Lettre recommandée 100% électronique : les 8 questions les plus posées par les professionnels de l’assurance

Publié le 22 juin 2022

les 8 questions les plus posées par les professionnels de l'assurance

La digitalisation du secteur de l’assurance ne date pas d’hier, elle a connu une montée en puissance due à la pandémie mais également à la pression concurrentielle. De nouveaux risques sont apparus contraignant les professionnels de ce secteur à se tourner vers des solutions ultra-sécurisées. Au cours de ces dernières années, la Lettre Recommandée Electronique (LRE), très appréciée pour sa fiabilité juridique et ses garanties en matière de sécurité, est devenue incontournable. Dématérialiser les flux recommandés permet aux professionnels de l’assurance d’optimiser leurs tâches administratives à faible valeur ajoutée afin de se focaliser davantage sur leur cœur de métier. Utilisation de la LRE, cadre juridique, coût, etc. ; plusieurs questions reviennent souvent chez les professionnels de ce secteur. Arnaud Lecuyer, expert du secteur des assurances, vous répond.

Sommaire :

  1. La lettre recommandée 100% électronique a-t-elle une valeur légale ?
  2. Comment récupérer les preuves relatives à l’envoi et à la réception d’une lettre recommandée électronique ?
  3. Dans quelles situations pouvons-nous utiliser la lettre recommandée électronique ?
  4. Que faire si nous ne possédons pas l’adresse email de l’ancien assureur afin de le notifier par voie électronique ?
  5. Quel est le volume maximum de pièces jointes autorisées et quels sont les formats acceptés ?
  6. Combien coûte l’envoi d’une lettre recommandée électronique ?
  7. L’identification de l’expéditeur et du destinateur est-elle fiable ?
  8. Devons-nous recueillir le consentement du destinataire avant l’envoi d’une lettre recommandée électronique ?

 

1. La lettre recommandée 100% électronique a-t-elle une valeur légale ?

Arnaud Lecuyer : Oui, la lettre recommandée électronique qualifiée dispose d’une valeur probante et d’une haute fiabilité juridique.

Strictement équivalente au recommandé papier avec accusé de réception, elle vous permet d’obtenir les mêmes preuves que lors d’un envoi papier ainsi que d’attester de la date d’envoi et de réception ; tous ces éléments pourront être portés devant le Juge. Mais ce n’est pas tout ! Avec l’acheminement électronique, vous bénéficiez d’une preuve de contenu grâce à un horodatage qualifié ; une vraie valeur ajoutée par rapport à un envoi papier.

 

2. Comment récupérer les preuves relatives à l’envoi et à la réception d’une lettre recommandée électronique ?

Arnaud Lecuyer : L’un des avantages de l’acheminement par voie électronique est la dématérialisation des preuves ainsi que la génération immédiate de la preuve de dépôt et d’envoi qui permet dans la plupart des cas, de faire courir les délais légaux. L’envoi étant instantané, la preuve de dépôt et d’envoi, équivalente à l’avis de passage, est disponible immédiatement dans votre espace AR24. Par conséquent, vos procédures sont accélérées puisque les délais d’acheminements sont supprimés. Vous recevez ensuite une preuve d’accusé réception ou de refus, selon le choix de votre destinataire. Dans le cas où la LRE resterait ignorée par le destinataire dans les 15 jours suivants l’envoi et malgré les 4 relances envoyées par AR24, vous recevez une preuve de négligence.

 

Pour aller plus loin : Un refus ou une ignorance de la lettre recommandée électronique par le destinataire ne peut en aucun cas suspendre ou annuler une procédure de recouvrement, de résiliation ou encore une expertise.

 

3. Dans quelles situations pouvons-nous utiliser la lettre recommandée électronique ?

Arnaud Lecuyer : Compte tenu du fait que la LRE est le strict équivalent de la LRAR, elle pourra être substituée à son homologue papier dans tous les cas de figure où l’usage d’un courrier recommandé avec accusé de réception est nécessaire. Résiliation de contrats dans le cadre de la loi Hamon, résiliation de contrats de complémentaire santé, mise en demeure pour non-paiement des primes d’assurance, convocation à une expertise amiable contradictoire, etc. ; la lettre recommandée 100% électronique s’adapte à tous vos besoins.

 

4. Il arrive que sur demande d’un nouvel assuré, nous sommes amenés à effectuer les démarches de résiliation auprès de son ancienne assurance. Que faire si nous ne possédons pas l’adresse email de l’ancien assureur afin de le notifier par voie électronique ?

Arnaud Lecuyer : Pas d’inquiétude ! Nous mettons à votre disposition la plupart des adresses emails nécessaires, en utilisant principalement les registres officiels de la FFA, la FNMF et le CTIP.

 

5. Quel est le volume maximum de pièces jointes autorisées et quels sont les formats acceptés ?

Arnaud Lecuyer : Vous pouvez joindre jusqu’à 256 Mo de pièces jointes quel que soit le format : PDF, image, audio, vidéo, etc. Un réel atout pour les professionnels de l’assurance et tout particulièrement pour les experts d’assurance qui doivent transmettre des pièces jointes volumineuses et de différents formats dans le cadre des expertises.

 

6. Combien coûte l’envoi d’une lettre recommandée électronique ?

Arnaud Lecuyer : La lettre recommandée électronique est disponible à un tarif unique de 3,49€ HT* sans surcoût, comprenant :

  • L’envoi et l’acheminement de la LRE et des pièces jointes ;
  • L’horodatage qualifié des preuves ;
  • Une capacité de 256 Mo de pièces jointes par envoi ;
  • Côté expéditeur : conservation gratuite des documents relatifs à l’envoi (preuves, LRE, etc.) sur les serveurs sécurisés d’AR24 ;
  • Coté destinataire : stockage gratuit et à vie des LRE et des pièces jointes dans le coffre-fort numérique Digiposte (fonctionnalité disponible depuis mars 2022).

 

Autrement dit, le prix reste fixe quel que soit le volume de pièces jointes ou la destination : de quoi optimiser vos coûts d’envoi. De nombreux professionnels de l’assurance ont constaté dès les premiers envois, une réduction de leurs coûts d’envoi par 2 voire par 5 (selon les cas de figure) par rapport à un envoi papier. À cela s’ajoutent les économies réalisées sur le papier, les cartouches d’encre et les frais de stockage puisqu’aucune impression n’est nécessaire.

 

7. L’identification de l’expéditeur et du destinateur est-elle fiable ?

Arnaud Lecuyer : Oui, chez AR24 et conformément au règlement eIDAS en vigueur dans tous les pays membres de l’Union Européenne, l’identification de l’expéditeur se fait à un niveau de confiance élevé et celle du destinataire à un niveau de confiance substantiel.

 

Pour aller plus loin :

Côté expéditeur, le moyen le plus utilisé par les professionnels de l’assurance est l’identifiant LRE sur lequel figure un QR Code ainsi qu’une clé OTP (One-Time Password) permettant de générer de façon illimitée des codes à usage unique.

Coté destinataire, plusieurs solutions de vérification d’identité à distance hautement sécurisées lui seront proposées :

  • L’Identité Numérique La Poste permet aux destinataires particuliers d’accuser réception d’une LRE en un clic ;
  • L’utilisation de codes OTP aussi bien pour les destinataires particuliers que les professionnels ;
  • La technologie de vérification d’identité AR24 éprouvée par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information. La vérification se fait via un procédé vidéo qui permet d’accélérer et de simplifier cette étape tout en restant ultra-sécurisée ;
  • Un certificat d’identification numérique (clé RPVA, clé REAL), si votre destinataire est un professionnel qui en dispose (par exemple un avocat ou un notaire).

 

8. Devons-nous recueillir le consentement du destinataire avant l’envoi d’une lettre recommandée électronique ?

Arnaud Lecuyer : Oui mais uniquement pour les destinataires particuliers et les administrations comme le prévoit l’article L100 du Code des postes et des communications électroniques. Obtenir le consentement de votre destinataire permet de vérifier son adresse email, mais également qu’il la consulte et qu’il est en mesure d’accuser réception d’une lettre recommandée électronique. Il devra être obtenu par écrit et à une date exacte. Pour les destinataires professionnels, cette étape n’est pas obligatoire mais recommandée, afin d’augmenter votre taux d’accusé de réception.

 

Pour aller plus loin : Afin de faciliter vos démarches, AR24 vous propose plusieurs solutions pour simplifier et accélérer cette étape. Vous avez la possibilité d’insérer une clause dans un contrat ou un avenant. Vous pouvez également utiliser le gestionnaire de consentements directement sur le site ar24.fr. Il se présente sous la forme d’un carnet d’adresses. Conçu de façon ergonomique, cet outil vous permet de recueillir rapidement le consentement de vos destinataires, de suivre leur statut (en attente ou recueilli), d’en ajouter manuellement et de générer une preuve de consentement.

 

Vous souhaitez mettre en place la dématérialisation de vos courriers recommandés de manière progressive ? La Lettre Recommandée Optimale (LRO) est une très bonne alternative. De cette façon, vous laissez le choix à votre destinataire sur le mode de réception (électronique ou papier). AR24 s’occupe de transmettre à votre destinataire la demande de consentement. Si ce dernier donne son accord pour être notifié par voie électronique, il recevra directement sur sa boite email sa lettre recommandée électronique. En revanche, s’il n’est pas d’accord, AR24 s’occupe d’imprimer le courrier et les pièces jointes, et les services d’acheminement de La Poste remettront en main propre à votre destinataire la lettre recommandée avec accusé de réception. Le gestionnaire de consentements accessible depuis votre espace AR24 sera automatiquement mis à jour.

Et vous ? Où en êtes-vous dans votre digitalisation ?

 

*Tarif en vigueur au 3 février 2022.

 

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