Depuis plusieurs années, les professionnels de l’assurance constatent une augmentation des primes impayées. Le Code des assurances prévoit que l’assureur puisse mettre en demeure un assuré lorsqu’une prime reste impayée 10 jours après son échéance. En pratique, les assureurs font preuve de plus de souplesse envers leurs assurés. L’article L113-3 du Code des assurances prévoit que la mise en demeure fait courir un délai de 30 jours pendant lequel l’assuré doit régulariser sa situation. À l’expiration de ce délai, les effets du contrat et les garanties d’assurance seront automatiquement suspendus. Suit une période de 10 jours avant la résiliation effective du contrat. Comment éviter à votre assuré de se retrouver enfermé dans cet engrenage juridique et obtenir rapidement le règlement des sommes dues ? À suivre, 5 astuces pour éviter le retard de paiement de la prime d’assurance.
Sommaire :
Avant de lancer la procédure de recouvrement, effectuer une première relance par téléphone peut s’avérer être une stratégie gagnante.
La relance téléphonique est un moyen efficace afin de :
Si cette relance téléphonique n’aboutit pas au règlement des cotisations impayées, il conviendra de faire parvenir à votre assuré une lettre de relance dans le but d’inciter l’assuré à s’acquitter de ses dettes. Ce recours à l’amiable, vous permettra de rappeler à votre assuré ses obligations et d’éviter dans de nombreux cas, une procédure judiciaire qui pourrait s’avérer longue et coûteuse.
Bon à savoir : L’Envoi Recommandé Électronique Simple (ERE) AR24 est le moyen idéal pour les professionnels de l’assurance afin de relancer les clients concernant le règlement de leurs cotisations impayées. Acheminé instantanément, vous recevez immédiatement une preuve de dépôt et d’envoi (équivalente à l’avis de passage d’un recommandé classique) mais également, une preuve de réception. L’horodatage qualifié permet d’obtenir une preuve de contenu du courrier et des pièces jointes. Vous pourrez d’ailleurs y ajouter un lien de paiement pour accélérer vos procédures de règlement d’impayés dès cette première étape de relance.
Enfin, son tarif unique séduit beaucoup de professionnels de l’assurance puisque le prix est fixe quel que soit le volume des pièces jointes ou la destination.
Plus de 500 professionnels du secteur des assurances ont fait le choix de dématérialiser leurs procédures de recouvrement et ont constaté dès les premiers mois, plus d’efficacité et de rapidité. De la suspension à la résiliation du contrat, AR24 dématérialise vos flux recommandés en s’adaptant aux besoins et aux problématiques des professionnels de l’assurance.
La première étape vers la dématérialisation de vos procédures de recouvrement est l’envoi de la lettre de relance par ERE simple. Équivalent numérique de la lettre suivie, l’ERE simple est utilisé lorsque l’usage d’un courrier recommandé avec accusé de réception n’est pas imposé par la loi mais que l’expéditeur souhaite avoir la garantie de la bonne distribution de son courrier.
En effet, avec AR24, vous disposez d’un suivi en temps réel du courrier. Rapide et instantané, l’envoi par ERE permet de supprimer les délais d’acheminement et ne nécessite aucune mise sous plis. L’assuré pourra accuser réception de la lettre de relance d’un simple clic, 7j/7, 24h/24 sans avoir besoin au préalable de vérifier son identité à distance ou de donner son consentement. La date de réception du courrier fera foi en cas de contentieux avec votre assuré ; ce qui peut être utile dans le cadre des résiliations de contrat pour non-paiement de la prime d’assurance. La preuve de dépôt et d’envoi accessible immédiatement sera conservée avec la preuve d’accusé de réception et le courrier, sans frais supplémentaires. Enfin, le contenu de votre ERE sera certifié grâce à l’horodatage eIDAS.
La deuxième étape vers la dématérialisation de vos process est l’envoi de la lettre de mise en demeure par LRE qualifiée. Strict équivalent juridique de la lettre recommandée papier avec accusé de réception, la LRE ou lettre recommandée électronique vous protège sur le plan juridique dans le cadre d’une résiliation de contrat pour non-paiement de la prime d’assurance. Tout d’abord, vous disposez de preuves horodatées équivalentes à l’envoi papier :
Ces preuves ainsi que les courriers associés sont conservés gratuitement sur notre cloud sécurisé. À l’identique de l’envoi papier, ces preuves pourront être utilisées en cas de procédure judiciaire. Sans oublier bien sûr la preuve du contenu : l’envoi de recommandé électronique qualifié est aujourd’hui le seul recommandé permettant de prouver le contenu du courrier en cas de litige avec votre assuré.
Un autre avantage de la LRE est son instantanéité. En effet, la procédure d’envoi est aussi rapide que l’envoi d’un email et permet de supprimer les délais d’acheminement. Par conséquent, le délai des 30 jours impartis à l’assuré pour régulariser sa situation et éviter ainsi la suspension de ses garanties d’assurance, commence à courir plus tôt.
Enfin, de nombreux professionnels de l’assurance ont constaté que des économies avaient pu être réalisées et cela dès les premiers envois. Quel que soit le mode d’envoi utilisé (LRE qualifié, ERE simple, LR Optimale), les coûts d’envoi sont deux à cinq fois moins chers que lors d’un envoi papier, peu importe le volume de pièces jointes envoyées (256 Mo maximum par envoi – tous les formats sont acceptés) ou la destination. Pour tout savoir sur comment faire des économies, vous pouvez lire notre dernier article sur l’optimisation des coûts d’envoi.
Bon à savoir : Lorsque vous envoyez un courrier recommandé électronique avec accusé de réception il est impératif d’obtenir à une date exacte, un consentement écrit de la part de vos destinataires particuliers ainsi que des administrations (article L.100 du Code des postes et des communications électroniques).
AR24 vous propose différentes solutions afin de simplifier et d’accélérer cette étape :
Ce consentement étant valable pour tous les prochains envois et sans limite de temps, il peut arriver que votre assuré oublie d’avoir donné son consentement. C’est pour cela qu’il est recommandé de pré-notifier votre destinataire. Chez AR24, cette option est gratuite, il vous suffit de sélectionner « envoyer un mail de pré-notification » au moment de l’envoi. De nombreux professionnels de l’assurance ont constaté en choisissant cette option, une augmentation de leur taux d’accusé de réception.
Plus les modes de règlement seront simplifiés et plus vous avez de chances de percevoir rapidement les règlements des primes d’assurance ! Par exemple, vous pouvez insérer directement dans votre lettre de relance ou de mise en demeure, un lien de redirection vers un portail de paiement disponible 24h/24, 7j/7. L’ajout de ce lien de paiement directement dans votre courrier a plusieurs avantages :
Enfin, proposer plusieurs modes de règlement à votre assuré permettra de faciliter également les paiements.
Les professionnels de l’assurance ont recours, à plusieurs reprises au cours de la relation avec leurs assurés, à la lettre recommandée avec accusé de réception. Par conséquent, il peut être très avantageux pour les assureurs de dématérialiser leurs échanges notamment pour accélérer les procédures et simplifier les communications avec leurs interlocuteurs. Il revient au gestionnaire ou au conseiller d’assurance d’expliquer à l’assuré les avantages dont il pourra bénéficier en acceptant de recevoir des courriers recommandés électroniques provenant de votre part (réception des LRE à tout moment et n’importe où, conservation des courriers recommandés envoyés par son assurance sur un cloud sécurisé, assistance téléphonique gratuite, etc.).
Si votre assuré a quelques réticences concernant la sécurité et la fiabilité de l’envoi électronique, rassurez-le. AR24 en tant que prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI, garantit aux expéditeurs mais également aux destinataires une vérification de l’identité à distance ultra-sécurisée et conformes au règlement eIDAS.
Votre assuré pourra s’identifier via :
Dans de nombreux cas la mise en œuvre de ces best practices permet d’éviter le retard de paiement des primes d’assurance.
Vous n’avez pas encore obtenu le consentement de votre assuré ? Ce dernier semble réticent à dématérialiser ses courriers ? Nous avons la solution : la lettre recommandée optimale. L’alternative idéale si vous souhaitez aller pas à pas vers la digitalisation. AR24 s’occupe de tout. Tout d’abord nous transmettons à votre assuré la demande de consentement, ensuite nous acheminons votre courrier par voie électronique ou postale, en fonction des préférences de l’assuré. Vous avez des questions ? Contactez notre expert du secteur des assurances, il vous accompagnera lors de votre premier envoi.
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