En ce qui concerne les marchés publics, les échanges se doivent d’être à la fois sécurisés et rapides pour pouvoir répondre efficacement aux appels d’offres, mais aussi procéder à l’envoi et à la signature des contrats et avenants de manière efficace. Si le courrier papier est la solution qui est la plus traditionnellement utilisée, la lettre recommandée électronique est désormais une solution très plébiscitée, voire encouragée puisqu’elle offre de nombreux avantages. Alors quelle est la réglementation en ce qui concerne la correspondance dématérialisée dans les marchés publics ? Quels sont les avantages de la lettre recommandée électronique ? Réponses !
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Les marchés publics répondent à des réglementations bien précises en ce qui concerne la mise en place des appels d’offres, mais aussi les correspondances entre les différents organismes, qu’il s’agisse d’un organisme public comme d’un prestataire. C’est en effet le décret 2016-360 du 25 mars 2016 qui réglemente les correspondances en la matière et qui impose depuis le 1er octobre que tous les échanges réalisés dans le cadre de contrats de marchés publics soient effectués par voie électronique. L’ensemble du processus est donc impacté par le décret puisque ce sont notamment les questions des soumissionnaires en cours de consultation, les demandes d’informations et de compléments, les échanges relatifs à la négociation, les décisions de rejet ou d’attribution ainsi que les notifications des décisions qui doivent être effectuées par le biais d’une correspondance dématérialisée.
Si cette dématérialisation des communications a pu être perçue comme un véritable changement dans la procédure des échanges en ce qui concerne les contrats de marchés publics, il s’agit en fait aujourd’hui d’une réponse logique à de nouvelles manières de travailler et d’échanger. Le courrier électronique est une possibilité pour gagner du temps bien entendu, mais sur des prestations aussi importantes et confidentielles que les contrats de marchés publics, il peut être préférable d’opter pour un mode de communication plus sécurisé et avec une véritable valeur juridique comme la lettre recommandée électronique. En effet, la lettre recommandée électronique offre de nombreux avantages pour ce type de cas de figure.
La lettre recommandée électronique est un mode de communication permettant l’envoi de courriers de manière électronique à la manière d’un e-mail, à la différence que l’on disposera d’un bien plus haut niveau de sécurité et même d’un accusé de réception avec la même valeur juridique que sa version postale. Il s’agit donc ici d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception directement en ligne et sans avoir à faire appel à un transporteur par exemple.
La lettre recommandée électronique a en effet l’avantage de ne pas avoir à être imprimée ce qui peut représenter d’importantes économies pour une administration comme une entreprise. Il n’est donc plus nécessaire d’utiliser du papier ainsi que du matériel d’impression, ce qui permet également un véritable gain de temps. L’envoi d’un courrier par le biais d’une LRE permet par ailleurs de largement raccourcir les délais puisque le temps d’acheminement ne sera pas à prendre en considération. L’envoi ainsi que la notification auprès du destinataire seront pratiquement instantanés. Il s’agit donc d’une solution rapide et facile, idéale dans un domaine comme celui des marchés publics où il est bien souvent nécessaire de faire preuve de réactivité.
Enfin, il est important de rappeler qu’une lettre recommandée avec accusé de réception en ligne dispose d’exactement la même valeur juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception au format papier.
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