Vous avez du mal à obtenir le paiement de vos factures et les impayés s’accumulent ? Découvrez 3 bonnes pratiques qui vous permettront de relancer efficacement vos clients. Vous aurez ainsi la possibilité de créer un processus de relance efficace afin d’éviter d’aller jusqu’aux poursuites judiciaires. Sommaire :
Aussi simple et rapide que l’envoi d’un email, l’Envoi Recommandé Electronique (ERE) permet de tracer, conserver et prouver vos envois. Régi par l’article 43.1 du Règlement eIDAS, l’ERE peut être utilisé lorsque la loi n’impose pas l’usage d’une LRAR ou Lettre Recommandée Electronique comme c’est le cas pour vos relances clients en cas d’impayés.
100% dématérialisé, l’ERE peut être envoyé en ligne depuis ar24.fr ou depuis votre logiciel métier sur si celui-ci est connecté à l’API AR24. Quant à sa réception, vos destinataires doivent juste se rendre sur leur boite mail pour accuser réception de leur ERE en 1 clic.
Mais alors qu’elle est la différence entre un email et un ERE ?
L’ERE bénéficie de preuves horodatées opposables devant un tribunal à l’envoi et à la réception.
Aussi, le destinataire ne connait ni l’identité de l’expéditeur et ni le contenu du courrier tant qu’il n’a pas accusé réception de l’ERE. Il s’agit donc d’un moyen plus sûr pour adresser vos courriers. D’ailleurs ce type de format est tout à fait adapté pour l’envoi de vos mises en demeure après de multiples relances. C’est la dernière étape avant d’envisager des poursuites.
La mise en place d’un processus de relance implique un suivi accru des différentes prises de contact, et d’autant plus si plusieurs interlocuteurs peuvent intervenir. Il est donc primordial de prendre en note quelles sont les relances qui ont été faites, sous quelle forme, si elles ont obtenu une réponse, etc. Grâce à un fichier complet de suivi du processus de relance, il est possible d’éviter les erreurs, de savoir depuis quand la dette est due, etc.
Par ailleurs, ce suivi précis peut être une preuve importante dans le cadre d’une procédure judiciaire. Il existe des systèmes informatisés qui permettent de garder toutes les informations en mémoire, de retrouver le contenu des courriers, des appels, ou encore des SMS. Ces gestionnaires de relation client sont très utiles pour toutes les entreprises proposant des produits ou des services. Si votre entreprise ne dispose pas de ce type de solution, il peut être intéressant de la mettre à place en cas d’impayé, mais aussi pour un suivi général de la relation client.
Il est également possible d’envisager l’automatisation de certaines relances comme par email ou SMS par exemple. En effet, il existe des systèmes permettant de faire partir des emails de manière automatique tant que la facture n’a pas été réglée.
Cela permet de gagner un temps précieux et d’autant plus si les impayés sont nombreux au sein de votre entreprise. Une fois la facture réglée, le système arrête les relances tout seul. Il est possible de faire appel à un professionnel afin de paramétrer ce système de workflow et ainsi bénéficier de relances automatiques.
Passé un certain délai, il faudra alors reprendre la main et opter pour des moyens de communication plus efficaces comme l’Envoi Recommandé Electronique.
Pour envoyer vos premières relances clients par ERE, créez dès maintenant votre compte sur ar24.fr. Pour en savoir plus sur l’Envoi Recommandé Electronique, n’hésitez pas à nous contacter. Un expert dans votre secteur d’activité vous répondra.
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