Ces dernières années, la Lettre Recommandée Electronique a connu un véritable essor auprès des professionnels de l’immobilier. Quelle que soit votre activité (promotion immobilière, transaction immobilière ou gestion locative) le recommandé 100% électronique est la solution pour accélérer et simplifier vos échanges avec vos clients. Utilisée fréquemment pour envoyer vos notifications SRU, pour notifier vos convocations de livraison ou bien pour communiquer le contrat de réservation en VEFA à vos clients, la Lettre Recommandée Electronique répond à tous vos besoins.
A suivre : 8 raisons d’opter pour la Lettre Recommandée Electronique AR24 pour accélérer et simplifier vos échanges avec vos clients
Sommaire :
De nos jours, le numérique est présent dans toutes les activités quotidiennes, y compris au cœur du secteur de l’immobilier. Dans ce contexte, les professionnels de l’immobilier n’ont pas eu d’autres choix que de tendre de plus en plus vers un objectif zéro papier. Cette dématérialisation a été facilitée par l’adoption de nombreux textes de loi et le développement de multiples solutions digitales innovantes comme AR24.
Dorénavant, la dématérialisation est un gage d’efficacité et de productivité pour vos agences immobilières, car elle permet d’offrir un service encore plus rapide et plus accessible à votre clientèle.
Ainsi, en optant pour la Lettre Recommandée Electronique AR24, vous pourrez échanger jusqu’à 256 Mo de PJ en un seul clic. Tout se fait en ligne depuis AR24.fr ou directement en API si vous décidez d’intégrer la LRE à votre logiciel métier.
La Lettre Recommandée Electronique assure la même protection juridique qu’un recommandé papier. Ainsi, la LRE est le strict équivalent juridique d’un recommandé postal comme le prévoit l’article L-100 du CPCE.
D’un point de vue légal, la LRE possède une valeur probante devant un tribunal attestant ainsi son équivalence juridique avec un recommandé traditionnel. Contrairement au recommandé papier, la Lettre Recommandée Electronique offre une preuve supplémentaire qui est la preuve du contenu grâce à un horodatage qualifié eIDAS, réalisé au cours de l’expédition (celle-ci est uniquement consultable par un juge en cas de contentieux).
Dématérialisée, l’envoi d’une Lettre Recommandée Electronique est instantané, vous supprimerez ainsi les délais d’acheminement de vos courriers et ferez ainsi courir vos délais légaux plus rapidement. En effet, avec une LRE, vos délais légaux commenceront à courir dès le lendemain de la notification.
Concernant les preuves, 5 preuves dématérialisées sont générées lors de l’envoi d’une LRE :
La preuve de dépôt et d’envoi est générée quelques minutes après l’envoi de la LRE. Celle-ci atteste que votre courrier a bien été expédié dans la boite mail de votre destinataire. Equivalente à un avis de passage, cette preuve permet dans la majorité des cas de faire courir les délais légaux.
La preuve de réception atteste de la bonne réception de votre courrier par votre destinataire.
S’agissant de la preuve de refus ou de négligence, elles pourront être générées selon l’action du destinataire. En effet, si votre destinataire n’accuse pas réception de votre courrier sous 15 jours, le courrier sera qualifié de « négligé ». Vous recevrez alors une preuve de négligence. Concernant la preuve de refus, vous la recevrez uniquement si votre destinataire refuse d’accuser réception de votre courrier. Pour rappel, le refus d’un recommandé 100% électronique entraine les mêmes conséquences juridiques que pour le refus d’un recommandé postal.
Enfin, la preuve de non-distribution vous informe que la LRE envoyée n’a pas pu être distribuée : la boite email de votre destinataire pouvant être pleine, ou son adresse inexistante voire indisponible.
En optant pour la Lettre Recommandée Electronique, vos collaborateurs gagneront un temps considérable ! En effet, la LRE bénéficie d’une conservation numérique sans surcoût. Ainsi, en quelques clics, vous aurez accès à vos courriers, vos PJ et vos preuves depuis votre espace personnel AR24.
Aussi, la LRE vous permettra d’accélérer vos procédures. En effet, la LRE permet de faire courir vos délais légaux immédiatement après l’envoi de votre courrier puisque ce dernier est instantané. Ainsi, dès l’expédition du recommandé numérique, vous recevrez la preuve de dépôt et d’envoi dématérialisée. Vos contentieux, vos procédures pourront alors être traités plus promptement.
Au-delà de vous faire gagner du temps, la LRE vous permettra aussi de réduire considérablement le coût de vos envois de recommandés. En effet, avec la LRE vous n’aurez plus besoin d’imprimer vos documents puisqu’ils seront dématérialisés. Aussi, vous réaliserez de belles économies sur l’archivage physique de vos documents puisqu’ils seront conservés gratuitement en ligne sur ar24.fr.
Enfin, bénéficiant d’un tarif unique à 3,49€* HT, quels que soient le volume et la destination de la LRE, celui-ci comprend : la certification et l’envoi de la LRE, 256 Mo de PJ soit l’équivalent de 19 000 pages de texte et la conservation de vos courriers, contenus et preuves sur nos serveurs français sécurisés.
NB : AR24 offre aussi d’autres fonctionnalités tel que l’envoi par lot qui permet de créer un environnement de travail collaboratif avec votre équipe ou encore un gestionnaire de consentements pour recueillir en toute simplicité le consentement de vos destinataires non professionnels.
La perte d’une preuve pourrait être dommageable en cas de litige. Avec la LRE, vous n’aurez plus ce problème puisque toutes vos preuves seront digitalisées et conservées gratuitement sur nos serveurs sécurisés. Aussi, à la différence du recommandé papier, vos LRE ne subiront pas de dégradation dans le temps.
Concernant l’organisation et la gestion de vos dossiers, la création d’une équipe vous permettra de mutualiser les dossiers pour qu’en cas d’absence, vos collaborateurs puissent mener à bien les dossiers en cours. En effet, la création d’une équipe donne accès à un environnement de travail commun, où tous les courriers, PJ et preuves seront conservés. Ainsi, en optant pour la LRE, l’organisation de vos dossiers ne sera que meilleure ce qui vous permettra de gagner du temps.
Aussi, la création d’une équipe vous permettra de nommer un ou plusieurs chefs d’équipes qui auront la capacité d’envoyer des recommandés électroniques. Ce qui permettra au manager de suivre et de valider les envois des recommandés.
La transformation numérique actuelle contraint les professionnels de l’immobilier à sans cesse devoir se renouveler pour répondre aux mieux aux nouvelles exigences de leur clientèle et à faire face à la concurrence. En effet, le client digital d’aujourd’hui souhaite pouvoir avoir accès à toutes ses données instantanément depuis tous les supports digitaux possibles.
La Lettre Recommandée Electronique (LRE) répond à tous ces défis. En effet, elle permettra d’accélérer et simplifier vos échanges avec vos clients et de rendre accessible à vos destinataires depuis un espace personnel, tous les documents qu’il aura reçus de votre part.
A noter que seuls l’expéditeur et le destinataire auront accès à ces documents confidentiels.
Enfin, en optant pour la LRE, vous réduirez considérablement votre empreinte carbone. En effet, dématérialisée, vous n’aurez plus besoin d’imprimer vos documents puisque tout s’effectue en ligne depuis ar24.fr ou directement sur votre logiciel métier si vous avez intégré AR24 en API.
AR24 vous accompagne dans votre objectif zéro papier.
Pour effectuer vos premiers envois de LRE, créez dès maintenant votre compte gratuitement sur ar24.fr. Pour en savoir plus sur la LRE et son utilisation en immobilier, contactez-nous, notre expert spécialisé dans votre secteur d’activité, se fera un plaisir de vous accompagner dans la dématérialisation de vos courriers.
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