Depuis quelques années, la transformation digitale dans le secteur bancaire et financier est déjà bien entamée. Une digitalisation facilitée par le développement de solutions numériques innovantes, mais aussi par l’assouplissement de certaines réglementations. Parmi ces solutions digitales, on trouve la lettre recommandée électronique qui a permis, depuis le 1er janvier 2019, la dématérialisation des flux recommandés, quel que soit le secteur d’activité. Cette simplification des échanges a été possible grâce à l’article 43-1 du règlement eIDAS repris en droit français à l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques, qui prévoit une parfaite équivalence entre le recommandé papier et la lettre recommandée électronique.
Afin de bénéficier de ce principe d’équivalence, l’expéditeur doit respecter certains prérequis tel que le recueil de consentement. Professionnels de la banque et de la finance, découvrez comment recueillir le consentement de vos destinataires en toute simplicité.
Sommaire :
Pour bénéficier d’une haute protection juridique, l’expéditeur doit choisir un prestataire de confiance qualifié pour l’acheminement des lettres recommandées électroniques (LRE). Un courrier recommandé envoyé électroniquement par un prestataire non qualifié n’aura pas d’équivalence juridique avec le courrier recommandé papier. C’est pourquoi vous pouvez faire confiance à AR24, premier prestataire qualifié de lettres recommandées électroniques en France, pour l’envoi de vos notifications aussi bien aux particuliers qu’aux professionnels.
Une fois cette précaution prise, l’expéditeur est dans l’obligation de recueillir le consentement de tous les destinataires particuliers ainsi que des administrations, comme le prévoit l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques. Afin de répondre aux exigences réglementaires, le consentement devra être recueilli par écrit et à une date exacte.
Par ailleurs, cette obligation légale n’est pas concomitante à l’envoi d’une LRE destinée à un professionnel et sera alors dans ce cas précis, uniquement facultative et conseillée afin de :
Bon à savoir : Toujours dans le but d’augmenter votre taux d’accusé réception, vous pouvez choisir de pré-notifier votre destinataire avant l’envoi d’une lettre recommandée électronique. Cette pré-notification permet d’avertir votre destinataire qu’il sera notifié par LRE dans les prochains jours. Cette fonctionnalité entièrement gratuite a pour but de rappeler au destinataire qu’il a au préalable donné son accord à être notifié par lettre recommandé électronique ; un élément qu’il pourrait oublier tout particulièrement si le consentement a été recueilli il y a longtemps. Pour envoyer une pré-notification à votre destinataire, rien de plus simple ! Il vous suffit de cocher la case de pré-notification au moment de l’envoi d’une LRE et AR24 s’occupe de tout.
En tant que professionnel de la banque et de la finance, il existe plusieurs moyens vous permettant de recueillir, en quelques clics seulement, le consentement de vos clients particuliers ainsi que des administrations.
La première solution est de recueillir le consentement au moment de l’entrée en relation en ajoutant une clause de consentement directement dans la convention d’ouverture de compte.
Ainsi, toutes les lettres d’information ou notifications pour lesquelles vous utilisez habituellement un courrier recommandé papier avec accusé de réception pourront être envoyées dès à présent par lettre recommandée électronique.
C’est le cas par exemple des incidents de paiement, des refus d’ouverture de compte ou encore des clôtures de compte particulier à l’initiative de la banque.
Par ailleurs, si vous n’avez pas recueilli ce consentement au moment de l’entrée en relation, vous pourrez toujours le faire à n’importe quel autre moment de la relation. En effet, une clause de consentement pourra également être insérée dans un avenant ou tout nouveau contrat souscrit dans le cadre d’une nouvelle assurance ou d’un produit d’épargne.
Bon à savoir : L’ajout de cette clause suppose que le gestionnaire de compte bancaire explique à ses clients particuliers les avantages pour ce dernier à être notifié par voie électronique :
Le gestionnaire de compte bancaire devra également informer ses destinataires particuliers sur les solutions de vérification d’identité à distance hautement sécurisées mises à leur disposition ; bien que cela soit indiqué dans les notifications AR24 au moment de la réception des courriers recommandés électroniques. Les solutions les plus utilisées par les destinataires particuliers sont L’Identité Numérique La Poste qui permet une vérification d’identité en quelques clics seulement ainsi que la technologie de vérification d’identité à distance d’AR24 qui a été éprouvée par l’ANSSI.
L’ajout d’une clause de consentement à un contrat ou un avenant nécessite bien souvent le déplacement du client. C’est pourquoi AR24 a développé un gestionnaire de consentements permettant de recueillir le consentement de vos clients particuliers à distance et en toute simplicité.
Cet outil se présente comme un carnet d’adresses et permet :
Enfin, une autre solution très appréciée par les professionnels de la banque et de la finance est la lettre recommandée optimale (LRO). Elle permet de laisser le choix au destinataire sur le mode de réception : électronique ou papier. Ce mode d’envoi est généralement utilisé lorsque l’expéditeur n’a pas encore recueilli le consentement du destinataire ou que celui-ci semble réticent au passage au 100% numérique.
Lors de l’envoi d’une LRO, 2 situations se présentent au destinataire et c’est celui-ci qui décide s’il souhaite recevoir un recommandé au format électronique ou papier :
Quel que soit le mode opératoire choisi pour le recueil de consentement, celui-ci sera valable sans limites de temps pour tous les prochains envois adressés à ce même client particulier. Vous avez des questions sur le recueil de consentement ou l’utilisation de la lettre recommandée électronique AR24 ? Contactez notre expert du secteur bancaire et financier ou créez votre compte AR24 gratuitement et envoyez dès maintenant votre première lettre recommandée électronique.
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