Syndics, convoquez vos copropriétaires à une AG par lettre recommandée électronique sans risques

Depuis l’adoption de la loi ALUR le 24 mars 2014 le quotidien des copropriétés a été modifié et leur a permis d’entrer dans l’ère du « tout numérique ». En effet, dorénavant, elle permet entre autres la dématérialisation des convocations aux assemblées générales des copropriétaires. Une véritable alternative qui peut s’avérer pratique, d’autant plus que les lettres recommandées électroniques eIDAS qualifiées ont strictement la même valeur juridique que leur équivalent papier, la LRAR.

Sommaire :

1. Le délai légal de 21 jours
2. La bonne démarche à adopter

 

1. Le délai légal de 21 jours

Depuis le 24 octobre 2015, un syndic de copropriété a la possibilité de convoquer ses copropriétaires à l’assemblée générale ; il peut aussi adresser les procès-verbaux aux copropriétaires par voie 100 % électronique.

Toutefois, il doit au préalable recueillir le consentement de ses copropriétaires, indiquant qu’ils acceptent de recevoir toute notification recommandée par voie dématérialisée.

Les convocations par lettre recommandée électronique se font en trois temps :

• Le syndic de copropriété envoie la convocation d’AG à ses copropriétaires via un espace électronique sécurisé ouvert auprès de son prestataire d’acheminement de confiance (son espace personnel sur le site AR24 par exemple).

• Le prestataire d’acheminement de LRE informe par une notification le copropriétaire qu’il va recevoir une lettre recommandée électronique lui étant destinée. Le copropriétaire pourra alors soit accepter la LRE, soit la refuser, soit la négliger.

• Le copropriétaire dispose de 15 jours (Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique) à compter de la réception de la notification envoyée par le prestataire pour accuser réception de sa lettre recommandée électronique (LRE).

 

Si le copropriétaire refuse sa LRE ou l’ignore dans le délai de 15 jours qui lui est imparti pour l’accepter ou non, le syndic de copropriété n’a pas besoin de renvoyer un courrier recommandé électronique. C’est la preuve de première présentation qui fait foi.

Et à ce stade, il est important de préciser une chose : le passage au tout numérique ne modifie en aucun cas le délai légal de 21 jours s’appliquant au courrier recommandé (papier ou électronique). Ainsi, le syndic de copropriété a toujours l’obligation de respecter un délai de 21 jours minimum entre le lendemain de l’envoi de la convocation aux copropriétaires et la date de l’assemblée générale. Précisons aussi que lorsqu’on recourt à la LRAR il faut compter 21 jours ouvrés, alors qu’avec la lettre recommandée électronique il faut compter 21 jours calendriers (les jours chômés et fériés sont donc pris en compte). Vous bénéficierez donc d’un gain de temps remarquable en passant par la voie électronique.

Dans le cas où le délai légal de 21 jours n’est pas respecté en bonne et due forme, l’assemblée générale risque, tout bonnement et simplement, d’être annulée.

 

2. La bonne démarche à adopter

En utilisant la LRE eIDAS qualifiée, le syndic de copropriété réduit ses frais et ses délais d’envoi ! Vous pouvez donc envoyer vos convocations par lettre recommandée électronique 22 jours avant l’assemblée générale – L’envoi de la LRE étant instantané, les délais de 21 jours seront respectés.

C’est bien la date de première présentation qui fait foi.

Ainsi, pour éviter les erreurs, il existe des astuces toutes simples à adopter par les syndics.

Cela peut sembler évident, mais la première d’entre elles consiste à se référer à un calendrier. Ceci afin de bien compter 21 jours à partir du lendemain de l’envoi de la première convocation, en prenant en considération tous les jours fériés et chômés. Sachant que le 21^e jour compte jusqu’à 24 heures.

A retenir que le délai de convocation est irrégulier si l’assemblée générale – qui ne peut en aucun cas se tenir au cours du 21^e jour – se tient avant le 22^e jour.

Pour se faciliter la tâche, la meilleure solution est sans doute de compter à rebours. Par exemple, si l’AG doit se tenir le 30 juin 2020, les convocations électroniques doivent être adressées au copropriétaire au plus tard le 8 juin 2020.

Pensez donc à récupérer en avance les consentements de vos copropriétaires. Le module d’AR24 est accessible depuis votre espace personnel et confère une date certaine à ces autorisations de notification par LRE.

Avec vos consentements et vos convocations prêtes, il ne vous restera plus qu’à envoyer en quelques secondes, par lettre recommandée électronique qualifiée, toutes vos convocations d’AG, même 22 jours avant la date de l’assemblée générale.