Comment récupérer le consentement de vos copropriétaires ?

Avant de procéder aux envois de documents sous une forme électronique, il est important de se renseigner sur les obligations liées à cette solution. La loi encadrant particulièrement bien ces procédures pour éviter les risques et les dérives. Ainsi, il est important de comprendre que l’envoi d’une LRE sous une forme dématérialisée est avant tout subordonné au consentement du copropriétaire, notamment pour une convocation d’assemblée générale. De plus, il faut noter la façon dont s’exprime cet accord afin de permettre aux syndics comme aux copropriétaires de prouver celui-ci. Ces informations sont données principalement par le décret pris en application de la loi ELAN datant du 27 juin 2019.

Sommaire :

1. Pas de LRE sans le consentement préalable des copropriétaires
2. Quelle forme doit prendre le consentement du copropriétaire ?

 

1. Pas de LRE sans le consentement préalable des copropriétaires

Les syndics doivent impérativement recueillir le consentement des copropriétaires particuliers, lorsqu’ils procèdent aux premiers envois des convocations aux assemblées générales sous le format recommandé électronique.

Une fois celui-ci récupéré une première fois, les syndics peuvent notifier les particuliers via LRE qualifiée. Ce consentement leur permet entre autres de prouver que la boite email destinatrice appartient et est bien consultée par le copropriétaire notifié.

Que ce soit pour un appel de fonds ou une convocation à une assemblée générale de copropriété, le courrier est :

 

• Soit envoyé sous une forme électronique, car le consentement a été récupéré,
• Soit envoyé sous forme papier en cas d’absence de consentement ;

 

Enfin, au niveau juridique, il faut noter que c’est au syndic d’apporter la preuve de l’accord du copropriétaire en cas de litige entre les parties. De cette façon, l’accord donné par le copropriétaire ne se présume pas. Il doit se prouver si les parties ne sont pas d’accord sur ce point.

 

2. Quelle forme doit prendre le consentement du copropriétaire ?

La loi impose des obligations qu’il est important de noter pour pouvoir les mettre facilement en application. En effet, le copropriétaire doit donner son accord pour recevoir son courrier sous un format électronique. Et il faut savoir que cet accord doit être donné de manière expresse.

L’article 64-1 du décret du 17 mars 1967 précise que la notification électronique de la part du syndic est possible à partir du moment où celui-ci reçoit au préalable « le consentement exprès du copropriétaire ». Ainsi, il faut noter que cet accord doit être :

 

• Ecrit (physique ou électronique) pour être valable,
• Mais aussi être réalisé, à une date certaine, en amont de la procédure.

 

Ces deux critères fondent alors la validité des convocations effectuées sous une forme électronique à l’assemblée générale.

De manière courante, il est demandé aux copropriétaires de remettre individuellement au syndic un document qui atteste de leur accord pour envoyer les notifications de courrier sous une forme électronique. Il n’y a ainsi aucune ambiguïté sur l’accord de ces derniers. Ces accords doivent bien être réceptionnés avant le début de l’envoi des convocations d’assemblées pour être valables.

Aujourd’hui, de nombreux syndics proposent à leurs copropriétaires de passer par l’achemineur de confiance AR24 pour réaliser les convocations d’assemblées générales.

La solution de lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiée offrant des avantages non négligeables tel que :

 

• La réduction du volume d’impressions papier,
• Le gain de temps sur les délais d’acheminements,
• Les formalités de preuves simplifiées.

 

Enfin, en plus de la solution de LRE et des avantages qu’elle procure pour les parties qui l’utilisent pour simplifier leurs échanges, AR24 met à disposition des syndics, un module de recueil de consentements 100% automatisé.

Celui-ci leur permettant de recueillir en masse les consentements de leurs copropriétaires. Idéal quand les destinataires ne l’avaient pas encore donné !