Ces dernières années, l’utilisation de la LRE s’est largement généralisée dans le secteur bancaire. Quel que soit votre département (ressources humaines, juridique, recouvrement…), le recommandé électronique est la solution pour faciliter, sécuriser et accélérer vos communications avec l’ensemble de vos interlocuteurs. Très utilisée notamment pour transmettre des données confidentielles à vos collaborateurs, pour notifier à votre client son enregistrement au FICP (Fichier National des Incidents de remboursements des Crédits au Particulier) ou encore pour communiquer des pièces aux avocats experts du droit bancaire, la lettre recommandée électronique n’a pas fini de vous séduire.
À suivre, 8 bonnes raisons d’utiliser la lettre recommandée électronique pour dématérialiser vos échanges, même les plus sensibles, en toute sécurité :
Ce n’est pas nouveau, le secteur bancaire est en pleine transformation digitale. La dématérialisation est au cœur des préoccupations actuelles et futures. On assiste depuis quelques années à une transition numérique qui se fait au niveau documentaire mais également sur le plan des relations entre les banques et leurs clients. Pour rappel, la dématérialisation documentaire est le remplacement de documents papiers par des fichiers électroniques. En cette période de crise sanitaire, elle est plus que jamais un gage de performance pour vos agences notamment puisqu’elle facilite la continuité de l’activité bancaire à distance. La dématérialisation de vos flux recommandés vous permet d’échanger jusqu’à 256 Mo de documents (PDF, photos, vidéos) par envoi.
La lettre recommandée électronique dispose des mêmes garanties juridiques que la lettre recommandée papier acheminée par voie postale. Elle est donc son strict équivalent (cf : l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). D’un point de vue juridique, la LRE possède une valeur probante devant un juge garantissant ainsi une valeur juridique identique à la lettre recommandée papier. Différemment de sa grande sœur, la lettre recommandée électronique certifie la preuve du contenu grâce à l’horodatage eIDAS effectué lors de l’expédition.
L’envoi de lettre recommandée électronique étant dématérialisé et immédiat, les délais d’acheminement sont donc supprimés. Contrairement à l’envoi papier où le délai d’acheminement est souvent de plusieurs jours selon la date d’envoi et la destination.
Il existe 4 preuves numériques pour la LRE :
La preuve de dépôt et d’envoi est reçue dans les quelques minutes qui suivent l’expédition de la LRE, qui est horodatée numériquement, expédiée et déposée dans la boite mail de votre destinataire. Cette preuve est équivalente à l’avis de passage papier déposé par le facteur dans la boite aux lettres. Par conséquent et dans la grande majorité des cas, elle fait courir les délais légaux.
Vos chargés de clientèle et d’accueil, vos experts-comptables ou encore vos gestionnaires administratifs passent un temps considérable chaque jour à envoyer, trier, classer les recommandés papiers. Mais cela fait-il vraiment partie de leur travail ? N’ont-ils pas d’autres compétences et d’autres ressources à développer pour révéler tout leur potentiel ?
L’accès à l’espace personnel AR24 qui contient les lettres recommandées et les preuves d’envoi et de réception se fait en quelques clics. Ces documents indispensables à la gestion de vos dossiers sont conservés gratuitement. Un autre avantage du recommandé électronique est l’accélération de vos processus. Les délais commencent à courir immédiatement puisque l’envoi est instantané. Dès l’expédition de votre recommandé, vous recevez la preuve de dépôt et d’envoi horodatée numériquement. Vos procédures de recouvrement, vos contentieux et litiges peuvent donc être traités et classés plus rapidement. Ce qui permettra de faire gagner un temps précieux à l’ensemble de vos collaborateurs !
En plus de vous faire gagner du temps, la lettre recommandée électronique vous fera gagner de l’argent. À savoir que les coûts liés à l’impression de vos documents n’auront plus lieu d’être puisque vos documents seront numérisés. Mais aussi, vous faites également des économies sur les dépenses relatives à l’archivage physique. En plus de cela, vous réduisez votre impact carbone. Il faut également prendre en compte le prix d’un recommandé papier qui peut varier selon le poids des pièces jointes, la destination ainsi que les conditions d’indemnisation dans le cas où le courrier serait endommagé ou égaré. Des incidents qui ne peuvent pas arriver avec un recommandé électronique.
En conséquence, le courrier recommandé électronique est deux fois à cinq fois moins cher que sa version papier. Le prix est le même pour chaque envoi donc aucune surprise ne vous attend au moment du règlement. Ce tarif comprend l’envoi, un cloud sécurisé et d’autres fonctionnalités comme l’envoi par lot, la création d’un environnement de travail partagé avec votre équipe ou encore le gestionnaire de consentements pour les destinataires non-professionnels.
La perte d’une preuve d’envoi ou de réception pourrait se révéler problématique. Avec le recommandé électronique, les preuves sont également dématérialisées et sauvegardées sur les serveurs d’AR24. Et contrairement au recommandé papier, le recommandé électronique est parfaitement lisible et ne subira aucune dégradation causée par le temps.
Un autre point à prendre en compte dans l’organisation et la gestion des dossiers, c’est celui de la création d’une équipe dans l’espace personnel attaché à votre compte. Cette fonctionnalité permet notamment de travailler en équipe sur un dossier, de confier des tâches à vos collaborateurs ou encore de faire la passation de vos dossiers lors de vos départs en vacances. La création d’une équipe vous donne accès à un environnement de travail commun où vous retrouverez toutes les lettres, pièces jointes et preuves. Il ne sera donc plus nécessaire de chercher au fond du tiroir de votre collègue parti en congé pour retrouver une preuve de dépôt.
De plus, vous pouvez décider de nommer un ou plusieurs chefs d’équipes qui seront habilités à expédier les courriers recommandés (car possédant un moyen d’authentification élevé). De quoi permettre au manager de suivre la préparation des lettres recommandées par ses équipes et de valider les envois.
À l’ère du digital, les banques doivent sans cesse se renouveler pour s’imposer face à leurs concurrents et répondre aux exigences toujours plus pointues de leur clientèle. Le client hyperconnecté d’aujourd’hui veut avoir accès à toutes les informations le concernant, tout de suite et sur tous les supports numériques.
À noter également que la digitalisation modernise l’image de vos agences. La lettre recommandée électronique peut être un excellent moyen pour fluidifier la relation et les échanges entre les établissements bancaires et leurs clients. Le destinataire aura également accès à un espace personnel et pourra conserver sur nos serveurs les documents reçus. Seuls les expéditeurs et destinataires ont accès à ces données confidentielles.
La pandémie a eu pour effet d’intégrer davantage le télétravail dans les stratégies des secteurs bancaires. On assiste à une forte mutation des modes d’organisation du travail au sein des banques. Pour faciliter la vie en télétravail des acteurs du milieu bancaire, des outils digitaux peuvent être mis à leur disposition. Le recommandé électronique et son espace utilisateur associé en fait partie. Enfin, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour envoyer un recommandé puisqu’il est possible de procéder à l’envoi 7 jours sur 7, 24 heures sur 24 depuis n’importe quel appareil connecté à internet. Vos collaborateurs peuvent donc gérer et envoyer les courriers recommandés depuis leur domicile.
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