Pourquoi utiliser la LRE pour convoquer les associés d’une SARL à une assemblée générale ?

Dans le cadre d’une convocation à une Assemblée Générale pour les associés d’une SARL, cette dernière doit être réalisée en bonne et due forme afin d’entrer dans le cadre légal. Dès lors, il convient d’utiliser une lettre recommandée avec accusé de réception et il est tout à fait possible d’utiliser sa version numérique, la Lettre Recommandée Electronique appelée également LRE. Alors pourquoi convoquer les associés d’une SARL à une Assemblée Générale ? Pourquoi la LRE peut être une solution parfaitement adéquate ? Explications !

Sommaire :

1. Une Assemblée Générale, c’est quoi ?
2. Qui convoque une AG ?
3. La LRE comme mode de convocation

 

1. Une Assemblée Générale, c’est quoi ?

Lorsque des associés d’une société se réunissent, notamment afin de prendre des décisions concernant une entreprise, il s’agit d’une Assemblée Générale. Pour y assister, il faut bien entendu y être convié et cela se fait par le biais d’une convocation. On peut notamment distinguer deux formes d’assemblées générales :

 

• L’Assemblée Générale Ordinaire: qui a lieu de manière périodique pour discuter des sujets récurrents relatifs à l’entreprise
• L’Assemblée Générale Extraordinaire : qui a lieu de manière plus ponctuelle pour aborder des sujets importants et moins fréquents

 

Au cours de cette réunion, des décisions sont donc votées et ce sont ces dernières qui sont susceptibles de décider de l’avenir de l’entreprise. Autant dire que l’Assemblée Générale est un événement très important au sein d’une SARL.

 

2. Qui convoque une AG ?

Traditionnellement, c’est le gérant de la SARL qui est en droit de convoquer une Assemblée Générale. Cela étant, cette tâche peut aussi être prise en charge par un cogérant. Il se peut aussi que le commissaire aux comptes soit en droit de prendre en charge ce rôle.

La rédaction de la convocation et le délai à respecter dépendent de la nature de l’AG et de la situation. Par exemple, elle doit avoir lieu six mois avant la clôture de l’exercice du gérant. La convocation doit ainsi respecter un certain délai, mais aussi une certaine forme. Si les conditions ne sont pas respectées, cela peut donner lieu à une sanction par amende.

Le délai d’envoi de la convocation doit être selon la loi de 15 jours avant la réunion, mais il peut être augmenté selon les statuts de la société. Elle peut être assortie de documents qui permettront aux associés de préparer la réunion et de bénéficier des informations nécessaires.

 

3. La LRE comme mode de convocation

Comme pour toutes sortes de convocations, c’est la lettre recommandée avec accusé de réception qui est de mise. Elle permet de vérifier l’identité du destinataire avant de lui remettre le courrier et de garder une preuve que ce dernier l’a bien reçu. Nul ne peut alors nier avoir été informé que l’Assemblée Générale allait se tenir, ce qui permet de bénéficier de preuves juridiquement viables en cas de conflit.

Dès lors, un courrier en recommandé avec accusé de réception peut être envisagé par voie postale, mais aussi par voie électronique. En effet, la LRE ou Lettre Recommandée Électronique peut parfaitement faire l’affaire afin de prévenir les associés du lieu et de l’heure de l’Assemblée Générale.

Ce mode d’envoi s’est généralisé ces dernières années et est devenu le canal de communication privilégié des professionnels et tout particulièrement des entreprises.  En quelques clics et de manière instantanée, il est possible en effet d’adresser son courrier à ses destinataires sans avoir à se déplacer et sans imprimer de document. De l’envoi à la réception, l’acheminement est 100% dématérialisé (envoi du courrier, suivi de son acheminement, preuves).

Elle permet par ailleurs de bénéficier d’un accusé de réception électronique ce qui la rend tout à fait viable d’un point de vue légal et ce qui permet donc de l’utiliser en toute tranquillité pour convoquer les associés d’une SARL à une Assemblée Générale.

Une preuve de dépôt et d’envoi est en effet générée immédiatement après l’envoi. Cette preuve, équivalente à l’avis de passage, est envoyée instantanément à l’expéditeur, qui pourra également la retrouver, avec les autres preuves ainsi que le courrier, depuis son espace AR24.

Ensuite, au moment de la réception ou du refus du courrier, l’expéditeur reçoit une preuve identique à celle reçue habituellement lors d’un envoi par voie postale ; cette dernière atteste que le destinataire a accusé réception ou refusé son courrier. Cette action nécessite une identification de la part du destinataire afin de vérifier son identité et permettre à AR24 de lui remettre ou non le courrier.

Enfin, en cas d’ignorance du courrier dans les deux semaines suivant l’envoi, une preuve de négligence est alors générée.

 

Rapide, sécurisée et fiable juridiquement, la lettre recommandée permet également de réaliser des économies conséquentes grâce à son prix unique qui comprend l’envoi et l’acheminement du courrier et des pièces jointes partout dans le monde. En effet, il est possible d’ajouter jusqu’à 256 Mo de pièces jointes à son courrier ; un réel atout pour la personne envoyant la convocation, cette dernière étant généralement accompagnée de documents volumineux nécessaires à la réunion.

Pour envoyer dès à présent votre première convocation, créez votre compte AR24 ou contactez-nous, un conseiller d’AR24 vous accompagnera lors de votre premier envoi.