Professionnels de la banque : Tout savoir sur le recueil de consentements de vos clients particuliers avant l’envoi de LRE

Publié le 1 novembre 2021

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La lettre recommandée électronique qualifiée eIDAS (ou LRE) simplifie et accélère les processus au sein des banques. Acheminée par un prestataire de service de confiance, elle assure une protection juridique à son expéditeur (article L100 du CPCE). Elle permet l’envoi de tout type de document de manière fiable et sécurisée. La LRE étant le strict équivalent juridique du recommandé papier traditionnel, celle-ci pourra substituer la LRAR dans toutes les situations où un recommandé avec accusé de réception est nécessaire. Mais attention, pour utiliser la LRE et profiter de ses avantages, il y a plusieurs éléments à respecter.

Sommaire :

  1. Le recueil du consentement est-il obligatoire ?
  2. Comment obtenir facilement le consentement de votre destinataire ?

 

1. Le recueil du consentement est-il obligatoire ?

Conformément à l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques, tous les expéditeurs de LRE, y compris les professionnels de la banque, devront impérativement recueillir le consentement des destinataires particuliers et des administrations avant de pouvoir les notifier par LRE.

En effet, le titulaire d’un compte bancaire particulier doit expressément consentir, à une date exacte, à recevoir des lettres recommandées électroniques dans le cadre de sa relation avec la banque. Ce consentement pourra par exemple être recueilli lors de l’entrée en relation.

Impérissable, il sera valable pour tous vos futurs envois. Vous pourrez ainsi notifier votre client par voie électronique et lui adresser tous les éléments nécessaires au bon fonctionnement du compte. En revanche, pour l’envoi d’un recommandé électronique à un professionnel, le recueil du consentement sera facultatif. En effet, la loi ne vous oblige pas à recueillir le consentement d’un professionnel avant de pouvoir le notifier par LRE. Cependant, et pour optimiser votre taux d’accusé de réception, il est préférable de le prévenir d’un futur envoi par voie électronique.

Le recueil du consentement du destinataire est une étape préalable à l’envoi d’une lettre recommandée électronique qui vous permet de vérifier :

  • L’adresse email du destinataire ;
  • Que ce dernier consulte sa boite email ;
  • Qu’il est en capacité d’accuser réception des LRE.

 

NB : En cas de litige, l’expéditeur devra être en mesure de prouver qu’il a recueilli en amont le consentement écrit de son destinataire.

 

2. Comment obtenir facilement le consentement de votre destinataire ?

a. Grâce au gestionnaire de consentements d’AR24

Le module d’AR24 a été développé dans le but de faciliter et d’accélérer le recueil de consentement des destinataires de LRE non-professionnels. En effet, le recueil de consentement de votre client particulier ne sera plus qu’une formalité. 100% automatisé et conforme à l’article L100 du CPCE, notre gestionnaire est conçu comme un carnet d’adresses.

Son design ergonomique permet de :

  • Recueillir en masse les consentements de vos clients particuliers ;
  • Gérer en toute simplicité les consentements ;
  • Visualiser le statut des consentements (en attente, recueillis ou refusés) ;
  • Ajouter manuellement un consentement.

 

Pour rappel, l’expéditeur est dans l’obligation d’obtenir un consentement écrit du destinataire particulier. Pour tous les consentements recueillis avec le module d’AR24, une preuve de consentement sera générée. Cette preuve pourra être produite en justice en cas de contentieux grâce à son horodatage et son cachet numérique qui atteste que l’expéditeur a obtenu le consentement explicite du destinataire. Cette solution novatrice s’adapte parfaitement aux besoins des professionnels de la banque tout en étant sécurisée, transparente et conforme au règlement eIDAS.

 

b. Via une clause de consentement

Lors de l’entrée en relation ou à n’importe quel autre moment, vous pouvez insérer une clause dans la convention d’ouverture de compte ou dans un contrat d’assurance. Ce qui vous permettra d’obtenir le consentement de votre client particulier valable pour tous les prochains envois jusqu’à la fin de la relation.

Vous pourrez ainsi lui communiquer les lettres d’information relatives à un incident de paiement comme un chèque émis sans provision ou un rejet de prélèvement, les lettres d’informations préalables à l’inscription au FICP (Fichier national des Incidents de remboursement des Crédits aux Particuliers), ou encore un avis de refus de substitution assurance emprunteur, etc.

Si vous souhaitez utiliser la lettre recommandée électronique en interne afin d’adresser à vos collaborateurs des documents confidentiels relatifs à leur carrière, comme par exemple une convocation à un entretien préalable, vous pouvez insérer une clause de consentement dans le contrat de travail.

Bien entendu, il appartiendra au gestionnaire de compte bancaire de renseigner le client particulier sur l’existence de la clause ainsi que sur les avantages pour lui d’utiliser la lettre recommandée électronique.

Votre client particulier pourra notamment :

  • Réceptionner des LRE 7j/7, 24h/24 depuis son smartphone ou son ordinateur ;
  • Télécharger en quelques secondes le contenu du courrier et les pièces jointes ;
  • S’identifier en ligne grâce à un process rapide et sécurisé ;
  • Accéder gratuitement aux LRE : les documents relatifs à l’envoi sont conservés gratuitement pendant 10 ans sur nos serveurs sécurisés ;
  • Obtenir une assistance technique par téléphone pour l’aider à accuser réception en cas de soucis ;
  • Réduire son empreinte carbone en limitant les impressions de documents.

 

Bon à savoir : Nos experts AR24 du secteur bancaire et financier sont à votre disposition pour vous accompagner dans le recueil de consentement de vos clients.

Une fois le consentement de votre client particulier recueilli, toutes les prochaines communications nécessitant l’usage d’un courrier recommandé avec accusé de réception pourront se faire de façon 100% numérique. Strict équivalent juridique du recommandé papier (article L100 du CPCE), la lettre recommandée électronique est acheminée instantanément et permet de faire courir les délais légaux plus rapidement que lors d’un envoi papier.

De plus, si votre client particulier semble réticent au numérique, vous pouvez avoir recours à la lettre recommandée optimale (LRO). Si vous n’avez pas encore obtenu le consentement de votre destinataire particulier, la LRO est l’alternative idéale puisqu’elle offre au destinataire la possibilité de choisir son mode de réception.

En effet, il pourra choisir le recommandé électronique ou alors accuser réception de son courrier de manière classique, c’est-à-dire au format papier. La LRO donne le choix à votre destinataire : avant que le courrier lui soit transmis, il lui est demandé s’il préfère accuser réception du courrier par LRE ou par LRAR.

Dans l’optique où votre client particulier ne donnerait pas son consentement ou ne répondrait pas dans les délais que vous aurez choisis, le courrier sera acheminé par voie postale.

À noter également que le gestionnaire de consentements d’AR24 se mettra à jour automatiquement à chaque envoi de LRO.

 

Déjà plus de 600 professionnels du secteur bancaire et financier nous font confiance pour l’acheminement de leurs lettres recommandées électroniques qualifiées. Et vous ? Créez votre compte gratuitement dès maintenant et contactez nos conseillers pour avancer sur un test.

 

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