer que vos copropriétaires sont bien en mesure d’accuser réception de vos Avis Electroniques. Pour cela, il faut vérifier que vos copropriétaires consultent régulièrement leurs boites e-mail, mais aussi que leurs adresses mail sont valides et qu’elles appartiennent bien aux copropriétaires en question.
Plus simple qu’un recommandé papier, l’Avis Electronique vous permet de supprimer le délai d’acheminement de vos courriers tout en faisant courir vos délais légaux plus rapidement. En effet, dématérialisé, l’envoi d’un Avis Electronique est instantané. Ainsi, avec l’Avis Electronique vous optimiserez vos tâches les plus fastidieuses pour vous recentrer sur votre cœur de métier, la gestion de copropriétés.
Aussi, économique, l’Avis Electronique permet de réduire le coût d’envoi de vos notifications tout en conservant la sécurité juridique dont vous avez besoin. En effet, bénéficiant d’un tarif unique à 2,29€ HT* quels que soient le volume et la destination de l’avis, il comprend :
L’Avis Electronique vous permet aussi de réduire vos frais d’impression, de déplacement et de stockage. En effet, dématérialisé, l’Avis Electronique ne nécessite aucune impression puisque tout le processus d’envoi et de réception s’effectue uniquement en ligne. L’intégralité des preuves, du contenu et des PJ seront accessibles 24h/24 et 7j/7 depuis votre espace AR24.
Notez que seuls votre copropriétaire et vous aurez accès à ces documents.
Pour dématérialiser vos notifications réglementées avec l’Avis Electronique, créez dès maintenant votre compte sur ar24.fr. Pour en savoir plus sur l’Avis Electronique et son intégration dans votre logiciel métier n’hésitez pas à nous contacter, un conseiller expert dans votre secteur, répondra à toutes vos questions.
*tarif en vigueur au 07/02/23
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