Lorsqu’un copropriétaire ne paye pas ses charges de copropriété, le syndic en gestion est dans l’obligation de lui faire parvenir une mise en demeure pour régularisation. L’envoi de ce type de notification peut être effectué par voie électronique mais ne peut en aucun cas être réalisé par email. Voici les moyens disponibles et légaux pour réaliser une mise en demeure conforme et dématérialisée en copropriété.
Sommaire :
Envoyer une mise en demeure à un copropriétaire n’est jamais bien agréable. En plus des formalités administratives à respecter, il faut également prendre soin d’envoyer un document clair, formel et rédigé de manière à faire comprendre au copropriétaire qu’il n’a pas tenu ses engagements envers la copropriété.
Le plus important dans ce genre de situation, au-delà de faire comprendre au copropriétaire qu’il est mis en demeure, c’est de pouvoir justifier côté syndic, que l’envoi a bien été réalisé à une date certaine et que cette notification est bien parvenue au copropriétaire.
La lettre recommandée avec accusé de réception est le meilleur moyen de communication pour une mise en demeure (bien entendu et selon la loi, un acte d’huissier peut aussi être envisagé).
A la suite de cette première notification, le syndic peut effectuer une relance (toujours via un outil apportant une preuve de l’envoi). C’est une lettre de rappel qui intervient avant d’aller plus loin. De même que la première notification, il est important de l’effectuer via un courrier recommandé afin de récupérer la preuve d’envoi.
Enfin, sans nouvelles du copropriétaire défaillant, le syndic de copropriété devra saisir le tribunal pour récupérer les sommes impayées.
NB : Il est tout à fait possible de recourir à un accord à l’amiable entre syndic et copropriétaire. Mais ne négligez jamais la notification à une date certaine – Qu’elle soit effectuée par recommandé, par avis électronique ou par acte d’huissier.
Comme vous le savez, ce type de notification doit être effectuée via un envoi réglementé ou par acte d’huissier. En aucun cas vous ne pourrez réaliser une mise en demeure par email. Celle-ci n’aurait aucune valeur juridique.
Cependant, il existe aujourd’hui d’autres manières de dématérialiser cette procédure tout en accélérant et en facilitant son process.
Depuis plusieurs années vous pouvez utiliser la lettre recommandée électronique (LRE) – encadrée par le règlement européen eIDAS et le décret n° 2018-347 du 9 mai 2018, depuis le 1er Janvier 2019 elle est strictement équivalente au recommandé papier avec accusé de réception (LRAR).
100% dématérialisée, elle vous permet d’accélérer vos procédures de mise en demeure en copropriété. Moins couteuse que le recommandé papier grâce à son tarif unique, vous n’êtes pas limité en volume de pièces jointes et vous recevrez les preuves liées à votre envoi en quelques minutes (dépôt et envoi, accusé de réception, refus ou négligence).
Plus économique et plus pratique, la LRE est de plus en plus utilisée en copropriété.
Depuis le 2 juillet 2020, et suite à l’entrée en vigueur du décret 2020-834, un nouveau procédé 100% électronique est disponible : l’avis électronique. Uniquement dédié à un usage en copropriété, les syndics peuvent l’utiliser pour convoquer les assemblées générales, envoyer les PV d’AG et notifier des mises en demeure.
Parfaitement légal et conforme dans ces 3 cas d’usages, l’avis électronique est encore plus simple d’utilisation que le recommandé papier ou électronique car le destinataire copropriétaire n’a pas besoin de s’identifier pour accuser réception.
En effet, l’avis électronique arrive dans la boite email du destinataire sous la forme d’un email et le destinataire n’a plus qu’à cliquer sur le bouton présent dans cet email pour récupérer les documents envoyés par le syndic.
Enfin, son tarif unique ne varie pas en fonction du volume de pièces jointes. Quelques secondes après l’envoi, le syndic reçoit une preuve de dépôt et de transmission (qui possède la même valeur légale qu’un avis de passage et qui fait courir les délais).
Dans le cadre d’une mise en demeure, celle-ci n’est pas envoyée par email, mais arrive sous le format d’un email horodaté et règlementé avec une valeur juridique. La mise en demeure peut donc également être 100% dématérialisée tout en restant 100% réglementée.
NB : L’avis électronique n’est valable que dans les 3 cas d’usage cités – Et uniquement pour des échanges syndics / copropriétaires. Pour toutes les autres notifications règlementées en copropriété, avec un notaire ou un prestataire, il faudra passer par la LRAR ou par la LRE.
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