Mairies : comment répondre simplement aux demandes des administrés ?

Publié le 3 septembre 2021

Mairies : comment répondre simplement aux demandes des administrés ?

Qu’il s’agisse d’une demande pour la réalisation de travaux comme d’un litige, les mairies reçoivent de nombreux courriers des administrés auxquels elles se doivent parfois de répondre en respectant un certain délai. Face à l’affluence des demandes, il existe un moyen de répondre simplement aux demandes formulées en réalisant des économies et en gagnant du temps. La lettre recommandée électronique permet en effet aux collectivités de traiter les demandes réalisées et d’y apporter une réponse.

Sommaire :

  1. Qu’est-ce qu’une lettre recommandée en ligne ?
  2. Pourquoi opter pour la lettre recommandée électronique en mairie ?

 

1. Qu’est-ce qu’une lettre recommandée en ligne ?

La LRE ou Lettre Recommandée Électronique est un courrier recommandé qui est envoyé de manière dématérialisée. L’expéditeur télécharge son fichier sur le site d’un service agréé et entre son adresse e-mail ainsi que celle de son destinataire.

Une fois l’identité de l’expéditeur vérifiée, une notification est adressée au destinataire pour lui faire savoir qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée. Il peut alors choisir soit de l’accepter, soit de la refuser, soit de l’ignorer. S’il l’accepte, son identité sera elle aussi vérifiée et il pourra alors connaitre l’identité de l’expéditeur et le contenu de la lettre. S’il la refuse, il n’aura pas connaissance ni de l’identité de l’expéditeur ni du contenu de la lettre et l’expéditeur recevra une preuve de refus. S’il l’ignore, il recevra plusieurs relances de notifications et sans réponse de sa part, l’expéditeur recevra une preuve de négligence.

La lettre recommandée électronique peut tout à fait être utilisée pour remplacer une lettre recommandée papier depuis le 1er janvier 2019 et elle aura donc la même valeur juridique que cette dernière. Les particuliers comme les entreprises, mais aussi les collectivités, peuvent donc tout à fait opter pour la lettre recommandée électronique à la place de la lettre recommandée papier.

 

2. Pourquoi opter pour la lettre recommandée électronique en mairie ?

Pour faire face à l’affluence des demandes envoyées par les administrés, les mairies disposent généralement de peu de moyens et manquent bien souvent aussi de personnel pour pouvoir traiter tous les courriers en temps et en heure. La lettre recommandée électronique a certains avantages par rapport à la lettre recommandée classique qui pourrait bien faire toute la différence afin de prendre en charge les demandes des administrés.

Tout d’abord, la lettre recommandée électronique ne nécessite ni papier, ni matériel d’impression, ni acheminement ce qui peut représenter de véritables économies pour une mairie et également la possibilité de minimiser son impact écologique. Toutes les lettres recommandées électroniques sont envoyées depuis un ordinateur et les dépenses peuvent ainsi être limitées pour traiter les demandes qui nécessitent une réponse par courrier avec accusé de réception.

Par ailleurs, la LRE permet également de gagner un temps précieux dans le traitement des demandes puisque le processus peut être largement simplifié. En effet, le gain de temps pour effectuer l’envoi d’une lettre recommandée électronique est considérable ce qui permet de traiter les demandes envoyées par les administrés avec plus d’efficacité et ainsi d‘éviter les dépassements de délais.

Dans un deuxième temps, il peut même être envisagé de proposer aux administrés d’envoyer eux aussi leurs demandes par le biais d’une LRE ce qui permettra d’autant plus de limiter l’utilisation de papier et l’impact écologique que peut avoir l’acheminement de courrier. La LRE est donc une solution très intéressante à mettre en place en mairie pour communiquer avec les administrés et aura la même valeur juridique qu’une lettre recommandée avec accusé de réception classique. Elle peut donc tout à fait être utilisée pour l’envoi de courriers officiels et répondre à des demandes telles que par exemple l’attribution de permis de construire et bien d’autres encore.

 

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