La transformation numérique des collectivités territoriales ne se limite pas à la dématérialisation des documents. Elle implique également de repenser les processus internes, de fluidifier les échanges entre services et de sécuriser les communications avec les administrés, prestataires et partenaires.
Pour la ville de Versailles, cette démarche est portée par Olivier Thoris, Chef du service flux numériques et gestion documentaire. En charge des flux entrants, circulants et sortants (qu’ils soient papier, hybrides ou dématérialisés), il accompagne depuis plusieurs années la modernisation des pratiques documentaires de la collectivité. Dans un précédent témoignage, il expliquait notamment son rôle dans la gestion des flux de la ville de Versailles, ainsi que dans le déploiement de la dématérialisation au sein des services
Dans ce nouvel échange, Olivier Thoris revient sur la manière dont AR24 s’est imposée comme une solution adaptée aux besoins de la collectivité, en particulier pour répondre aux enjeux réglementaires, améliorer les délais de traitement et renforcer la transversalité entre les services.
Sommaire :
À Versailles, la gestion documentaire occupe une place stratégique. Olivier Thoris pilote les flux numériques et documentaires pour la ville, mais également pour le Centre Communal d’Action Sociale. Son périmètre couvre l’ensemble des flux : entrants, circulants et sortants, qu’ils soient encore au format papier, hybrides ou entièrement dématérialisés. Cette organisation implique une attention particulière portée à la traçabilité, à la fiabilité des échanges et à la bonne circulation de l’information entre les différents services. Dans ce contexte, la Lettre Recommandée Électronique (LRE) s’inscrit naturellement dans une démarche plus globale de modernisation des pratiques administratives.
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Pour la ville de Versailles, l’adoption d’AR24 a d’abord permis de répondre à un besoin réglementaire.
« Ça nous a permis de répondre à la loi ELAN », explique Olivier Thoris.
La loi ELAN, promulguée en 2018, vise notamment à moderniser les pratiques liées au logement, à l’aménagement et au numérique. Dans le domaine de l’urbanisme, elle a accéléré la dématérialisation des échanges avec les collectivités, en imposant notamment aux communes de plus de 3 500 habitants de pouvoir recevoir et instruire les demandes d’autorisation d’urbanisme par voie électronique depuis le 1er janvier 2022.
Mais au-delà de cette nécessité initiale, l’usage de la LRE a rapidement révélé des bénéfices plus larges.
« On s’est rendu compte des avantages de la Lettre Recommandée Électronique. À partir de là, nous avons pu la proposer, l’ouvrir et la mettre en pratique sur d’autres services. »
Autrement dit, AR24 n’a pas seulement répondu à une contrainte. La solution a permis d’identifier de nouveaux cas d’usage au sein de la collectivité, en facilitant progressivement l’extension de la Lettre Recommandée Électronique à d’autres besoins métiers.
Pour Olivier Thoris, l’innovation apportée par AR24 ne repose pas uniquement sur la technologie. Elle se mesure surtout à travers l’évolution concrète des pratiques.
« C’est une innovation sur les process, sur les délais de traitement et sur la transversalité de traitement entre les différents services. »
Dans son précédent retour d’expérience, Olivier Thoris soulignait les difficultés liées à la perte de preuves dans le cadre des recommandés papier, ainsi que les démarches longues nécessaires pour les récupérer. La Lettre Recommandée Électronique permet en effet de simplifier les étapes liées à l’envoi d’un recommandé, tout en renforçant la traçabilité des échanges.
Avec AR24, les services disposent d’un outil plus adapté aux usages numériques actuels. Les délais de traitement sont raccourcis, les échanges sont mieux suivis et les équipes peuvent travailler de manière plus fluide, y compris lorsque plusieurs services sont impliqués dans un même processus.
Cette transversalité est particulièrement importante dans une collectivité, où les demandes peuvent concerner différents métiers : urbanisme, affaires juridiques, services administratifs, action sociale ou encore relations avec les prestataires.
La transformation numérique d’une collectivité ne concerne pas uniquement les agents. Elle doit aussi améliorer l’expérience des destinataires : administrés, prestataires ou partenaires institutionnels.
C’est précisément l’un des bénéfices mis en avant par Olivier Thoris :
« Une solution comme AR24 permet d’optimiser les traitements entre les différents services, mais aussi auprès de nos destinataires type administrés, prestataires, etc. »
En remplaçant certains envois papier par des Lettres Recommandées Électroniques, les collectivités peuvent simplifier les démarches, limiter les manipulations physiques et offrir une expérience plus rapide aux destinataires.
La LRE permet également de conserver un cadre sécurisé pour les échanges importants. Elle répond ainsi à un double enjeu : moderniser la relation avec les usagers tout en maintenant un haut niveau de fiabilité et de traçabilité.
Pour la ville de Versailles, AR24 s’inscrit dans une démarche de transformation numérique progressive et pragmatique.
La solution a d’abord permis de répondre à une obligation réglementaire. Elle a ensuite démontré son intérêt opérationnel, au point d’être proposée à d’autres services. Cette évolution illustre un point essentiel : la dématérialisation prend tout son sens lorsqu’elle simplifie réellement le quotidien des équipes et améliore la qualité du service rendu.
En facilitant les envois recommandés, en accélérant les délais de traitement et en favorisant la transversalité, AR24 accompagne les collectivités dans une modernisation concrète de leurs processus documentaires.
Pour Olivier Thoris, la valeur ajoutée est claire : AR24 contribue à optimiser les échanges, à la fois en interne et avec les destinataires externes de la collectivité.
L’expérience de la ville de Versailles montre que la Lettre Recommandée Électronique peut devenir bien plus qu’un simple équivalent numérique du recommandé papier.
Avec AR24, elle devient un outil de simplification, de sécurisation et d’efficacité opérationnelle pour les collectivités. En répondant aux exigences réglementaires tout en améliorant les pratiques internes, la LRE accompagne les administrations dans une transformation numérique concrète, progressive et utile à l’ensemble des parties prenantes.
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