Procédure de licenciement : quels délais à respecter avant l’envoi d’une lettre de licenciement ?

La procédure de licenciement ne s’improvise pas. Elle suit un cadre légal précis et strict pour conserver les droits et les obligations de chaque partie : employeur et salarié. Il est alors particulièrement important pour l’employeur de connaître les délais légaux à respecter. Plusieurs actions doivent être menées de la part de chaque partie. Coté employeur, pour simplifier ses démarches administratives, il pourra se pencher sur la lettre recommandée électronique (LRE).

Sommaire :

1. La convocation à un entretien préalable lors d’un licenciement
2. La lettre de licenciement adressée au salarié

1. La convocation à un entretien préalable lors d’un licenciement

Avant de se pencher sur l’envoi de la lettre de licenciement au salarié, il faut commencer par convoquer ce dernier à un entretien préalable. Cet échange entre les parties est imposé afin de pouvoir communiquer sur les raisons du départ du salarié de l’entreprise. La convocation doit être formalisée afin de prouver le bon respect de la procédure. Cette lettre doit obligatoirement être avec accusé de réception. Les employeurs optent régulièrement aujourd’hui pour une lettre recommandée électronique (LRE) afin de simplifier les démarches et de gagner du temps.

Plusieurs éléments doivent être inclus dans cette lettre, que cette dernière soit sous un format papier ou sous un format électronique (LRE) :

• L’objet de l’entretien entre les parties ;
• Les précisions concernant le lieu, l’heure et la date de la réunion ;
• L’assistance du salarié lors de cet échange.

En effet le salarié peut se faire assister durant toute la réunion avec son employeur. Il a alors le choix entre un salarié de l’entreprise ou un conseiller extérieur si l’entreprise n’a pas de représentant du personnel. Il faut aussi noter qu’un délai minimum de 5 jours doit être respecté entre le moment où le salarié reçoit la lettre et la date de l’entretien. De plus, il faut savoir que le salarié n’a pas l’obligation de se rendre à ce rendez-vous.

2. La lettre de licenciement adressée au salarié

L’entretien préalable est passé, mais la procédure ne s’achève pas pour autant. Désormais, il faut acter le licenciement du salarié auprès de l’entreprise. Pour cela, l’employeur doit utiliser une lettre de licenciement. Ce formalisme est obligatoire pour respecter la procédure. Ici encore, la notification au salarié se fait uniquement par lettre recommandée avec accusé de réception. Cependant depuis janvier 2019, le format électronique qualifié eIDAS possède la même valeur juridique que le format papier. De cette façon, l’employeur peut tout à fait choisir d’informer son salarié via LRE en lui envoyant électroniquement sa lettre de licenciement. Cette solution est proposée de façon sécurisée et rapide par AR24.

À noter que le salarié est considéré comme un particulier vis-à-vis de son employeur. Pour cette raison l’employer doit obtenir le consentement préalable du salarié à être notifié par LRE. L’idéal étant d’inclure une clause contractuelle dans les contrats de travail de tous les salariés, afin de pouvoir communiquer avec eux toujours par voie électronique.

Le cadre légal impose un délai de 2 jours ouvrables entre la notification du licenciement au salarié et la date de l’entretien. Par contre, la loi n’impose pas de délai maximum pour l’envoi de la lettre. Il est important de préciser clairement dans cette lettre le motif du licenciement au salarié. La lettre recommandée électronique (LRE) permet d’envoyer, si cela est pertinent, des documents en pièce jointe à ajouter au courrier électronique. De plus, l’employeur doit faire un rappel dans son courrier des droits et des obligations de chaque partie.

L’employeur doit aussi savoir que le salarié peut lui demander des précisions sur ce motif de licenciement. Pour cela, il dispose d’un délai de 15 jours à compter de l’information du licenciement par lettre recommandée électronique (LRE) ou papier. L’employeur a lui aussi 15 jours pour répondre à son salarié et lui apporter les précisions qu’il souhaite à la suite de sa première lettre recommandée électronique de licenciement. Ainsi, il est important de respecter les délais légaux pour réaliser sans difficulté une procédure de licenciement avec l’un de ses salariés.