Dans le cadre d’une procédure de recouvrement à l’amiable, l’envoi de la mise en demeure est l’étape qui précède la suspension du contrat et des garanties d’assurance. Dans ce cas de figure, la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) est le mode de transmission privilégié des professionnels de l’assurance toujours à la recherche d’outils numériques innovants permettant d’optimiser leur temps de travail.
La dématérialisation des échanges avec les assurés présente de nombreux avantages pour les acteurs de ce secteur : accélération des procédures, réduction des coûts d’envoi, amélioration de l’expérience client, réduction de l’empreinte carbone, etc.
Mais qu’en est-il de sa valeur juridique ? La LRE aura-t-elle une fiabilité juridique devant un juge ? On fait le point.
Sommaire :
Afin d’instaurer un cadre légal commun à tous les pays membres de l’UE et d’accroitre la confiance dans les prestataires de services numériques, le règlement eIDAS impose des règles strictes en matière de sécurité dans le cadre des échanges électroniques.
Dématérialisation et horodatage qualifié des preuves, conservation et accessibilité de ces dernières durant au minimum 7 ans sur des serveurs sécurisés situés en Europe, vérification d’identité de l’expéditeur à un niveau de confiance élevé et substantiel s’agissant d’un destinataire, etc., sont les principaux critères auxquels les prestataires de confiance doivent se conformer. C’est l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information (ANSSI) qui est en charge d’évaluer le respect de ces critères et de délivrer les qualifications eIDAS.
C’est en 2018 qu’AR24, pionner de la vérification d’identité à distance, obtient sa qualification lui permettant de notifier tous types de destinataires, aussi bien particuliers que professionnels par lettre recommandée électronique qualifiée (LRE) ayant la même valeur juridique qu’une LRAR. AR24 devient alors le premier prestataire de LRE qualifiée en France et accompagne depuis, plus de 500 professionnels du secteur de l’assurance.
Tout comme lorsque vous utilisez un courrier recommandé papier, vous bénéficiez avec l’envoi électronique de 4 types de preuves vous apportant toute la protection juridique dont vous avez besoin : preuve de dépôt et d’envoi équivalente à l’avis de passage, preuve d’accusé de réception/ preuve de refus/ preuve de négligence. Ces preuves dématérialisées sont conservées avec le courrier et les pièces jointes et accessibles à tout moment depuis votre espace AR24.
En plus de vous garantir une sécurité juridique, AR24 va plus loin puisque la lettre recommandée électronique qualifiée est le seul recommandé pouvant vous apporter une preuve de contenu, étant donné que les LRE et les pièces jointes sont certifiées grâce à l’horodatage qualifié.
Vous l’avez compris, avec l’acheminement par voie électronique, vous bénéficiez de la plus haute protection juridique. De plus, un refus ou une ignorance de la LRE par l’assuré ne permet pas de suspendre ou d’annuler une procédure de recouvrement à l’amiable. En effet, la preuve de dépôt étant l’équivalente de l’avis de passage, le délai des 30 jours précédant la suspension des garanties commence à courir le lendemain de la date d’envoi. Il ne sera donc pas nécessaire de renvoyer une LRAR ou une deuxième LRE.
Pour rappel, la cotisation doit être payée 10 jours après l’arrivée à échéance du paiement ; la date figurant dans le contrat (article L113-3 du Code des assurances). À défaut de règlement, l’assureur adresse à son assuré une mise en demeure par courrier recommandé électronique ou papier.
La preuve de dépôt et d’envoi lors d’un envoi dématérialisé ou l’avis de passage lors d’un acheminement par voie postale fait courir un délai de 30 jours. À l’expiration de ce délai, si aucun règlement n’a été perçu, l’assurance est en droit de suspendre le contrat pour une période de 10 jours.
En cas de régularisation durant la période de suspension, le contrat est remis en vigueur le lendemain midi du jour du règlement et l’assuré est de nouveau couvert en cas de sinistre. Dans le cas contraire, le contrat est automatiquement rompu en l’absence de régularisation à la condition que l’assureur l’ait mentionné dans la mise en demeure. Si tel n’est pas le cas, l’assurance devra adresser un nouveau courrier recommandé électronique ou papier afin de prévenir l’assuré concernant la résiliation de son contrat.
Dans cette situation particulièrement, la dématérialisation de la mise en demeure est tout indiquée. La lettre recommandée électronique permet de bénéficier d’une solution à valeur probante tout en accélérant vos procédures et en optimisant vos coûts d’envoi.
De plus, la digitalisation de vos process conduit à la libération de certaines tâches administratives fastidieuses, vous permettant ainsi d’optimiser votre temps de travail sur des actions à réelle valeur ajoutée.
Compte tenu du fait que la lettre recommandée est 100% dématérialisée, les délais d’acheminement sont supprimés puisque l’envoi est instantané ; contrairement à l’envoi physique dont les délais d’acheminement peuvent varier entre 3 à 4 jours. De ce fait, vos procédures sont donc accélérées puisque les délais légaux courent plus rapidement.
Par ailleurs, l’assuré pourra prendre connaissance plus rapidement de la mise en demeure puisqu’il peut accuser réception du courrier recommandé n’importe quand et n’important où. Vous avez également la possibilité d’insérer un lien de paiement directement dans le contenu de votre courrier ; ce qui permet dans de nombreux cas d’accélérer et de simplifier le règlement de la prime. Ce qui est très apprécié par les assurés et permet par la même occasion d’améliorer l’expérience client.
Ce lien pourra également être ajouté à la lettre de relance. Pour ce type de courrier, l’Envoi Recommandé Electronique simple sera suffisant ; ce courrier n’est en aucun cas l’équivalent de la LRAR mais pourra être utilisé lorsque le Code des assurances n’impose pas l’usage d’un courrier avec avis de réception. Toutefois, avec ce mode d’envoi, vous bénéficiez d’un suivi de l’envoi à la réception du courrier.
Un autre avantage concernant la dématérialisation de la mise en demeure porte sur l’optimisation de la gestion des preuves. Elles sont conservées, classées automatiquement avec le courrier et les pièces jointes et accessibles à tout moment depuis votre espace AR24. Vous gagnez du temps puisque vous n’avez plus besoin d’imprimer, de mettre sous pli ni de classer physiquement les documents relatifs à l’envoi ni à les chercher en cas de nécessité ; vous réduisez par la même occasion votre empreinte carbone.
Enfin, la mise en demeure dématérialisée permet de réduire vos coûts d’envoi par deux voir par cinq par rapport à un envoi papier, puisque la lettre recommandée électronique AR24 est disponible à un prix unique comprenant l’envoi et l’acheminement partout dans le monde du courrier ; courrier auquel vous pouvez ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes (environ égal à 19 000 PDF) quel que soit le format. En définitive, aucun surcoût ne pourra donc être appliqué.
Vous souhaitez dématérialiser vos procédures de recouvrement à l’amiable ? Créez dès à présent votre compte gratuitement sur ar24.fr et rédigez votre lettre de mise en demeure. Vous pouvez également utiliser AR24 depuis votre logiciel métier après avoir demandé l’intégration API auprès de notre service technique. À savoir que cette implémentation se fait dans le respect de vos protocoles de sécurité informatique.
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