3 étapes ultimes pour accélérer et simplifier l’envoi des communications réglementées des syndics en copropriété

Avec AR24, l’envoi des communications réglementées en copropriété est instantané. En effet, 100% dématérialisé, l’Avis Electronique AR24 supprime le délai d’acheminement de vos courriers tout en faisant courir vos délais légaux plus rapidement. Également plus économique, l’Avis Electronique réduit vos coûts d’envoi par 2 voire par 5 selon les cas. Pour bénéficier de tous ses avantages, voici les 3 étapes ultimes à suivre pour envoyer un Avis Electronique.

Sommaire :

1. Étape 1 : La création d’un compte AR24
2. Étape 2 : Le recueil de consentement de vos copropriétaires
3. Étape 3 : L’envoi et la réception des preuves
4. Comment ça fonctionne côté destinataire ?

1. Étape 1 : La création d’un compte AR24

Pour envoyer un Avis Electronique, vous devez tout d’abord créer un compte AR24. Cela se fait en quelques clics seulement depuis ar24.fr. Vous serez alors invité à renseigner un moyen de paiement. Vous pourrez d’ailleurs renseigner directement le RIB de votre copropriété.

2. Étape 2 : Le recueil de consentement de vos copropriétaires

Pour notifier vos destinataires par Avis Electronique, il est indispensable d’avoir obtenu leur consentement au préalable comme le prévoit le décret 2020-834. En effet, sans cet accord, vos notifications n’auront aucune valeur juridique.

Pour recueillir le consentement de vos copropriétaires, vous avez plusieurs possibilités. La première consiste à recueillir le consentement de vos copropriétaires par le biais d’un lien personnalisé. En effet, depuis votre espace AR24, vous pouvez générer un lien que vous pourrez ensuite envoyer par mail à chacun de vos copropriétaires. Les destinataires intéressés par ce type de notification, pourront remplir le formulaire dédié et donner leur consentement pour recevoir leurs communications réglementées par Avis Electroniques.

La seconde option est d’utiliser le gestionnaire de consentements en ligne d’AR24. Accessible directement depuis votre espace AR24, ce procédé simplifie vos démarches en recueillant les consentements de vos destinataires pour vous. En effet, vous n’aurez qu’à renseigner les informations de vos destinataires et nous nous chargerons d’envoyer votre demande de consentement aux destinataires que vous aurez préalablement sélectionnés. Vous aurez aussi la possibilité de définir le délai de réponse que vous souhaitez accorder à vos destinataires soit entre 3 et 30 jours. Passé ce délai, les demandes de consentement seront considérées comme « refusées ».

Tous les consentements obtenus seront ensuite automatiquement ajoutés au gestionnaire pour faciliter l’envoi de vos prochaines communications. Aussi, le gestionnaire de consentements AR24 vous permet de consulter à tout moment le statut de vos demandes de consentement en cours (accepté, en attente ou refusé) puis d’ajouter manuellement les consentements que vous aviez déjà obtenus. Attention, pour être valable juridiquement, ce consentement doit avoir été recueilli par écrit, et ce à une date exacte. Enfin, grâce au gestionnaire de consentements AR24, vous obtiendrez une preuve de consentement horodatée, opposable devant un tribunal.

a. Les principaux avantages du gestionnaire de consentement AR24 :

• La liste de consentements obtenus est éditable à tout moment sur ar24.fr ;
• Il n’y a pas de limites sur le nombre d’adresses mail et sur les consentements obtenus ;
• Les réponses au formulaire sont enregistrées et classées sous forme de liste. Vous serez informés des statuts de vos demandes de consentement « acceptée, en attente ou refusée »
• Vous pouvez ajouter un ou plusieurs contacts à votre carnet d’adresses par le biais d’un fichier Excel.
• Seuls les consentements recueillis sont facturés.

 

3. Étape 3 : L’envoi et la réception des preuves

100% dématérialisé, l’Avis Electronique bénéficie d’un envoi instantané, les délais d’acheminement de vos courriers sont donc supprimés. Une fois votre courrier envoyé, vous recevrez une preuve de dépôt et d’envoi, qui garantit à l’expéditeur que sa notification a bien été remise dans la boite mail du destinataire. Selon l’action de votre destinataire, vous recevrez une preuve de réception ou de négligence s’il n’accuse pas réception de l’Avis Electronique au bout de la période de 21 jours. Une preuve de non-distribution pourra aussi être générée en cas d’adresse mail pleine ou indisponible.

Toutes ces preuves seront conservées sur nos serveurs sécurisés situés en France et accessibles à tout moment depuis votre espace AR24.

4. Comment ça fonctionne côté destinataire ?

Tout d’abord, votre destinataire reçoit une notification sur sa boite email lui demandant son consentement pour être notifié par Avis Electronique. Ce dernier clique sur le lien contenu dans l’email et donne son consentement en remplissant un formulaire AR24. Une preuve horodatée est générée et conservée sur l’espace AR24 de l’expéditeur. Une fois le consentement de votre destinataire obtenu, vous serez facturé.

 

Pour simplifier l’envoi de vos communications réglementées en copropriété, créez dès à présent votre compte sur ar24.fr. Si vous avez des questions sur l’Avis Electronique et son usage en copropriété, n’hésitez pas à nous contacter. Un conseiller expert sur le marché de l’immobilier vous répondra.