Pour accuser réception de sa lettre recommandée électronique qualifiée, un copropriétaire doit prouver qu’il est bien destinataire de celle-ci. Cela se fait tout d’abord en transmettant une photo de la pièce d’identité. En effet, il faut que celui-ci fournisse la copie d’un document d’identité : une photo de son passeport ou de sa carte d’identité depuis le processus d’identification d’AR24.
Toutefois, il arrive que le destinataire ne souhaite pas fournir « cette photo » pour plusieurs raisons qui lui son propres. Il est alors important pour vous de déterminer les raisons de cette réticence de la part de votre copropriétaire, et de le rassurer.
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En effet, il peut arriver que certaines personnes ne souhaitent pas fournir de photo de leur pièce d’identité depuis une application ou directement par e-mail, pour finaliser un contrat ou récupérer un document.
Cette réalité est assez commune sur une cible qui n’a pas l’habitude de travailler avec des nouvelles technologies et il est compréhensible de rencontrer ce type de réticences face à la dématérialisation des services.
Il est néanmoins important de comprendre que le passeport ou carte nationale d’identité sont les seuls documents légaux pouvant attester de l’identité et de la nationalité d’un individu – Attention, le permis de conduire ne fait pas partie des documents légaux d’identification acceptés par AR24, n’ayant pas la même valeur que les autres deux documents.
Dans le cas où votre copropriétaire refuse de faire parvenir une copie de son document d’identité pour une raison ou une autre, vous devez tout d’abord en connaître sa motivation. En général, il s’agit de la peur de se faire voler son identité, que celle-ci soit publiée sur internet, etc. Mais ça peut être tout autre chose.
Posez simplement la question à votre destinataire : contactez-le par e-mail ou par téléphone et prenez le temps d’échanger avec lui. Rassurez-le quant au fait que chez AR24 nous ne gardons aucune trace des documents d’identités, ceux-ci étant automatiquement supprimés dans les 72H qui suivent la vérification d’identité du destinataire.
Le meilleur moyen d’anticiper le refus d’un copropriétaire reste de lui expliquer en amont tous les éléments qu’il aurait besoin de connaître. Prenez le temps d’échanger avec vos destinataires avant l’envoi de vos LRE afin de les préparer.
Bien souvent, un simple email suffit pour rassurer vos copropriétaires et casser leurs aprioris concernant l’action de fournir une copie de leur pièce d’identité à un prestataire de services de confiance tel qu’AR24.
Profitez « d’évènements obligatoires » pour communiquer avec vos copropriétaires.
Vous savez que vous devez recueillir le consentement de vos destinataires particuliers avant de pouvoir les notifier avec des lettres recommandées électroniques qualifiées eIDAS.
En utilisant le module de recueil de consentements proposé par AR24, vos contacts reçoivent un email les informant du fait qu’ils doivent donner leur accord avant de recevoir des LRE par voie dématérialisée.
Lors de cet envoi, tout vous autorise à envoyer un email supplémentaire, rédigé par vos soins, afin de les prévenir des actions qu’ils devront entreprendre pour la réception de leur recommandé électronique.
Autre possibilité bien en amont : lors de la signature d’un contrat (ou d’un document concernant la copropriété), vous pouvez évoquer le sujet et répondre à toutes les questions que vos copropriétaires pourraient se poser.
Le fait d’aborder le sujet à ce moment vous permet de mettre également en avant votre volonté d’être prévenant et à l’écoute. Vous mettez tout en œuvre pour réduire les coûts et l’impression de papier et il est certain que vos interlocuteurs ne seront pas insensibles à vos arguments.
Enfin, si vous rencontrez plusieurs personnes qui ont des réticences quant à la lettre recommandée électronique car elles ne souhaitent pas passer par l’identification à distance, n’hésitez pas à rassurer vos destinataires lors de l’AG ; vous avez énormément d’avantages à utiliser un service de courriers recommandés 100% dématérialisés, et eux également.
N’oubliez pas que la grande majorité des destinataires porte à terme avec succès le procédé d’identification. De plus, du moment où vous avez recueilli le consentement de vos copropriétaires à être notifiés par LRE, c’est la preuve de dépôt et d’envoi qui fait foi, notamment pour vos convocations d’AG.
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