5 astuces pour éviter les retards de paiement et réussir vos recouvrements

60 jours ou 45 jours fin de mois à compter de la date de réception de la facture, c’est la durée maximale autorisée par la loi pour les paiements inter-entreprises (article L. 443-1 du code de commerce). Mais les retards de paiement restent nombreux et mettent souvent en difficulté la trésorerie des entreprises qui sont alors susceptibles d’être elles-mêmes en retard de paiement ou pire… Ces impacts sur leur trésorerie, leur compétitivité, voire, pour les plus fragiles d’entre elles, sur leur existence, peuvent être prévenus de manière efficace et à moindre coût si un processus est mis en place et optimisé par l’automatisation et la dématérialisation. Faisons le point.

Sommaire :

1. Rédigez avec soin vos CGV sur vos contrats, devis et factures
2. Vérifiez la satisfaction de vos clients pour prévenir tout blocage
3. Mettez en place une première relance téléphonique amiable
4. Récapitulatif de l’échange par mail
5. Dématérialisez et optimisez vos mises en demeure grâce à la lettre recommandée électronique

 

1. Rédigez avec soin vos CGV sur vos contrats, devis et factures

Mieux vaut prévenir que guérir. Une gestion efficace des impayés commence dès l’établissement de la relation commerciale avec votre client, lors de la rédaction de vos conditions générales de vente. Elles doivent faciliter juridiquement les paiements et dissuader les mauvais payeurs. Soyez particulièrement attentif aux points suivants :

• Le délai de règlement : faites-le figurer explicitement sur tous vos documents comptables. La durée légale pour être payé est 30 jours à date de réception de la facture. En tout état de cause, la durée de paiement ne pourra pas excéder 60 jours ou 45 jours fin de mois.
• Les pénalités de retard : le taux minimum légal est fixé par rapport au taux d’emprunt de la BCE, qui est actuellement de 0% ! Remplacez-le par un taux davantage dissuasif pour les retardataires, par exemple 10% du montant de la facture par mois de retard. Mentionnez également l’indemnité forfaitaire de 40 € prévue par la loi.
• La compétence juridictionnelle : indiquez qu’en cas de contentieux le tribunal de commerce compétent pour juger le litige sera celui de votre siège social. Si le mauvais payeur réside loin, cela vous évitera de fastidieux déplacements tout en contraignant l’indélicat à se déplacer.
• L’acompte : demander un acompte vous permettra d’obtenir les coordonnées bancaires de votre client, qui seront utiles dans une procédure contentieuse impliquant une saisie sur son compte bancaire.

 

2. Vérifiez la satisfaction de vos clients pour prévenir tout blocage

Les retards sont souvent dus à une frustration, assurez-vous de la satisfaction de vos clients et soyez à l’écoute de leurs éventuelles plaintes. Si vous n’avez pas donné la possibilité à votre client de faire part de son insatisfaction, il sera davantage susceptible de ne pas payer qu’un client satisfait. Entre le moment où vous avez fourni votre service ou votre produit et celui où vous envoyez votre facture, contactez votre client pour vous assurer qu’il est content de votre prestation.

Cette enquête de satisfaction peut être effectuée via un formulaire en ligne envoyé par e-mail ou lors d’un appel téléphonique d’un chargé de clientèle ou du commercial responsable du contrat. Si votre client est mécontent, interrogez-le sur les motifs de son insatisfaction. S’il se sent écouté, il se concentrera davantage sur les aspects positifs. Si son insatisfaction est forte et justifiée, vous pouvez éventuellement faire un petit geste commercial, par le biais d’une petite remise ou d’un avoir. En plus d’améliorer votre qualité de service, vous préserverez la relation commerciale et sécuriserez par la même occasion le paiement de votre facture !

 

3. Mettez en place une première relance téléphonique amiable

Votre facture a été envoyée, l’échéance de paiement est passée et vous n’avez pas été payé ? Ce retard peut résulter d’un acte délibéré, mais aussi d’un oubli involontaire ou de difficultés financières momentanées de votre client… Comment s’en assurer ?

Par une relance téléphonique le dernier jour de l’échéance. Celle-ci a plusieurs objectifs : rappeler au client l’existence de votre facture, lui montrer votre vigilance quant aux impayés… et obtenir un engagement sur une date de paiement.

 

4. Récapitulatif de l’échange par mail

Suite à cet échange téléphonique, pensez à envoyer un e-mail rappelant la teneur de votre conversation et les engagements qu’il vient de prendre. Cette communication sera bien sûr accompagnée de votre facture. Cet email vous permettra d’avoir une trace écrite et commune des suites de votre échange téléphonique et des engagements pris. Autre avantage par rapport à une relance par courrier postal ? La transmission au destinataire est instantanée, économique et vous gagnez ainsi en moyenne 5 jours d’acheminement !

Insistez sur le fait qu’il s’agit de votre dernière démarche amiable avant la transmission de son dossier à votre service juridique et le passage à une voie contentieuse.

 

5. Dématérialisez et optimisez vos mises en demeure grâce à la lettre recommandée électronique

Sans nouvelle de votre client au bout d’une semaine, adressez lui une mise en demeure, étape indispensable avant un recours contentieux. Cette mise en demeure sera encore accompagnée de votre facture. Elle doit impérativement être adressée en lettre recommandée avec accusé de réception dans l’hypothèse que le dossier soit présenté devant un tribunal.

2 possibilités s’offrent à vous :

• La lettre recommandée avec accusé de réception au format papier, acheminée par la Poste dont le coût se situe à 5€ environ. Les délais d’acheminements varient entre 4 et 7 jours. Pour un envoi à l’international, prévoyez que les délais et tarifs puissent doubler.
• La lettre recommandée 100% électronique eIDAS qualifiée, acheminée par un prestataire reconnu par la France et les autres Etats membres (qualifié eIDAS) dont les délais d’acheminements sont nuls quelque soit le pays de destination et le poids des pièces jointes (jusqu’à 256mo). Elle permet de réduire les délais légaux de 5 jours en moyenne tout en gardant le même niveau de sécurité.

 

Cet envoi recommandé électronique possède la même valeur légale qu’une lettre recommandée en version papier et possède d’autres avantages :

• Il est horodaté : le mauvais payeur ne peut pas contester sa date de réception.
• Il est dématérialisé : vous pourrez l’intégrer dans votre logiciel de facturation et le conserver dans votre GED.
• Il peut être automatisé : les LRE peuvent être programmées.

 

Pour conclure, voici deux précautions à prendre pour effectuer en toute sérénité vos mises en demeure de manière dématérialisée (avec des lettres recommandées électroniques) :

• Si votre client est un particulier, incluez dans votre contrat une clause vous permettant de communiquer par lettre recommandée électronique. Si c’est un professionnel, son consentement préalable n’est pas nécessaire.
• Choisissez bien le prestataire qui vous permet d’envoyer des lettres recommandées électroniques. La loi Numérique d’Octobre 2016 exige que ce fournisseur soit qualifié eIDAS afin que vos recommandés soient légaux et que votre preuve de dépôt par voie électronique soit recevable. Vous pouvez vérifier qu’un service est qualifié sur le site de la Commission Européenne ; la mention ‘Qualified electronic Registered Delivery Service’ doit impérativement apparaître.