SPI intègre l’Avis Électronique AR24 et permet l’accélération des procédures de ses clients Syndics

AR24, filiale du groupe Docaposte, compte aujourd’hui de nombreux partenaires de confiance qui utilisent la Lettre Recommandée Electronique qualifiée (LRE), l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE Simple), la Lettre Recommandée Optimale (LRO) ou encore l’Avis Électronique pour les Syndics de copropriété. C’est notamment le cas de la société SPI, expert du secteur immobilier, appartenant au Groupe Septeo, qui a fait le choix d’intégrer l’avis électronique AR24 début 2022 afin de proposer ce nouveau service innovant à ses clients Syndics.

Quelles sont les utilisations possibles ? Quels sont les avantages pour ses clients Syndics ?

Sommaire :

1. La société SPI du Groupe Septeo
2. L’utilisation de l’avis électronique en copropriété
3. Les avantages pour les clients Syndics

 

1. La société SPI du Groupe Septeo

SPI est un éditeur de logiciel appartenant au Groupe Septeo. Ils mettent à disposition de leurs clients gestionnaires de biens, syndics de copropriété, agences immobilières et gestionnaires de locations saisonnières un logiciel nommé « SPI SUITE » qui leurs propose différents produits et différents niveaux de services spécialement dédiés aux experts de l’immobilier.

SPI, c’est aujourd’hui plus de 2300 agences équipées, 120 collaborateurs en France et plus de 2,5 millions d’euros investis en R&D chaque année.

Et c’est cette année, en 2022, que la société SPI a décidé d’ajouter une nouvelle corde à son arc en intégrant l’avis électronique AR24 en API dans son logiciel métier pour permettre aux syndics de simplifier leurs principales communications règlementées avec leurs copropriétaires.

Les usages sont précis et les avantages nombreux pour les clients SPI gestionnaires de copropriétés. AR24 revient sur tout ce qu’il faut savoir sur l’avis électronique.

 

 

2. L’utilisation de l’avis électronique en copropriété

L’avis électronique est un procédé électronique conforme au décret 2020-834 datant du 2 juillet 2020. Il est uniquement utilisable par les syndics de copropriété et a pour objectif de simplifier 3 types de communications règlementées : les convocations d’Assemblées Générales, les PV d’AG et les mises en demeure.

Ces 3 types de communications réglementées étaient historiquement envoyées par lettre recommandée (papier ou électronique) aux copropriétaires avant l’adoption du décret 2020-834.

Côté expéditeur : L’envoi de l’avis électronique est bien plus simple que l’envoi d’un courrier recommandé et permet notamment de faciliter l’acheminement tout en récupérant des preuves de l’envoi. 100% électronique, il est acheminé et horodaté par un prestataire de confiance qualifié eIDAS et immédiatement déposé après l’envoi sur l’adresse email du destinataire copropriétaire (adresse que le copropriétaire aura au préalable donné à son syndic en acceptant de recevoir des notifications par avis électroniques de sa part).

Côté destinataire : Celui-ci reçoit son avis électronique sur sa boite email et peut accuser réception en 2 clics, sans avoir ni besoin de sortir sa carte d’identité, ni besoin de s’identifier. Il pourra par la suite télécharger sa convocation d’AG, son PV d’AG ou sa mise en demeure sur son ordinateur. Il aura également la possibilité de pousser l’avis électronique et les pièces jointes, gratuitement dans son coffre-fort numérique Digiposte.

 

3. Les avantages pour les clients Syndics

Les avantages de ce procédé électronique sont nombreux, aussi bien pour les Syndics de copropriétés que pour les copropriétaires.

 

L’acheminement instantané :

L’acheminement de l’avis électronique est instantané. Les syndics peuvent donc envoyer leurs convocations d’AG jusqu’à 22 jours avant l’assemblée générale. Les délais commençant à courir au lendemain de l’envoi.

 

Le coût et la refacturation :

L’avis électronique possède un tarif unique. Il n’y a pas de surcoût possible. De plus, les syndics pourront refacturer directement l’envoi des notifications en ajoutant le RIB de leurs copropriétés dans leur logiciel.

 

Le volume et le type de pièces jointes :

Comme pour la lettre recommandée 100% électronique, l’expéditeur peut ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes (soit environ 19.000 pages PDF). D’ailleurs, il n’y a pas de limites de types de PJ car les syndics peuvent ajouter à leurs avis électroniques : des liens cliquables, des documents Word ou PDF, des photos, des plans, de petites vidéos, etc.

 

La valeur juridique :

Réglementé par le décret 2020-834 du 2 juillet 2020, l’avis électronique assure une valeur juridique à l’envoi de notifications dans le cadre des convocations d’AG, des PV d’AG et des mises en demeure. L’horodatage eIDAS apporte la preuve du contenu en cas de litige, et l’acheminement par un prestataire qualifié eIDAS renforce la force probante de l’avis électronique.

 

Les preuves de l’envoi :

L’avis électronique possède des preuves électroniques, au même titre qu’un envoi recommandé : la preuve de dépôt et de transmission (équivalente à un avis de passage), la preuve d’accusé de réception et la preuve de négligence (si le destinataire n’a pas accusé réception de son courrier). Ces preuves sont horodatées et seront valables devant un juge en cas de litige.

 

L’accusé réception :

Côté destinataire copropriétaire, celui-ci accuse réception en 2 clics. Il ouvre son email de notification lui indiquant qu’il a un avis électronique en attente, puis il clique sur « consulter mon courrier » et il accède à son avis électronique : contenu et pièces jointes.

 

La conservation :

L’avis électronique et les pièces jointes liées à l’envoi sont conservés pendant 1 an sur les serveurs sécurisés, en France, d’AR24. Le syndic expéditeur et le destinataire y ont accès depuis leur compte. Côté syndic, celui-ci aura également accès à ses preuves d’envoi.

Enfin, depuis début 2022, les destinataires copropriétaires peuvent conserver, gratuitement et sans limite de temps, leurs courriers dans leur coffre-fort numérique Digiposte.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur l’avis électronique ? Contactez notre expert métier pour lui poser vos questions. Et si vous souhaitez plus d’information sur SPI vous pouvez regarder le replay du Webinaire AR24 X SPI lors duquel nous avons parlé de l’avis électronique.