L’envoi d’une Lettre Recommandée Electronique (LRE) vous offre plusieurs avantages par rapport au format papier : gain de temps, économies et simplicité d’utilisation. C’est un mode d’envoi adapté pour les professionnels des ressources humaines et pour les juristes en droit social. Cependant, pour respecter les procédures juridiques, il est indispensable de recueillir le consentement des destinataires pour les notifier par voie électronique, et donc du salarié dans le cadre d’un licenciement.
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Ces dernières années, le Lettre Recommandée Electronique (LRE) a connu un essor considérable auprès des entreprises. En effet, cette dernière permet d’envoyer des lettres recommandées avec accusé de réception de façon totalement dématérialisée. La LRE bénéficie de la même valeur juridique qu’un recommandé traditionnel papier (cf article L-100 du CPCE), mais elle offre plus d’avantages.
Tout d’abord, la LRE permet d’effectuer des envois plus rapidement. En effet, dématérialisée, la LRE permet de supprimer le délai d’acheminement de vos courriers tout en faisant courir vos délais légaux plus rapidement.. Ainsi, les notifications urgentes et officielles peuvent être envoyées en un clic.
Ce mode d’envoi est aussi beaucoup plus économique et vous permet de réduire vos frais directs et indirects. En effet, la LRE bénéficie d’un tarif unique quels que soient le volume et la destination du courrier et ne nécessite ni impression, ni papier, ni transport, ni gestion de stockage. Autrement dit, vous faites des économies tout en limitant votre impact écologique. C’est également un outil de gestion très simple qui vous permettra de gagner du temps. En effet, l’intégralité des preuves, courriers et pièces jointes seront stockés sur nos serveurs situés en France et accessibles 24h/24 et 7j/7 depuis votre espace AR24. Ainsi, en cas de litige, vous bénéficierez de toutes les preuves nécessaires pour prouver la date et le contenu de l’envoi.
Pour envoyer une LRE, il est nécessaire de recueillir au préalable le consentement de votre destinataire pour le notifier par voie électronique. Pour cela, l’accord de votre destinataire devra être donné par écrit et à une date exacte. Cela sert à attester que la personne accepte d’être notifiée par LRE, qu’elle est en capacité de la recevoir, et qu’elle consulte régulièrement sa boîte mail.
En général, l’expéditeur ajoute une clause dans un avenant ou un contrat pour recueillir le consentement de son destinataire.. Afin de vous accompagner au mieux dans cette étape, AR24 met à votre disposition un gestionnaire de consentement en ligne, accessible depuis votre espace AR24. Pratique, ce gestionnaire permet de recueillir le consentement de vos destinataires pour vous, mais aussi de bénéficier d’une preuve qui garantit que votre destinataire a bien consenti à recevoir des LRE. Ce qui est indispensable en cas de litige.
À noter que l’ignorance d’une Lettre Recommandée Electronique (LRE) entraine les mêmes conséquences juridiques que pour l’ignorance d’un recommandé postal.
Le recueil du consentement d’un salarié à recevoir un courrier recommandé électronique pour un licenciement peut être difficile. Pourtant, pour l’envoi du courrier de licenciement, il va falloir trouver une solution adaptée.
Pour communiquer par LRE pour l’envoi de notifications officielles, il serait pertinent d’obtenir le consentement de l’ensemble du personnel. Vous pouvez réaliser un envoi groupé de formulaires que vous pourrez ensuite recueillir auprès des employés puis conserver. Ainsi, vous obtiendrez le consentement pour utiliser une LRE dans le cadre d’un licenciement si le cas se présente par la suite. En ce qui concerne les nouveaux salariés, vous pouvez intégrer la signature du consentement dans le contrat de travail.
Dans le cas où vous souhaiteriez procéder au cas par cas, vous avez aussi la possibilité d’obtenir le consentement de l’employé à licencier pendant l’entretien préalable de licenciement. Il faut savoir qu’avant l’envoi de la LRE qui confirme la décision de licenciement, il faut réaliser un entretien pour communiquer sur le sujet.
L’entretien sera le bon moment pour que le salarié signe le consentement. Vous pouvez simplement lui demander s’il accepte de recevoir son courrier de licenciement par voie électronique. Expliquez-lui qu’il y gagnera autant que vous. Par ailleurs, si le salarié refuse, il faudra utiliser la lettre recommandée papier. Elle est conçue en ligne pour vous faire gagner du temps, ensuite elle est imprimée pour être acheminée par voie postale.
Créez dès à présent votre compte sur ar24.fr pour envoyer vos lettres de licenciement par voie électronique. Si vous souhaitez en savoir plus sur la Lettre Recommandée Electronique et son usage, n’hésitez pas à nous contacter. Un conseiller expert dans votre secteur d’activité se fera un plaisir de répondre à toutes vos questions.
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