Réduisez vos coûts d’envoi de demandes de consultation des justificatifs avec la LRE

Les charges locatives sont les dépenses liées à l’entretien de l’immeuble qu’il convient de répartir entre le bailleur et le preneur. En ce qui concerne les baux commerciaux, pendant une longue période, aucune réglementation spécifique n’encadrait les droits et les obligations des parties. La loi Pinel, entrée en vigueur le 18 juin 2014, est venue protéger davantage le preneur en instaurant quelques règles notamment sur la répartition des charges et des travaux entre les parties.

Sommaire :

1. Comment sont répartis les charges et les travaux entre le bailleur et son preneur ?
2. L’obligation d’information du bailleur
3. Optez pour la LRE pour l’envoi des demandes de consultation des justificatifs

1. Comment sont répartis les charges et les travaux entre le bailleur et son preneur ?

Jusqu’à l’entrée en vigueur de la loi Pinel, aucun texte ne prévoyait la manière dont les charges et les travaux devaient être répartis entre les parties contractantes d’un bail commercial.  Cette liberté menait souvent à des débordements de la part du bailleur qui avait souvent tendance à faire peser les charges sur son preneur afin de percevoir un loyer net de toutes charges et taxes. Afin de protéger les preneurs de ces dérives, la loi Pinel est venue dresser une liste des charges, travaux, impôts, taxes et redevance qui sont imputables aux preneurs. Ces nouvelles mesures sont applicables à partir des baux signés ou renouvelés en novembre 2014.

Ainsi, le bail commercial doit dorénavant contenir un inventaire précis et limitatif. Dans le cas contraire, le bailleur s’expose à ne pouvoir exiger aucun remboursement à ce titre. Le système de forfait concernant les charges puis l’argument de loyer « net de charges » sont désormais interdits.

La loi Pinel a aussi permis d’étendre les compétences des commissions départementales de conciliation concernant les baux commerciaux au sujet des contestations relatives aux charges et travaux.

a. Liste des charges et des travaux à la charge du bailleur

Cette liste figure dans l’article R.145-35 du Code de commerce et est retranscrite ci-dessous :

• Les grosses réparations concernant le bâti comme des gros murs et des voûtes, le redressement des poutres, les murs de soutient et de clôture etc. …) puis les honoraires découlant de ces travaux.
• Le coût des travaux visant à pallier à la vétusté ou à la mise en conformité avec la réglementation des locaux loués ou le bâtiment dans lequel il est situé, dès lors que ces travaux relèvent des grosses réparations
• Les impôts tels que la contribution économique territoriale CFE et CVAE puis toutes les taxes et redevances relevant de la propriété des locaux
• Les honoraires du propriétaire provenant de la gestion des loyers du local loué
• Les charges, impôts, taxes, redevances et du coût des travaux provenant de locaux vacants ou imputables à d’autres preneurs

Toute clause du contrat visant à mettre à la charge du preneur l’une ou plusieurs de ces charges détaillées ci-dessus sera réputée non écrite et donc inopposable.

b. Liste des charges et travaux à la charge du preneur

Voici la liste des charges, impôts, taxes et travaux imputables au preneur :

• Les dépenses courantes comme l’eau, le gaz et l’électricité
• Les dépenses liées à l’entretien et aux réparations courantes tels que la peinture, les papiers peints, la moquette, les chauffages, les compteurs, les sanitaires, les volets extérieurs etc. …
• Les dépenses d’équipement relatives à la copropriété comme la quote-part des frais d’ascenseurs ou des charges liée à l’emploie d’un personnel d’entretien
• Les travaux d’embellissement dont le cout est supérieur aux frais du remplacement à l’identique
• Les impôts, taxes et redevances relatives à l’usage du local ou de l’immeuble ou à un service dont jouit le preneur tels que la taxe foncière, taxes additionnelles à la taxe foncière, voirie, enlèvement des ordures ménages etc. …

Les autres types de charges comme les honoraires de prestataires externes ou les primes d’assurance sont à répartir entre les parties contractantes.

 

2. L’obligation d’information du bailleur

a. A la signature du bail

Lors de la signature du bail commercial, le propriétaire doit transmettre au preneur :

• Un état récapitulatif des travaux effectués au cours des 3 dernières années en précisant leur coût
• Un état prévisionnel des travaux qu’il prévoit d’effectuer dans les 3 prochaines années accompagné d’un budget prévisionnel

Si les locaux loués dépendent d’un ensemble immobilier rattaché à une organisation collective de gestion, cette obligation d’information ne concerne pas les projets de la collectivité autrement dit le syndicat des copropriétaires par exemple.

Aucune sanction n’est à prévoir en cas de manquement du propriétaire à cette obligation d’information.

b. En cours de bail

Durant le bail, le propriétaire est tenu d’informer ses preneurs :

• De toutes charges, impôts, taxes et redevances nouvelles
• De tout évènement susceptible de modifier la répartition des charges entre preneurs, lorsqu’il s’agit d’un ensemble immobilier comprenant plusieurs locataires.

c. A chaque période triennale

A chaque échéance triennale, dans un délai de 2 mois, le propriétaire doit fournir au preneur :

• Un état récapitulatif des travaux qu’il a effectué au cours des trois dernières années en y précisant leur coût
• Puis un état prévisionnel des travaux qu’il compte réaliser dans les 3 prochaines années, munis d’un budget prévisionnel

d. A l’occasion du paiement des charges

Lors du paiement des charges, le propriétaire doit fournir tous les ans un état récapitulatif de l’inventaire des charges comprises dans le bail, intégrant la liquidation et la régularisation des comptes de charges avant le 30 septembre de l’année suivante donc N+1 pour tous les baux commerciaux signés ou renouvelés en novembre 2014.

Concernant les immeubles en copropriété, l’état récapitulatif est à transmettre dans les 3 mois suivant la reddition des charges de copropriété sur l’exercice annuel.

Si le preneur en fait la demande, le propriétaire est dans l’obligation de lui communiquer tout document justifiant le montant des charges, impôts, taxes et redevances qui sont à sa charge.

 

3. Optez pour la LRE pour l’envoi des demandes de consultation des justificatifs

Disposant de la même valeur juridique qu’un courrier recommandé papier, la LRE est utilisable dans toutes les procédures requérant une lettre recommandée selon l’article l-100 du CPCE. Ainsi, la LRE est employable dans le cadre de vos demandes de consultation des justificatifs.

De plus, bénéficiant de preuves de dépôt et d’envoi, de réception/refus/, la LRE dispose de toutes les preuves nécessaires pour prouver la date et le contenu de l’envoi en cas de litige.

Rapide, la LRE vous permet de gagner du temps puisqu’elle supprime les délais d’acheminement de vos courriers et permet ainsi de faire courir les délais légaux plus rapidement. Les délais légaux commenceront donc à courir dès le lendemain de la notification de votre destinataire par LRE.

Économique, la LRE bénéficie d’un tarif unique quel que soit le volume de vos PJ. Ce qui n’est pas négligeable dans votre cas, puisque l’envoi de nombreux documents et de façons récurrentes peut représenter un certain coût. Une LRE est au tarif de  3,49€HT* et comprend : l’envoi et la certification de l’envoi, la conservation de preuves sur nos serveurs sécurisés français, 256 Mo de PJ soit environ 19 000 pages de textes.

Pour bénéficier de tous ces avantages, envoyez votre première demande de consultation des justificatifs par LRE.

*tarif en vigueur le 25/05/2023