La lettre recommandée électronique (LRE) est un courrier 100 % dématérialisé qui permet d’obtenir des preuves électroniques équivalentes à celles obtenues lors de l’envoi d’une LRAR et qui bénéficieront d’une présomption de fiabilité devant un juge. Pour bénéficier des nombreux avantages de la dématérialisation des flux recommandés, il est nécessaire de respecter certains prérequis tels que le recueil de consentement de vos destinataires.
Quand et comment obtenir le consentement de vos destinataires avant de les notifier par LRE ? Comment accélérer et simplifier cette étape ? Retrouvez dans notre article, tout ce que vous devez savoir sur le recueil de consentement dans le cadre de l’envoi d’une LRE.
Sommaire :
Conformément au règlement eIDAS et à l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, tous les expéditeurs de lettres recommandées électroniques sont tenus de recueillir le consentement des destinataires particuliers ainsi que celui des administrations.
En effet, si votre destinataire est un professionnel, cette étape est seulement facultative, mais reste conseillée.
Lors de l’envoi d’une lettre recommandée électronique à un destinataire particulier, il est donc impératif de respecter ce prérequis si vous souhaitez que votre lettre recommandée électronique dispose de la même valeur légale qu’un courrier recommandé papier.
Ce consentement doit obligatoirement être obtenu par écrit et à une date exacte ; il sera nécessaire de conserver une preuve de consentement. Une fois obtenu, ce consentement sera valable sans limite de temps pour toutes les futures LRE adressées à ce même destinataire.
Ce prérequis va permettre aux expéditeurs de vérifier l’adresse email de leurs destinataires et de s’assurer qu’ils soient bien en mesure d’accuser réception des lettres recommandées électroniques.
AR24 vous propose 3 astuces pour accélérer et simplifier le recueil de vos consentements.
Vous pouvez à tout moment recueillir le consentement de vos destinataires, que ce soit lors de l’entrée en relation, lors de la signature d’un avenant ou bien à tout autre moment de la relation. Lorsque vous effectuez les démarches auprès de votre destinataire particulier, nous vous conseillons de le rassurer sur la dématérialisation des flux recommandés tout particulièrement s’il s’agit d’une personne qui semble réfractaire à la digitalisation. Vous pouvez lui indiquer qu’une assistance téléphonique dédiée aux destinataires est à sa disposition et cela gratuitement.
Voyons maintenant 3 astuces pour accélérer et simplifier le recueil de consentement de vos destinataires.
Il est possible d’insérer une clause de consentement dans vos conventions d’ouverture de compte. De cette façon, vous obtiendrez dès l’entrée en relation obtenir l’accord de vos clients particuliers et pourrez par la suite les notifier par LRE.
Vous avez également la possibilité d’ajouter cette clause dans un avenant ou tout autre document contractuel si le consentement n’a pas été obtenu au moment de l’entrée en relation.
Si vous souhaitez obtenir le consentement de votre client destinataire en dehors de toute signature de contrat, nous avons la solution pour vous : le gestionnaire de consentements AR24. Il se présente comme un carnet d’adresses.
Intuitif et ergonomique, il permet de recueillir le consentement de vos destinataires en quelques clics seulement. Accessible depuis votre espace AR24, vous pouvez consulter vos consentements, ceux en attente et ceux recueillis, ajouter manuellement un consentement (assurez-vous d’avoir une preuve de ce consentement), générer des preuves pour les consentements obtenus via AR24 ou encore, envoyer vos demandes de consentements.
Il existe une autre alternative pour obtenir l’accord de votre destinataire particulier afin de pouvoir le notifier par voie électronique : la lettre recommandée optimale AR24. Très apprécié par les professionnels de la banque et de la finance, ce recommandé hybride permet de laisser le choix à votre destinataire concernant le mode de réception : digital ou papier.
Cette solution s’adapte à tous vos besoins et problématiques et permet de faciliter la transformation digitale au sein de vos agences bancaires. Dans la pratique, AR24 va laisser le choix à votre client destinataire sur le mode de réception. Dans le cas où votre destinataire accepte d’être notifié par voie électronique, il recevra immédiatement la lettre recommandée en version dématérialisée. Le consentement de votre destinataire est alors ajouté à votre gestionnaire de consentements AR24. Dans le cas d’un refus, AR24 se charge d’imprimer votre courrier et vos pièces jointes et de les envoyer à votre destinataire par LRAR.
Cette solution est donc idéale si vous n’avez pas encore obtenu le consentement de vos clients destinataires.
Pour en savoir plus sur le recueil de consentement et sur la lettre recommandée optimale, contactez-nous, un expert du secteur bancaire et financier vous guidera lors de vos premiers envois
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