Véritable problématique pour les professionnels de l’assurance, un oubli ou un retard de paiement de la part des clients peut vite arriver. Dans cette situation, un mécanisme de relance bien huilé est la seule façon d’envisager une procédure de recouvrement efficace. Pour ce faire, la législation française a mis en place un dispositif spécifique en cas de non-paiement de la prime d’assurance à l’échéance, 3 étapes, dans l’ordre : mise en demeure, suspension des garanties d’assurance, résiliation (article L113-3 du Code des assurances). Première étape, la lettre de mise en demeure qui permet de rappeler à votre assuré ses obligations et conduit, dans la majorité des cas, au recouvrement des créances évitant ainsi la résiliation totale du contrat. Focus sur la mise en demeure en assurance habitation.
Sommaire :
De plus en plus de professionnels de l’assurance, à la recherche de solutions toujours plus innovantes, font le choix d’adopter la lettre recommandée électronique eIDAS (LRE) pour l’envoi de leurs mises en demeure. En effet, la LRE est le strict équivalent juridique de son homologue papier, la LRAR, et bénéficie de la présomption de fiabilité devant un juge (article L.100 du CPCE).
Seul un envoi de recommandé électronique qualifié pourra vous apporter une protection juridique totale. Au préalable, assurez-vous de faire confiance à un prestataire qualifié par l’ANSSI (l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information). C’est le cas d’AR24 qui depuis 2018, achemine des LRE aussi bien à des particuliers qu’à des professionnels. La qualification d’AR24 a été renouvelée en 2020 par l’ANSSI, prouvant une fois encore qu’AR24 respecte scrupuleusement les règles de sécurité strictes imposées par le règlement européen eIDAS.
Bon à savoir : Avec l’envoi de la mise en demeure par lettre recommandée électronique, vous pouvez ainsi faire savoir à votre assuré que vous exigez l’exécution de ses obligations. En cas de non-paiement de la cotisation dans les délais impartis, cette étape sera obligatoire avant de lancer une procédure d’injonction de payer.
Dans le cadre de la gestion des contrats multirisques habitation, l’utilisation de la LRE a de nombreux avantages. En plus d’avoir une valeur juridique, la lettre recommandée électronique qualifiée apporte la preuve du contenu. Les professionnels de l’assurance pourront ainsi prouver en cas de litige avec leur assuré, qu’une lettre de mise en demeure a été adressée à l’assuré dans les délais fixés par le Code des assurances.
Hormis l’avantage juridique, la lettre recommandée électronique pourra être acheminée partout dans le monde et de manière instantanée. Votre assuré pourra ainsi réceptionner sa lettre recommandée électronique depuis n’importe quel appareil connecté à internet.
Immédiatement après l’envoi, la preuve de dépôt et d’envoi permettant de faire courir les délais légaux, est disponible sur votre espace AR24. Elle sera conservée gratuitement avec les autres preuves et la LRE associée. L’horodatage numérique des preuves garantit leur fiabilité et leur authenticité dans les procédures de recouvrement.
Enfin, durant les 15 jours qui suivent l’envoi et si votre assuré n’a pas accusé réception de son courrier, celui-ci recevra jusqu’à 3 relances lui indiquant qu’il a une lettre recommandée électronique en attente de réception. Passé ce délai, vous recevrez une preuve de négligence.
Bien entendu, s’il accuse réception de son courrier, vous recevrez alors une preuve d’accusé de réception.
Les professionnels de l’assurance qui payent des frais d’envoi importants dans les procédures de recouvrement pourront optimiser leurs coûts d’affranchissement. En effet, la LRE possède un tarif unique sans surcoût qui prévoit :
Les professionnels de l’assurance qui ont adopté la lettre recommandée électronique AR24 ont également constaté, dès les premiers envois, des économies indirectes. Par exemple, les frais liés à l’impression des documents ont été considérablement réduits. Ils ont également constaté une meilleure gestion administrative et une accélération dans leur processus de recouvrement.
Bon à savoir : L’envoi par lot est disponible sur votre espace AR24 – Celui-ci vous permet d’envoyer plusieurs mises en demeure différentes et personnalisées en simultané.
Préalablement à l’envoi de la mise en demeure, les professionnels de l’assurance ont la possibilité d’envoyer une lettre de relance par ERE simple (Envoi Recommandé Electronique simple). C’est l’équivalent d’une lettre suivie qui vous permet de recevoir une preuve de réception.
Cet envoi 100% électronique vous permet de relancer votre assuré sans vérification d’identité tout en profitant d’un suivi jusqu’à réception par votre assuré. Aussi rapide et efficace que soit l’ERE simple, cet envoi n’est en aucune façon un équivalent à la LRAR.
Bon à savoir : Pour accélérer la procédure de recouvrement, les professionnels de l’assurance peuvent insérer un lien de paiement directement dans la lettre de relance envoyée par ERE simple. L’insertion de ce type de lien augmente votre taux de recouvrement. Ce lien de paiement pourra également être inséré dans la lettre de mise en demeure mais cette dernière devra en revanche être envoyée par LRE afin qu’elle soit valable dans le cadre d’une procédure d’injonction de payer.
Habituellement envoyée 10 jours après l’échéance en cas de non-règlement de la prime d’assurance habitation, la mise en demeure prévoit en règle générale, une suspension des garanties d’assurance habitation à l’expiration d’un délai de 30 jours. Vous n’êtes donc pas tenu de couvrir un dégât des eaux ou tout autre sinistre survenant au domicile de votre assuré dans la période de suspension du contrat. À l’issue d’un nouveau délai de 10 jours, si l’assuré n’a pas régularisé sa situation, le contrat est résilié.
L’envoi instantané de la lettre recommandée électronique permet de supprimer les délais d’acheminement. Par conséquent, les procédures de recouvrement qui peuvent être longues et coûteuses sont accélérées.
Il arrive que malgré un mécanisme de relance bien huilé et une suspension du contrat, des cotisations d’assurance multirisques habitation restent impayées. L’assurance pourra être amenée à mettre un terme aux effets du contrat. Cependant, elle devra suivre une procédure de résiliation bien spécifique et respecter les règles imposées par le Code des assurances. Pour vous aider dans vos démarches de résiliation, nous avons mis en ligne un mode d’emploi.
Vous souhaitez dématérialiser vos procédures ? AR24 vous accompagne lors de vos premiers envois et vous permet d’accélérer vos procédures de recouvrement tout en s’adaptant à vos habitudes de travail.
AR24 est disponible en SAAS et en API pour s’intégrer facilement à votre logiciel métier. De quoi simplifier davantage la gestion de vos dossiers ; sur votre demande, nos chargés de projets et chefs de produit vous expliqueront en détail les différentes étapes de l’intégration API.
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