La dématérialisation des flux recommandés est possible depuis quelques années déjà. Cette digitalisation a été facilitée par l’émergence de solutions numériques telles qu’AR24 mais aussi par l’entrée en vigueur de l’article L-100 du CPCE notamment. En effet, selon ce dernier, la Lettre Recommandée Electronique (LRE) est le strict équivalent juridique d’un courrier recommandé traditionnel. Afin de bénéficier de cette équivalence, l’expéditeur doit respecter certaines conditions comme recueillir le consentement de son destinataire avant de la notifier par LRE.
Professionnels de l’immobilier, découvrez comment recueillir le consentement de vos destinataires à travers une résiliation de bail commercial.
Sommaire :
Avant de pouvoir notifier vos destinataires par Lettre Recommandée Electronique (LRE), quelques précautions doivent être prises. En effet, vous devez tout d’abord faire appel à un prestataire de confiance qualifié tel que AR24 pour bénéficier de toute la protection juridique dont vous avez besoin.
En faisant appel à un prestataire non qualifié, vous vous exposez à ce que votre courrier électronique ne dispose pas de la même valeur juridique qu’un recommandé papier traditionnel. Vous pouvez donc faire confiance à AR24, le premier service de lettres recommandée électroniques en France, pour notifier vos destinataires particuliers ou professionnels.
Aussi, comme le prévoit l’article L-100 du CPCE, pour envoyer une LRE, vous devez impérativement recueillir le consentement de vos destinataires particuliers ou administrations. Pour être valable juridiquement, il devra être recueilli par écrit à une date précise.
Concernant les destinataires professionnels, il n’est pas nécessaire de recueillir leur consentement pour les notifier par LRE. Toutefois, il est recommandé de le faire pour tout d’abord vérifier que les coordonnées de votre destinataire sont correctes mais aussi pour vous assurer que votre destinataire pourra bien réceptionner le courrier électronique.
Il existe plusieurs moyens de recueillir le consentement de vos destinataires particuliers et administrations.
Vous pouvez tout d’abord recueillir le consentement de votre destinataire lors de la signature du bail commercial, en ajoutant une clause de consentement directement dans le contrat de bail. Une fois le consentement recueilli, vous pourrez utiliser la Lettre Recommandée Electronique pour toutes vos notifications dans le cadre de votre location de locaux commerciaux avec votre bailleur / preneur.
Si toutefois, vous n’avez pas recueilli le consentement de votre destinataire lors de la signature du contrat de bail, vous pouvez toujours le faire au cours du bail. Pour ce faire, vous devrez ajouter une clause de consentement dans un avenant ou dans un nouveau contrat lors du renouvellement du bail par exemple.
Pour simplifier cette procédure, AR24 met à votre disposition un gestionnaire de consentements en ligne pour recueillir le consentement de vos destinataires particuliers rapidement. Grâce à cet outil vous pourrez avoir une visibilité sur les consentements que vous avez recueillis ou ceux qui sont en attente. Aussi, vous pourrez ajouter manuellement des consentements. Toutefois dans ce cas, assurez-vous d’avoir la preuve que votre destinataire a bien accepté d’être notifié par LRE. Enfin, vous bénéficierez de preuves de consentement lorsqu’AR24 se chargera de les recueillir, vous serez donc protégé en cas de litige.
Pour finir, vous pouvez opter pour la Lettre Recommandée Optimale (LRO). Ce type de lettre permet au destinataire de choisir le support sur lequel il va recevoir le courrier : électronique ou papier. Ce mode d’envoi est souvent utilisé lorsqu’un expéditeur ne dispose pas encore du consentement de son destinataire ou que ce dernier semble réfractaire à la dématérialisation.
Lors de l’envoi d’une LRO, deux cas de figure peut avoir lieu :
En conclusion, quelque soit le moyen que vous avez choisi pour recueillir le consentement de votre destinataire, ce dernier restera valable pour tous les envois effectués à ce destinataire.
Si des questions persistent sur le recueil de consentement ou la Lettre Recommandée Electronique vous pouvez contacter notre expert sur le marché de l’immobilier sinon créez dès à présent votre compte AR24 et envoyer votre première LRE.
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