Convocation d’assemblée générale de copropriété hors délai – Quelle solution et comment l’éviter ?

Publié le 13 avril 2021  —  Dernière modification le 22 avril 2021

Convocation d'assemblée générale de copropriété hors délai – Quelle solution et comment l’éviter ?

Les formalités administratives dans le cadre de la préparation d’une assemblée générale au sein d’une copropriété sont importantes. Il faut suivre des étapes fondamentales pour valider toute la procédure. Les obligations varient, mais le plus souvent il faut laisser un temps suffisant aux participants pour qu’ils puissent s’organiser afin d’être présents à la réunion. Il est aussi important d’avoir le temps de prendre connaissance de l’ordre du jour. Alors comment faut-il réagir lorsque les convocations sont envoyées tardivement ?

Sommaire :

  1. Les dispositions légales d’une assemblée générale au sein d’une copropriété
  2. Que faire lorsque la convocation est envoyée hors délai ?

 

1. Les dispositions légales d’une assemblée générale au sein d’une copropriété

La convocation pour une assemblée générale doit selon l’article 9 du décret n°67-223 du 17 mars 1967 être notifiée au moins 21 jours avant la date de la réunion, à moins que le règlement de la copropriété prévoit un délai plus long. Ainsi, il est important de faire en sorte de pouvoir respecter ce délai en envoyant les courriers aux copropriétaires avant cette date.

 

La lettre recommandée électronique

Pour cela, il est intéressant de trouver une alternative à la transmission du courrier par voie postale. Il est aujourd’hui possible avec AR24 d’envoyer ses courriers sous une forme électronique avec la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE). Celle-ci est équivalente au courrier recommandé avec avis de réception classique.

Il faut savoir que cette lettre recommandée qualifiée a la même valeur qu’un envoi sous une forme papier selon l’article L.100 du code des postes et des communications électroniques. Durant la procédure, AR24 s’assure de l’identification des parties pour sécuriser les transmissions. Ces échanges se font par l’intermédiaire de notifications sous forme d’email. D’autres avantages découlent de cette solution : une solution économique et écologique !

 

L’avis électronique pour les copropriétaires et les syndics

Depuis juillet 2020, il est possible de recevoir ses convocations d’AG grâce à l’avis électronique. Juridiquement valable depuis l’entrée en vigueur du décret 2020-834, l’avis électronique est plus simple d’utilisation que la lettre recommandée électronique car contrairement à elle, lors de l’accusé réception, le copropriétaire n’a pas besoin de s’identifier.

La réception se fait en 2 clics depuis sa boite email (vous aurez bien entendu obtenu son consentement avant de lui envoyer des avis électroniques). Une fois votre avis ouvert, vous recevrez une preuve de réception (AR) équivalente à un accusé réception normalement envoyé après réception d’un courrier recommandé.

 

2. Que faire lorsque la convocation est envoyée hors délai ?

Pour gagner du temps lors de l’envoi d’une convocation au-delà du délai de 21 jours, nous vous proposons la solution de la lettre recommandée électronique qualifiée (LRE).

Celle-ci vous permet d’envoyer vos courriers en quelques secondes puisqu’ils sont envoyés sur une adresse e-mail. Il n’y a aucun délai d’acheminement. Cette solution est aussi particulièrement pratique pour faire passer aux copropriétaires l’ordre du jour de l’assemblée générale. En plus, l’expéditeur peut suivre les étapes liées à l’acheminement des courriers à chaque copropriétaire. Il peut aussi connaître le nom des destinataires qui ne souhaitent pas ouvrir leur courrier (lettre négligée ou refusée). Toutefois, l’expéditeur conserve la preuve de la date de dépôt qui fait foi pour démontrer le bon respect des délais imposés par la loi pour l’envoi des convocations aux assemblées générales.

Cependant, il faut savoir que le non-respect des délais imposés par la loi peut avoir des conséquences. En effet, si les convocations sont envoyées au-delà des 21 jours précédents l’AG, certains copropriétaires peuvent entraîner une annulation de l’assemblée générale ou bien de certaines résolutions votées lors de celle-ci.

Cela est affirmé par un arrêt de la Cour de cassation du 14 mars 2019 (cass. 3e civ. 14 mars 2019 n°18-10379). Elle précise que les copropriétaires peuvent contester la validité d’une assemblée générale à partir du moment où ils sont absents de celle-ci, ou bien s’opposer à toutes les résolutions votées.

De cette façon, si un copropriétaire est présent à l’assemblée générale et qu’il vote favorablement certaines ou même une seule résolution, il ne peut pas contester sa validité, même si la convocation est arrivée en dehors du délai légal des 21 jours.

 

L’avis électronique pour les AG

L’avis électronique est valable pendant 21 jours là où la lettre recommandée électronique possède la validité de 14 jours du courrier recommandé. L’avis électronique doit être envoyé 22 jours avant l’AG (pour rentrer dans le délai de 21 jours) ; le syndic reçoit une preuve de dépôt et de transmission, puis une preuve d’accusé de réception ou de négligence en fonction de l’action du destinataire.

Si jamais l’avis électronique arrive dans la boite email du destinataire 20 jours avant l’AG (ou encore moins), le copropriétaire sera en droit de refuser l’AG.

 

En définitive, il est important de connaître les dispositions légales qui encadrent la mise en place d’une assemblée générale, notamment toute la partie en amont liée aux formalités administratives. Pour simplifier ces dernières et la transmission des convocations des assemblées générales aux copropriétaires, la solution de la lettre recommandée électronique qualifiée est parfaitement adaptée afin d’éviter les situations d’information en dehors des délais réglementaires. Enfin, depuis juillet 2020, l’avis électronique se présente comme une solution encore plus adaptée. Les syndics ont donc le choix pour dématérialiser et simplifier l’envoi des convocations d’AG tout en respectant les délais légaux.

Dans tous les cas, une convocation d’assemblée générale envoyée par voie dématérialisée, ne respectant pas les délais minimums d’envoi avant la date de l’AG, pourrait entrainer une annulation de l’AG en question.

 

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