Comprendre la dématérialisation des échanges dans le cadre des marchés publics

La réforme de la commande publique impose une dématérialisation des échanges entre les acteurs dans le domaine des marchés publics. Il est alors nécessaire de comprendre ses conséquences afin de pouvoir se conformer à ces nouvelles obligations. L’investissement dans de nouveaux outils est souvent nécessaire. Par exemple, cette dématérialisation nécessite l’utilisation de solutions numériques sécurisées pour transmettre l’ensemble des documents entre les acteurs lors de la conclusion d’un marché public. Que faut-il retenir de cette réforme ? Voici ce qu’il faut savoir !

Sommaire :

1. Les principes de la réforme de la dématérialisation dans le domaine des marchés publics
2. Le profil d’acheteur : une obligation liée à la dématérialisation des marchés publics
3. Les avantages de la plateforme pour la dématérialisation des échanges

 

1. Les principes de la réforme de la dématérialisation dans le domaine des marchés publics

Lors d’une passation dans le cadre d’un marché public, il est nécessaire depuis le 1^er octobre 2018 de transmettre tous les documents de façon dématérialisée. Cette nouvelle obligation est nécessaire lors de plusieurs étapes :

• La mise à disposition des documents de la consultation
• La réception des candidatures et des offres
• Les échanges concernant toutes les questions et les réponses entre les acteurs
• La notification des décisions

 

Il faut noter que la signature électronique n’est pas obligatoire. Cependant, si la signature se fait de façon manuscrite, il est obligatoire de transmettre le document par voie électronique. Dans ce cas, le papier doit être scanné.

 

2. Le profil d’acheteur : une obligation liée à la dématérialisation des marchés publics

La réforme du droit de la commande public impose la transmission d’informations via une plateforme appelée profil d’acheteur. C’est par ici que les documents et les échanges entre les acteurs s’effectuent. Toutes les procédures sont centralisées et assurées de façon électronique. Les documents n’ont plus besoin d’être imprimés. La consultation peut se faire de la part des entreprises et des candidats.

Pour obtenir un profil d’acheteur, il faut :

• S’équiper de la plateforme lorsque de nombreux marchés sont passés dans l’année à un montant supérieur à 40 000 euros.
• S’équiper avec d’autres acteurs afin de coupler les investissements.
• S’équiper de façon temporaire et uniquement au moment du besoin.

 

Il faut noter que l’objectif de cette réforme est de simplifier et d’optimiser les échanges entre les établissements publics et les entreprises. Toutes les étapes s’effectuent en toute sécurité au même endroit.

 

3. Les avantages de la plateforme pour la dématérialisation des échanges

Regrouper tous les documents lors d’une commande de marché public est une solution particulièrement intéressante pour les acteurs dans le domaine.

 

a. Une sécurité optimale pour les échanges dans le domaine des marchés publics

Il est indispensable d’assurer la sécurité juridique des échanges. Tous les documents transitent par l’intermédiaire de la plateforme pour optimiser les échanges.

Il faut aussi noter que cette dématérialisation obligatoire concerne uniquement les gros marchés. En effet, ceux qui ne passent pas la barre des 40 000 euros ne sont pas concernés par cette obligation. Au départ, ce seuil était fixé à 25 000 euros et il a été relevé à 40 000 euros depuis le 1er janvier 2020 (article R.2122-8 du code de la commande publique).

 

b. Un allégement des démarches administratives

Les procédures administratives dans le cadre de la commande publique sont contraignantes et lourdes. Il faut se soustraire à des règles importantes et suivre des délais précis. La dématérialisation permet de simplifier toutes ces formalités. Il est possible d’inclure la signature électronique dans le cadre des marchés publics. Il est aussi possible d’envoyer des lettres recommandées électroniques. Ces deux outils possèdent la même valeur juridique que leurs homologue papier. Une solution idéale pour alléger considérablement les obligations administratives qui pèsent sur les acteurs dans le cadre de la commande publique.

De façon concrète, avec la lettre recommandée électronique les entreprises n’ont plus à payer les frais d’affranchissement lors de l’envoi de document sous une forme papier. De plus, elles n’ont plus besoin de se déplacer pour déposer leurs offres.