La LRE pour faciliter les processus RH

Dématérialiser les processus RH est l’un des nouveaux enjeux économiques pour les entreprises. En effet, opter pour la dématérialisation des documents RH c’est gagner en efficacité, mais également du temps et de l’argent. Parmi toutes les méthodes de dématérialisation disponibles actuellement, la lettre recommandée électronique (LRE) s’impose comme un moyen sûr, rapide et efficace pour transmettre des documents aux salariés sans passer par le prestataire historique. En effet, la LRE peut être utilisée pour notifier les salariés d’une entreprise, aussi bien pour transmettre les bulletins de salaire, notifier un avenant au contrat, ou dans le cas d’un licenciement. Les avantages sont nombreux.

Sommaire :

1. Traçabilité d’une LRE
2. Conservation d’une lettre recommandée en ligne
3. Valeur juridique

 

1. Traçabilité d’une LRE

Avec la LRE, il est désormais plus facile de surveiller votre envoi.

Plus fiable que le papier, le principe même de la LRE vous permet de suivre l’état de votre envoi en vérifiant son statut : envoyé, réceptionné, refusé ou négligé. Vous pouvez ainsi vous assurer de sa bonne réception par le destinataire, et ce à n’importe quel moment de la journée.

 

2. Conservation d’une lettre recommandée en ligne

Lorsque vous envoyez une LRE, son contenu est sauvegardé de manière sécurisée grâce à un système de cloud 100% français.

En choisissant AR24, vous bénéficiez d’une conservation pour vos envois (contenu, pièce jointes et preuves) pendant 10 ans et sans surcoût.

À tout moment, vous pouvez accéder aux conservations de vos envois depuis votre compte.  Sachant que les preuves de vos envois, qui sont également conservées, vous permettront de faire valoir vos droits en cas de litige, ce qui peut arriver dans le cas d’un licenciement.

 

3. Valeur juridique

Dans le cadre d’un licenciement, le destinataire peut penser que s’il n’ouvre pas son courrier recommandé, il pourra en ignorer les conséquences juridiques.

De manière générale, le destinataire d’un courrier recommandé, qu’il soit papier ou électronique, possède un délai de 15 jours, à compter du lendemain de la première notification, pour accuser réception de son courrier. Refuser ou négliger un courrier, n’empêche néanmoins pas l’application de ses effets.

Lors d’un licenciement, hors cas spéciaux, la résiliation du contrat de travail n’intervient pas immédiatement suite à sa notification. En effet, le salarié est tenu d’exécuter une période de préavis, déterminée selon son ancienneté (article L1234-1 du Code du travail).

Au titre de l’article L1234-3 du Code du travail, la date de présentation de la lettre recommandée notifiant le licenciement au salarié fixe le point de départ du préavis.

Néanmoins, dans trois cas, il n’y aura pas de préavis :

• en cas de licenciement pour faute grave (article L 1234-1 du Code du travail)

• en cas de dispense de l’employeur (article L1234-5 du Code du travail)

• en cas de licenciement pour inaptitude (article L1226-14 du Code du travail)

Ainsi, dans ces trois hypothèses, le délai pour la fin du contrat commencera avec la date d’envoi, qui sera donc indiquée sur la preuve d’envoi que l’expéditeur reçoit. En effet, la rupture d’un contrat de travail se situe à la date où l’employeur a manifesté sa volonté d’y mettre fin, c’est-à-dire au jour de l’envoi de la lettre recommandée avec demande d’avis de réception notifiant la rupture (Cass., soc., 11 mai 2005, n° 03-40650 03-40651, publié au bulletin).

 

Pensez désormais à ajouter dans vos contrats une clause d’accord vous permettant de recueillir le consentement de votre destinataire particulier (les salariés d’une société étant considérés comme des particuliers) à être notifié à une adresse mail donnée ou ajouter un avenant à vos contrats de travail. Vous pourrez ensuite réaliser vos échanges avec vos salariés par LRE.