Syndics de copropriété : comment mettre en place facilement la lettre recommandée électronique ?

Publié le 4 septembre 2018  —  Dernière modification le 12 mai 2021

Syndics de copropriété : comment mettre en place facilement la lettre recommandée électronique ?

15 millions de convocations d’assemblées générales sont envoyées par les Syndics de copropriété chaque année. La LRE eIDAS qualifiée acheminée par un prestataire de confiance qualifié par l’ANSSI (l’Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information) est 100% équivalente à son homologue papier. Elle vient faciliter ce procédé souvent coûteux et chronophage. Elle permet ainsi aux syndics de copropriété de dématérialiser l’ensemble des convocations d’Assemblée Générale.

Sommaire :

  1. Les avantages de la LRE pour les syndics et les copropriétaires
  2. Comprendre la réglementation propre aux syndics
  3. Comment recueillir gratuitement les consentements des copropriétaires depuis le 29 Juin 2019

 

1. Les avantages de la LRE pour les syndics et les copropriétaires

100% dématérialisée, la LRE eIDAS est acheminée de manière instantanée à moindre coût (entre 2€ et 3€ HT par envoi selon les prestataires et généralement sans frais supplémentaire de mise en place ou de configuration). Pour le copropriétaire c’est aussi un gain de temps non négligeable : il peut accéder à ses notifications depuis son ordinateur ou son téléphone sans avoir à se rendre au bureau de Poste durant les heures d’ouverture. 

 

2. Comprendre la réglementation propre aux syndics

Si toute LRE nécessite au préalable l’obtention de l’accord du destinataire particulier, le nouveau décret n°2019-650, encadre plus spécifiquement ce recueil de consentement pour les copropriétaires. 

Le décret n°2015-1325, relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis, a été modifié par le décret n°2019-650 du 27 juin 2019, entré en vigueur le 29 juin 2019. Ce dernier a permis de faciliter largement le recueil du consentement du copropriétaire.    

  • L’accord peut être formulé au cours d’une assemblée générale. Cela implique que tous les copropriétaires soient présents lors de celle-ci afin d’éviter d’engager le sujet lors de plusieurs assemblées.  
  • L’accord peut être communiqué par le copropriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception sous format papier. Cela implique que les copropriétaires se rendent au bureau de poste et financent la lettre recommandée…  
  • Enfin, le copropriétaire peut vous envoyer son consentement par envoi recommandé électronique simple. Cette dernière possibilité est la plus rapide et la plus pratique pour les copropriétaires. Mais elle permet aussi aux syndics de stocker facilement les consentements.   

Le syndic doit mentionner dans le registre des procès-verbaux de la copropriété chacune des autorisations qu’il reçoit.  

AR24 facilite le recueil de consentement des copropriétaires en permettant à ces derniers d’envoyer de façon gratuite un envoi recommandé électronique simple (c’est-à-dire n’incluant pas identification spécifique). Ils pourront ainsi transmettre leur accord à leur syndic de copropriété facilement.  

 

3. Comment recueillir gratuitement les consentements des copropriétaires depuis le 29 Juin 2019

  1. Les copropriétaires souhaitant donner leur consentement pourront s’inscrire gratuitement sur AR24.fr
  1.  Dans le formulaire d’inscription, ils pourront renseigner le code promotionnel donnant droit à un envoi recommandé électronique simple gratuit : ACCORDCOPRO 
  1. Il leur suffira ensuite de transmettre leur consentement par envoi recommandé électronique simple (accessible en un clic depuis la page Nouvel Envoi de leur compte) 
  1. Exemple de clause de consentement :  

Conformément à l’article 42-1 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles, je soussigné … autorise le Syndics … à m’adresser toutes notifications de convocations aux assemblées générales de copropriétés par courrier recommandé avec accusé de réception électronique l’adresse suivante :  
Pour M./Mme XXX : XXX@XXX  

  

Si vous avez des questions ou souhaitez échanger à ce sujet, n’hésitez pas à contacter un de nos experts en écrivant à l’adresse suivante : contact@ar24.fr. 

 

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