Marchés publics : Comment assurer des échanges dématérialisés et sécurisés entre acheteurs et soumissionnaires ?

Publié le 16 juin 2021

Marchés publics : Comment assurer des échanges dématérialisés et sécurisés entre acheteurs et soumissionnaires ?

Lors d’une passation de marché public, les acheteurs et les soumissionnaires ont besoin d’échanger des documents importants et des informations souvent confidentielles. Depuis 2018, ces échanges doivent obligatoirement se faire sous une forme numérique et dématérialisée. Il faut donc proposer aux parties une solution fiable, rapide et sécurisée afin de communiquer sereinement lors de cette procédure. Pour cela, il est possible de faire appel à notre plateforme chez AR24 pour l’envoi de vos lettres recommandées électroniques (LRE). Conseils et explications sur cette solution particulièrement utile dans le domaine.

Sommaire :

  1. La lettre électronique recommandée dans les marchés publics
  2. Quels sont les avantages de la LRE dans le cadre d’un marché public ?

 

1. La lettre électronique recommandée dans les marchés publics

Lors de la passation d’un marché public, il est fondamental de pouvoir échanger des documents entre acheteur et soumissionnaire. Ces derniers sont essentiels pour ensuite choisir la personne ou l’entreprise la plus adaptée. Les échanges doivent se faire via des lettres recommandées afin de pouvoir prouver le bon respect des délais impartis. AR24 vous propose une plateforme sécurisée et fiable pour échanger et envoyer vos courriers sous la forme d’une lettre recommandée électronique.

Alors comment faut-il procéder via notre plateforme pour envoyer vos courriers dans le cadre d’une passation de marché public ? Dans un premier temps, il faut connaître l’adresse e-mail du destinataire du courrier. La plateforme vous permet d’écrire le contenu de votre lettre et d’y ajouter les éléments d’information concernant votre destinataire. AR24 se charge de vérifier l’identité des deux parties (expéditeur et destinataire).

Le destinataire est informé de la réception d’une lettre recommandée électronique sur sa boîte e-mail. Et une preuve de dépôt et d’envoi est envoyée à l’expéditeur afin que celui-ci suive les étapes de la transmission de son courrier. Le destinataire peut :
 

  • Accepter le contenu de la lettre recommandée électronique et en prendre connaissance. L’expéditeur est aussi informé de son acceptation.
  • Refuser de lire le contenu de la lettre. AR24 informe son expéditeur que le destinataire refuse d’en prendre connaissance.

 
La négligence du destinataire est aussi notifiée à l’expéditeur. Dans tous les cas, AR24 vous permet de conserver les courriers sur des serveurs sécurisés en France.

 

2. Quels sont les avantages de la LRE dans le cadre d’un marché public ?

La sécurité et la fiabilité sont des points forts pour la lettre recommandée électronique. En plus, la plateforme permet de conserver l’ensemble des documents transmis afin de pouvoir les retrouver à tout moment si besoin. De cette façon, les parties peuvent facilement prouver l’envoi ou la réception de pièces justificatives et leurs dates.

Ensuite, la procédure via AR24 est particulièrement rapide. En quelques clics, le courrier part de votre ordinateur pour arriver sur celui de votre destinataire. Et ce point est aussi fondamental. En effet, dans le cadre d’un appel d’offres il faut réagir rapidement. Les contraintes des délais classiques lorsque l’acheminement se fait par voie postale n’existent pas dans ce cas de figure.

Enfin, cette solution est surtout pratique pour l’expéditeur comme pour le destinataire afin de communiquer de façon transparente et agréable lors d’une passation de marché public. D’autres corps de métier optent pour cette solution. C’est le cas des notaires qui doivent souvent suivre précisément des délais. Les syndics sont aussi soumis à des contraintes identiques. Le décret n°2015-1325 facilite les communications en autorisant les convocations aux AG par voie électronique par exemple.

Il faut aussi noter qu’un SAV vous accompagne en cas de questions, de doutes ou de demande d’information complémentaire lors de l’utilisation de la plateforme pour l’envoi de vos lettres recommandées électroniques. En définitive, cette solution est particulièrement intéressante pour proposer aux acheteurs, dans le cadre d’un marché public, une plateforme sécurisée et fiable lors de l’échange avec des soumissionnaires.

 

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