Depuis quelques années, la dématérialisation des envois recommandés s’est répandue à tous les pôles bancaires. Aujourd’hui, ils sont plus de 600 professionnels de la banque et de la finance à faire confiance à AR24, pionner de la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) en France. Le cadre réglementaire de la LRE, tel qu’il est prévu par le règlement eIDAS en vigueur dans tous les pays membres de l’Union Européenne, a été instauré dans le but d’accroître la confiance dans les communications et les transactions électroniques.
Sur le plan juridique, la lettre recommandée électronique acheminée par un prestataire de confiance qualifié, tel qu’AR24, est le seul équivalent à la LRAR. De ce fait, elle pourra être utilisée dans toutes les situations où la réglementation bancaire prévoit l’usage d’un recommandé avec avis de réception. Pour garantir la sécurité lors de l’acheminement et l’identification, le règlement eIDAS impose aux prestataires de confiance, mais également à l’expéditeur, un certain nombre de règles. L’expéditeur doit par exemple obligatoirement recueillir le consentement de ses destinataires particuliers avant l’envoi d’une LRE.
À suivre, 3 astuces pour accélérer le recueil de ce consentement.
Sommaire :
Obligation légale imposée à tous les expéditeurs de lettres recommandées électroniques qualifiées lors de l’envoi du courrier à un destinataire particulier ou à une administration, le recueil de consentement permet de :
Ce consentement est pérenne et peut s’avérer très utile tout particulièrement en cas de refus ou d’ignorance de la lettre recommandée électronique ; ce qui n’a pas d’incidence sur la procédure en cours puisque c’est la preuve de dépôt et d’envoi qui permet dans la majorité des cas, de faire courir les délais légaux.
À noter qu’un refus ou une ignorance du courrier recommandé dématérialisé produit les mêmes conséquences juridiques que lors d’un envoi de courrier recommandé papier. Par exemple, en cas de litige, un destinataire pourra difficilement obtenir gain de cause puisque le consentement a été recueilli par écrit et à une date exacte.
Lors d’une notification à un destinataire professionnel, le recueil du consentement ne sera pas exigé, mais fortement recommandé pour augmenter votre taux d’accusé de réception.
Bon à savoir : En cas de refus ou de négligence, il n’est pas nécessaire de renvoyer un courrier recommandé papier ou électronique, la preuve de dépôt et d’envoi, équivalente à l’avis de passage, fait foi.
Parmi les solutions de recueil de consentement proposées par AR24, vous avez la possibilité d’insérer une clause dans une convention d’ouverture de compte, un contrat ou un avenant. Il est donc possible de recueillir le consentement de vos clients particuliers à n’importe quel moment de la relation en lui indiquant bien évidemment, les raisons d’une telle clause.
Il conviendra au gestionnaire de compte d’expliquer les avantages de ce mode d’envoi et comment accuser réception d’une lettre recommandée électronique bien que cela soit précisé par AR24 au moment de l’envoi de la notification.
Concernant les avantages que le gestionnaire de compte pourra évoquer, ils sont nombreux. Tout d’abord, les destinataires n’ont plus à se déplacer pour accuser réception d’un courrier recommandé et peuvent le faire directement depuis leur smartphone, tablette ou ordinateur du moment qu’ils disposent d’une connexion internet et d’une caméra.
De plus, en cas de difficultés au moment de la réception, ils bénéficient d’une assistance technique téléphonique gratuite afin de les aider dans le parcours de vérification d’identité à distance qui permet une identification rapide et ultra-sécurisée.
Enfin, ils ont la possibilité au moment de l’envoi, de transférer en un clic, le courrier et les pièces jointes dans leur coffre-fort Digiposte qui se charge de conserver pour eux tous leurs documents bancaires gratuitement et à vie ; une véritable simplification dans la vie administrative de vos clients.
Par ailleurs, si vous souhaitez dématérialiser vos flux recommandés mais que votre client n’est pas amené à signer de nouveau contrat, vous pouvez utiliser le gestionnaire de consentements directement accessible sur ar24.fr. Ce gestionnaire a l’apparence d’un carnet d’adresses et a été conçu de manière intuitive et ergonomique.
Vous aurez une visibilité sur le statut de vos consentements (recueillis ou en attentes) et pourrez en insérer manuellement en toute simplicité ; ou encore envoyer une demande de consentement (lien envoyé par email) qui sera alors ajouté automatiquement à votre carnet d’adresses AR24.
La lettre recommandée optimale est une très bonne alternative à la LRE et permet une digitalisation de manière progressive. Ce mode d’envoi hybride offre à vos clients destinataires la possibilité de choisir leur mode de réception : électronique ou papier.
De cette façon, AR24 se charge de demander le consentement à votre destinataire. Si votre client particulier accepte de recevoir des lettres recommandées électroniques, ce dernier sera directement notifié par email (via LRE donc).
Dans le cas contraire, AR24 imprimera le courrier et les pièces jointes et votre client particulier recevra sa lettre recommandée par voie postale. Quel que soit le statut du consentement (accepté ou refusé), il sera alors automatiquement ajouté à votre gestionnaire de consentements accessible sur votre espace AR24. Cette solution est très appréciée tout particulièrement lors du premier envoi ou lorsque l’expéditeur n’a pas encore recueilli le consentement du destinataire.
Inscription au FICP, clôture de compte bancaire, incident de paiement, dématérialisez vos procédures tout en réalisant des économies multiples, et cela dès les premiers envois, avec la lettre recommandée électronique AR24. Deux à cinq fois moins chère qu’un courrier recommandé papier, la LRE est disponible à un prix unique sans frais supplémentaires quel que soit le volume de pièces jointes ou la destination. N’attendez plus, créez gratuitement votre compte AR24 et envoyez votre première LRE.
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