Syndics : Convocations d’AG par lettre recommandée électronique et négligence de la LRE

Nombre de syndics se sont d’ores et déjà emparés de la lettre recommandée électronique pour transmettre les convocations aux assemblées générales de copropriété. Économique, rapide, fiable, sécurisée, écologique, ses atouts ont effectivement de quoi séduire. Mais pour que votre démarche numérique soit bien valide, encore faut-il suivre avec précaution les modalités d’usage. Découvrez notre tour d’horizon des subtilités pour que votre utilisation de la LRE se passe aussi sereinement que possible.

Sommaire :

1. L’ère de la dématérialisation pour les syndics
2. Les autorisations préalables pour convoquer par LRE une AG de copropriétés
3. La bonne démarche à adopter pour envoyer une convocation aux AG de copropriété par LRE

 

1. L’ère de la dématérialisation pour les syndics

En France, la lettre recommandée électronique (LRE) est reconnue comme étant parfaitement légale depuis 2011 pour la formation et l’exécution de contrats.

C’est toutefois avec la loi ALUR du 24 mars 2014, complétée par le décret n°2015-1325 du 21 octobre 2015 – relatif à la dématérialisation des notifications et des mises en demeure concernant les immeubles soumis au statut de la copropriété des immeubles bâtis – que la LRE peut faire son entrée dans les communications entre Syndics et copropriétés.

Dès lors, les syndics sont autorisés à convoquer les assemblées générales de copropriété par voie 100 % numérique.

 

2. Les autorisations préalables pour convoquer par LRE une AG de copropriétés

En tant que syndic, pour que vous puissiez expédier en toute légalité une convocation à une assemblée générale de copropriété par lettre recommandée électronique, l’accord préalable des copropriétaires particuliers est obligatoire.

Pour obtenir cette autorisation, trois choix s’offrent à vous :

– soit le copropriétaire vous accorde son consentement durant une assemblée générale,

– soit le copropriétaire vous adresse son accord par écrit à une date exacte (signature de contrat, lettre recommandée, etc.),

– enfin, vous pouvez également utiliser le module de recueil de consentements proposé par AR24.

 

 

Vous devez ensuite consigner le consentement de chaque copropriétaire et l’inscrire au registre du procès-verbal des séances d’assemblée générale de copropriété.

Dès lors, vous serez autorisé à convoquer par LRE les copropriétaires qui ont accepté ce procédé. A noter que ce consentement n’est pas irrévocable. En effet, à tout moment, un copropriétaire est en droit de notifier au syndic par LRAR ou lettre recommandée électronique qualifiée son souhait de ne plus accepter les LRE (article 64-2 du décret du 17 mars 1967). Ce choix prend alors effet dès le lendemain de la réception par le syndic du courrier recommandé.

Par ailleurs, les copropriétaires n’ont aucunement l’obligation d’accepter cette dématérialisation. Dans le cas d’un ou plusieurs refus, vous devrez convoquer les concernés par lettre recommandée avec accusé réception par voie postale – vous pourrez utiliser la LR papier proposée par AR24.

 

3. La bonne démarche à adopter pour envoyer une convocation aux AG de copropriété par LRE

Tout d’abord, l’envoi d’une convocation aux assemblées générales de copropriété par voie 100 % numérique doit impérativement respecter le délai légal qui s’applique au recommandé papier. Ainsi, les copropriétaires doivent réceptionner leur convocation à l’assemblé générale au moins 21 jours ouvrés avant la date de celle-ci.

Les convocations par lettre recommandée électronique se font en trois étapes :

– le syndic de copropriété envoie la convocation aux copropriétaires dans un espace électronique sécurisé ouvert auprès d’un prestataire d’acheminement qualifié, comme AR24 par exemple.

– Le prestataire d’acheminement avertit le copropriétaire via une notification qu’il va recevoir une LRE. Il pourra alors l’accepter, la refuser ou la négliger.

– Le copropriétaire a dès lors 15 jours pour accepter et télécharger le courrier électronique (Décret n°2018-347 du 9 mai 2018 – art. 2).

 

Au final, si le copropriétaire refuse sa lettre recommandée électronique de convocation d’AG (ou l’ignore / la néglige) dans le délai de 15 jours qui lui est imparti pour l’accepter ou non, le syndic de copropriété n’a pas besoin de renvoyer un courrier recommandé électronique supplémentaire. C’est la preuve de première présentation qui fait foi.

Vous n’avez donc pas besoin de doubler l’envoi électronique par un autre courrier recommandé (LRAR ou LRE).

La lettre recommandée électronique devra idéalement être envoyée au moins 22 jours avant la date de l’assemblée générale de copropriété afin d’être certain de convoquer le copropriétaire dans le délai légal de 21 jours.

A retenir que si un copropriétaire n’est pas convoqué dans le bon respect des démarches à suivre, il est en droit de demander l’annulation de l’assemblée générale.