Depuis quelques années, les acteurs de l’assurance alertent sur un phénomène en constante évolution : les primes d’assurance impayées. Parfois, ce retard est dû à une simple négligence et d’autres fois, à de réelles difficultés financières. Certains assurés font opposition aux prélèvements de leurs cotisations sans même vérifier au préalable les conditions de résiliation de leurs contrats d’assurance. Pour faire face aux impayés, il est primordial de mettre en place un système de relances efficace grâce à des solutions digitales à valeur probante.
Découvrez comment AR24 accompagne les acteurs de ce secteur dans leurs procédures de recouvrement tout en leur permettant d’optimiser leurs couts.
Sommaire :
Dans le cadre d’une procédure de recouvrement, les professionnels de l’assurance doivent respecter un processus bien spécifique encadré par le Code des assurances. Dès le 11ème jour qui suit la date d’échéance, les compagnies d’assurance peuvent mettre en demeure leurs assurés puisque ces derniers ont 10 jours pour s’acquitter de leurs cotisations à compter de ladite date.
Dans cette situation, nous préconisons d’utiliser une lettre recommandée 100% électronique (LRE). Ce mode d’envoi est considéré selon l’article L.100 du Code des postes et des communications électroniques comme le strict équivalent juridique du recommandé papier. Comme le prévoit le Code des assurances, il est impératif d’utiliser dans ce cas de figure, un recommandé avec accusé de réception. La LRE est donc tout à fait adaptée pour vos mises en demeure. D’autant plus que ce mode d’envoi est pratique et permet de notifier un assuré en quelques clics seulement.
Préalablement à l’envoi de la mise en demeure, les assureurs ont l’habitude d’envoyer aux assurés une lettre de relance afin de leur rappeler leurs obligations. Dans ce cas précis, nous préconisons d’utiliser un Envoi Recommandé Electronique simple (ERE). Il s’agit d’un envoi électronique permettant d’obtenir un suivi (des preuves) de votre courrier, mais qui ne bénéficie pas de la même valeur juridique qu’une LRAR papier. A noter que pour relancer un assuré, il est tout à fait possible d’utiliser un ERE simple puisque dans cette situation, la loi n’impose pas le recours à un recommandé avec accusé de réception.
Bon à savoir : Pour simplifier et accélérer les règlements, vous pouvez insérer un lien de paiement dans votre lettre de relance ou de mise en demeure dématérialisée. Dans le cas où vos relances et mises en demeure resteraient sans réponse, le contrat et les garanties sont suspendus pour une durée de 10 jours et cela prend effet 30 jours à compter de l’envoi de la mise en demeure. En l’absence de régularisation durant la période de suspension, le contrat est automatiquement résilié si cela a été mentionné dans la lettre de mise en demeure envoyée par LRE. Si vous ne l’avez pas mentionné, vous devrez envoyer un courrier de résiliation par lettre recommandée électronique. En revanche, si le paiement a été perçu durant la période de suspension, le contrat est remis en vigueur et l’assuré est à nouveau couvert en cas de sinistre.
L’un des principaux avantages de la lettre recommandée électronique AR24 est son tarif unique. AR24 vous permet d’envoyer jusqu’à 256 Mo de pièces jointes partout dans le monde et cela sans coûts supplémentaires. Le tarif d’AR24 reste donc fixe, peu importe le volume des documents ajoutés à votre envoi.
Dans le cadre de l’envoi d’une mise en demeure dématérialisée, on estime une réduction des coûts par deux par rapport à l’envoi d’un recommandé papier traditionnel. Lors d’un envoi papier, plusieurs paramètres peuvent influencer le coût de votre envoi : le volume des documents joints, le niveau de garanties ou encore la destination. Avec la LRE AR24, votre tarif reste fixe.
Cette réduction des coûts pourra se constater dès le premier envoi. A cela pourra s’ajouter d’autres économies, celles-ci sont d’ordre indirect. Elles concernent par exemple, l’impression des documents, le coût des consommables liés à l’impression ou encore le stockage physique des documents.
Avec AR24 aucune impression ni déplacement n’est nécessaire puisque tout se fait en ligne. Quant à vos LRE, pièces jointes et preuves, elles seront conservées sur votre espace sécurisé et accessible à tout moment et cela durant plusieurs années.
Il existe deux façons d’utiliser AR24, soit depuis notre plateforme en ligne soit directement depuis votre logiciel métier ou votre outil de gestion documentaire si AR24 a été intégré à ce dernier. Quelle que soit la méthode utilisée, notre solution à valeur probante a été conçue pour être intuitive et ergonomique afin d’offrir aux expéditeurs et aux destinataires un parcours utilisateur fluide et optimisé.
Côté expéditeur, ce dernier devra, dans un premier temps, créer son compte et commander un identifiant LRE qui permet de sécuriser l’envoi des LRE. Cet identifiant LRE se présente sous la forme d’un document papier et permet de générer de manière illimitée des codes à usage unique. AR24 s’assure ainsi de votre identité comme le prévoit le règlement eIDAS.
Une fois que vous êtes en possession de cet identifiant, il faudra vous identifier à chaque nouvel envoi. Si votre destinataire est un particulier, il faudra préalablement à l’envoi recueillir son consentement. Il s’agit d’une obligation imposée par l’article L.100 du CPCE.
Mais pas d’inquiétude, cette étape est rapide et AR24 vous accompagne dans cette démarche grâce à son gestionnaire de consentements qui permet d’envoyer des demandes de consentements en quelques clics seulement. Vous pourrez également insérer une clause de consentement dans vos contrats, avenants, ou tout autre document contractuel.
A noter que ce consentement est valable pour tous les futurs envois destinés à ce même destinataire et permet de s’assurer que ce dernier est bien en mesure de recevoir une lettre recommandée électronique.
Lorsque vous aurez recueilli le consentement de votre destinataire, il ne vous restera plus qu’à ajouter son adresse email, votre message, vos pièces jointes et éventuellement des références clients. Enfin, il sera nécessaire de valider votre envoi.
Accessible 24h/24, 7j/7, la LRE AR24 vous permet d’envoyer en quelques clics seulement vos mises en demeure tout en réalisant des économies conséquentes. Pour profiter du tarif unique d’AR24 et envoyer dès maintenant votre première mise en demeure dématérialisée, créez votre compte gratuitement sur ar24.fr.
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