Professionnels de la banque, comment optimiser les coûts liés à l’envoi des lettres d’information ?

Emission d’un chèque sans provision, compte débiteur non autorisé, rejet d’un prélèvement… la banque est tenue de signaler au débiteur tout dysfonctionnement survenant sur son compte par une lettre d’information l’incitant à régulariser au plus vite sa situation. Ce dispositif est prévu par la loi Murcef du 11 décembre 2001 qui est renforcée par le décret n°2007-1611 du 15 novembre 2007 relatif au plafonnement des frais bancaires applicables aux incidents de paiement. Dans quelles situations envoyer une lettre d’information préalable à un incident de paiement ? Combien coûte l’envoi pour le débiteur ? Et comment les professionnels de la banque peuvent-ils optimiser leurs coûts d’envoi ? On vous répond.

Sommaire :

1. Les lettres d’information préalable de la banque
2. L’optimisation des coûts d’envoi

 

1. Les lettres d’information préalable de la banque

Dans le cas d’un dysfonctionnement de compte, la banque est dans l’obligation de prévenir son client par tous les moyens : courrier recommandé, lettre simple, SMS, téléphone, etc. Les frais liés aux incidents de paiement peuvent être relativement élevés : agios, commission d’intervention, frais d’envoi des lettres d’information, etc. La politique tarifaire qui s’applique pour l’envoi de lettres d’information n’est pas la même d’un établissement bancaire à un autre.

La lettre d’information sera envoyée dans les situations suivantes :

 

• Emission d’un chèque sans provision

Lorsqu’un chèque se présente et que la provision du compte est insuffisante, la banque doit avertir son client dans les plus brefs délais afin qu’il procède à l’approvisionnement du compte et éviter ainsi le rejet du chèque. Les conséquences d’un rejet de chèque sont lourdes autant pour le débiteur que pour son ou ses cotitulaire(s) de compte.

La lettre d’information préalable en cas de chèque sans provision pourra être envoyée par ERE Simple (Envoi Recommandé Electronique Simple) qui fait office de lettre suivie, et devra mentionner les risques relatifs à une émission de chèque sans provision :

-Une interdiction d’émettre des chèques ;

-Une inscription au FCC (Fichier Central des Chèques géré par la Banque de France) ;

-Une restitution des chéquiers ;

-Des frais liés au rejet du chèque.

A défaut de régularisation, le chèque est alors rejeté et la banque lance une procédure d’interdiction bancaire. S’agissant d’un premier rejet, elle devra faire parvenir au débiteur une lettre d’injonction par lettre recommandée électronique ou papier. Pour les rejets suivants, elle pourra utiliser l’ERE Simple.

 

• Compte débiteur non autorisé :

Un débiteur doit être averti si le plafond d’autorisation de découvert est dépassé, (si celui-ci n’est pas autorisé ou si le découvert autorisé se prolonge au-delà de 30 jours consécutifs). Une fois encore, l’établissement bancaire pourra envoyer la lettre d’information par ERE Simple. Le client devra réapprovisionner son compte sous peine de faire l’objet d’un fichage par la Banque de France (FICP – Le fichier des incidents de remboursement des crédits aux particuliers).

 

• Rejet d’un prélèvement :

Dans ce cas de figure, l’établissement bancaire doit avertir le titulaire lorsqu’un ou plusieurs prélèvements se présentent sur son compte alors que la provision est insuffisante et que le plafond du découvert est déjà atteint. Si le titulaire du compte ne procède pas à l’approvisionnement du compte dans les plus brefs délais, le ou les prélèvements seront rejetés et l’organisme débiteur ne pourra percevoir la somme due. L’établissement bancaire pourra alors prélever des frais de rejet de prélèvement ainsi que ceux relatifs à l’envoi du courrier.

 

• Non-paiement de 2 mensualités d’un crédit particulier :

En cas de retard de paiement de 2 mensualités (ou de 60 jours pour une échéance non-mensuelle) dans le cadre d’un remboursement d’un crédit accordé à un particulier, le client recevra par ERE Simple une lettre d’information préalable à l’inscription au FICP. Ce courrier a pour but d’inciter le client à régulariser sa situation et fait courir un délai de 30 jours. Si le client n’a toujours pas régularisé sa situation à l’issue de cette période de 30 jours, il recevra alors une lettre d’inscription effective au FICP par lettre recommandée électronique.

 

2. L’optimisation des coûts d’envoi

Plus de 600 professionnels de la banque et de la finance ont constaté, et cela dès les premiers envois, une réduction des coûts liée à l’acheminement des lettres d’information grâce à la dématérialisation de leur flux recommandés. En règle générale, ils ont recours à deux types d’envois :

 

• L’ERE Simple :

Ici équivalent à un courrier suivi postal, il est utilisé par les établissements financiers lorsque l’usage d’un recommandé avec accusé de réception n’est pas exigé par la loi mais qu’ils souhaitent bénéficier d’un suivi en temps réel et s’assurer de la bonne réception du courrier. Habituellement utilisé pour l’envoi des lettres d’information, le recours à ce mode d’envoi a de nombreux avantages financiers pour les professionnels de ce secteur.

Avec l’ERE simple, « le temps c’est de l’argent » ! Il permet aux professionnels de la banque de gagner un temps précieux puisqu’il n’y a aucune mise sous pli et l’envoi se fait en quelques clics seulement. Les délais d’acheminement sont supprimés et le destinataire pourra accuser réception immédiatement du courrier depuis n’importe quel appareil connecté à internet, et sans devoir au préalable vérifier son identité ou donner son consentement à son agence bancaire. C’est l’idéal pour les établissements financiers qui doivent envoyer ce type de lettre dans les plus brefs délais pour permettre au débiteur de régulariser sa situation et éviter ainsi les conséquences d’un incident de paiement.

Adopter ce mode d’envoi permet de réaliser des économies importantes puisque peu importe la destination ou le volume de pièces jointes, le prix reste fixe et l’offre sans engagement. Vous pouvez transmettre jusqu’à 256 Mo de documents (PDF, vidéo, image, audio, etc.). Enfin, les lettres d’information seront conservées gratuitement et accessibles 24h/24, 7j/7 par l’expéditeur et le destinataire.

 

• La lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) :

Elle sera quant à elle utilisée pour les envois de lettres d’injonction ou de lettres d’information effective au FICP. La LRE est le strict équivalent de son homologue papier (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques). En effet, elle dispose des mêmes preuves que le courrier recommandé papier (preuve de dépôt et d’envoi – équivalente à l’avis de passage, preuve d’accusé de réception, preuve de refus, preuve de négligence).

À l’identique d’un envoi par ERE, les preuves et les courriers associés seront conservés gratuitement sur nos serveurs sécurisés.

Quel que soit le mode d’envoi utilisé, vous bénéficiez d’un prix unique sans frais supplémentaires, peu importe la destination ou le volume de pièces jointes. Dématérialiser les flux recommandés permet également de réaliser des économies indirectes. En effet, les professionnels de la banque et de la finance ont constaté dès les premiers envois, une réduction importante de leur consommation d’encre et de papier réduisant aussi leur empreinte carbone. Par ailleurs, les frais liés à l’archivage physique pourront également être optimisés puisqu’AR24 conserve à votre place les documents relatifs à l’envoi (LRE, preuves). Enfin, à l’inverse d’un envoi papier, il ne sera plus nécessaire de choisir un niveau de garantie pour bénéficier d’une indemnisation de votre courrier puisque les lettres recommandées 100% électroniques, pièces jointes et preuves étant au format numérique, résisteront au temps.

 

 

Pour un envoi encore plus rapide, il est possible d’implémenter AR24 à votre logiciel métier. L’intégration en API a de nombreux avantages pour les professionnels de la banque et de la finance. Non seulement vos LRE qualifiées pourront être envoyées en quelques clics seulement depuis votre propre logiciel, mais aussi, vous avez la possibilité de choisir les modes d’envoi que vous souhaitez intégrer à votre logiciel métier : LRE qualifiée, ERE Simple, Lettre Recommandée Optimale (LRO), etc. Pour plus d’informations, contactez notre expert du secteur bancaire et financier.