Comment créer et gérer une liste de destinataires ?

Comment créer et gérer des groupes de destinataires ?

AR24 permet d’envoyer un même courrier recommandé à plusieurs destinataires à la fois ; les deux méthodes le permettant ne sont accessibles que lorsqu’on a un compte administré ou administrateur.

La première méthode est réalisable depuis la page d’envoi simple ; elle consiste à ajouter les coordonnées de vos différents destinataires au moment de l’envoi lui-même. Cette méthode est donc ponctuelle, lorsqu’on pense n’avoir à envoyer qu’une seule fois un même courrier à un couple ou une poignée de destinataires.

La seconde méthode, dite « groupée », consiste d’abord à enregistrer la liste des destinataires sur l’onglet « Mes groupes », pour pouvoir s’en servir plus tard. La seconde méthode convient plutôt pour des envois vers une liste de destinataires qui serait relativement récurrente, comme des convocations d’Assemblées Générales, par exemple.

1ère Méthode

Pour créer un groupe de destinataires occasionnels :

  1. Connectez-vous à votre compte et rendez-vous dans l’onglet en haut à droite puis « Mes Groupes » 
  2. Cliquez sur « Ajouter un groupe »  
  3. Nommez votre groupe puis cliquez sur « Ajouter »  
  4. Une fois votre groupe créé, cliquez sur le nom de votre groupe pour l’ouvrir puis cliquez sur « Ajouter un contact ». Pour ajouter un destinataire saisissez son nom complet, son adresse électronique et/ou postale et le statut professionnel ou particulier.

La loi exige que l’on indique le statut professionnel ou non d’un destinataire de lettre recommandée électronique lors de son envoi.

2ème Méthode

Pour ajouter une liste complète de destinataires récurrents à un groupe :

  1. Créez un groupe en vous rendant sur la page « Mes Groupes » puis en cliquant sur « Ajouter un groupe » (manipulation identique à la 1ère méthode)
  2. Une fois votre groupe créé, cliquez sur le nom de votre groupe pour l’ouvrir puis cliquez sur « Importer depuis un fichier Excel »
  3. Téléchargez le modèle de fichier Excel qu’il vous faudra compléterComment créer et gérer une liste de destinataires ?
  4. Après avoir téléchargé le fichier, remplissez les différentes colonnes de la manière suivante ; la première colonne doit contenir l’adresse mail de votre destinataire, la seconde son nom et la troisième son prénom. Si votre destinataire est un professionnel, vous pouvez ajouter la raison sociale dans la colonne D ; s’il ne l’est pas, il suffit de laisser la case vide. Dans la colonne E, saisissez le statut de votre destinataire (professionnel ou particulier). Vous pouvez enfin renseigner l’adresse postale de votre destinataire dans les colonnes F à J. Veuillez noter que ces colonnes sont facultatives et peuvent rester vides si vous souhaitez uniquement envoyer des courriers recommandés électroniques à votre destinataire.
  5. Enregistrez le fichier
  6. Sélectionnez-le et intégrez-le  à l’onglet « Choisir un fichier »

Vous pourrez bien évidemment modifier votre groupe de destinataires à votre convenance par la suite pour le mettre à jour depuis cet onglet « Mes Groupes ».

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