Les demandes de permis de construire adressées aux collectivités représentent un important volume de courrier chaque année qu’il est impératif de prendre en charge rapidement. Pour minimiser les coûts, mais aussi opter pour une solution plus écologique qui s’inscrit par ailleurs dans le processus de dématérialisation de l’instruction des autorisations d’urbanisme, mais aussi de nombreux autres documents liés à l’urbanisme, il est tout à fait possible d’envisager le recours à la lettre recommandée électronique.
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Selon l’article R*423-1 du Code de l’urbanisme : « les demandes de permis de construire, d’aménager ou de démolir et les déclarations préalables sont adressées par pli recommandé avec demande d’avis de réception ou déposées à la mairie de la commune ». La LRE ou Lettre Recommandée Électronique dispose de la même valeur juridique (Art. L100 du CPCE) que la lettre recommandée traditionnelle (LRAR) ce qui permet tout à fait de l’utiliser en remplacement de cette dernière.
Qui plus est, la première période de confinement de mars à avril 2020 a permis de mettre en exergue certaines problématiques rencontrées dans le cadre des demandes de permis de construire : l’impossibilité d’effectuer une téléprocédure. De nombreux projets ont alors dû être retardés justement car les demandeurs ne pouvaient pas se rendre en bureau de poste pour adresser leur demande par courrier recommandé, et les collectivités en charge de traiter les demandes n’avaient pas la possibilité de les transmettre aux agents en télétravail ni de répondre par le biais de courriers recommandés. La loi Elan prévoit cependant la mise en place d’une téléprocédure pour la gestion et l’instruction des demandes d’autorisations d’urbanisme obligatoire à compter du 1er janvier 2022.
En effet, l’article 62 codifié à l’article L423-3 du Code de l’urbanisme précise que : « les communes dont le nombre total d’habitants est supérieur à 3500 disposent d’une téléprocédure spécifique leur permettant de recevoir et d’instruire sous forme dématérialisée les demandes d’autorisation d’urbanisme déposées à compter du 1er janvier 2022 ».
En attendant janvier 2022 et la mise en place de la téléprocédure, il est tout à fait possible d’opter pour la LRE pour répondre aux demandes de permis de construire et les communes de moins de 3 500 habitants auront tout à fait la possibilité de continuer de privilégier ce système.
Les collectivités souhaitant gagner du temps dans le traitement des demandes de permis de construire, mais aussi réaliser des économies, pourront donc se tourner vers la lettre recommandée électronique pour adresser leur réponse. Tout d’abord, la LRE permet de gagner beaucoup de temps puisqu’elle peut être envoyée en quelques clics directement depuis un ordinateur, un smartphone ou une tablette. Le demandeur recevra sa réponse beaucoup plus rapidement que s’il avait dû attendre de recevoir son courrier ce qui peut être tout à fait pertinent pour répondre aux demandes urgentes à traiter. Les agents en télétravail pourront donc poursuivre l’envoi de leurs réponses très facilement. En utilisant la LRE, l’expéditeur recevra toutes les preuves liées à l’envoi de façon dématérialisées (dépôt et envoi, réception, refus et/ou négligence).
Qui plus est, la dématérialisation des réponses aux demandes de permis de construire permettrait de réaliser une économie considérable de papier, ce qui serait une solution beaucoup plus écologique, mais aussi économique. En effet, les coûts liés à l’impression des courriers, mais aussi à leur affranchissement, seront diminués grâce à l’utilisation de la lettre recommandée électronique qui possède un tarif unique (peu importe le volume de pièces jointes envoyées).
Opter pour la lettre recommandée électronique pour répondre aux demandes de permis de construire adressées aux collectivités peut donc véritablement permettre d’alléger la procédure, de gagner du temps, de privilégier une solution beaucoup plus écologique, et qui permettra également de réduire vos coûts.
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