Dématérialiser certaines communications réglementées en copropriété n’est pas toujours aussi simple qu’il n’y paraît. Selon l’appétence à la technologie du copropriétaire, le syndic peut se heurter à des freins importants. Il fallait donc penser à simplifier encore plus les échanges syndics-copropriétaires.
C’est l’un des enjeux du décret 2020-834, entré en vigueur en juillet 2020, traitant de la réforme du droit de la copropriété des immeubles bâtis et du procédé électronique pour les syndics de copropriété. AR24 revient sur les changements apportés par ce décret.
Sommaire :
Quand il est possible d’utiliser uniquement la LRAR (lettre recommandée avec avis de réception c’est-à-dire la lettre recommandée de La Poste historique) pour convoquer l’assemblée générale annuelle, les syndics de copropriété se heurtent à des contraintes de temps et d’argent. Pour que la convocation soit valable, il faut en effet scrupuleusement respecter le délai des 21 jours précédant l’AG. Il leur faut donc préparer les convocations bien en amont de l’AG et prévoir le délai d’acheminement et de réception pour les copropriétaires. Concernant les coûts, ceux-ci augmentent avec le volume de documents de chaque recommandé envoyé.
Avec la lettre recommandée électronique qualifiée, c’est la prise en main de la technologie du recommandé 100% dématérialisé qui pouvait ralentir certains copropriétaires pour récupérer les convocations. L’identification à distance avec une vidéo-selfie et une photo de leur pièce d’identité pour accuser réception depuis leur ordinateur ou leur smartphone (niveau d’identification de confiance substantiel imposée par le règlement européen eIDAS qui encadre les transactions électroniques sur le marché Européen) pouvant constituer un frein pour les copropriétaires moins à l’aise avec les outils technologiques.
Depuis l’arrivée du procédé électronique prévu dans le décret 2020-834 en juillet 2020, les syndics peuvent utiliser l’avis électronique pour convoquer les AG, transmettre les PV d’AG et envoyer les mises en demeure en copropriété.
Le décret 2020-834 a pour ambition de simplifier les 3 communications suivantes :
Il faut savoir que l’avis électronique est uniquement valable dans le cadre de ces trois communications ; il faudra utiliser le recommandé papier (LRAR) ou un équivalent électronique, pour les autres communications réglementées en copropriété.
Pour être juridiquement valable, l’utilisation du procédé électronique doit respecter plusieurs actions successives :
1. Le recueil du consentement du destinataire qui accepte d’être notifié par avis électronique
2. L’envoi d’une notification annonçant l’acheminement d’un avis électronique 15 jours plus tard
3. L’envoi de l’avis électronique et accès à son contenu, par le copropriétaire, pendant 21 jours
4. La réception de la preuve de dépôt et de transmission
5. Avec AR24: la réception de la preuve d’accusé réception de l’avis électronique (ou de la preuve de négligence si le destinataire n’ouvre pas l’avis envoyé par le syndic). Cette étape n’est pas obligatoire mais elle garantit au syndic la bonne réception ou non de l’avis.
6. L’hébergement pendant 1 an de l’avis, du contenu et des preuves associées.
Aussi facile à envoyer et à recevoir qu’un simple e-mail, l’avis électronique a une valeur juridique bien supérieure ; il suffit de bien respecter les étapes citées ci-dessus.
Pour les syndics qui avaient l’habitude de convoquer leur AG, d’envoyer leurs PV d’AG et les mises en demeure avec des lettres recommandées avec accusé de réception, le changement apporté par l’avis électronique est conséquent :
1. Tout est dorénavant 100% dématérialisé: plus d’impression papier ; inutile donc d’imprimer les documents accompagnant l’avis électronique car le copropriétaire pourra tout télécharger en quelques clics et en accuser directement réception depuis son mobile ou depuis son ordinateur.
2. Vous devez recueillir le consentement de votre copropriétaire à être notifié par avis électronique (destinataire particulier et professionnel).
3. L’envoi est instantané et ne requiert pas de temps d’acheminement: vous gagnez donc du temps dans tous vos envois.
4. Vous réalisez des économies car l’avis électronique ne coûte que 2,49 € HT * (peu importe le volume de pièces jointes ou le pays de résidence du destinataire).
5. Vous n’avez pas de limites de pièces jointes et vous pouvez envoyer jusqu’à 256 Mo de fichiers, ce qui correspond à plusieurs milliers de documents : le coût ne varie pas.
6. Vous recevez la preuve de dépôt et de transmission au format dématérialisé, instantanément après l’envoi de l’avis électronique.
7. AR24 vous fournit, en plus, une preuve d’accusé réception ou une preuve de négligence en fonction de l’action effectuée par votre destinataire.
8. Vos envois (les preuves, les pièces jointes et l’historique des envois) sont hébergés, sans surcoût, pendant 1 an : vous y avez accès gratuitement depuis votre compte AR24.
9. En éliminant l’impression papier de votre process de communication, vous réduisez votre empreinte carbone et vous faites un geste pour l’environnement.
Concernant les syndics de copropriété qui avaient déjà mis en place la lettre recommandée électronique qualifiée dans leurs copropriétés, ils bénéficient des mêmes avantages que ceux énoncés par rapport à la LRAR papier. La différence avec la LRE se fera surtout pour votre destinataire copropriétaire qui peut accuser réception de sa convocation d’AG, de son PV d’AG, ou de sa mise en demeure plus simplement : il n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception.
De plus, le tarif jouera également car l’avis électronique ne coûte que 2,49 € HT *
Du côté des copropriétaires, l’impact de la mise en place de l’avis électronique est encore plus important car il simplifie davantage l’accès à sa convocation d’AG, à son PV d’AG ou à la réception d’une mise en demeure.
1. Comme pour la LRE, le destinataire copropriétaire donne son consentement à être notifié par voie électronique. Il peut le faire directement lors de l’AG ou via le gestionnaire de consentement AR24.
2. L’expéditeur, son identité et l’objet de l’envoi sont visibles sur l’avis électronique, avant que le destinataire en accuse réception.
3. Pour accuser réception, le destinataire a juste à cliquer sur son avis électronique. Il peut d’ailleurs le faire depuis son mobile ou depuis son ordinateur, peu importe le lieu et l’heure à laquelle il décide d’accuser réception. Aucun contact humain n’est nécessaire.
4. Il n’a pas besoin de s’identifier pour récupérer le contenu de l’avis électronique.
5. Il récupère les documents associés à l’envoi en quelques clics.
6. Tous ces documents peuvent être téléchargés sur son ordinateur ou sur son mobile et sont donc 100% dématérialisés : pas besoin d’imprimer.
7. Après avoir accusé réception, le contenu de l’avis lui est également envoyé par email.
Par rapport à la LRAR et à la LRE, il est réellement beaucoup plus simple d’accuser réception et de récupérer l’avis électronique côté destinataire copropriétaire. Celui-ci peut le faire d’où il le souhaite, en quelques clics, sans identification préalable.
En résumé, l’avis électronique simplifie et accélère l’envoi des convocations d’AG, les PV d’AG et les mises en demeure en copropriété. Les éventuelles limites liées à l’utilisation des technologies pour accuser réception d’un courrier recommandé électronique sont supprimées et les copropriétaires savent immédiatement qui les notifie et ce que contient leur notification.
Et vous ? Suite à l’entrée en vigueur du décret, avez-vous commencé à utiliser l’avis électronique dans votre copropriété ?
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*tarif en vigueur au 04 avril 2023
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