Retour sur le témoignage de Maxime Hervé, responsable du service ADS de la communauté d’agglomération Lamballe Terre & Mer. L’occasion de revenir sur la dématérialisation des flux recommandés au sein d’une communauté d’agglomération ainsi que ses nombreux avantages.
Sommaire :
Je m’appelle Maxime Hervé, je suis responsable du service ADS (Autorisations du Droit des Sols) de la communauté d’agglomération Lamballe Terre & Mer. Notre service est composé de 6 agents instructeurs chargés d’instruire administrativement les dossiers d’autorisations d’urbanisme pour le compte de 35 communes adhérentes de l’agglomération qui regroupe au total 38 communes. Cela comporte notamment, les certificats d’urbanisme, les déclarations préalables, les permis de construire et d’aménager.
Les difficultés que l’on rencontrait étaient principalement liées à la gestion des délais. Par exemple, les envois de courriers de majoration de délai et de demande de pièces complémentaires doivent se faire obligatoirement dans le premier mois suivant la date de dépôt du dossier en Mairie. En termes de délai, c’est extrêmement court. D’autant plus que les dossiers ne sont pas forcément transmis à notre service le jour du dépôt en Mairie. Bien souvent, ils le sont dans les 10 jours suivant la date de dépôt.
On a aussi une charge de travail qui est assez conséquente. Ce qui ne nous laissait que très peu de temps pour préparer et envoyer les courriers. Nous étions également dépendants des horaires du service courrier qui devait d’abord partir en mairie avant d’être affranchi et acheminé. En résumé, nous étions donc obligés d’anticiper sur 3 ou 4 jours minimum avant l’expiration du délai et en prenant en compte les jours ouvrés. Ce qui pouvait créer un stress assez important pour les agents.
Oui, la mise en place a été relativement simple. Nous utilisions déjà AR24 mais en tant que destinataire notamment concernant la dématérialisation des autorisations d’urbanisme.
En devenant expéditeur, l’objectif était de pouvoir envoyer rapidement les courriers et cela même au dernier moment sans être contraint de devoir respecter les horaires de départ du courrier. Désormais, lorsque le pétitionnaire indique son adresse email et son consentement (case à cocher) dans sa demande d’urbanisme, nous dématérialisons systématiquement l’envoi du courrier.
L’accompagnement commercial chez AR24 s’est très bien passé. Nos échanges avec Adrien Francius étaient très fluides. Il a rapidement compris nos besoins et nos problématiques et nous a apporté une solution clé en main qui répondait à nos attentes. Avant la mise en place, nous avons pu assister à un webinaire dédié à notre service. Ce qui a été très utile pour mes agents et a permis de rassurer mes équipes sur la simplicité d’usage et de les convaincre à utiliser le courrier recommandé électronique. Ce webinaire nous a donc permis de faciliter la dématérialisation des flux recommandés.
Nous utilisons l’Envoi Recommandé Electronique simple (ERE) car il s’agit d’une solution économique mais aussi, parce qu’elle ne nécessite pas d’identification du destinataire. Il peut accuser réception de son courrier recommandé d’un simple clic. De notre côté, nous bénéficions de preuves de l’envoi à la réception du courrier.
Aujourd’hui, nous utilisons ce mode d’envoi pour les majorations de délai et les demandes de pièces complémentaires. Ce sont des courriers que le maire de la commune adresse au demandeur. Comme nous avons une délégation de signature, nous pouvons les préparer et les signer. Pour tout ce qui est arrêté de permis de construire ou déclarations préalables, c’est la commune qui s’en charge.
Pour nous, le principal avantage est la facilité d’usage. L’ERE simple AR24 a largement permis à notre équipe de simplifier et d’optimiser la gestion de leurs tâches administratives. Grâce à AR24, le niveau de stress des agents de mon équipe a considérablement baissé. Auparavant, la préparation et l’envoi des courriers se faisaient dans l’urgence. Avec l’ERE simple, l’envoi est instantané et la plateforme AR24 est accessible à tout moment, ce qui donne plus de flexibilité aux agents travaillant sur site, mais aussi à ceux en télétravail. Pour réaliser nos envois, nous avons seulement à entrer les coordonnées du destinataire et choisir le modèle de courrier qu’on a déjà préenregistré.
De plus, la gestion des preuves dématérialisées et l’horodatage électronique sont très pratiques pour nous. Cela nous permet d’avoir un suivi de l’envoi à la réception. Mais aussi, avec l’envoi électronique, nous n’avons plus de perte de preuves. Avec l’horodatage électronique, nous n’avons aucun doute concernant la date d’envoi et de réception ; ce qui facilite grandement la gestion des dossiers.
Pour finir, avec AR24, nous avons pu choisir une offre adaptée à nos volumes et notre fréquence d’envoi. Nous avons toute de suite constaté que le coût de l’ERE simple AR24 était moindre comparé à un recommandé papier classique.
Oui, comme je le disais précédemment, la principale difficulté était liée à la gestion des délais. Avec l’envoi papier, nous devions prendre en compte les délais d’acheminement ainsi que les horaires du service courrier. Aujourd’hui, nos courriers sont prêts en quelques clics et nous pouvons même les envoyer en fin de journée.
Oui, je suis très content de cette solution aussi bien en tant qu’expéditeur que destinataire. En raison des obligations réglementaires, nous avons cherché une solution alternative au guichet numérique, car mettre en place ce type de portail dans un délai relativement court est quasiment impossible. En choisissant AR24, nous avons pu répondre aux exigences réglementaires dans les délais impartis et avoir un service de qualité.
Très utilisées par les mairies et les communautés d’agglomération, les solutions de recommandés électroniques AR24 sont simples et rapides à utiliser. Demande de pièces complémentaires, majoration de délai, arrêté d’urbanisme, etc., vous pouvez utiliser un courrier recommandé électronique dans toutes les situations où vous avez besoin d’un accusé de réception. Pour dématérialiser dès maintenant vos flux recommandés, créez votre compte AR24 en quelques clics ou contactez-nous pour en savoir plus.
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